172.010.441

Ordinanza sulla gestione elettronica degli affari nell’Amministrazione federale (Ordinanza GEVER)

del 3 aprile 2019 (Stato 1° maggio 2025)

Il Consiglio federale svizzero,

visto l’articolo 57 h ^ter della legge del 21 marzo 1997 ¹ sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione (LOGA), ²

ordina:

Sezione 1 Disposizioni generali

Art. 1 Campo d’applicazione

La presente ordinanza si applica:

1. alle unità amministrative dell’Amministrazione federale centrale di cui all’articolo 7 dell’ordinanza del 25 novembre 1998³ sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione (OLOGA);
2. ⁴ alle autorità, organizzazioni e persone di cui all’articolo 11 capoverso 4 dell’ordinanza del 2 aprile 2025⁵ sulla digitalizzazione (ODigi) se utilizzano il sistema di gestione degli affari fornito dal servizio standard delle TIC GEVER (sistema GEVER standardizzato).⁶

I dipartimenti e la Cancelleria federale possono prevedere in un’ordinanza di assoggettare alle prescrizioni della presente ordinanza le unità amministrative dell’Amministrazione federale decentralizzata che sono loro attribuite conformemente all’articolo 7 a OLOGA, se tali unità non sono autorizzate ad archiviare i loro affari in maniera autonoma.

Le disposizioni della presente ordinanza sulle competenze in seno all’Amministrazione federale (sezione 4) si applicano soltanto se è in uso il sistema GEVER standardizzato. ⁷

La presente ordinanza non si applica ai sistemi per i quali la legislazione prevede deroghe.

Art. 2 Contenuto e scopo dei sistemi di gestione degli affari

L’Amministrazione federale tratta le informazioni pertinenti agli affari in sistemi di gestione elettronica degli affari.

Sono considerate pertinenti a un affare le informazioni necessarie a documentare l’attività amministrativa ai sensi dell’articolo 22 OLOGA ⁸ .

È considerato sistema di gestione degli affari ogni sistema informatico che, ai sensi dell’articolo 57 h LOGA, serve al trattamento degli affari e alla gestione di documenti, inclusa la corrispondenza. ⁹

Art. 3 Impiego del sistema GEVER standardizzato e di sistemi di gestione degli affari non standardizzati

Le unità amministrative dell’Amministrazione federale centrale impiegano il sistema GEVER standardizzato.

Per compiti specifici, possono inoltre impiegare un sistema di gestione degli affari non standardizzato secondo la presente ordinanza, se le seguenti condizioni sono adempiute:

1. l’adempimento dei compiti non può essere supportato in modo adeguato con il sistema GEVER standardizzato e l’acquisto, lo sviluppo e l’esercizio del sistema non standardizzato, considerati tutti i costi, è nel complesso più vantaggioso per la Confederazione;
2. la condizione di cui alla lettera a è dimostrata da un’analisi documentata;
3. il dipartimento competente rispettivamente la Cancelleria federale ha dato il suo consenso.

Art. 4 Divieto di gestione parallela

Le informazioni pertinenti agli affari non possono essere gestite parallelamente in più sistemi.

Possono essere trattate temporaneamente fuori dai sistemi di gestione degli affari, in particolare per consentire la cooperazione con servizi esterni alla Confederazione. Al termine dei lavori, le informazioni pertinenti agli affari devono essere reinserite nel rispettivo sistema di gestione degli affari.

Sezione 2 Requisiti relativi alla gestione degli affari

Art. 5 Digitalizzazione di documenti fisici

Le unità amministrative digitalizzano i documenti in entrata o creati in forma cartacea o in un’altra forma fisica e che contengono informazioni pertinenti agli affari. Sono fatti salvi i documenti fisici che per motivi tecnici non sono adatti alla digitalizzazione.

Ai fini della gestione degli affari, i documenti elettronici sono considerati versioni determinanti.

Le unità amministrative distruggono i documenti fisici tre mesi dopo la digitalizzazione. I documenti non sono distrutti:

1. fintanto che devono essere conservati in base a disposizioni legali;
2. fintanto che sono probabilmente necessari per provare fatti giuridicamente rilevanti; a tal fine le unità amministrative definiscono categorie di documenti nelle loro direttive organizzative (art. 10);
3. fintanto che sono necessari per il disbrigo degli affari;
4. se devono essere conservati tenuto conto della loro importanza storica o culturale.

Nel sistema di gestione degli affari è registrato il luogo in cui sono conservati i documenti fisici che non sono stati distrutti.

Art. 6 Gestione degli affari regolare

L’attività delle unità amministrative si fonda fra l’altro sulla gestione degli affari regolare; questa consiste segnatamente nella registrazione sistematica dei processi inerenti agli affari nonché nella gestione delle informazioni che ne risultano.

Le informazioni registrate nel corso della durata di un affare devono documentarlo in modo completo e affidabile.

Art. 7 Struttura di base dell’ordinamento

Nei loro sistemi di gestione degli affari, le unità amministrative definiscono un sistema di ordinamento.

Le informazioni sono archiviate in dossier. Ogni dossier è attribuito in modo univoco a una posizione del sistema di ordinamento.

Se necessario, i dossier possono essere suddivisi ulteriormente.

Art. 8 Struttura ed estensione del sistema di ordinamento

Il sistema di ordinamento comprende tutti i compiti dell’unità amministrativa ed è strutturato in base a questi. Deve essere adeguatamente dettagliato, estensibile e deve avere una sistematicità uniforme.

Per consentire la gestione automatizzata delle informazioni durante il loro intero ciclo di vita, sono attribuiti metadati per indicare la responsabilità, il termine di conservazione, la protezione dei dati, la classificazione, i diritti di accesso e il valore archivistico.

Art. 9 Distruzione di informazioni prive di valore archivistico

Le informazioni prive di valore archivistico possono essere distrutte alla scadenza del termine di conservazione stabilito dall’unità amministrativa, a meno che altri atti normativi ne prescrivano una conservazione più lunga.

Art. 10 Direttive organizzative

Le unità amministrative emanano direttive organizzative.

Le direttive organizzative disciplinano la struttura e lo svolgimento della gestione degli affari mediante la definizione di compiti, responsabilità, procedure e mezzi.

Le unità amministrative aggiornano costantemente le loro direttive organizzative.

Verificano regolarmente se le loro direttive organizzative sono rispettate.

Sezione 3 Protezione delle informazioni e dei dati

Art. 11¹⁰ Trattamento di informazioni classificate

Le informazioni classificate CONFIDENZIALE conformemente all’articolo 19 dell’ordinanza dell’8 novembre 2023 ¹¹ sulla sicurezza delle informazioni sono crittate nel sistema di gestione degli affari.

Le informazioni classificate SEGRETO conformemente all’articolo 20 dell’ordinanza sulla sicurezza delle informazioni non possono essere trattate nei sistemi di gestione degli affari.

Art. 12 Responsabilità in materia di protezione dei dati

Ogni unità amministrativa è responsabile della protezione dei dati nell’ambito del proprio sistema di gestione degli affari.

Art. 13 Verbalizzazione

I sistemi di gestione degli affari registrano gli accessi alle informazioni, la stampa e la spedizione di informazioni nonché le modifiche della classificazione e delle autorizzazioni di accesso.

Art. 14 Conferma elettronica

I sistemi di gestione degli affari consentono di associare conferme elettroniche alle informazioni, in particolare per attestarne la presa di conoscenza oppure per ottenere o concedere un’autorizzazione.

Sezione 4 Strategia GEVER e competenze nell’Amministrazione federale¹²

Art. 15¹³ Strategia GEVER

Su proposta del settore Trasformazione digitale e governance delle TIC della Cancelleria federale (settore TDT ¹⁴ ) e dopo aver sentito la Conferenza dei segretari generali (CSG), il cancelliere della Confederazione definisce la strategia della Confederazione in materia di gestione degli affari dell’Amministrazione federale (strategia GEVER).

L’elaborazione e la realizzazione della strategia GEVER sono coordinate dal settore TDT.

Art. 16¹⁵

Art. 17 Gruppo tecnico GEVER Confederazione

Il Gruppo tecnico GEVER Confederazione (Gruppo tecnico) si compone di un rappresentante del Servizio GEVER Confederazione e di un rappresentante di ogni dipartimento e della Cancelleria federale. Il rappresentante del Servizio GEVER Confederazione presiede il Gruppo tecnico. ¹⁶

I rappresentanti dei dipartimenti e della Cancelleria federale:

1. assumono la responsabilità operativa di GEVER nel loro dipartimento rispettivamente nella Cancelleria federale;
2. rappresentano il loro dipartimento rispettivamente la Cancelleria federale dal punto di vista degli affari; e
3. sono designati quali rappresentanti permanenti.

Ogni membro del Gruppo tecnico dispone di un voto. In caso di parità di voti, il voto del presidente è preponderante.

Partecipano alle sedute con voto consultivo un rappresentante dell’Archivio federale svizzero e un rappresentante del Centro servizi informatici del Dipartimento federale dell’economia, della formazione e della ricerca (ISCeco). In casi specifici il Gruppo tecnico può far capo alla consulenza di altre persone. ¹⁷

Il Gruppo tecnico sostiene il Servizio GEVER per:

1. l’attuazione della strategia GEVER;
2. la valutazione e il consolidamento dei requisiti relativi agli affari del sistema GEVER standardizzato;
3. la redazione e l’aggiornamento della guida di GEVER.

Il Gruppo tecnico prepara le decisioni del settore TDT relative a GEVER standardizzato, segnatamente le decisioni relative alla configurazione specialistica e all’ordine di priorità dei requisiti relativi agli affari. ¹⁸

Art. 18 Servizio GEVER Confederazione

La Cancelleria federale dirige il Servizio GEVER Confederazione.

Esso ha segnatamente i compiti seguenti:

1. ¹⁹ prepara gli affari del Gruppo tecnico ed esegue i mandati che questo gli affida;
2. ²⁰ ...
3. riunisce i requisiti richiesti dai dipartimenti e dalla Cancelleria federale relativi agli affari per il sistema GEVER standardizzato, li valuta in particolare sotto il profilo del loro contributo all’attuazione della strategia GEVER, li consolida e li ordina per priorità all’indirizzo del Gruppo tecnico. Nell’attuazione dei requisiti relativi agli affari in seno al servizio standard TIC tiene conto degli interessi in campo dal punto di vista degli affari;
4. inizia, accompagna e coordina progetti volti all’identificazione e all’attuazione di processi di gestione di affari tra unità amministrative nonché di progetti in materia di governo elettronico, che possono essere realizzati parzialmente o integralmente con il sistema GEVER standardizzato. Sostiene le unità amministrative nei relativi progetti di attuazione e garantisce in particolare l’aggiornamento delle necessarie configurazioni del sistema GEVER standardizzato;
5. riunisce i requisiti richiesti dai dipartimenti e dalla Cancelleria federale relativi alla configurazione specializzata in uso a livello federale per il sistema GEVER standardizzato e formula proposte di modifica all’indirizzo del Gruppo tecnico. Nell’attuazione della configurazione specializzata nel sistema GEVER standardizzato tiene conto degli interessi in campo;
6. riunisce i requisiti richiesti dai dipartimenti e dalla Cancelleria federale relativi ai modelli di documento validi a livello federale per il sistema GEVER standardizzato, armonizza tali modelli congiuntamente al Servizio Corporate Design della Confederazione e ai servizi specializzati e formula proposte di modifica all’indirizzo del Gruppo tecnico. Organizza corsi di formazione sull’uso dei modelli, fornisce consulenza e sostegno ai responsabili dei dipartimenti e della Cancelleria federale per la realizzazione di modelli specifici e amministra la gestione centralizzata dei modelli;
7. redige e cura la guida GEVER; questa contiene raccomandazioni all’indirizzo delle unità amministrative ed esperienze acquisite in merito all’impiego del sistema GEVER standardizzato;
8. organizza eventi volti a promuovere lo scambio di esperienze;
9. redige e aggiorna la documentazione generale destinata a tutte le unità amministrative per i corsi di formazione sul sistema GEVER standardizzato e la mette a disposizione di queste;
10. redige ogni anno il «rapporto d’attività GEVER Confederazione» all’indirizzo del Consiglio federale.

Il Servizio GEVER collabora con organizzazioni e partner nell’ambito della gestione elettronica degli affari e rappresenta la Confederazione in seno alle organizzazioni interessate.

Per l’adempimento dei suoi compiti, può istituire gruppi di lavoro temporanei. I dipartimenti e la Cancelleria federale nominano i loro rappresentanti.

Sezione 5 Disposizioni finali

Art. 19 Abrogazione di un altro atto normativo e di istruzioni

Sono abrogate:

1. l’ordinanza GEVER del 30 novembre 2012²¹;
2. le istruzioni del DFI del 13 giugno 1999²² sulla gestione degli atti nell’amministrazione federale.

Art. 20 Modifica di altri atti normativi

Gli atti normativi qui appresso sono modificati come segue: ... ²³

Art. 21 Disposizione transitoria

I sistemi di gestione degli affari non standardizzati possono essere impiegati fino alla fine del loro ciclo di vita, anche se non soddisfano le condizioni di cui all’articolo 3 capoverso 2, se all’entrata in vigore della presente ordinanza:

1. il loro esercizio è già iniziato; o
2. il loro rinnovo o acquisto può essere interrotto unicamente con un onere sproporzionato.

Il capoverso 1 non si applica ai sistemi che devono essere sostituiti dal sistema GEVER standardizzato nell’ambito del programma GENOVA.

Art. 22 Entrata in vigore

La presente ordinanza entra in vigore il 1° aprile 2020.