Le notificazioni e i documenti giustificativi sono conservati per una durata di 30 anni dopo l’iscrizione nel registro giornaliero. Lo statuto degli enti giuridici e gli atti di fondazione devono sempre corrispondere alla situazione attuale.
Se un ente giuridico è cancellato dal registro di commercio, le notificazioni, i documenti giustificativi e gli eventuali elenchi dei soci possono essere distrutti 10 anni dopo la cancellazione.
Le notificazioni e i documenti giustificativi recano la data e il numero dell’iscrizione nel registro giornaliero.
La corrispondenza in relazione con le iscrizioni è conservata per 10 anni.
Se la legge o l’ordinanza prescrive il deposito presso l’ufficio del registro di commercio di documenti che non sono considerati documenti giustificativi, occorre munirli del numero d’identificazione delle imprese del relativo ente giuridico e conservarli insieme con i documenti giustificativi di quest’ultimo.
Notificazioni, documenti giustificativi o altri documenti in forma cartacea possono essere digitalizzati dall’ufficio del registro di commercio ai fini dell’archiviazione e autenticati conformemente all’OAPuE e in particolare al suo articolo 13. I documenti cartacei rilegati possono essere sciolti ai fini della digitalizzazione. Gli originali cartacei possono essere distrutti, a condizione che il diritto cantonale non lo escluda.
Notificazioni, documenti giustificativi o altri documenti in forma elettronica non possono essere cancellati. Devono essere conservati dall’ufficio del registro di commercio in modo da impedire che i dati possano essere modificati.