Ordonnance du DFAE concernant l'ordonnance sur le personnel de la Confédération

Ordonnance du DFAE concernant l’ordonnance sur le personnel de la Confédération (O-OPers–DFAE)

Modification du 24 octobre 2008

Le Département fédéral des affaires étrangères (DFAE), en accord avec le Département fédéral des finances (DFF), arrête:

I L’ordonnance du DFAE du 20 septembre 2002 concernant l’ordonnance sur le personnel de la Confédération1 est modifiée comme suit:

Art. 3, let. c, d et f Signification des termes utilisés dans la présente ordonnance: c. lieu d’affectation: lieu où se trouve une représentation diplomatique ou consulaire, une mission permanente auprès d’organisations internationales, un bureau de la Direction du développement et de la coopération à l’étranger (bureau de la DDC) ou un lieu de service similaire; d. personne accompagnante: conjoint, partenaire enregistré, partenaire d’une personne relevant de l’art. 1 dans la mesure où il ou elle vit en ménage commun avec cette personne et l’accompagne dans son transfert ou pour une affectation temporaire; s’il y a partenariat, la déclaration prévue à l’art. 116 doit être produite; f. personnel de rotation: personnel de la DDC qui est affecté à l’étranger et qui exerce l’une des fonctions suivantes:

1. coordinateur,

2. coordinateur suppléant,

3. assistant-coordinateur,

4. chef des finances ou de l’administration,

5. chargé de programme à l’étranger,

6. secrétaire à l’étranger,

7. administrateur à l’étranger.

1 RS 172.220.111.343.3

2007-1856 4959

Ordonnance sur le personnel de la Confédération. O du DFAE RO 2008

Titre précédant l’art. 41 Chapitre 5 Temps de travail du personnel affecté à l’étranger

Titre précédant l’art. 41 (Section 1) et art. 41 à 46 Abrogée

Titre précédant l’art. 47 Abrogé

Art. 48 Présence obligatoire, horaire de travail fixe (art. 64 OPers)

Les chefs des représentations à l’étranger et des bureaux de la DDC déterminent les heures de présence obligatoire et l’horaire de travail fixe dans leur domaine. Ils peuvent autoriser des dérogations pour certains employés lorsque cela se justifie.

Art. 49 Service de permanence (art. 13 O-OPers) 1 Les chefs des représentations à l’étranger et des bureaux de la DDC organisent en temps normal le service de permanence dans leur domaine en accord avec la DRE, respectivement la DDC.

2 En cas de crise et d’urgence, ils organisent de manière autonome un éventuel

service de permanence élargi dans leur domaine et en informent immédiatement la DRE, respectivement la DDC.

3 Ils font en sorte que leur représentation ou leur bureau soit constamment

atteignable pendant le service de permanence.

Art. 50, al. 2 et 3 2 Les formes d’horaire de travail à la carte telles que le système des menus, l’horaire à l’année et l’horaire par groupe ne s’appliquent pas. 3 Les chefs des représentations à l’étranger et des bureaux de la DDC autorisent les autres formes d’horaire de travail à la carte dans leur domaine respectif et confor- mément aux intérêts du service.

Art. 51, al. 1, 3, 5 et 6 1 Lorsque l’horaire fondé sur la confiance est appliqué, un congé sabbatique peut être convenu avec: a. les employés à partir de la classe de salaire 24, ou b. les employés jusqu’à la classe de salaire 23 lorsque des fonctions de conduite leur sont confiées et qu’ils ont droit à une indemnité forfaitaire pour le travail de relations publiques en vertu de l’art. 103.

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3 Les employés affectés à l’étranger font usage de leur congé sabbatique à l’occasion des transferts ou à la fin d’une affectation. Dans des cas particuliers, la DRE ou la DDC peut autoriser la prise d’un congé sabbatique à un autre moment. 5 L’art. 34, al. 3 à 5, O-OPers2 demeure réservé. En cas de prolongation du délai prévu à l’art. 34, al. 4, O-OPers, le crédit de temps est limité à 500 heures au maxi- mum. 6 Les prestations du département pendant un congé sabbatique s’orientent en fonc- tion du lieu d’affectation Berne. Les employés qui ne prennent pas de congé sabba- tique à l’occasion d’un transfert ou à la fin d’une affectation peuvent demander à la DRE respectivement à la DDC, dans des cas motivés, la prise en charge des éven- tuels frais fixes au lieu d’affectation pendant la durée du congé sabbatique.

Art. 52, Titre, al. 1, 2 et 5 Heures supplémentaires et heures d’appoint (art. 65 OPers)

1 et 2 Abrogés

5 Les heures supplémentaires et les heures d’appoint doivent être compensées au lieu d’affectation. Elles ne peuvent pas être transférées au nouveau lieu d’affectation.

Art. 53, al. 2, phrase introductive, et al. 6 2A la demande des chefs des représentations à l’étranger respectivement des bureaux de la DDC et en tenant compte des usages en vigueur au lieu d’affectation ainsi que des besoins des services, la DRE respectivement la DDC peut: 6 Les chefs des représentations à l’étranger et des bureaux de la DDC décident dans leur domaine du moment de la compensation. Celle-ci intervient en règle générale dans un délai de trois mois, mais toujours avant un transfert ou avant la fin d’une affectation.

Art. 54 Abrogé

Art. 55 Compétences (art. 67 et 68 OPers)

1 Sont compétents pour l’autorisation de la prise de vacances:

a. la DRE en accord avec la direction politique pour les chefs de mission; b. les chefs de mission pour les chefs de poste qui leur sont subordonnés; c. les chefs de section pour les chefs des bureaux de la DDC qui leur sont subordonnés;

2 RS 172.220.111.31

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d. les chefs des représentations à l’étranger et des bureaux de la DDC pour les employés qui leur sont subordonnés.

2 La compétence pour l’octroi des congés des autres employés se règle d’après

l’art. 9. Elle peut être déléguée par les organes mentionnés à l’art. 9 aux chefs des représentations à l’étranger et des bureaux de la DDC.

Art. 57 Voyages de service et affectations temporaires à l’étranger (art. 67 OPers)

Si un voyage de service ou une affectation temporaire hors du lieu d’affectation dure plus de 30 jours consécutifs, le droit aux vacances sera adapté d’un jour par 30 jours de voyage ou d’affectation à des lieux d’affectation aux conditions de vie différen- tes.

Art. 61, al. 2, let. a et k

2 Ne sont pas considérés comme voyages de service:

a. les voyages lors d’affectations temporaires; k. les voyages pour se rendre à un entretien de candidature au sein du départe- ment.

Art. 62, let. b Sont compétents pour ordonner ou autoriser les voyages de service des employés qui leur sont subordonnés ainsi que pour autoriser les voyages des personnes accompa- gnantes et des enfants de ces employés: b. les chefs des représentations à l’étranger et des bureaux de la DDC.

Art. 64, al. 2 2 Pour les voyages payés d’après l’art. 61, al. 2, let. f à k, le prix d’un billet de la classe «Economy» est remboursé. En présence de motifs prépondérants, la DRE ou la DDC peut autoriser à titre exceptionnel un billet en classe «Business».

Art. 65 Indemnités versées pour l’utilisation d’un véhicule à moteur privé à l’étranger (art. 72, al. 2, let. b, OPers)

Dans le cas de l’utilisation autorisée d’un véhicule à moteur privé pour des voyages de service à l’étranger, l’indemnité kilométrique est de 60 centimes pour une auto- mobile, de 25 centimes pour un motocycle ou un scooter. Le chef de la représenta- tion ou du bureau de la DDC est compétent pour l’octroi d’une autorisation aux employés qui lui sont subordonnés.

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Art. 67, al. 2 2 Lorsqu’elle n’a fixé aucun remboursement, les frais effectifs sont remboursés à condition que la représentation à l’étranger ou le bureau de la DDC ait procédé à la réservation.

Art. 68 Remboursement des frais de candidats externes ou de participants externes aux concours d’admission (art. 72 OPers; art. 51, let. a, O-OPers)

1 Lescandidats qui participent à un concours d’admission peuvent obtenir sur

demande le remboursement des frais engendrés. 2 Les candidats dont le lieu d’affectation se trouve à l’étranger et qui postulent pour un emploi à la DDC peuvent obtenir le remboursement des frais encourus du fait de l’entretien de candidature. 3 Le remboursement est calculé sur la base d’un vol direct en classe «Economy» et d’un voyage en deuxième classe pour les frais de transport ferroviaire. Les frais d’hébergement sont remboursés conformément à l’art. 66.

Art. 69 Abrogé

Titre précédant l’art. 70 Section 3 Remboursement de frais spéciaux en relation avec des affectations temporaires à l’étranger

Art. 70 Affectations temporaires Sont considérées comme affectations temporaires les affectations de travail provisoi- res hors du lieu d’affectation proprement dit dans le but de remplacer une personne absente pour cause de vacances, de renforcer temporairement les effectifs, de suivre une formation à durée déterminée, de procéder à l’installation et à l’entretien d’équipements techniques ou dans un but comparable.

Art. 71, Titre et al. 1 Remboursement de frais spéciaux en relation avec des affectations temporaires à l’étranger (art. 81 et 82, al. 3, let. a, OPers) 1 En cas d’affectation temporaire, les employés ont les droits prévus par les art. 43 à

48 O-OPers3 et par les art. 63 à 67.

3 RS 172.220.111.31

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Art. 72, al. 1 1 Sont considérés comme voyages d’inspection les voyages effectués par les employés de l’inspectorat du DFAE aux fins d’inspection des représentations à l’étranger.

Titre précédant l’art. 73 (Section 5) et art. 73 Abrogés

Art. 78, al. 2 2 L’autorité compétente au sens de l’art. 9 peut supprimer totalement ou partielle- ment les prestations d’après les art. 81 à 88 OPers. en cas d’arrêt de travail de plus de six mois ou, pour les employés de la DDC, de plus de trois mois.

Art. 79, al. 2, let. e

2 Si le degré d’occupation est de moins de 80 %, les indemnités suivantes seront

réduites de la différence entre 80 % et le degré d’occupation: e. Abrogée

Art. 79a Prestations dans le cas d’employés faisant ménage commun

1 Lorsque deux employés font ménage commun, les degrés d’occupation des deux

partenaires sont additionnés pour calculer les indemnités au sens de l’art. 79, al. 2. Chaque ménage ne peut prétendre qu’à une seule indemnité. Le taux de l’indemnité ne peut dépasser 100 %. Cette disposition s’applique par analogie aux employés à temps plein.

2 L’indemnité est versée à l’employé touchant le salaire le plus élevé.

3 Le droit au remboursement forfaitaire de frais au sens de l’art. 87 est réservé.

Titre précédant l’art. 84 Section 3 Indemnité de mobilité en cas de transfert

Titre précédant l’art. 87 Section 4 Remboursement forfaitaire de frais généraux

Art. 88, Titre Indemnité forfaitaire (art. 82, al. 3, let. a, OPers)

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Art. 92 Loyer d’un logement non occupé (art. 82, al. 3, let. a, OPers)

Si, en raison d’un transfert ou d’une nouvelle affectation, les employés doivent quitter leur logement avant l’échéance du prochain délai de résiliation, ou, dans l’intérêt de la Confédération, louer un logement plus tôt que prévu, un montant approprié leur est versé pour compenser les frais effectifs de location et les frais accessoires pour trois mois au maximum suivant la décision de transfert ou d’affectation, au plus tard jusqu’à l’échéance du prochain délai de résiliation ou jusqu’à la date d’entrée dans le logement.

Art. 93 Séparation temporaire du ménage (art. 82, al. 3, let. a, OPers) 1 Si, pour des motifs fondés, les employés doivent laisser leurs personnes accompa- gnantes ou leurs enfants au lieu d’affectation ou les envoyer plus tôt au nouveau lieu d’affectation, une indemnité peut leur être versée pour un an au maximum pour les dédommager des frais supplémentaires entraînés par la séparation du ménage. 2 En cas de persistance des motifs, ils peuvent bénéficier d’une indemnité pour une année supplémentaire après réexamen de l’ensemble des circonstances. 3 Lorsque les motifs tombent, les employés le signalent sans délai au service compé- tent.

Art. 94, al. 1 et 2

1 Les frais de voyage des employés, des personnes accompagnantes et des enfants

sont remboursés en cas de participation aux obsèques: a. de la personne accompagnante; b. d’un enfant ou d’un enfant de la personne accompagnante; c. du père, de la mère, du beau-père ou de la belle-mère; d. d’une soeur ou d’un frère; e. d’une belle-soeur ou d’un beau-frère; f. d’une bru ou d’un gendre. 2 En cas de participation aux obsèques en Suisse, les frais de voyage aller-retour entre le lieu d’affectation et le lieu de service à Berne sont remboursés. Les frais de voyage en avion sont remboursés au tarif le plus avantageux en classe «Economy».

Art. 95, al. 1, 2 et 5 1 Les frais de voyage sont remboursés lorsque le voyage des employés, des person- nes accompagnantes, des enfants ou des enfants des personnes accompagnantes est effectué dans le but de suivre un traitement médical et qu’il a été approuvé par le service médical de l’administration fédérale.

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2 Pour les voyages en Suisse, les frais de voyage aller-retour entre le lieu d’affecta- tion et le lieu de service à Berne sont remboursés. Les frais de voyage en avion sont remboursés au tarif le plus avantageux en classe «Economy».

5 Si les employés, les personnes accompagnantes, les enfants des employés ou des

personnes accompagnantes doivent être accompagnés à l’occasion d’un voyage visé à l’al. 1, les frais sont pris en charge, après accord du service médical de la l’administration fédérale.

Art. 96, al. 4 et 5 4 Le voyage de consultation peut être compensé en cas de voyages de transfert, de voyages en relation avec une nouvelle affectation ou la fin d’une affectation, de voyages de service en Suisse et de voyages en Suisse pour suivre un traitement médical selon l’art. 95. 5 Le droit à un voyage de consultation s’éteint si les rapports de travail prennent fin, si les employés effectuent le voyage de retour en Suisse aux frais de la Confédéra- tion ou s’ils s’établissent dans un pays tiers aux frais de la Confédération.

Art. 97, al. 2

2 L’indemnité forfaitaire doit être restituée lorsque:

a. le voyage n’a pas eu lieu au cours de l’année civile déterminante; b. les employés, en cas de cessation des rapports de travail, retournent en Suisse ou s’établissent dans un pays tiers aux frais de la Confédération et que moins de six mois se sont écoulés entre le moment de la naissance du droit et la cessation des rapports de travail.

Art. 98, al. 1, phrase introductive 1 Les frais de voyage des enfants des employés et des enfants des personnes accom- pagnantes qui ne séjournent pas au lieu d’affectation peuvent être remboursés:

Art. 99, al. 3

3 L’indemnité forfaitaire doit être restituée lorsque:

a. le voyage n’a pas eu lieu dans le mois suivant la date de départ indiquée; b. les employés, en cas de cessation des rapports de travail, retournent en Suisse ou s’établissent dans un pays tiers aux frais de la Confédération et que moins de six mois se sont écoulés entre le moment de la naissance du droit et la cessation des rapports de travail.

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Art. 100, al. 2 et 3 2 Les chefs des représentations à l’étranger ou des bureaux de la DDC décident au cas par cas et sur la base des valeurs indicatives fixées par la DRE, pour les employés qui leur sont subordonnés, du montant maximum de la participation de la Confédération aux frais de location et aux frais accessoires.

3 En cas de divergences entre les employés et les chefs des représentations à

l’étranger respectivement des bureaux de la DDC, la DRE ou la DDC intervient et prend une décision. La voie de service doit être observée.

Art. 106, al. 4 4 Pour les chefs des bureaux de la DDC, l’indemnité forfaitaire pour le travail de relations publiques correspond à l’indemnité forfaitaire complète prévue pour l’échelon de fonction 10 dans l’annexe 4. Pour les coordinateurs suppléants et les assistants-coordinateurs, elle correspond à l’indemnité forfaitaire complète prévue pour l’échelon de fonction 13 conformément à l’annexe 4.

Art. 114, al. 1, phrase introductive 1 A l’occasion d’un transfert ou d’une affectation à l’étranger, un prêt peut être accordé aux employés au plus tard dans les six mois après leur arrivée au lieu d’affectation sur demande motivée pour les raisons suivantes:

Art. 115, al. 4

4 En cas de décès, la DRE ou la DDC peut exceptionnellement renoncer à exiger le

remboursement du solde et des intérêts courus.

Art. 117, al. 2 et 4 2 Le droit à l’allocation pour personnes accompagnantes pour un nouveau partenaire naît au plus tôt 24 mois après l’extinction du droit précédent et à partir du transfert suivant ou de l’affectation suivante. Est déterminant le moment de la communication à la DRE ou à la DDC de la dissolution d’un ménage précédant déclaré selon l’art. 116.

4 L’allocation pour personnes accompagnantes en complément au remboursement

forfaitaire de frais d’après l’art. 120 est également versée aux employés élevant seul un ou plusieurs enfants et qui ont droit à l’allocation pour charges d’entretien à condition que les enfants vivent en ménage commun avec eux.

Art. 119, Titre Allocation pour personnes accompagnantes en complément aux indemnités pour inconvénients et de mobilité (art. 81, 114, al. 3, OPers)

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Art. 120, Titre Allocation pour personnes accompagnantes en complément au remboursement forfaitaire de frais généraux (art. 82, al. 3, let. c, 114, al. 3, OPers)

Art. 121, Titre Allocation pour personnes accompagnantes en complément à l’indemnité forfaitaire pour travail de relations publiques (art. 82, al. 3, let. c, 114, al. 3, OPers)

Titre précédant l’art. 127

Chapitre 10 Enfants Section 1 Remboursement forfaitaire de frais généraux

Art. 127, al. 2

2 Un seul remboursement forfaitaire de frais généraux est versé par ménage.

Art. 130 Droit aux contributions aux frais de formation en cas de transfert en Suisse (art. 82, al. 3, let. a, et 114, al. 3, OPers)

Les contributions aux frais de formation peuvent continuer à être allouées aux employés transférés en Suisse lorsque le niveau de la formation et les conditions scolaires des enfants l’exigent.

Art. 135, al. 1

1 La DRE ou la DDC peut contraindre les employés à prendre leurs vacances à

l’occasion: a. de voyages de service; b. de voyages de transfert ou d’affectation passant par la Suisse; c. de voyages en Suisse pour suivre un traitement médical conformément à l’art. 95.

Art. 137, al. 2 2 Dans des cas fondés, les chefs des représentations à l’étranger ou des bureaux de la DDC peuvent limiter la liberté de choix du logement ou refuser un logement lorsque celui-ci ne répond pas aux exigences de sécurité ou aux exigences de la fonction des employés qui leur sont subordonnés.

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Art. 138, al 1 1 La DRE ou la DDC peut édicter des prescriptions particulières pour les représenta- tions à l’étranger ou les bureaux de la DDC en matière de change du salaire des employés en monnaie locale.

Art. 142 phrase introductive Les employés communiquent au service compétent:

Art. 150, al. 2, phrase introductive, et al. 4

2 Les employés des représentations à l’étranger et des missions multilatérales à

Genève évalués par les chefs de mission et les employés des bureaux de la DDC évalués par les chefs des bureaux de la DDC adressent leur demande de réexamen de l’évaluation de leurs prestations: 4 Les chefs des bureaux de la DDC adressent leur demande de réexamen de l’évalua- tion de leurs prestations aux chefs des domaines responsables par l’intermédiaire des chefs de section responsables.

Art. 156 La DRE édicte des directives dans les domaines suivants: a. évaluation du personnel (art. 10 ss); b. concours d’admission (art. 16 ss); c. indexation des lieux d’affectation (art. 23); d. allocations spéciales pour les affectations en zones de crise (art. 36); e. horaire de travail mobile (art. 41 et 43); f. durée hebdomadaire de travail (art. 47); g. service de permanence (art. 44 et 49); h. vacances et congé (art. 54 ss); i. indemnités pour les voyages qui ne sont pas des voyages de service (art. 61 et 64, al. 2); j. indemnités pour l’hébergement et les repas à l’étranger (art. 67); k. frais de participation aux concours d’admission (art. 68 et 69); l. indemnité pour les affectations temporaires à l’étranger et pour les voyages d’inspection (art. 70 à 72); m. salaire et autres prestations en cas de maladie et d’accident et en cas de ser- vice militaire et civil des employés à l’étranger (art. 74 et 78); n. indemnités en cas de transfert (art. 90 ss); o. indemnités pour les voyages en cas de décès, les voyages pour suivre un trai- tement médical et les voyages de visites des enfants (art. 94 ss);

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p. participation aux frais de location du logement (art. 100); q. indemnité pour frais de représentation (art. 101 ss); r. indemnité forfaitaire pour le travail de relations publiques (art. 103 ss); s. fixation et calcul de l’adaptation au pouvoir d’achat (art. 108 ss); t. calcul individuel de la réduction pour économies en raison de l’exonération fiscale (art. 113); u. prêts (art. 114 ss); v. participation aux frais de prévoyance professionnelle (art. 123 ss); w. participation aux frais de formation (art. 128 ss); x. règlement de maison et responsabilité pour l’usage de logements de service (art. 136).

II La présente modification entre en vigueur le 1er janvier 2009.

24 octobre 2008 Département fédéral des affaires étrangères: Micheline Calmy-Rey

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