Il Dipartimento dell'economia pubblica e socialità è competente per il coordinamento, lo svolgimento e il controllo della qualità dell'armonizzazione dei registri conformemente al diritto di rango superiore, e per la trasmissione dei dati alla Confederazione, in caso di assunzione di questo compito da parte del Cantone. *

Esso è inoltre il servizio cantonale di consulenza e di riferimento per questioni relative all'armonizzazione dei registri.

Nella presente ordinanza, le seguenti espressioni significano:

1. REA: registro federale degli edifici e delle abitazioni;
2. UST: Ufficio federale di statistica;
3. Sedex: piattaforma informatica e di comunicazione centrale della Confederazione (secure data exchange);
4. Infostar: registro dello stato civile;
5. ZEMIS: sistema d'informazione centrale sulla migrazione;
6. UPI: Unique Person Identification.

Il software per i registri degli abitanti deve essere pubblicato dall'UST sull'elenco dei software certificati per Sedex.

Il software deve supportare le seguenti notifiche Sedex (invio e ricezione):

1. notifica trimestrale dei dati statistici all'UST (tipo di messaggio 99);
2. utilizzo regolare del servizio di convalida (tipo di messaggio 94);
3. interrogazione UPI (tipo di messaggio 85);
4. aggiornamento elenco dei comuni (tipo di messaggio 71) ed elenco degli Stati e dei territori (tipo di messaggio 72).

Dal 1° gennaio 2012 devono inoltre essere supportate le seguenti notifiche:

1. confronto UPI (tipo di messaggio 86);
2. ricezione di notifiche di mutazioni da Infostar (tipo di messaggio 20001) e ZEMIS (tipo di messaggio 20101);
3. notifiche di traslochi tra registri degli abitanti (tipo di messaggio 93);
4. notifiche di mutazioni a una piattaforma cantonale (tipo di messaggio 10001);
5. fornitura dei dati completi a una piattaforma cantonale (tipo di messaggio 10099).

Il comune gestisce la propria amministrazione delle costruzioni con un software edilizio adeguato, tramite il quale vengono anche effettuate le notifiche al REA relative alla statistica delle costruzioni. Questo software deve essere certificato per i servizi web attuali dell'UST e permettere un'armonizzazione dei dati comunali con quelli del REA.

Può anche essere utilizzato il software del REA. *

Le caratteristiche vanno tenute con le loro specificità, nomenclature e codici in primo luogo conformemente ai cataloghi delle caratteristiche della Confederazione.

In secondo luogo le caratteristiche vanno tenute secondo le norme dell'associazione per la determinazione di standard dell'e-government, se sono definite le caratteristiche corrispondenti.

In caso di cittadini stranieri iscritti in Infostar, il comune tiene nel registro degli abitanti, oltre al nome ufficiale indicato in Infostar, anche il nome figurante in ZEMIS conformemente al passaporto straniero.

Per la registrazione delle caratteristiche, il comune può richiedere che vengano esibiti i seguenti documenti ufficiali:

1. certificato di stato civile, certificato di famiglia oppure certificato di unione domestica;
2. carta d'identità;
3. passaporto;
4. licenza di condurre;
5. carta di soggiorno;

Qualora questi documenti non siano sufficienti, il comune può richiedere ulteriore documentazione pertinente, quale il contratto di lavoro o il contratto di locazione.

Può richiedere che vengano indicati la professione e il datore di lavoro.

Può richiedere un mandato di accompagnamento per una persona, qualora ciò risulti necessario per rilevare le caratteristiche.

Eventi dello stato civile di cittadini svizzeri verificatisi all'estero vanno ripresi nel registro degli abitanti solo se tenuti in Infostar.

Se il comune sospetta che vi siano errori in Infostar oppure in ZEMIS, deve rendere attenti i servizi competenti.

Tutti i progetti di costruzione e trasformazione soggetti ad autorizzazione vanno registrati nel REA subito dopo la presentazione della domanda di costruzione. *

Ogni modifica dello stato di questi progetti va aggiornata. *

Il comune stabilisce i dati da trasmettere, il gruppo di persone interessato, nonché la forma e la periodicità della trasmissione.

Le indicazioni relative alle abitazioni devono comprendere in particolare il numero di locali, il piano e la posizione sul piano.

Il comune deve mantenere il più basso possibile l'onere per i privati.

La notifica deve contenere in particolare l'indirizzo dell'attività commerciale e l'indicazione degli spazi necessari per condurre l'attività commerciale.

Se il titolare di una ditta individuale non è domiciliato nel luogo in cui si trova la sua attività commerciale, egli deve depositare un certificato di domicilio recente presso il comune in cui si trova l'attività commerciale.

Per le persone giuridiche, come pure per le società collettive e in accomandita va depositato un estratto del registro di commercio.

Se esiste un'iscrizione in Infostar, i cittadini stranieri devono depositare presso il comune di domicilio una conferma dello stato civile.

In assenza di una tale iscrizione vanno depositati documenti corrispondenti, per quanto producibili.

Il comune di domicilio rilascia l'autorizzazione di soggiorno per poter annunciare un domicilio secondario in un comune di soggiorno. L'autorizzazione contiene

1. tutte le caratteristiche minime;
2. il comune di soggiorno;
3. l'annotazione "per l'annuncio a scopo di dimora" o simile;
4. la data di emissione.

Una denominazione alternativa per l'autorizzazione di soggiorno per i cittadini svizzeri è certificato di cittadinanza.

Il comune di soggiorno può esigere ogni dodici mesi l'esibizione di una nuova autorizzazione di soggiorno. È ammesso un aggiornamento dell'autorizzazione con timbro e firma del comune di domicilio.

In caso di cambiamento del comune di domicilio o dello stato civile, va depositata una nuova autorizzazione di soggiorno.

Per altri motivi fondati, il comune di domicilio rilascia su richiesta un certificato di domicilio.

Con il certificato di domicilio la persona in questione attesta di essersi correttamente annunciata a scopo di domicilio presso il comune.

È ammesso un aggiornamento del certificato di domicilio con timbro e firma.

Il comune definisce l'insieme delle abitazioni da numerare.

Lo schema di numerazione, nonché l'apposizione delle targhe fisiche numerate, si conformano alle Istruzioni concernenti la numerazione delle abitazioni pubblicate dall'UST.

Possono venire riprese numerazioni esistenti.

In caso di numerazione fisica, il comune definisce il tipo di targa. Per singoli edifici, dietro richiesta, può consentire targhe diverse. Le spese sono a carico di chi le ha generate.

Gli elenchi delle abitazioni e degli inquilini da consegnare su richiesta dei comuni contengono in particolare il numero di locali, il piano, la posizione sul piano, il conduttore, nonché, se noto, il nome di altri inquilini.

Al termine della numerazione, il comune restituisce gli elenchi corretti con gli abitanti e con il numero ufficiale dell'abitazione a chi ha fornito originariamente i dati.

L'ufficio del registro fondiario notifica al comune ogni trapasso di proprietà entro il termine di un mese, se nel relativo comune è stato introdotto il numero ufficiale dell'abitazione.

In caso di trapassi di proprietà, il comune informa l'acquirente in merito al numero ufficiale dell'abitazione.

Conformemente al diritto di rango superiore, il comune trasmette direttamente alla Confederazione i dati dei propri registri degli abitanti. In caso di qualità sufficiente dei dati, il Cantone si occupa della trasmissione. *

I comuni ricevono tramite Sedex le notifiche elettroniche delle mutazioni di Infostar e ZEMIS.

Se una persona cambia comune di domicilio, il precedente comune di domicilio comunica i dati corrispondenti al nuovo comune di domicilio. Il nuovo comune di domicilio informa del trasferimento i comuni di soggiorno.

Se una persona costituisce una dimora in un comune, il comune di domicilio comunica i dati corrispondenti al nuovo comune di soggiorno.

Se una persona lascia un comune di soggiorno, quest'ultimo comunica la partenza al comune di domicilio.

Il comune trasmette al Cantone l'intero effettivo dei dati del proprio registro degli abitanti due volte all'anno, a metà e a fine anno, e quando è necessario un confronto dei dati.

Le mutazioni di dati vanno trasmesse il giorno stesso.

Le trasmissioni avvengono secondo lo standard eCH-0020.

I comuni e il Cantone utilizzano il servizio di convalida della Confederazione almeno una volta al mese. *

Le caratteristiche vanno corrette e completate di conseguenza, sulla base delle osservazioni del servizio di convalida.

I registri vanno assicurati contro il furto e contro la perdita di dati.

Il Governo approva il piano delle autorizzazioni e adotta i provvedimenti previsti in caso di utilizzo abusivo dei dati.

Il Dipartimento dell'economia pubblica e socialità chiede l'approvazione del piano delle autorizzazioni e l'adozione di provvedimenti.

Esso esamina le domande di accesso ai dati e controlla i protocolli in merito all'utilizzo lecito dei dati.

Provvede inoltre alla pubblicazione del piano delle autorizzazioni.

L'Ufficio d'informatica gestisce la piattaforma di dati. Esso è competente per l'assistenza e la consulenza tecniche ai servizi e alle autorità aventi diritto d'accesso e per la stipulazione di accordi tra questi e il Cantone concernenti prestazioni di servizio particolari e il loro indennizzo.

Per quanto riguarda il registro delle persone, l'Amministrazione delle imposte è competente per l'assistenza e la consulenza specialistiche ai servizi e alle autorità aventi diritto d'accesso, nonché a chi trasmette i dati. Essa coordina l'evasione di questioni specialistiche degli interessati.

I seguenti istituti di diritto pubblico del Cantone possono accedere ai dati della piattaforma di dati:

1. Cassa di disoccupazione dei Grigioni;
2. Cassa per i danni di natura del Cantone dei Grigioni;
3. Assicurazione fabbricati dei Grigioni;
4. Alta scuola pedagogica Grigioni;
5. Cassa pensioni dei Grigioni;
6. Servizi psichiatrici dei Grigioni;
7. Istituto delle assicurazioni sociali del Cantone dei Grigioni.

Per disciplinare l'estensione dell'accesso dei servizi e delle autorità aventi diritto d'accesso viene emanato un piano delle autorizzazioni.

Il piano riporta per ogni servizio e autorità avente diritto d'accesso l'estensione dell'accesso, con indicazione dello scopo dell'accesso o del compito previsto dalla legge, delle basi legislative, del gruppo di autorizzati, dell'elenco delle caratteristiche, delle funzioni, del territorio, delle notifiche degli eventi, nonché del tipo di accesso.

I servizi e le autorità aventi diritto d'accesso notificano all'Ufficio d'informatica, secondo le direttive di quest'ultimo, ogni modifica delle persone che fanno parte di un gruppo di autorizzati.

L'accesso ai dati viene concesso soltanto dopo l'approvazione del piano delle autorizzazioni.

Ogni modifica o adeguamento del piano delle autorizzazioni necessita di approvazione.

Il piano delle autorizzazioni viene pubblicato in internet.

Per accedere ai dati della piattaforma va presentata al Dipartimento dell'economia pubblica e socialità una domanda contenente tutte le informazioni necessarie per la definizione dell'estensione dell'accesso.

Dopo l'esame della conformità della domanda alle direttive legislative, nel piano delle autorizzazioni viene inserita l'estensione dell'accesso con tutte le altre indicazioni.

Il protocollo contiene almeno indicazioni concernenti la lettura, la modifica e la cancellazione di dati, nonché l'esportazione di dati.

Gli accessi ai dati della piattaforma tramite sistemi terzi che la piattaforma di dati non è in grado di protocollare, vanno protocollati dal sistema terzo. Se il protocollo richiesto non è garantito, l'accesso non viene concesso o revocato. I protocolli vanno messi a disposizione per la verifica.

I protocolli vanno conservati per almeno un anno.

Se dalla verifica dei protocolli risultano delle irregolarità, vanno subito adottati i corrispondenti provvedimenti.

I servizi e le autorità aventi diritto d'accesso sono tenuti a collaborare attivamente a favore di un esercizio legale e impeccabile dal punto di vista tecnico e specialistico, nonché a fornire tutte le informazioni di cui necessitano i servizi competenti.

Le seguenti collettività costituiscono un soggiorno statistico per i loro ospiti (pazienti o detenuti).

1. penitenziari;
2. istituzioni per l'esecuzione stazionaria delle misure;
3. strutture di semiprigionia;
4. centri di assistenza minima;
5. cliniche psichiatriche.

Le persone che hanno un soggiorno statistico in un comune sono esonerate dall'obbligo di annunciare l'arrivo e la partenza relativamente a questo soggiorno e non devono depositare documenti.

Le persone con un soggiorno statistico non figurano nel registro degli abitanti del comune in cui si trova la collettività.

Nel comune di domicilio, il comune di ubicazione di una tale collettività non va tenuto quale caratteristica.

I responsabili di collettività conformemente alla presente sezione non devono fornire al comune di ubicazione della collettività e al comune di domicilio alcuna comunicazione in merito agli ospiti.

I responsabili di tali collettività comunicano la collettività al Dipartimento entro il 31 ottobre di ogni anno. Essi comunicano gli edifici interessati, nonché una persona di riferimento per gli invii di dati all'UST.

I responsabili di collettività conformemente alla presente sezione inviano all'UST i dati degli ospiti che tra il 1° ottobre e il 31 dicembre hanno pernottato senza interruzioni nella collettività.

Questo invio di dati deve avvenire tra il 1° e il 15 gennaio. I dati vanno conservati fino alla fine di aprile.

Vanno inviate tutte le caratteristiche conformemente ai requisiti minimi dell'UST per queste persone.

La forma di questo invio di dati deve corrispondere ai requisiti dell'UST.

Le persone con soggiorno statistico e i loro rappresentanti sono tenuti a fornire ai responsabili di collettività informazioni veritiere in merito alle caratteristiche necessarie e, all'occorrenza, a dimostrare queste indicazioni.

Il comune di domicilio è tenuto a comunicare gratuitamente, dietro richiesta, ai responsabili di collettività conformemente alla presente sezione le corrispondenti caratteristiche degli ospiti.

Con l'entrata in vigore della presente ordinanza sono abrogate le disposizioni transitorie per l'esecuzione della legge sull'armonizzazione dei registri del 16 settembre 2008[1], nonché le disposizioni di attuazione della legge sul domicilio degli Svizzeri del 27 agosto 1984[2].

La presente ordinanza entra in vigore insieme alla legge sui registri degli abitanti[4].