Wortlaut

Il Consiglio federale è invitato a rispondere alle seguenti domande:

1. Qual è l’opinione del Consiglio federale circa l’importanza strategica del progetto SSC BPA nell’ambito della strategia digitale dell’Amministrazione federale e al fine di aumentare il potenziale di efficienza interdipartimentale nel contesto politico-finanziario attuale?

2. Quali misure sistematiche il Consiglio federale intende adottare per accertare il potenziale di automazione all’interno dell’Amministrazione federale (p. es. mediante sondaggi o analisi) e ricavare in tal modo un piano di attuazione adeguato dal punto di vista tecnico e organizzativo per il SSC BPA?

3. Il Consiglio federale come valuta il potenziale di risparmio e di sgravio derivante dall’automazione dei processi? Il progetto SSC BPA può contribuire alla realizzazione degli obiettivi di risparmio, senza notevoli riduzioni delle prestazioni?

4. Quali sono gli attori attualmente coinvolti nel progetto (p. es. segreterie generali, UFIT, uffici)? In che modo si garantisce che le conoscenze acquisite vengano messe a disposizione di tutta l’Amministrazione federale ed estese all’interno della stessa?

5. Secondo il Consiglio federale, quali sono i passi necessari, dal punto di vista politico o amministrativo, affinché il progetto venga consolidato a lungo termine? Si è già pensato a come finanziare il progetto e a come gestirlo a livello istituzionale in seguito alla fase di inizializzazione?

Begründung

La trasformazione digitale dell’Amministrazione federale implica non solo nuove tecnologie, ma anche nuove forme di collaborazione. Uno strumento indispensabile in tal senso è l’automazione dei processi, che permette di svolgere attività di routine in modo più efficiente e rapido, e con un minore dispendio di risorse.

Il progetto «servizio specializzato comune Business Process Automation (SSC BPA)», lanciato nell’ambito della Strategia Amministrazione federale digitale, rappresenta un passo importante per sfruttare in modo mirato il potenziale di automazione a livello interdipartimentale. Il progetto, diretto dalla Segreteria generale del DEFR e dall’Ufficio federale dell’informatica e della telecomunicazione, mira a sviluppare un panorama di automazione coordinato, ma che può essere esteso a livello federale, con la creazione di un nuovo servizio specializzato BPA che funge da centro di competenza.

Il postulato 24.3582 ha già suggerito di esaminare il potenziale di efficienza mediante soluzioni digitali, in particolare mediante l’automazione. Con l’istituzione del SSC BPA si affronta tale questione e si contribuisce in modo concreto alla realizzazione degli obiettivi formulati nel postulato.

Stellungnahme des Bundesrates

1. Con i servizi specializzati comuni, il Consiglio federale persegue lo scopo di promuovere soluzioni collettive piuttosto che individuali. Il cosiddetto servizio specializzato comune «Business Process Automation» (SSC BPA) mira ad automatizzare i flussi di lavoro ricorrenti all’interno dell’Amministrazione federale affinché risultino più rapidi e con meno errori. Vantaggi in termini di efficienza si ottengono in particolare mediante l’armonizzazione trasversale dei processi, la successiva utomazione e l’utilizzo di soluzioni di automazione standardizzate.

2. Il SSC BPA ha effettuato una prima valutazione delle esigenze in occasione della quale tutti i dipartimenti hanno potuto indicare il loro potenziale di automazione. Seguirà un’approfondita analisi delle esigenze. Il SSC BPA è attualmente in fase di nizializzazione. In questa fase vengono svolti progetti pilota volti a convalidare la metodologia prevista, compresi gli accertamenti giuridici, l’economicità e il modello di affari. Al termine della fase di inizializzazione, il piano di attuazione del SSC BPA basato sui risultati dell’analisi sarà sottoposto per consultazione al Consiglio della trasformazione digitale e della governance delle TIC della Confederazione (CTDT).

3. Le esperienze maturate nell'economia e nell'amministrazione nonché varie «proof of concepts» di singole unità amministrative della Confederazione mostrano che con l’armonizzazione e l’automazione dei processi è possibile risparmiare tempo nello svolgimento delle operazioni. Grazie all’eliminazione di soluzioni interne ridondanti e al raggruppamento dei costi per gli strumenti e la formazione, il Consiglio federale prevede inoltre ulteriori vantaggi in termini di efficienza, senza ridurre le prestazioni. L’impatto decentralizzato dovrà essere dimostrato al momento dell’attuazione, comparandolo con i costi centrali sostenuti dal SSC BPA.

4. La responsabilità per la fase di inizializzazione del SSC BPA, gestita come un progetto, incombe alla Segreteria generale del DEFR. L’Ufficio federale dell’informatica e della telecomunicazione è il fornitore di prestazioni informatiche del SSC BPA e coordina i fornitori di prestazioni informatiche esterni. L’Ufficio federale delle costruzioni e della logistica coordina gli acquisti. Si prevede che la Cancelleria federale, con il coinvolgimento del CTDT, gestirà il portafoglio complessivo del SSC sotto il profilo strategico. Il Settore TDT fornirà sostegno per quanto concerne la gestione del portafoglio e la metodologia. L’insieme delle conoscenze acquisite all’interno del SSC BPA saranno trattate da quest’ultimo in modo centralizzato e rese ccessibili. Frequenti scambi di esperienze, nonché modelli di formazione e di comunità organizzati dal SSC BPA fanno sì che le buone pratiche e le linee guida possano essere utilizzate e sviluppate all’interno di tutta l’Amministrazione federale.

5. Fino alla fine del 2025 la fase di inizializzazione sarà finanziata dal DEFR. Le prime analisi relative all’economicità indicano che il finanziamento successivo, nell’ambito delle disposizioni in vigore, dovrebbe essere garantito. Per le fasi di sviluppo e di esercizio che seguiranno si stanno valutando diverse possibilità di finanziamento.

La trasposizione istituzionale sarà concretizzata mediante la futura direttiva sui «servizi specializzati comuni» nonché dal Settore TDT e dal CTDT, con il oinvolgimento dei dipartimenti.