Wortlaut

Le Conseil fédéral est prié de bien vouloir répondre aux questions suivantes :

1. Que pense-t-il de l’importance stratégique du projet portant sur le service spécialisé commun « Business Process Automation » dans le contexte de la stratégie numérique de l’administration fédérale et dans la perspective de l’augmentation des potentiels d’efficacité entre unités administratives dans le cadre de la politique budgétaire actuelle ?

2. Quelles mesures systématiques prévoit-il pour recenser le potentiel d’automatisation au sein de l’administration fédérale (par ex. réalisation d’enquêtes ou d’analyses) et en tirer un plan de mise en œuvre technique et organisationnel approprié pour le service spécialisé commun « Business Process Automation » ?

3. Comment évalue-t-il le potentiel d’économies et d’allègement grâce à l’automatisation des processus ? Le projet portant sur le service spécialisé commun « Business Process Automation » peut-il contribuer à la réalisation des objectifs d’économies, sans provoquer de perte substantielle de prestations ?

4. Quelles sont les entités actuellement associées au projet (par ex. les secrétariats généraux, l’OFIT, les offices) ? Comment faire en sorte que les connaissances acquises puissent être mises à disposition dans toute l’administration et qu’elles soient évolutives ?

5. Quelles sont, selon le Conseil fédéral, les étapes politiques ou administratives nécessaires pour pérenniser le projet ? Existe-t-il déjà des réflexions sur une garantie institutionnelle ou financière au-delà de la phase d’initialisation ?

Begründung

La transformation numérique de l’administration fédérale nécessite non seulement de nouvelles technologies, mais aussi de nouvelles formes de collaboration. L’automatisation des processus en est un levier capital : elle permet de réaliser des activités répétitives de manière plus efficace et plus rapide tout en économisant des ressources.

Le projet portant sur le service spécialisé commun « Business Process Automation », qui a été lancé dans le cadre de la stratégie « Administration fédérale numérique », représente une étape importante dans l’exploitation ciblée des potentiels d’automatisation entre unités administratives. Il vise à créer, sous la houlette du Secrétariat général du DEFR et en collaboration avec l’OFIT, un système d’automatisation coordonné mais évolutif au niveau fédéral, dont le nouveau service spécialisé commun sera le centre de compétences techniques.

Le postulat 24.3582 suggérait déjà d’identifier le potentiel d’efficacité offert par les solutions numériques, notamment par l’automatisation. La création du service spécialisé commun « Business Process Automation » répond à cette préoccupation et constitue une contribution concrète à la réalisation des objectifs qui y sont formulés.

Stellungnahme des Bundesrates

1. En mettant en place des services spécialisés communs, le Conseil fédéral veut promouvoir les solutions communes plutôt que les solutions individuelles. Le service spécialisé commun « Business Process Automation » (SSC BPA) a pour objectif d’automatiser, à l’échelon de la Confédération, les processus de travail récurrents pour qu’ils se déroulent plus rapidement et avec moins d’erreurs. À cet égard, les gains d’efficacité résultent notamment d’une harmonisation transversale des processus, de l’automatisation qui s’ensuit et de l’utilisation de solutions d’automatisation standardisées. 2. Le SSC BPA a réalisé un premier recensement des besoins, au cours duquel tous les départements ont communiqué leurs potentiels d’automatisation. Il est prévu de mener une analyse approfondie des besoins. Le SSC BPA est actuellement en phase d’initialisation. Durant cette phase, des projets pilotes sont menés afin de valider la méthodologie envisagée, y compris les clarifications juridiques, l’économicité et le modèle d’affaires. Le plan de mise en œuvre du SSC BPA, qui se fonde sur ces éléments, sera soumis au Conseil de la transformation numérique et de la gouvernance informatique de la Confédération (Conseil TNI) pour consultation à la fin de la phase d’initialisation. 3. Des valeurs empiriques émanant du monde économique et de l’administration ainsi que différentes « preuves de concept » provenant de certaines unités administratives de la Confédération montrent que l’harmonisation et l’automatisation des processus permettent de réaliser des économies en termes de durée de traitement des opérations. En supprimant les solutions propres qui sont redondantes et en regroupant les coûts inhérents aux outils et à la formation, le Conseil fédéral s’attend par ailleurs à réaliser des gains d’efficacité supplémentaires, sans pour autant réduire les prestations. Il faudra démontrer l’impact décentralisé lors de la mise en œuvre en le comparant aux charges centralisées du SSC BPA. 4. Le pilotage de la phase d’initialisation du SSC BPA, laquelle est gérée comme un projet, est assuré par le Secrétariat général du DEFR. L’OFIT, qui est le fournisseur de prestations informatiques du SSC BPA, coordonne les prestataires de services informatiques externes. L’acquisition est coordonnée par l’OFCL. Il est prévu que la Chancellerie fédérale gère l’ensemble du portefeuille des services spécialisés communs sur le plan stratégique avec le concours du Conseil TNI. Le secteur TNI apportera son soutien en matière de gestion de portefeuille et de méthodologie. Les connaissances rassemblées au sein du SSC BPA y seront traitées de manière centralisée et rendues accessibles. Les échanges d’expériences et formats de formation ou de communauté réguliers qui seront mis en place par le SSC BPA garantiront l’utilisation et le développement de meilleures pratiques et de blueprints dans toute l’administration. 5. La phase d’initialisation, qui durera jusqu’à la fin 2025, est financée par le DEFR. Les premières analyses d’économicité indiquent que le financement ultérieur devrait être assuré dans le cadre des réglementations en vigueur. Pour la phase suivante, à savoir celle de mise en place et d’exploitation, différentes solutions de financement sont à l’étude. L’ancrage institutionnel sera assuré par la future directive sur les services spécialisés communs et par le secteur TNI, conjointement avec le Conseil TNI, et donc en association avec les départements.