Ordonnance sur les technologies de l’information et de la communication de l’administration cantonale

Les autorités et organes énoncés ci-après gèrent et pilotent les TIC.

La responsabilité incombe

1. à l'office spécialisé compétent, pour les applications spécialisées,

2. à l'OIO ou à l'office spécialisé compétent conformément à la législation spéciale ou à la décision du CST, pour les applications de groupe,

3. à l'OIO, pour les services de base TIC.

Le Conseil-exécutif

1. assure le pilotage stratégique et financier des TIC;

2. édicte une stratégie sur l'utilisation des TIC (Stratégie TIC) qu'il actualise régulièrement;

3. édicte la stratégie de propriétaire concernant Bedag Informatique SA;

4. assume les autres tâches que lui confère la législation dans le domaine des TIC.

La Direction des finances

1. assume au niveau de la Direction les tâches interdirectionnelles dans le domaine des TIC;

2. soumet au Conseil-exécutif des propositions pour les affaires TIC qui concernent l’ensemble de l’administration et défend celles-ci devant le Conseil-exécutif, ainsi que devant le Grand Conseil et les commissions de ce dernier;

3. surveille et pilote les travaux du CST sur mandat du Conseil-exécutif;

4. concrétise les mandats du Conseil-exécutif et charge le CST de leur mise en œuvre;

5. peut, pour des affaires importantes, solliciter l'avis de la CSG ou charger le CST de procéder à d'autres consultations au niveau de l'administration;

6. présente au Conseil-exécutif les résultats et les recommandations du CST et de la CSG en les accompagnant d'une appréciation.

Les DIR/CHA/JUS

1. mettent en œuvre les prescriptions concernant les TIC dans leur domaine de compétence;

2. conçoivent leurs processus d'affaires et l’assistance que les TIC leur fournissent;

3. gèrent les informations nécessaires à l’accomplissement des tâches;

4. sont responsables, avec leurs offices spécialisés, du développement, de la maintenance et du renouvellement des applications spécialisées et des applications de groupe dans leur domaine d’activité;

5. assument vis-à-vis de l'OIO le rôle de bénéficiaires de prestations des services de base TIC, comprenant la fixation de leurs exigences, la surveillance des prestations contractuelles, la présentation régulière de rapports et le règlement des divergences dans un processus d'escalade défini par le CST;

6. garantissent la SIPD lors de l’utilisation des TIC dans leur domaine d’activité.

Les offices spécialisés des DIR/CHA/JUS rendent des décisions conformément à l’article 35, alinéa 4 de la loi du 19 février 1986 sur la protection des données (LCPD) sur des recommandations du Bureau pour la surveillance de la protection des données sous forme de proposition motivée d'élimination d'irrégularités et des lacunes dont la cause relève de la conception technique ou organisationnelle des applications de groupe ou des applications spécialisées dans le domaine d'activité des offices spécialisés.

Le CST assure le pilotage des TIC sur mandat du Conseil-exécutif ou de la Direction des finances, sous réserve des tâches des organes qui lui sont supérieurs.

Le CST

1. pilote la mise en œuvre de la Stratégie TIC;

2. définit les processus servant au pilotage permanent des TIC et pilote à l’aide de ceux-ci le développement ultérieur des TIC;

3. statue sur les dérogations à la Stratégie TIC et aux instructions TIC;

4. peut constituer le comité de projet pour des projets TIC importants;

5. prend position, à l'attention de la Direction des finances et du Conseil-exécutif, sur des questions TIC;

6. règle les divergences d'opinion sur des questions TIC entre les DIR/CHA/JUS ou les services qui leur sont subordonnés. Dans le cas où il ne peut pas régler une divergence, la DIR/CHA/JUS qui l'en avait chargé soumet une proposition de décision au Conseil-exécutif.

Il peut édicter des instructions concernant la mise en œuvre de la présente ordonnance et de la Stratégie TIC du Conseil-exécutif.

Il prend des décisions, si possible de manière consensuelle. Dans le cas où il est impossible de trouver un consensus, le président ou la présidente arrête la décision du CST en fonction de la discussion qui a précédé.

Les membres du CST

1. coordonnent, au sein de leur DIR/CHA/JUS, la mise en œuvre des décisions prises par le CST et assurent ainsi l’interface avec l’organe de pilotage des TIC;

2. veillent à ce que les problèmes en lien avec des questions TIC soient traités par le CST, si besoin est.

Les membres du CST sont les suivants:

1. le directeur ou la directrice des finances, en qualité de présidente ou de président,

2. la cheffe ou le chef de l’OIO,

3. un représentant ou une représentante de chaque DIR/CHA/JUS, en règle générale le secrétaire général ou la secrétaire générale, le secrétaire général suppléant ou la secrétaire générale suppléante, ou le chef ou la cheffe d’un office accomplissant des tâches dans le domaine des TIC.

Les représentants et représentantes des DIR/CHA/JUS nommés par celles-ci

1. disposent des compétences décisionnelles nécessaires et de la capacité à faire respecter les consignes au sein de leur DIR/CHA/JUS, et possèdent des compétences spécialisées en matière de TIC;

2. connaissent bien les TIC de leur DIR/CHA/JUS, ses besoins en la matière, ainsi que ses ressources et sa planification aux plans financier et personnel.

L'OIO gère le bureau du CST.

Le bureau du CST

1. prépare les affaires et les séances du CST;

2. dresse le procès-verbal des séances et en assure le suivi;

3. se procure des informations sur mandat du CST et accomplit d'autres tâches pour lui.

La CSG peut prendre position sur des questions TIC.

L'OIO assure la fourniture des services de base TIC dans l’administration. Pour cela il

1. recense les exigences des DIR/CHA/JUS et conçoit les prestations;

2. pilote et coordonne les prestataires externes;

3. assure la protection fondamentale en matière de sécurité de l'information pour les services de base TIC.

Il achète de manière centralisée les prestations pour les services de base TIC et pour les applications de groupe. Il achète en principe les prestations d'exploitation auprès de prestataires externes, à l'exception du support de premier niveau.

L'OIO assiste le pilotage et les organes TIC interdirectionnels. Pour cela il

1. est chargé de la documentation des normes TIC et de l’architecture d’entreprise de l'administration, ainsi que de leur développement;

2. gère les portefeuilles d'applications, de projets et de prestations TIC pour l’ensemble de l’administration.

Il assiste les utilisateurs et les utilisatrices des TIC en leur fournissant des informations, des formations et le support du premier niveau, via son centre de services et sur place.

L'OIO tient des fichiers électroniques de données personnelles pour que les autorités puissent accomplir leurs tâches, pour autant que la législation spéciale le prévoie.

Il fournit, à des unités administratives et à d'autres organisations cantonales ou communales chargées de tâches publiques, d'autres prestations TIC sur la base de contrats de prestations.

Les autorités au sens de l'article 2, alinéa 6 et leurs mandataires au sens de l'article 16 LCPD reçoivent l'accès au WAN du canton si cela est nécessaire à l'accomplissement de leurs tâches légales ou contractuelles.

L'accès au WAN se fait au moyen d'un routeur fourni par l'OIO ou d'un dispositif d'authentification VPN ou via VDI.

L'OIO arrête, par voie de décision, les conditions et charges auxquelles doivent se conformer les autorités et mandataires dotés de la personnalité juridique pour pouvoir accéder au WAN, en particulier,

1. la base légale et le but de l'accès au WAN,

2. le type et la quantité des dispositifs d'accès mis à disposition par le canton selon la taille de l'autorité,

3. l'obligation de respecter les dispositions de SIPD,

4. les coûts et les émoluments.

Les conditions et charges sont analogues à celles fixées dans les instructions administratives internes applicables aux autorités de l'administration cantonale raccordées au WAN.

Les autorités de l'administration cantonale sans personnalité juridique, les communes municipales ou bourgeoises et les paroisses utilisent gratuitement le WAN.

Les coûts externes de l'OIO sont facturés aux autres organisations autonomes chargées de tâches publiques incombant à l'administration cantonale et aux autorités au sens de la loi sur les communes ou de la loi sur les Eglises nationales bernoises.

Les coûts, aussi bien externes qu'internes, sont facturés aux utilisateurs et utilisatrices du WAN qui poursuivent aussi un but commercial.

L'OIO met en œuvre la législation sur l'harmonisation des registres officiels.

Sur mandat des autorités responsables de l'application, il peut publier un logiciel dont le canton détient les droits dans les conditions d'une licence de logiciel libre.

Il édicte des instructions techniques sur l'utilisation des prestations qu'il fournit.

Il rend des décisions conformément à l’article 35, alinéa 4 LCPD sur des recommandations du Bureau pour la surveillance de la protection des données sous forme de proposition motivée d'élimination d'irrégularités et de lacunes dont la cause relève de la conception technique ou organisationnelle des services de base TIC.

Le COT est l’organe de coordination et de conception pour les questions techniques concernant les TIC, dirigé et géré par l'OIO.

Il conseille et assiste l’OIO et le CST.

En font partie le chef ou la cheffe de l’OIO, en qualité de président ou de présidente, et un représentant ou une représentante de chaque DIR/CHA/JUS. Il peut faire appel à d’autres personnes.

Il constitue des groupes de travail qui observent l’évolution dans certains domaines spécialisés relevant de ses compétences et qui le secondent dans son travail.