Ordonnance de Direction sur la gestion et l’archivage des documents à la Chancellerie d’Etat

La présente ordonnance règle la gestion et l'archivage des documents des offices et des services de la Chancellerie d'Etat.

Elle s’applique aux documents sur support papier et aux documents électroniques. Les règles spécifiques aux différents supports de données sont expressément mentionnées.

La gestion des dossiers désigne l’ensemble des processus de création, d’enregistrement, d’utilisation, d’administration, d’exploitation, d’élimination et de conservation des documents pertinents pour les affaires ainsi que des règles organisationnelles et techniques que cela implique.

Le cycle de vie des documents comprend le classement, la gestion, l’élimination, la conservation et l’archivage des documents d’après un schéma de conservation et d’élimination.

Les tâches administratives d’un office et d’un service sont traitées sous forme d’affaires. Les affaires comprennent tous les documents qui s’y rapportent (documents pertinents pour les affaires) et les métadonnées.

Le dossier est la manifestation écrite d’une affaire.

Les documents pertinents pour une affaire renferment des informations nécessaires à la compréhension, au traitement et à la vérifiabilité d’une affaire.

Ils sont la propriété du canton et doivent être classés dans le dossier correspondant à l’affaire. Les dossiers sont gérés par l’office ou le service compétent.

Ils sont conservés aussi longtemps que les délais légaux et l’activité l’exigent.

Les données primaires sont les données ou les informations qui forment la substance des documents.

Les métadonnées sont les informations sur les données primaires. Elles peuvent être de nature descriptive, technique ou administrative.

Elles permettent de comprendre et d’exploiter les documents et en facilitent la recherche et l’accès.

Toutes les personnes accomplissant des tâches pour la Chancellerie d’Etat sont tenues de gérer et d’archiver les documents en bonne et due forme.

Les chefs et cheffes d’office garantissent que les documents élaborés dans le cadre des activités officielles ou dont ils s’occupent sont créés, gérés et archivés de manière structurée.

Ils et elles peuvent édicter des directives d’organisation internes dans le règlement de l’office pour régler les tâches, les compétences, les procédures et les moyens disponibles dans leur domaine.

Les responsables des archives courantes s’occupent du dépôt d’archives courantes de leur office ou de leur service.

Les responsables des affaires veillent à décrire complètement leurs affaires dans les instruments de recherche et à documenter minutieusement les affaires qui leur sont attribuées.

Les Archives de l’Etat sont le service spécialisé dans la gestion des dossiers et l’archivage à la Chancellerie d’Etat. A ce titre, elles encadrent les offices et les services.

Elles mettent à disposition une personne responsable de la tenue des dossiers à la Chancellerie d’Etat (responsable de la tenue des dossiers).

Elles fixent les exigences et les normes auxquelles les systèmes informatiques doivent répondre pour la gestion des dossiers et l’archivage. Elles définissent les formats adaptés à l’archivage des données électroniques et des métadonnées.

La mise en œuvre technique et l’exploitation des systèmes incombent au service informatique de la Chancellerie d’Etat ou aux tiers auxquels il fait appel.

Le ou la responsable de la tenue des dossiers gère le plan de classement et coordonne son développement avec les responsables des archives courantes.

Il ou elle examine et approuve les demandes de modification du plan de classement.

Il ou elle élabore et met à jour des directives sur la gestion des dossiers et vérifie leur mise en œuvre.

Il ou elle veille à ce que les instruments de recherche et le plan de classement soient gérés et utilisés de façon uniforme au sein de la Chancellerie d’Etat.

Il ou elle est chargé d’administrer les instruments de recherche.

Le plan de classement utilisé à la Chancellerie d’Etat est le plan d’archivage harmonisé, obligatoire pour toute la Chancellerie d’Etat. Il s’applique aux documents papier comme aux documents électroniques.

Il sert de base au classement et à l’organisation des documents. C’est également un instrument de conduite pour la gestion des affaires.

Il contient les informations sur la durée de conservation des documents dans l’office et la valeur archivistique des documents d’après l’évaluation effectuée par les Archives de l’Etat ainsi que les métadonnées sur la gestion du cycle de vie et l’archivage ultérieur.

La structure du plan de classement reflète celle des unités administratives et des domaines d’activités de la Chancellerie d’Etat. Sa systématique sera aussi simple, univoque, adéquate, stable et extensible que possible.

Le plan de classement est périodiquement adapté aux nouvelles réalités. Seuls le ou la responsable de la gestion des dossiers peut procéder aux modifications.

Pour l’enregistrement de ses documents, la Chancellerie d’Etat utilise deux instruments de recherche électroniques:

1. le logiciel de contrôle électronique des affaires «Konsul» pour la gestion des affaires du Conseil-exécutif et du Grand Conseil et

2. le système de gestion des documents et des dossiers «eDOCS».

Les affaires et documents pertinents pour les affaires sont enregistrés dans les instruments de recherche électroniques adéquats.

Les données relatives au déroulement des affaires peuvent être enregistrées dans les instruments de recherche.

Les Archives de l’Etat édictent des directives sur la conduite des instruments de recherche électronique.

Les services versants préparent les données qui présentent une valeur archivistique à leur reprise par les Archives de l’Etat et assurent la réalisation des interfaces d’exportation qui permettront de transférer les documents et les métadonnées des instruments de recherche dans la banque de données «scopeArchiv».

Chaque affaire donne naissance à un dossier, qui, au besoin, peut être subdivisé en sous-dossiers.

Tous les documents pertinents pour les affaires doivent être déposés au fur et à mesure dans le dossier prévu à cet effet. La correspondance, quelle que soit sa forme, en fait partie.

Grâce à des précautions organisationnelles et techniques, les documents pertinents pour les affaires sont classés sans ambigüité dans le plan de classement et enregistrés une seule fois dans le contexte de production.

Dès qu’une affaire est close, les responsables des affaires vérifient que les dossiers sont complets et éliminent les documents non pertinents du dossier. Après avoir nettoyé les dossiers conformément aux directives des Archives de l’Etat, ils les livrent au dépôt de l’office ou du service.

La clôture d’un dossier peut être déclenchée automatiquement par le système au bout d’un certain temps.

Les dossiers clos et les documents qu’ils renferment sont authentiques, complets, fiables, vérifiables, non modifiables et accessibles aux personnes autorisées.

A la clôture du dossier, le responsable des affaires convertit les documents électroniques dans un format adapté à l’archivage conformément aux directives des Archives de l’Etat.

Lorsque les dossiers sont remis au dépôt de l’office ou du service, le dossier électronique est clos et les documents qu’il contient sont protégés en écriture.

Chaque office de la Chancellerie d’Etat centralise ses archives courantes dans un dépôt, à l’exception de l’Office des services centraux, dont chaque service gère son propre dépôt d’archives courantes.

Chaque dépôt a un ou une responsable (responsable des archives courantes).

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Le Secrétariat d'état-major veille à la gestion et à l’archivage des documents du Conseil-exécutif.

Les responsables des archives courantes assurent les tâches suivantes:

1. ils contrôlent que les affaires en suspens sont bien inventoriées et veillent à ce que les instruments de recherche soient gérés de manière systématique et uniforme conformément aux directives des Archives de l’Etat;

2. ils organisent et supervisent la collecte régulière des dossiers et des documents des affaires terminées dans le dépôt de leur office ou de leur service, et indiquent précisément où se trouvent ces dossiers et documents;

3. ils enregistrent les prêts;

4. ils veillent à ce que les dossiers et les documents soient classés selon le plan de classement de la Chancellerie d’Etat;

5. ils organisent et coordonnent la proposition et le transfert des documents à conserver durablement aux Archives de l’Etat;

6. ils organisent et supervisent l’élimination des documents dont le délai de conservation a expiré.

Les documents sur support papier destinés à la conservation définitive sont proposés aux Archives de l’Etat au plus tôt après six ans et au plus tard après dix ans. Les Archives de l’Etat peuvent adopter des dispositions divergentes dans des cas particuliers.

Les documents électroniques destinés à la conservation définitive sont proposés aux Archives de l’Etat au plus tard cinq ans après la clôture du dossier.

Les dossiers livrés aux Archives de l’Etat sont complets et forment un bloc chronologique. Les documents sont proposés aux Archives de l’Etat accompagnés de leurs instruments de recherche et d’autres outils éventuels.

Avant de remettre les dossiers, le service versant garantit qu’ils ont été nettoyés comme prévu aux articles 17 et 18.

Les documents papier destinés à la conservation définitive sont imprimés sur des matériaux résistant au temps répondant à la norme ISO 9706.

Les responsables des archives courantes assurent le transfert des données de leurs archives aux Archives de l’Etat. Ils signent préalablement une convention de versement avec les Archives de l’Etat et concluent les accords nécessaires au versement.

L’élimination de documents pertinents pour les affaires requiert l’autorisation des Archives de l’Etat.

Les documents qui ne sont pas destinés à la conservation définitive sont détruits à l’expiration des délais prévus.

Lorsque des documents pertinents pour les affaires sont éliminés, les responsables des archives courantes rédigent un rapport qui contient, outre la date de l’élimination, des informations sur le contenu, le volume et la période des documents détruits.

Le rapport sur l’élimination de documents empêche la reconstitution de données personnelles.

En règle générale, les documents sont archivés sur support papier ou sur support électronique.

Dans certains cas, il peut être dérogé à ce principe. Les Archives de l’Etat règlent les exceptions.

Les documents issus de domaines d’activité traités complètement électroniquement sont archivés de manière durable sur support électronique dans la mesure où les documents et les instruments de recherche répondent aux standards techniques et aux exigences minimales de la gestion et de l’archivage des documents.

Les Archives de l’Etat examinent le dépôt électronique et décident, après avoir consulté le service versant, si les documents seront archivés sur support papier ou sur support électronique.

Le service versant conserve les dossiers et les documents ayant une valeur archivistique dans les systèmes de gestion électronique des documents jusqu’à ce que les Archives de l’Etat confirment que la collecte a réussi.

L’apparition de nouvelles technologies n’altère pas l’archivage des dossiers et des documents des systèmes remplacés.

Les Archives de l’Etat définissent les exigences auxquelles doit satisfaire un système de gestion électronique des documents.

Le ou la responsable de la gestion des dossiers veille à ce que le respect des processus de gestion et d’archivage des dossiers et des documents soit régulièrement contrôlé et s’assure que les prescriptions et les instructions y référant soient constamment mises à jour.

La présente ordonnance entre en vigueur le 1er janvier 2013.