Verordnung über das Zivilstandswesen

Eine oder mehrere Einwohnergemeinden bilden einen Zivilstandskreis.

Die Zivilstandskreise und Sitzgemeinden sind im Anhang bezeichnet, welcher Bestandteil dieser Verordnung ist.

Die Wahl wird von der Sitzgemeinde organisiert. 1

Der gewählte Zivilstandsbeamte hat nach den Weisungen des kantonalen Amtes für Zivilstandswesen (nachstehend: das kantonale Amt) ein Praktikum von zwei Wochen auf einem Zivilstandsamt zu absolvieren.

Ausserdem hat er einen Ausbildungskurs beim kantonalen Amt zu besu-

chen. )

Nach erfolgreich abgeschlossener Ausbildung setzt das kantonale Amt den Gewählten in sein Amt ein.

Der Zivilstandsbeamte erhält für die Zeit des Praktikums und des Ausbildungskurses vom Kanton eine Taggeldentschädigung von 50 Franken und eine Reiseentschädigung nach Massgabe der Verordnung über die Entschädigung für Dienstfahrten vom 11. November 1986 (BGS 126.511.323).

Die ordentlichen Erneuerungswahlen der Zivilstandsbeamten werden vom Regierungsrat angeordnet.

Demissionen während der Amtsdauer sind dem kantonalen Amt unverzüglich mitzuteilen; dieses ordnet die Ersatzwahl an.

Der zurücktretende Zivilstandsbeamte hat grundsätzlich sein Amt bis zur Amtseinsetzung seines Nachfolgers zu versehen.

Bei Verhinderung, Abwesenheit oder Hinschied des Amtsinhabers werden die Amtsgeschäfte vom Stellvertreter geführt.

Jeder Zivilstandsbeamte ist in der Regel ordentlicher Stellvertreter in allen Zivilstandskreisen seines Bezirkes und, wenn notwendig, auch in den Zivilstandskreisen benachbarter Bezirke. Das kantonale Amt regelt den Einsatz im Einzelfall.

Sitzgemeinden mit hauptamtlich geführten Gemeindekanzleien können vom Regierungsrat einen eigenen Stellvertreter wählen lassen. Der Zivilstandskreis trägt alle damit verbundenen Besoldungs-, Aus- und Weiter-

bildungskosten. )

In den hauptamtlich geführten Zivilstandskreisen (Solothurn, Grenchen, Olten) wird die ordentliche Stellvertretung von der Gemeinde geregelt.

Der Regierungsrat wählt ausserordentliche Stellvertreter und regelt ihre Besoldung. § 3 dieser Verordnung ist anwendbar.

Ausbildung und Einsatz der ausserordentlichen Stellvertreter obliegen dem kantonalen Amt.

Die Einwohnergemeinde des Amtssitzes sorgt für zweckmässige Amtsräume und Einrichtungen.

Gastwirtschaftslokale dürfen nicht als Amtsräume benützt werden.

Der Gemeinderat bezeichnet das Traulokal. Die Bezeichnung unterliegt der Genehmigung des kantonalen Amtes.

Hat der Zivilstandsbeamte die Räume selber zu stellen, so wird er dafür von der Sitzgemeinde angemessen, im Minimum mit 600 Franken pro Jahr, entschädigt. Über Anstände entscheidet das kantonale Amt. 2

Zum Inventar des Zivilstandsamtes gehören ausser den nach § 22 zu führenden Registern und Verzeichnissen die Pfarrbücher (Taufbuch, Ehebuch und Sterbebuch 1836-1875), das eidgenössische und das kantonale Instruktionsmaterial, die Kreisschreiben, das Verzeichnis der Zivilstandskreise, das Vornamenbüchlein, die Rechenschaftsberichte des Bau- und Justizdepart-

mentes ) seit 1929, die Fachzeitschrift, Formulare, Amtsstempel und Mobiliar sowie die im Amtseinsetzungsprotokoll aufgeführten Materialien.

Der Zivilstandsbeamte ist für die Vollständigkeit und den guten Zustand des ihm anvertrauten Inventars verantwortlich. Die Fachzeitschrift ist einbinden zu lassen.

Trauungen können von Montag bis Freitag, jeweils zwischen 8 und 12 sowie zwischen 13 und 19 Uhr, vorgenommen werden. Ausserhalb dieser Zeiten und an Samstagen werden Trauungen nur ausnahmsweise vorgenommen.

An Sonntagen und an den andern öffentlichen Ruhetagen, an eidgenössischen Feiertagen, an Ostermontag und Pfingstmontag sowie an örtlichen Feiertagen werden Trauungen nicht vorgenommen.

Büromaterial und Urkundentinte gehen zu Lasten des Zivilstandskreises.

Die Sitzgemeinden sorgen dafür, dass die Register, Belege und elektronische Datenträger auf dem Zivilstandsamt feuer- und einbruchsicher aufbewahrt werden, und treffen die erforderlichen Massnahmen, damit sie

bei Gefahr in Sicherheit gebracht werden können. )

Die Sitzgemeinde hat auf eigene Kosten für die entsprechenden Einrichtungen zu sorgen.

Das kantonale Amt ordnet die periodische Sicherheitsverfilmung auf den einzelnen Ämtern an. Die Kosten tragen Kanton und Gemeinden je zur Hälfte.

Die Zivilstandsbeamten sind für die Geschäftsführung des Zivilstandsamtes nach Artikel 42 Absatz 1 ZGB persönlich verantwortlich. Sie sind insbesondere verpflichtet, 1. sich genau an die Vorschriften des ZGB, des EG ZGB, der eidgenössischen und der kantonalen Verordnung über das Zivilstandswesen, an die weiteren eidgenössischen oder kantonalen Erlasse, Verordnungen und Weisungen sowie an die Musterbeispiele zu halten;

2. ... )

3. ... ) 4. die in die Originalregister eingetragenen Randanmerkungen in den Fällen des Artikels 135 Absatz 2 ZStV dem kantonalen Amt innert 8 Tagen mitzuteilen; 5. die ihnen direkt zukommenden ausländischen Urkunden an das kantonale Amt weiterzuleiten (Art. 137 ZStV); 6. auf Verlangen von Beteiligten zur festgesetzten Taxe und auf Begehren des kantonalen Amtes unentgeltlich Auszüge aus den Zivilstandsregistern zu liefern (Art. 138 und 179 Abs. 1 Ziff. 5 ZStV);

7. ... )

8. ... ) 9. der in Artikel 120 ff. ZStV statuierten Mitteilungspflicht vollständig und fristgemäss nachzukommen;

10. ... ) 11. ein Verzeichnis über die Anordnung und Aufhebung von Vormundschaften über Bürger (Mündelkontrolle) zu führen; 12. alle Todesfälle

1. nach Artikel 127a ZStV der zentralen Ausgleichsstelle der Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenversicherung mitzuteilen;

2. nach Massgabe spezieller Weisungen und auf besonderem Formular unverzüglich an das Ammannamt der Einwohnergemeinde zu melden;

18. ... ) 19. bei Registereintragungen, Auszügen usw., denen altrechtliche Adoptionen zugrunde liegen, nach Artikel 188a ZStV zu verfahren; 20. Geburten der zuständigen Säuglingsschwester anzuzeigen; 21. ein Gesuch der Brautleute, von der Trauung an den Namen der Ehefrau als Familiennamen zu führen, samt Fotokopie des Verkündgesuchs,

dem kantonalen Amt einzureichen (Art. 30 Abs. 2 ZGB); ) 22. die Gesuche um Trauungsbewilligung unverzüglich dem kantonalen Amt zur Prüfung zu unterbreiten; 23. in Fällen, in denen ausländisches Recht auf den Namen anwendbar ist oder sein könnte, die Frage der Namensführung dem kantonalen Amt

zur Prüfung zu unterbreiten (Art. 43a ZStV). )

4

Das kantonale Amt führt nach Bedarf Instruktionskurse für die im Zivilstandswesen tätigen Personen durch.

Die Teilnahme ist für alle Zivilstandsbeamten und ihre Stellvertreter obligatorisch.

Die Kosten für die Instruktion und das Kursmaterial gehen zu Lasten des Kantons.

Taggelder und Auslagen sowie ein allfälliger Lohnausfall sind den Kur-

steilnehmern vom Zivilstandskreis zu vergüten. ) II. Aufsichtsbehörden 6

8. ... ) 9. Bewilligung zur Einsichtnahme in die Zivilstandsregister durch Behörden und Private und zur Herausgabe an Behörden, wenn zwingende Gründe vorliegen;

10. ...) 11. Anordnung zur Eintragung einer Geburt, die erst nach Ablauf von 6 Monaten, oder eines Todes, der erst nach dem zehnten Tage angezeigt wird; 12. Abklärungen bei verspäteter Anzeige von Geburten und Todesfällen und allfällige Anzeigen an den Amtsgerichtspräsidenten; 13. Anordnung zur Eintragung des Todes im Falle des Artikels 85 Absatz 2 ZStV; 14. Bewilligung der Eintragung des Todes, wenn die Bestattung vor der Eintragung stattgefunden hat; 15. Prüfung der Urkunden in Fällen, in denen der Anerkennende oder das Kind nicht Schweizer Bürger ist (Art. 103 Abs. 2 ZStV);

16. ... )

17. ... ) 18. Bewilligung und Aktenprüfung bei Eheschliessungen von Ausländern

6 19. ... ) 20. Bewilligung zur Eintragung ausländischer Urkunden; 21. Erlass der Mitteilungen nach dieser Verordnung und Anordnung von Mitteilungen nach Artikel 137b ZStV; 22. Anordnung von Berichtigungen in den Registern, sofern die Eintragung auf offenbarem Versehen oder Irrtum beruht (§ 38 EG ZGB);

23. ... )

24. ... ) 1) § 19 Ziff. 8 aufgehoben am 21. September 1993; GS 92, 893. 2) § 19 Ziffer 10 aufgehoben am 16. Mai 2000. 3) § 19 Ziffer 16 aufgehoben am 16. Mai 2000. 4) § 19 Ziffer 17 aufgehoben am 16. Mai 2000. 5) § 19 Ziff. 18 Fassung vom 20. Dezember 1988; GS 91, 242. 6) § 19 Ziffer 19 aufgehoben am 16. Mai 2000. 7) § 19 Ziffer 23 aufgehoben am 16. Mai 2000. 8) § 19 Ziff. 24 aufgehoben am 21. September 1993; GS 92, 893.

26. Bewilligung zur elektronischen Verarbeitung von Personendaten und

zum Wechsel des Verarbeitungssystems. )

Das kantonale Amt nimmt die in der eidgenössischen Zivilstandsverordnung vorgeschriebenen Inspektionen und Amtsübergaben vor.

Es inspiziert die Zivilstandsämter in der Regel jedes Jahr.

Soweit es Mängel feststellt, hat es die sofortige Behebung zu verfügen oder von der zuständigen Behörde eine Verfügung zu erwirken.

Bei vorschriftswidriger Amtsführung eines Zivilstandsbeamten trifft das kantonale Amt die erforderlichen Massnahmen.

3 Die Disziplinargewalt wird vom Departement des Innern ausgeübt. )

4 Im übrigen gelten für das Disziplinarverfahren die Bestimmungen des Gesetzes über die Haftung des Staates, der Gemeinden, der öffentlichrechtlichen Körperschaften und Anstalten und die Verantwortlichkeit der Behörden, Beamten und öffentlichen Angestellten und Arbeiter vom 26. 5 Juni 1966 ) (Verantwortlichkeitsgesetz).

Die ausländischen Belege, die sich auf Schweizer beziehen und nicht den Eheakten angehören, sind innerhalb der vorgeschriebenen Zeit dem kantonalen Amt abzuliefern (Art. 57 Abs. 1 ZStV).

Die Mitteilungen über auswärtige Zivilstandsfälle von Einwohnern, die nicht Bürger sind (Art. 135 Abs. 3 ZStV), sind jahrgangsweise, ausgeschieden nach Geburten, Todesfällen, Ehen usw., chronologisch zu sammeln und in Ordnern aufzubewahren.

Sämtliche Belege sind während mindestens 80 Jahren aufzubewahren. 1) § 19 Ziff. 25 Fassung vom 9. August 1994; GS 93 209. 2) § 19 Ziff. 26 eingefügt am 20. Dezember 1988. 3) § 21 Absatz 2 Fassung vom 21. Oktober 2003. 4) § 21 Absatz 3 aufgehoben am 16. Mai 2000.

Eintragungen in die Einzelregister und in das Familienregister sind grundsätzlich vom Zivilstandsbeamten selbst vorzunehmen.

Eintragungen in die Einzelregister sind von ihm auf alle Fälle persönlich zu unterzeichnen.

Die Einzelregister, das Familienregister und das Personenverzeichnis werden in losen Blättern mit der Schreibmaschine geführt.

Das Anerkennungsregister wird indessen in Buchform weitergeführt. Über Ausnahmen entscheidet das kantonale Amt.

Die in losen Blättern geführten Register sind in soliden Mappen aufzubewahren und jeweils auf Jahresende abzuschliessen. Auf Anordnung des kantonalen Amtes werden sie periodisch zu Bänden gebunden.

Das Familienregister kann ausserdem mit Bewilligung des kantonalen Amtes auch in Form eines Kartenregisters geführt werden.

Die Gemeinden können die vom Zivilstandsamt mitgeteilten Geburten, Todesfälle und Trauungen veröffentlichen; die Ausnahmen richten sich

nach Artikel 30b ZStV. Adoptionen werden nicht veröffentlicht. )

Das kantonale Amt kann auf Gesuch hin, allgemein oder im Einzelfall, von der Publikation befreien.

Die Anstalten im Sinne von Artikel 61 und 76 ZStV zeigen die bei ihnen erfolgten Geburten und Todesfälle schriftlich an.

Die Anstaltsverwaltungen teilen dem Zivilstandsamt regelmässig mit, welche Personen für die Anzeigen unterschriftsberechtigt sind.

Der Anzeige ist jeweils das Familienbüchlein beizulegen.

Ein in der Schweiz erfolgter Zivilstandsfall (Geburt, Tod, Ehe, Standesänderung, Namensänderung usw.), der nicht in die Zivilstandsregister eingetragen wurde, wird auf Anordnung des kantonalen Amtes nachgetragen, sofern hinreichende Beweismittel vorliegen. Andernfalls ist der Amtsgerichtspräsident zuständig, in dessen Gebiet sich der Zivilstandsfall ereignete.

2 Fehlen Anhaltspunkte über die Abstammung, so meldet das Präsidium ) die Auffindung dem kantonalen Amt.

Für die Todeszeit ist die ärztliche Bescheinigung massgebend.

Der Zivilstandsbeamte stellt zuhanden der kirchlichen Behörde in jedem Fall eine Bescheinigung über die erfolgte Todeseintragung aus.

In den Fällen des § 61 der Strafprozessordnung hat die Kantonspolizei den Untersuchungsrichter zu benachrichtigen; dieser wird nach der Leichenschau dem zuständigen Zivilstandsbeamten auf besonderem Formular Anzeige erstatten.

Wenn die Personalien der unbekannten Leiche nachträglich festgestellt werden, ist dem kantonalen Amt davon Mitteilung zu machen. Dieses veranlasst die Ergänzung oder Berichtigung.

In Ausnahmefällen können bewilligt werden:

b) die vorzeitige Bestattung vom Präsidium ) der Einwohnergemeinde.

Besondere gesundheitspolizeiliche Vorkehrungen werden vom Kantonsarzt angeordnet. 4

Das Geburtenverzeichnis dient als Grundlage für das Verzeichnis zuhanden der Schulbehörde und für die Mitteilungen an den Sektionschef.

Es enthält in chronologischer Reihenfolge:

1. die im Zivilstandskreis erfolgten Geburten;

2. die auswärtigen Geburten von Einwohnern;

3. die auswärtigen Geburten von Ortsbürgern (ob sie im Zivilstandskreis wohnen oder nicht).

Bei Standes- und Namensänderungen, bei Einbürgerungen und Entlassungen aus dem Schweizer Bürgerrecht sowie bei Todesfällen ist das Ge-

burtenverzeichnis zu ergänzen. )

Geburten, die in einem späteren Jahr gemeldet werden, sind unter dem Jahrgang der Geburt nachzutragen.

Der Zivilstandsbeamte erlässt die in den besonderen Bestimmungen des Bundes und des Kantons vorgeschriebenen Mitteilungen. Wo die Führung der Schriftenkontrolle es erheischt, können die Einwohnergemeinden ausserdem von den Zivilstandsbeamten die periodische Meldung der Zivilstandsfälle an den Führer der Schriftenkontrolle verlangen.

Das kantonale Amt erlässt Mitteilungen über: 1. Verfügungen betreffend Adoption und Aufhebung der Adoption; 2. die vom Departement bewilligten Namensänderungen; 3. Änderungen im Gemeinde- und Kantonsbürgerrecht sowie Erwerb, Wiedererwerb und Verlust des Schweizerbürgerrechts; 1) § 38 aufgehoben am 16. Mai 2000. 2) § 40 aufgehoben am 16. Mai 2000.

Die Bürgergemeinde teilt Gemeindebürgerrechtserteilungen an Kantonsbürger unter Beilegung der entsprechenden Unterlagen (Familienschein und, wo vorhanden, Familienbüchlein) dem kantonalen Amt mit.

Für die Registereintragungen und zur Erstellung von Auszügen und Mitteilungen in Maschinenschrift dürfen nur urkundenechte Farbbänder verwendet werden.

Für die Verwendung elektronisch gespeicherter Daten gelten ausserdem

die besonderen bundesrechtlichen Bestimmungen (Art. 177e-177n ZStV). )

Es sind zuständig: 1. für die Ausstellung des Familienbüchleins: Zivilstandsamt (ZA) des Trauungsortes, des Heimatortes oder (für Ausländer) des Wohnsitzes (Art 147a ZStV); 2. für die Nachführung des Familienbüchleins:

1. Geburt von Kindern: ZA des Geburtsortes;

2. Heirat von Kindern: ZA des Trauungsortes;

3. Tod der Ehegatten und Kinder: ZA des Todesortes:

4. Adoption und Aufhebung: ZA des Heimatortes der Adoptiveltern;

5. Namensänderung: ZA des Heimatortes;

6. Bürgerrechtsänderung: ZA des Heimatortes;

7. Verschollenerklärung: ZA des Heimatortes;

8. Ehescheidung und Eheungültigerklärung: ZA des Heimatortes beider Ehegatten;

9. Aufhebung des Kindesverhältnisses zum Ehemann der Mutter: ZA am Heimatort des Inhabers des Familienbüchleins.

In den Fällen von Absatz 1 Ziffer 2 literae d-h übermitteln die zuständigen Behörden das Familienbüchlein zusammen mit den Mitteilungen an das entsprechende Zivilstandsamt.

Ist eine Nachtragung unterlassen worden, so hat der Zivilstandsbeamte des Heimatortes die Änderung aufgrund des Familienregisters nachzutragen.

Gestützt auf das nachgeführte Zivilstandsregister ist auch das Familienbüchlein zu berichtigen.

Zuständig zur Berichtigung ist der Zivilstandsbeamte, der die Registereintragung vorgenommen hat. Die Berichtigung kann ausserdem vom Zivilstandsbeamten des Heimat- oder Wohnortes aufgrund beweiskräftiger Unterlagen vorgenommen werden.

Familienbüchlein von Ausländern werden vom Zivilstandsbeamten des Wohnsitzes mit Ermächtigung des kantonalen Amtes nachgetragen, wenn die zivilstandsamtlichen Ausweise oder behördlichen Entscheide für die im Ausland eingetretenen Änderungen beigebracht werden.

b) 1.30 Franken pro Kopf sämtlicher erfassbarer Bürger. ) 1) § 49 Fassung vom 16. Mai 2000. 2) § 50 aufgehoben am 16. Mai 2000. 3) § 51 Fassung vom 21. September 1993. 4) § 51 Absatz 1 Fassung vom 16.Mai 2000.

Der Kanton zahlt die Entschädigungen halbjährlich an die Einwohnergemeinde des Amtssitzes; diese richtet sie dem nebenamtlichen Zivilstandsbeamten innert 30 Tagen aus.

Die Wohnbevölkerung ist bei der örtlichen Einwohnerkontrolle zu erheben. Die Bürgerzahlen hat der Zivilstandsbeamte anhand des Familienregisters zu errechnen. Die einmal festgestellten Einwohner- und Bürgerzahlen gelten für eine Besoldungsperiode von 3 Jahren. Die Erhebungen sind jeweils durch das kantonale Amt zu veranlassen.

1

3 Bilden mehrere Gemeinden einen Zivilstandskreis, so erliegen die für das Zivilstandsamt entstehenden Auslagen, soweit dafür nicht ausdrücklich die Sitzgemeinde aufzukommen hat, auf den einzelnen Gemeinden im Verhältnis der Wohnbevölkerung beziehungsweise aller erfassbaren Bürger. 4

Absatz 4 dieser Verordnung. 6

Der Zivilstandsbeamte meldet dem kantonalen Amt Personen, welche die in den Artikeln 61, 65, 72, 76 und 81 ZStV genannten Anzeigepflichten verletzt haben.

Aus den früheren Registern B dürfen grundsätzlich weder Abschriften noch Auszüge abgegeben werden. Über Ausnahmen entscheidet das kantonale Amt.

Auszüge aus den Pfarrbüchern von 1836-1875 sind vom Zivilstandsbeamten jenes Kreises auszustellen, in dem diese Register aufbewahrt werden. Auszüge aus den Pfarrbüchern vor 1836 erstellt das Staatsarchiv. 1

Zivilstandswesen im Kanton Solothurn vom 18. Dezember 1953 ) aufgehoben, mit Ausnahme von § 8 Absatz 2, welcher erst mit Ablauf der Amtsdauer 1985-1989 ausser Kraft tritt.

1. Januar 1988 in Kraft. ) Die Kompetenzdelegationen an das kantonale Amt für Zivilstandswesen treten mit der Publikation ihrer Genehmigungen durch den Kantonsrat in Kraft.

Vom Schweizerischen Bundesrat am 25. Januar 1988 genehmigt. ) Kompetenzdelegationen am 19. Januar 1988 genehmigt. Publikation der Genehmigungen im Amtsblatt vom 18. Februar 1988.