Reglement des Regierungsrates über das Staatsarchiv

Das Staatsarchiv ist dazu bestimmt:

1. amtliche und private Akten, Bücher, Pläne und andere Informationsträger, die für die thurgauische Geschichte von Bedeutung sind, an zentraler Stelle zusammenzutragen und dauerhaft aufzubewahren;

2. eine fortlaufende dokumentarische Überlieferung des wesentlichen Geschehens in den Geschäftsbereichen der kantonalen Behörden und Amtsstellen sicherzustellen;

3. die kantonale Verwaltung von Akten zu entlasten, die nur noch selten gebraucht werden, aber weiterhin zur Verfügung stehen müssen;

4. die Benützung der Archivalien zu erleichtern und zu fördern;

5. die Kantons- und Ortsgeschichte zu pflegen.

Das Staatsarchiv ist dem Departement des Innern und der Volkswirtschaft unterstellt und wird vom Staatsarchivar geleitet.

Dem Staatsarchiv periodisch abzuliefern sind alle erhaltenswürdigen Akten, insbesondere:

1. des Grossen Rates und seiner Kommissionen;

2. des Regierungsrates und der vom ihm eingesetzten Kommissionen;

3. der kantonalen Gerichte;

4. der Staatskanzlei;

5. der Departemente und der ihnen unterstellten Amtsstellen;

6. der kantonalen Domänen, Anstalten und Schulen.

Als Akten gelten auch Protokolle, Korrespondenzen, Rechnungen, Karteien, alle Arten von Amtsbüchern sowie Ton-, Bild- und andere Informationsträger.

Die ablieferungspflichtigen Stellen legen im Einvernehmen mit dem Staatsarchiv fest, welche Akten als erhaltenswürdig zu bezeichnen sind.

Ohne Zustimmung des Staatsarchives dürfen keine Akten vernichtet werden.

Das Staatsarchiv schliesst mit den ablieferungspflichtigen Behörden und Amtsstellen schriftliche Vereinbarungen über die Aktenablieferung ab. Diese Vereinbarungen enthalten eine Liste der abzuliefernden Akten, die Ablieferungsfristen, die Anlage der Akten, die Findmittel, die Sperrfristen und die Mindestdauer der Aufbewahrung.

Wesentliche Änderungen in Organisation oder Aufgabenbereich einer ablieferungspflichtigen Stelle sind dem Staatsarchiv mitzuteilen. Die Ablieferungsvereinbarungen sind entsprechend zu bereinigen.

Das Staatsarchiv kann die sofortige Ablieferung der Originale von Verträgen verlangen, welche der Regierungsrat abgeschlossen oder genehmigt hat, sofern ihnen ein historisches Interesse zukommen könnte.

Das Staatsarchiv berät die ablieferungspflichtigen Stellen hinsichtlich der Verwendung dauerhafter Materialien und Speicherformen sowie der geordneten Ablage und zweckmässigen Aufbewahrung derjenigen Akten, die es von ihnen übernehmen soll.

Das Staatsarchiv verwaltet die ihm übergebenen Akten der kantonalen Behörden und Amtsstellen und stellt sie ihnen im Bedarfsfall zur Verfügung.

Aufgrund seiner Bestände und im Rahmen seiner personellen Möglichkeit erteilt es auch Auskünfte und erstattet Gutachten.

Dokumente in Privatbesitz, die seine Bestände ergänzen, sucht das Staatsarchiv als Geschenk, als Depositum oder durch Kauf an sich zu bringen; andernfalls bemüht es sich um Verzeichnisse oder Kopien.

Das Staatsarchiv sorgt für die sichere Aufbewahrung, die Vollständigkeit, die Pflege und die Benützbarkeit der ihm anvertrauten Bestände und trifft geeignete Vorkehren für ihre Rettung im Katastrophenfall.

Besonders wertvolle oder gefährdete Archivalien sichert es durch Aufnahme auf Mikrofilm, Mikrofiches oder andere geeignete Informationsträger. Diese wie auch allfällige Doppel werden räumlich getrennt von den Originalen aufbewahrt.

Das Staatsarchiv fördert die Kenntnis seiner Bestände und ihre Bearbeitung, indem es die nötigen Hilfsmittel und Einrichtungen unterhält und ausbaut, wichtige Quellen ediert oder in wissenschaftlichen Veröffentlichungen auswertet, Ausstellungen, Kurse und Führungen veranstaltet und Interessenten berät.

Das Staatsarchiv steht im Rahmen der nachstehenden Bestimmungen und des verfügbaren Platzes jedermann zur Benützung offen.

Einzelheiten der Benützung wie namentlich die Öffnungszeiten regelt das Staatsarchiv.

Die Benützer sind gehalten, eine Besucherkarte auszufüllen. Auf Verlangen haben sie sich auszuweisen.

Wer Archivalien unsorgfältig behandelt oder sonst in schwerwiegender Weise oder wiederholt gegen die Anordnungen des Aufsichtspersonals verstösst, kann von der Benützung ausgeschlossen werden.

Für Beschädigungen haftet der Verursacher.

An Private werden keine Archivalien ausgeliehen.

Für thurgauische Behörden und Amtsstellen besteht die Möglichkeit der Ausleihe. Besonders wertvolle oder wichtige Akten werden nur in Kopie herausgegeben.

Das Staatsarchiv steht im Leihverkehr mit anderen Archiven oder Bibliotheken, soweit diese Gegenrecht halten und die Sicherheit der Archivalien ausreichend gewährleistet ist.

Besonders kostbare, empfindliche oder häufig gebrauchte Akten sind von der Versendung ausgeschlossen.

Vertrauliche Akten sind grundsätzlich nach Ablauf einer Sperrfrist von 30 Jahren der Öffentlichkeit zugänglich, sofern nicht wichtige öffentliche Interessen oder der Schutz von Persönlichkeitsrechten eine Einschränkung erfordern.

In den Ablieferungsvereinbarungen können abweichende Sperrfristen festgelegt werden. In Zweifelsfällen betreffend Personendaten ist der Beauftragte für Datenschutz zu konsultieren.

Archivalien nichtamtlicher Herkunft unterliegen besonderen Benützungsbeschränkungen, soweit solche mit dem Vorbesitzer vereinbart wurden.

Private haben keinen Anspruch auf Ausführung von Aufträgen oder anderen Arbeiten, die eine ausserordentliche Belastung des Archivpersonals zur Folge haben.

Insbesondere kann sich die Antwort auf schriftliche Anfragen auf die allgemeine Auskunft beschränken, ob über die gestellte Frage im Staatsarchiv Material vorhanden ist.

Fotomechanische Kopien einzelner Dokumente werden für Besteller angefertigt oder vermittelt, soweit dies ohne Gefährdung der Originale möglich ist.

Die Benützung des Staatsarchivs ist in der Regel unentgeltlich. Gebührenpflichtig sind die Herstellung von Kopien und die Benützung der technischen Einrichtungen.

Für die Ausführung privater Aufträge oder bei sonstiger ausserordentlicher Belastung des Archivpersonals kann eine Gebühr erhoben werden.

Der Staatsarchivar kann von Veröffentlichungen, die in erheblichem Mass auf Materialien des Staatsarchivs beruhen, ein Belegexemplar einfordern.

Dieses Reglement tritt auf den 1. Januar 1989 in Kraft.