Regolamento sulla gestione dei documenti nell’amministrazione cantonale

Art. 1 Oggetto e campo di applicazione

Art. 2 Definizione di documento

Art. 3 Scopo della gestione dei documenti

Art. 4 Principi della gestione dei documenti

Art. 5 Organizzazione e responsabilità

Art. 6 Supporti e mezzi tecnici

Art. 7 e distruzione dei documenti

Art. 8 Coordinamento e controllo

Art. 9 Entrata in vigore

Allegato

Ogni unità amministrativa (UA) deve sviluppare delle direttive interne per la registrazione e la conservazione dei documenti cartacei e digitali prodotti e ricevuti dal personale nell’esercizio della propria funzione. Responsabile per la gestione dei documenti è il funzionario dirigente, che può incaricare a tale scopo una o più persone di riferimento, le quali curano anche i contatti con le istanze di controllo e con l’Archivio di Stato.

È auspicabile che i documenti siano protocollati in una banca dati. Di regola la registrazione avviene per i documenti cartacei in entrata. Possono essere protocollati, a dipendenza delle necessità, anche i documenti cartacei in uscita e i documenti digitali.

Possibili elementi da registrare sono:

– n. cronologia:numero di registrazione cronologica

– data esibito:formato gg.mm.aaaa

– data ricezione:formato gg.mm.aaaa

– mittente: cognome e nome

– servizi:nome ufficio/servizio per esteso

(per esempio: Sezione delle risorse umane)

– destinatario:cognome e nome

– oggetto:oggetto del documento

L’UA deve farsi carico di definire quali documenti devono essere protocollati.

Di seguito un esempio di regole di registrazione:

I seguenti documenti devono essere registrati:

– tutte le lettere indirizzate all’UA

– tutte le lettere indirizzate a funzionari dell’UA

– richieste inoltrate tramite formulari senza lettere accompagnatorie

– rapporti

– note interne

I seguenti documenti non devono essere necessariamente registrati:

– risoluzioni governative

– richieste di pagamento e tabulati CSI

– quotidiani, volantini, FU, pubblicità ecc.

– estratti conto

– buste lettere confidenziali

– incarti concorsi

– formulari trasferte

– atti parlamentari (interrogazioni, messaggi, iniziative e mozioni)

Non esistono criteri unici e sempre validi per l’organizzazione di un archivio, spetta all’UA appurare quale sia il metodo più idoneo.

Di seguito si presentano alcuni dei metodi più comuni:

• a) ordine alfabetico: i documenti vengono archiviati in un ordine alfabetico. Per l’ordine alfabetico il limite è dettato dalla scarsa applicabilità nei casi generali. È un criterio di ordinamento che risulta essere molto valido in applicazioni pratiche, nel caso in cui i documenti da archiviare siano strettamente correlati a nominativi;

• b) ordine cronologico: i documenti vengono archiviati in ordine cronologico. Laddove un documento ha più di una data (ad esempio i documenti ricevuti, che hanno una data di produzione ed una data di ricezione), la data a cui si deve fare riferimento per l’archiviazione è quella che più ha valore per l’attività lavorativa (generalmente la data di ricezione). Per identificare il documento è importante registrare la data che figura sul documento stesso. Per l’ordine cronologico il limite è dettato dalla eccessiva rigidità dell’archiviazione che ne consegue;

• c) ordine per categorie, materie o argomenti: i documenti vengono suddivisi per argomento o tipologia di documenti e poi, all’interno della medesima categoria, sono archiviati in ordine cronologico o alfabetico. Il limite maggiore di tale organizzazione è la dispersione dei documenti. La loro collocazione secondo categorie tende a snaturare l’ordine in cui sono stati ricevuti e a rendere difficoltose le ricerche trasversali;

• d) ordine per codifica: i documenti vengono ordinati secondo una codifica univoca. Il limite di una soluzione simile è dato dalla necessità di dover conoscere il numero di un documento per poterlo ritrovare.

A dipendenza delle esigenze delle UA, dovrebbero essere definiti i seguenti elementi:

• a) termine di conservazione: definizione dell’arco di tempo di conservazione per motivi giuridici o amministrativi;

• b) indicazione delle tipologie di documenti che non devono essere conservate per motivi giuridici o amministrativi;

• c) data della distruzione dei documenti/incarti spurgati;

• d) ubicazione: luogo chiaramente identificabile nel quale sono classificati gli incarti;

• e) termine ultimo di offerta: data entro la quale i documenti devono essere offerti all’Archivio di Stato;

• f) diritti di accesso: unità organizzative o persone che hanno diritto di accesso all’incarto;

• g) unità organizzativa responsabile: UA incaricata dell’incarto.

È auspicabile che i documenti siano conservati in incarti.

Gli elementi che dovrebbero contraddistinguere un incarto sono i seguenti:

• a) riferimento: sigla numerica o alfanumerica per identificare con precisione un incarto. Il riferimento comporta il numero di posizione dell’ordinamento e può comprendere anche una componente supplementare. Le componenti supplementari possono essere numero corrente, cifra dell’anno, persona fisica o giuridica, luogo geografico ecc.;

• b) titolo: descrizione riassuntiva dell’incarto;

• c) data di apertura incarto: data in cui è stato registrato il primo documento;

• d) data di chiusura incarto (se necessaria): di regola data in cui è stato registrato l’ultimo documento.

I documenti devono essere salvati nelle cartelle di rete e non sulle memorie dei singoli personal computer, per assicurare che vengano salvaguardati regolarmente e possano eventualmente essere ripristinati dal Centro sistemi informativi.

Se i documenti devono essere accessibili a più collaboratori è necessario che siano salvati nelle cartelle di rete condivise.

Nel salvare un file si pensi a quali parole saranno in seguito utilizzate per reperirlo e ci si assicuri di inserirle nel nome del file, che però non deve risultare troppo lungo.

È molto più semplice scorrere un elenco composto da parole del linguaggio naturale piuttosto che interpretare acronimi.

La casella di posta elettronica personale non è da intendere come un archivio.

I messaggi di posta elettronica rilevanti per l’attività dell’UA vanno salvati nelle cartelle di rete affinché possano essere correttamente archiviati, insieme agli altri documenti digitali.

La pratica di usare la casella postale personale come archivio può comportare, in caso di assenza del collaboratore, la necessità per i colleghi di accedere alla sua casella di posta elettronica personale, con tutte le conseguenze del caso.

Gli incarti devono essere riposti in contenitori in grado di assicurare un’adeguata protezione contro polvere e danni meccanici. La scatola chiusa di cartone rappresenta la migliore protezione dei documenti. Gli incarti introdotti nelle scatole devono essere protetti con mappette di carta; le mappette di plastica sono da escludere.

Essi vanno collocati in un luogo idoneo alla conservazione, che presenti le seguenti caratteristiche:

• a) accessibilità e sicurezza: il deposito non deve essere accessibile a persone estranee all’UA senza esplicita autorizzazione dei responsabili per la gestione degli atti;

• b) condizioni ambientali: oltre che regolarmente puliti, è opportuno che i locali adibiti a deposito siano protetti da umidità, pericoli d’incendio e di inondazione e dalla luce naturale troppo diffusa. La temperatura dovrebbe situarsi tra i 16 e i 20 gradi, l’umidità tra il 45 e il 60%. Sono da evitare possibilmente i locali nei piani interrati o nei sottotetti, così come quelli con pareti particolarmente esposte a umidità o sbalzi di temperatura. È auspicabile che il locale archivio sia raggiungibile anche tramite ascensore, così che il trasporto della documentazione possa avvenire anche tramite carrello;

• c) attrezzatura: sono preferibili scaffalature o armadi in metallo, i cui ripiani non dovrebbero essere collocati a diretto contatto con pareti e pavimenti.

Le seguenti raccomandazioni si applicano a quei contesti operativi nei quali si prevede di fare capo a soluzioni di digitalizzazione e hanno l’obiettivo di facilitare le operazioni di scansione. È opportuno:

• a) evitare di utilizzare graffette, fermagli metallici, nastro adesivo e colla nell’archiviare i documenti cartacei;

• b) aggiungere ai documenti prodotti internamente uno o più codici a barre; durante la scansione, il riconoscimento automatico dei codici consentirà di evitare l’indicizzazione manuale delle chiavi di ricerca.

È opportuno archiviare i documenti digitali in formati (preferibilmente aperti e non proprietari) che diano la garanzia di poter essere letti nel tempo, segnatamente:

Tipo di documento

Formato adatto alla sua archiviazione

Documenti «Office»

PDF/A

Portable Document Format/Archive

Immagini

TIFF

PNG

JPEG

Tagged Image File Format

(formato senza perdita di qualità)

Portable Network Graphics

(formato senza perdita di qualità)

Joint Photographic Expert Group

(formato con perdita di qualità)

Posta elettronica

PDF/A

Portable Document Format/Archive

Audio

WAV PCM

MPEG3

Waveform audio file format

(formato senza perdita di qualità)

Moving Picture Expert Group-1/2 Audio

Layer 3

(formato con perdita di qualità)

Video

MJPEG 2000

MPEG-2

MPEG-4

AVC

Motion JPEG

Moving Picture Experts Group-4

(ad es. DVD)

Moving Picture Experts Group-4

Advanced Video Coding (ad es. Blu-ray disc)

Non è opportuno archiviare i documenti nei formati della suite Microsoft Office.

La lista dei formati non è esaustiva; ad esempio non sono stati inclusi quelli riguardanti gli archivi dei dati e quelli particolari utilizzati da specifiche unità amministrative. In questi casi il metodo di archiviazione deve essere valutato di volta in volta.

L’Archivio di Stato e il Centro sistemi informativi forniscono la necessaria consulenza.

Pubblicato nel BU 2012, 435.