Règlement concernant les archives des organismes de l'Etat

Les autorités législatives, exécutives, judiciaires, ainsi que les départements, la chancellerie, les services ou offices de l'administration, les institutions et établissements dépendant de l'Etat doivent conserver d'une manière ordonnée les documents résultant de leur activité propre.

Le présent règlement s'applique en particulier aux organismes suivants:

1. le Conseil d'Etat, la chancellerie, les directions, les services ou offices des différents départements;

2. les commissions administratives, les commissions d'experts et autres commissions cantonales;

3. les institutions, établissements, etc. gérés ou contrôlés par l'Etat;

4. les services chargés de la gérance des fonds autonomes.

Les archives du Grand Conseil et de ses commissions sont organisées et conservées conformément à l'article 13 du règlement du Grand Conseil du 26 mars 1974. Le versement des documents aux archives cantonales s'effectue selon les modalités prévues par le présent règlement.

Le Conseil d'Etat fixe par voie de règlement l'organisation et la tenue des archives judiciaires (art. 21^bis de la loi d'organisation judiciaire du 13 mai 1960, modification du 23 juin 1971).

Sont considérés comme documents notamment:

1. les actes (conventions, accords techniques, expéditions d'actes notariés et tous autres documents probants);

2. les documents écrits tels que correspondance, rapports, procès-verbaux, avis d'experts, notices, etc.;

3. les documents comptables et les pièces à l'appui des comptes;

4. les supports de l'information (bandes et disques magnétiques, cartes perforées, états imprimés, etc.);

5. les documents visuels (cartes, plans, films, photographies, affiches);

6. les documents sonores (disques, bandes magnétiques enregistrées);

7. les imprimés (livres, journaux, revues, papillons, appels) ainsi que les documents reproduits mécaniquement;

8. les registres, fichiers et autres instruments de travail tenus soit pour l'expédition des affaires, soit pour le classement et la mise à jour des dossiers.

Les membres des autorités, commissions, institutions mentionnées à l'article 2 ainsi que les fonctionnaires et employés qui en dépendent sont tenus de conserver les documents qu'ils détiennent dans le cadre de leur fonction.

Les organismes producteurs d'archives établissent des principes généraux pour la constitution et le classement de leurs archives. Ils élaborent en particulier un plan général de classement avec le concours des archives cantonales.

Dans l'intérêt d'une conservation rationnelle et bien ordonnée des documents, les représentants des archives cantonales peuvent visiter les locaux et les fonds d'archives des organismes et conseiller les fonctionnaires chargés de leur gestion.

Les documents qui n'ont plus d'utilité pour l'expédition des affaires courantes sont versés aux archives cantonales qui donnent les directives nécessaires aux fonctionnaires chargés de la préparation du versement.

Tout versement doit être accompagné d'un inventaire détaillé en deux exemplaires. Après contrôle, le double est retourné au déposant et sert de reçu et de décharge.

Les originaux des conventions et des actes authentiques sont versés, immédiatement après leur ratification ou leur expédition, aux archives cantonales. Celles-ci accusent réception du versement sur le double de la lettre qui l'accompagne.

Aucun document ne doit être détruit en violation des directives des archives cantonales et sans leur accord.

L'alinéa 1 s'applique aussi à la destruction des documents originaux après microfilmage.

Demeurent réservées les dispositions du Code des obligations, notamment les articles 962 et 963 sur la conservation des documents en original.

Lorsque la constitution et la mise à jour de dossiers nécessitent une élimination de pièces périmées, le responsable de la gestion des documents doit consulter les archives cantonales.

Les services qui appliquent déjà une telle procédure transmettent, pour approbation, une liste récapitulative des types de documents éliminés aux archives cantonales.

Lors du versement de leurs archives, les organismes indiquent les délais de conservation que les archives cantonales doivent assurer en raison des dispositions légales ou administratives.

Le Département des finances fixe les délais de conservation des documents comptables et des pièces à l'appui des comptes. Il donne les directives nécessaires pour la conservation et l'élimination de ces archives.

Sous réserve des prescriptions légales ou judiciaires et des dispositions prévues à l'article 10 du présent règlement, les archives cantonales peuvent procéder à l'élimination des documents qui ne présentent plus d'intérêt au point de vue administratif. En cas de doute, elles consultent le ou les départements intéressés.

Les archives cantonales sont responsables de la conservation, de la gestion et de la mise en valeur des documents qui leur sont versés.

Les archives cantonales effectuent, dans la mesure du possible, des recherches pour répondre aux demandes des administrations publiques.

En principe, et dans la mesure où cela ne porte pas atteinte à des intérêts publics ou privés, les documents versés aux archives cantonales et datant de plus de trente-cinq ans sont accessibles au public.

Lors du versement de ses archives, un organisme peut prolonger ce délai.

Avant l'expiration du délai fixé, les documents sont à la disposition de l'organisme qui les a versés; toute communication de document à des tiers est subordonnée à une autorisation de sa part.

Demeurent réservées les prescriptions légales et réglementaires limitant la communication de documents.

Demeure également réservée l'ordonnance fédérale sur l'état civil du 1^er juin 1953.

Le présent règlement entre en vigueur dès sa publication dans le Bulletin officiel.