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Verordnung über die Archive der Notariate
(vom 7. Dezember 2011)1, 2
Präambel
Das Obergericht, gestützt auf § 32 des Notariatsgesetzes vom 9. Juni 19854 und § 6 Abs. 1 des Archivgesetzes vom 24. September 19955 , beschliesst:
I. Geltungsbereich
Art. 1 Organisation
Diese Verordnung regelt die Archivierung der Akten der Notariate, Grundbuch- und Konkursämter sowie des Schiffregisteramtes. II. Allgemeine Bestimmungen
Art. 2 Zweck
Das Notariatsarchiv bezweckt, sämtliche im Geschäftsbetrieb erstellten oder beigezogenen Akten zur weiteren Benützung durch die Parteien, Amtsstellen oder Dritte zu gewährleisten.
Art. 3 Aktenarten
Akten sind schriftliche, elektronische und andere Aufzeichnungen im Sinne von § 3 des Archivgesetzes 5 , die durch die in § 1 genannten Ämter erstellt oder beigezogen wurden.
Art. 4 Aufsicht
Die Aufsicht über das Archivwesen der Notariate obliegt dem Obergericht.
Art. 5 Archivverzeichnis
Über sämtliche Akten, die länger als zehn Jahre aufzubewahren sind, ist ein nach Sachgebieten geordnetes Verzeichnis zu führen. Dieses wird elektronisch geführt.
Die Akten sind mit den dem Archivverzeichnis entsprechenden Signaturen und Aufschriften zu versehen und nach diesen geordnet aufzubewahren.
Art. 6 Notariatsbibliothek
Die Notariatsbibliothek wird von den Vorschriften dieser Verordnung nicht erfasst.
Art. 7 Herausgabe und Einsichtnahme
Sämtliche Belege dürfen an Gerichte und Strafuntersuchungsbehörden ausgehändigt werden, aber nur so weit, als sie dem Notariat entbehrlich sind und die Umstände den Ersatz durch beglaubigte Abschriften, durch Fotokopien oder durch die persönliche Einvernahme des Notariates nicht erlauben. Beim Notariat bleibt eine beglaubigte Kopie bei den Akten. Nach Abschluss des Verfahrens sind die Belege dem Notariat zurückgegeben.
Anderen Amtsstellen und Dritten sind sie nach Prüfung der Einsichtsberechtigung in den Amtsräumen vorzulegen. III. Elektronische Dokumentenverwaltung
Art. 8 Elektronische Dokumentenverwaltung
In der elektronischen Dokumentenverwaltung werden mit der Einführung des informatisierten Grundbuches die Hauptbücher sowie die Servitutenprotokolle erfasst.
Ab der Einführung des informatisierten Grundbuches werden die Hauptbelege A in die elektronische Dokumentenverwaltung eingelesen. Die Original-Papierakten sind geordnet und sicher aufzubewahren.
Die elektronischen Akten sind so zu speichern, dass die Anforderungen an die digitale Langzeitsicherung, insbesondere Authentizität, Integrität und dauerhafte Lesbarkeit, erfüllt werden.
Das Obergericht kann die elektronische Dokumentenverwaltung auf weitere Akten ausdehnen.
Akten, die für die elektronische Dokumentenverwaltung vorgesehen sind, dürfen das Format DIN A3 nicht überschreiten.
Art. 9 Erstellung authentischer Kopien
Elektronisch archivierte Akten dienen als Grundlage zur Erstellung von authentischen Kopien der Originalakten. IV. Anbietepflicht an das Staatsarchiv, Schutzfrist und Vernichtung der Akten
Art. 10 Aufbewahrungsdauer
Die Aufbewahrungsdauer richtet sich nach den Bestimmungen im Anhang dieser Verordnung.
Für eingebundene Verzeichnisse und Akten berechnet sich die Frist nach dem letzten Eintrag oder Erledigungsvermerk.
Art. 11 Anbietung der elektronischen Akten
Die elektronischen Akten werden dem Staatsarchiv periodisch durch das Notariatsinspektorat angeboten.
Art. 12 Anbietung der übrigen Akten
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist bzw. spätestens nach 100 Jahren sind die Akten dem Staatsarchiv anzubieten.
Akten, welche in der elektronischen Dokumentenverwaltung erfasst wurden, können dem Staatsarchiv vor Ablauf der Aufbewahrungsdauer angeboten werden.
Die Akten sind dem Staatsarchiv geordnet und mit einem Verzeichnis versehen abzuliefern. Nach der Ablieferung geht die Verfügungsgewalt auf das Staatsarchiv über.
Art. 13 Vernichtung
Die vom Staatsarchiv nicht übernommenen Akten können nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden, sofern die Akten nicht dauernd im Notariatsarchiv aufzubewahren sind.
Es ist dafür zu sorgen, dass ein Missbrauch der Akten ausgeschlossen ist.
V. Schluss- und Übergangsbestimmungen
Art. 14 Archivverzeichnis
Das in Buchform oder auf losen Blättern geführte Archivbuch ist innert fünf Jahren nach Inkrafttreten dieser Verordnung in das elektronische Archivverzeichnis zu übertragen.
Art. 15 Aufhebung bisherigen Rechts
Die Verordnung über die Archive der Notariate vom 14. Dezember 1988 wird aufgehoben.
Art. 16 Inkrafttreten Anhang Beschreibung, alternative Aufbewahrungsfrist A Grundregister, Grundbuchkollektivblätter und zeitlich Grundregisterkollektivblätter samt unbeschränkt A Grundbuchbelege, Planakten zeitlich zeitlich Grundbuchpläne, Mutationen zeitlich Hilfsregister zeitlich zeitlich Hilfsregister zeitlich Lose Grundkataster können vernich- zeitlich der Korporations- zeitlich unbeschränkt zeitlich der öffentlichen zeitlich unbeschränkt Verzeichnis der Streitfälle, Akten von führung Güterzusammenlegungen, Akten von gen Beschreibung, alternative Aufbewahrungsfrist B B Protokollbücher und Belege 80 Jahre B 30 Jahre Testamentskontrolle 30 Jahre über 80 Jahre und andere zu Verwaltungs- 40 Jahre (Erbschaftssachen seit Beendigung der Verfahren zu Erbschaftssachen und 10 Jahre Verwaltungsgeschäften seit Beendigung Akten mit dem 30 Jahre und dazu- Akten der Wechselprotest- 10 Jahre und dazugehörende Akten seit Beendigung in Schuldbetreibungs- 10 Jahre seit Beendigung von richtet zum (LS
Diese Verordnung bedarf der Genehmigung3 des Bundes. Die Verwaltungskommission des Obergerichts bestimmt den Zeitpunkt des Inkrafttretens. Nr. Titel
Grundbuchbereich und Notariatsbereich1.1 Grundbuch1.1.1 Grundbuchprotokolle, Grundbücher reibungen Liegenschaftsbesch1.1.2 Hauptbelege unbeschränkt1.1.3 Tagebücher unbeschränkt1.1.4 Vermessungspläne unbeschränkt1.2 Hilfsregister1.2.1 Eidgenössische1.2.1.1 Eigentümerverzeichnis unbeschränkt1.2.1.2 Gäubigerregister unbeschränkt1.2.2 Kantonale1.2.2.1 Servitutenprotokoll unbeschränkt1.2.2.2 Grundkataster ie unter Beibehal- unbeschränkt tet werden, wenn s Nummer durch tung der gleichen t werden. neue Karten ersetz1.2.2.3 Verzeichnis teilsrechte1.2.2.4 Strassenverzeichnis unbeschränkt1.2.2.5 Verzeichnis Gewässer bung, alternative Aufbewahrungsfrist Nr. Titel Beschrei zeichnis zeitlich1.2.2.6 Flurwegver unbeschränkt Jahre1.2.2.7 Schuldbriefregister Titelkontrolle, Pfandtitelverzeichnis 30 Jahre1.1.2.8 Sammlung der Doppel der Anzeigen 10 läubiger und das an die Grundpfandg eichnis dazugehörende Verz Hilfsregister Pfandbuch, Berichtigungsbuch, zeitlich1.2.3 Aufgehobene eschränkt Urkundenbuch A unb1.3 Diverses Jahre1.3.1 Auszugskontrolle 10 Jahre1.3.2 Empfangsscheine zum Schuld- 10 briefregister undpfandtitel Die Vernichtung gelöschter Grund-1.3.3 Gelöschte Gr sich nach den pfandtitel richtet antonalen Bestimmungen der k g. Grundbuchverordnun Jahre1.3.4 Nebenbelege A Pläne und wichtige Aktenstücke sind 30 ren. dauernd aufzubewah Jahre nach Ein-1.3.5 Akten zur Grundbucheinführung, 80 des jeweili- Grundbuchs en Waldzusammenlegung Jahre1.3.6 Handänderungsanzeigen 10 zeigen und Beurkundungsan Jahre1.3.7 Verzeichnis der noch nicht ange- Beurkundungsverzeichnis 30 ten Grundbuch- meldeten beurkunde geschäfte r1.4 Schiffsregiste itlich1.4.1 Hauptbuch ze unbeschränkt tlich1.4.2 Tagebuch zei unbeschränkt r Eigentümerverzeichnis, Gläubiger- zeitlich1.4.3 Hilfsregiste sregister, unbeschränkt register, Pfändung Berichtigungsbuch Nr. Titel
Notariatsbereich2.1 Hauptbelege (Urkundenbuch B)2.2 Nebenbelege2.3 Testamentskontrolle 80 Jahre2.4 Testatorenkartei 80 Jahre2.5 Akten2.6 Geschäftsverzeichnis Erbschaftssachen Verwaltungsgeschäfte2.7 Protokolle geschäften und dergleichen)2.8 Akten anderen der Verfahren2.9 Depositenverzeichnis 30 Jahre und dazugehörende2.10 Beglaubigungskontrolle Unterschriftenbuch gehörende2.11 Wechselkontrolle 30 Jahre2.12 Sammlung kopien
Konkursbereich3.1 Konkursprotokolle 40 Jahre und Konkursverzeichnisse der Verfahren3.2 Akten und Konkurssachen der Verfahren3.3 Wertschriftenverzeichnis 30 Jahre in Konkursen bung, alternative Aufbewahrungsfrist Nr. Titel Beschrei Jahre3.4 Akten zum Wertschriftenverzeichnis 10 in Konkursen
Diverses ng4.1 Rechnungsführu Jahre4.1.1 Journalhauptbücher 30 und Kontokorrente Jahre4.1.2 Hilfsbücher und Belege 10 zur Buchhaltung Jahre4.1.3 Rechnungsdoppel 10 Aufbewahrung4.2 Personalakten Die Personalakten sich nach der Vollzugsverordnung Personalgesetz 177.111). nis Archivbuch zeitlich4.3 Archivverzeich unbeschränkt Jahre4.4 Akten zum Archivverzeichnis 30 Jahre4.5 Aktenausgangskontrolle 30