Circ. 03.04.01 Acte d'origine (AO)(15.04.2003)

UFFIZI FEDERAL DA LA GIUSTIA

EIDG. AMT FÜR DAS ZIVILSTANDSWESEN OFFICE FÉDÉRAL DE L’ÉTAT CIVIL UFFICIO FEDERALE DELLO STATO CIVILE UFFIZI FEDERAL DAL STADI CIVIL

3003 Berne, 15 avril 2003 Aux

- E. 172 – ISR-Doku 7.7 - Services cantonaux du contrôle des habitants Aux autorités cantonales de surveillance de l'état civil A l'Association suisse des Officiers de l'état civil A l'Association suisse des contrôles des habitants

Acte d'origine (AO); Nouveautés relatives à l'informatisation de la tenue des registres de l'état civil (projet INFOSTAR)

Mesdames, Messieurs, La compétence concernant l'acte d'origine a été transférée de l'ancien Office fédéral de la police (OFP) à l'Office fédéral de la justice (OFJ); vous avez été informés à ce sujet par le courrier de l'OFP du 31 juillet 2002. Au sein de l'OFJ, notre office (OFEC) est chargé depuis le 1er septembre 2002 de la réglementation sur les actes d'origine. Nous aimerions, ci-après, vous donner les raisons du changement de compétences ainsi que les modifications déjà réalisées et à venir dans le domaine des actes d'origine.

1 L'acte d'origine en tant que document d'état civil

Conformément à l'Ordonnance fédérale, l'acte d'origine est le document qui atteste le droit de cité des ressortissants suisses à l'intérieur du pays1; depuis 1980, cet acte est établi impérativement sur la base du registre des familles2. Seul ce registre tenu par les offices de l'état civil donne actuellement des renseignements fiables sur le fait de savoir si une personne possède le droit de cité communal, cantonal et la nationalité suisse. Le remplacement du registre des familles par le registre informatisé de l'état civil INFOSTAR, avec raccordement de tous les offices de l'état civil de Suisse à la banque de données centrale, a débuté en 2003. A cette occasion, nous Article 1 alinéa 1 de l'Ord. sur l'acte d'origine du 22.12.1980 (RS 143.12) Article 4 de l'Ordonnance sur l'acte d'origine

avons vérifié les procédures et les documents délivrés à l'état civil. Il s'est ainsi avéré que l'acte d'origine n'avait plus la même signification que lors de sa création au milieu du 19ème siècle en tant que document qui permettait au contrôle des habitants de connaître le droit de cité et l'état civil d'un citoyen suisse. Les événements qui engendrent les modifications de l'état civil et du droit de cité sont communiqués d'office au contrôle des habitants. En outre, même avec les possibilités de contrôle actuel, le dépôt d'un acte d'origine à la commune de domicile ne permet pas d'exclure de manière sûre l'acquisition (effectuée rarement de mauvaise foi) d'un deuxième domicile politique. Le maintien de l'acte d'origine comme lien entre le service de l'état civil et les contrôles des habitants ne se justifie donc plus que pendant une période limitée. De ce fait, nous prévoyons d'introduire la nouvelle formule d'acte d'origine dans l'ordonnance correspondante3 en tant que nouveau document d'état civil. Jusqu'à l'entrée en vigueur de la révision partielle de l'OECF, cette présente lettre vaut en tant que directive de l'OFEC selon l'article 188n alinéa 5 de l'Ordonnance sur l'état civil4. Dès qu'une grande partie des données des citoyens suisses sera saisie dans le registre informatisé de l'état civil INFOSTAR et que la communication des données aux contrôles des habitants pourra se faire d'une manière appropriée, il sera renoncé au document d' "acte d'origine". En attendant, les offices de l'état civil délivreront ces actes tout comme les autres documents d'état civil et éviteront ainsi de consacrer trop de temps à leur contrôle.

2 Etablissement et contrôle

Comme jusqu'à présent, il ne sera délivré qu'un seul acte d'origine à chaque personne possédant la nationalité suisse. Si le droit de cité ou l'état civil d'une personne ou d'une famille est modifié, l'office de l'état civil du lieu d'origine établit, sur demande, un nouvel acte d'origine. Les offices de l'état civil non encore raccordés à INFOSTAR établissent des actes d'origine à partir du registre des familles alors que les offices raccordés au registre informatisé se basent sur les données saisies dans la banque de données centrale. Si une personne possède plusieurs droits de cité, l'office de l'état civil non raccordé qui établit l'acte d'origine envoie une copie de cet acte à tous les offices des autres lieux d'origine (au moins de la première page). Les offices de l'état civil déjà raccordés envoient une copie de l'acte d'origine uniquement aux offices non raccordés. L'office de l'état civil d'un lieu d'origine raccordé peut vérifier, au moyen de la liste des transactions effectuées, si un acte d'origine a

Ordonnance sur les formules de l'état civil et leur mode d'écriture du 31. 5. 1996 (OECF; RS 211.112.6) OEC; RS 211.112.1

déjà été établi sur la base des données INFOSTAR pour cette même personne. En ce qui concerne les actes d'origine établis conventionnellement à partir du registre des familles, la vérification se fait avec les moyens de contrôles actuels. Le transfert des contrôles très divers des actes d'origine dans un nouveau système supporté par INFOSTAR entraînerait des dépenses excessives et n'est donc pas réalisable.

3 Modifications de la présentation et du contenu

Les actes d'origine établis sur la base du registre informatisé de l'état civil reproduisent l'impression des autres documents INFOSTAR et ne correspondent plus au modèle joint à l'Ordonnance sur les actes d'origine. Un signe distinctif important des documents INFOSTAR est l'uniformité de l'en-tête et du pied de été reproduites et le numéro individuel d'identification du document. Comme, en règle générale, il s'agit de documents comportant plusieurs pages, dans le pied de page, le nombre total de pages est mentionné à côté du numéro effectif de la page. Si un document destiné à des services externes à l'état civil comporte plusieurs pages, chacune de celles-ci doit être munie d'un timbre de l'office (timbre à sec) et de la signature de la personne responsable. Comme la Confédération ne peut prescrire aux offices de l'état civil des types d'imprimantes qui permettent une impression duplex (recto/verso), les actes d'origine seront établis le plus souvent sur deux pages. C'est pourquoi, nous avons décidé de renoncer à la reproduction du texte imprimé au verso du formulaire actuel. Dans INFOSTAR, la personne ne sera pas identifiée par les relations de famille comme dans le système du registre des familles mais par des caractéristiques individuelles. Ce qui signifie que les remarques sur la filiation (X "née" Y) seront limitées à l'essentiel. Dans l'acte d'origine (sous la rubrique séparée "nom en tant que célibataire"), le nom que la ou le titulaire portait avant son premier mariage sera encore mentionné; s'agissant des autres personnes figurant dans le document (parents, conjoint actuel), le complément "née Y" sera omis. En outre, les noms des précédents époux seront omis puisque les relations de famille ne sont plus actuelles. Pour terminer, la commune bourgeoise et les lieux de naissance seront inscrits avec le nom actuel mentionné dans les répertoires mis à jour de manière centrale.

4 Commande et perte

Les prescriptions de l'Ordonnance fédérale sur la divulgation5 des données d'état civil sont applicables à l'acte d'origine en tant que document d'état civil. En règle générale, l'acte d'origine sera ainsi commandé à l'office de l'état civil par la personne elle-même ou par une personne ou un office habilités. La commande faite d'office par le contrôle des habitants (souvent à l'insu de la personne concernée), avec facturation des émoluments par l'office de l'état civil au titulaire du document, n'est pas admissible et entraîne souvent des problèmes d'encaissement. Si un nouvel acte d'origine n'est pas commandé par suite d'une modification de l'état civil ou du droit de cité, mais en raison de la perte du document établi précédemment, nous vous recommandons de demander à la personne concernée de confirmer par écrit qu'elle n'est plus en possession de l'acte d'origine établi par cette commune ou par la commune d'un autre lieu d'origine.

5 Emoluments

Jusqu'à la reprise de cette position dans l'Ordonnance sur les émoluments en matière d'état civil6 (qui entrera probablement en vigueur au 1er juillet 2004), l'office de l'état civil percevra des émoluments selon le tarif cantonal indépendamment du fait que l'acte est établi à partir du registre des familles ou sur la base du registre informatisé de l'état civil. Dans le cadre de la préparation de la révision partielle de l'Ordonnance sur les émoluments, nous proposons de fixer un émolument similaire à celui du certificat individuel d'état civil7. Ceci se justifie par le fait que le contenu de l'acte d'origine correspond plus ou moins à celui de n'importe quel autre document d'état civil et que par son informatisation ce nouvel acte ne fera l'objet que d'un contrôle minime. De même, l'on pourrait renoncer à l'avenir à la procédure peu appropriée d'amortissement (annulation) d'un acte qui selon nos objectifs n'existera bientôt plus.

6 Demande de soutien aux autorités cantonales de surveillance de l'état

civil Cette lettre n'atteindra certainement pas toutes les administrations intéressées par les nouveautés sur l'acte d'origine au sein des communes et des cantons. C'est pourquoi nous prions tous les destinataires, en particulier les autorités cantonales de surveillance de l'état civil, de faire suivre cette information à tous les offices intéressés de leur canton resp. des communes. Par ailleurs, d'autres

Article 29 ss. OEC OEEC, RS 172.042.110 actuellement Fr. 25.--

simplifications sont sans doute possibles si certaines dispositions cantonales étaient modifiées. Vous pouvez obtenir des informations complémentaires sur le système INFOSTAR et en particulier sur les formules utilisées dans la première phase de l'introduction sur notre site Internet (http://www.infostar.admin.ch/) que nous nous efforçons de tenir à jour. Il nous semble opportun, de renvoyer également les offices externes à l'état civil à cette source d'informations.

Avec nos meilleures salutations

OFFICE FEDERAL DE L'ETAT CIVIL

Martin Jäger

Annexe: Modèle d'un acte d'origine (établi à partir d'INFOSTAR)