AHV/EL Mitteilung Nr. 243 vom 29.04.2009

Département fédéral de l'intérieur DFI Prévoyance vieillesse et survivants

avril 2009

Bulletin à l'intention des caisses de compensation AVS et des organes d'exécution des PC No. 243 Information sur le projet échange de données électronique ED (DA)

Le document ci-joint vous informe sur l’état d’avancement des travaux et des conséquences sur votre caisse AVS ou office AI.

Effingerstrasse 20, CH-3003 Berne Tél. +41 31 322 90 37, Fax +41 31 324 15 88 www.bsv.admin.ch

Eidgenössisches Departement des Innern EDI Geschäftsfeld Alters- und Hinterlassenenvorsorge

Projet Echange de données – information du 28 avril 2009

Echange électronique de données (ED) entre organes d’exécution et tiers

Mesdames, Messieurs,

Le projet d’échange de données de l’organisation eAVS/AI, en collaboration avec l’OFAS, avance conformément au calendrier. L’opération doit permettre d’automatiser la transmission des messages entre organes d’exécution et tiers via la plateforme sedex. La phase de conception de celle-ci, durant laquelle ont été définies les caractéristiques des instruments techniques servant à l’échange électronique des données, a pris fin en décembre 2008. La connexion à la plateforme sedex s’opère au moyen de l’interface sedex, composée de l’adaptateur sedex standardisé et du message client sedex (sM-Client). L’adaptateur sedex est mis à disposition par l’OFS, et le sM-Client par l’OFAS. Grâce à cette configuration de l’interface sedex, la participation intégrée au niveau de la solution informatique bénéficie du même soutien que la participation non intégrée :

Une solution informatique intégrée permet d’envoyer et de recevoir automatiquement des messages. La solution informatique existante doit être élargie à cette fin. Le participant qui ne dispose pas d’une solution informatique intégrée reçoit du sM-Client une boîte de réception dotée d’un service de formulaires permettant de gérer manuellement les messages. Grâce à ce dispositif, il est possible de recevoir des messages comme sur Outlook, d’en imprimer ou d’en créer de manière structurée. En principe, des formes mixtes sont également possibles, ce qui permettrait par exemple à des participants disposant d’une solution informatique intégrée de traiter provisoirement (en attendant l’intégration) de nouveaux types de messages en utilisant la boîte de réception. L’intégration a ainsi lieu en principe au niveau du type de message. La solution a été conçue en collaboration avec la Conférence suisse des impôts (CSI), qui travaille également à un autre système de communication, basé lui aussi sur la plateforme sedex, permettant un échange électronique des données fiscales. L’OFAS, qui représente l’AVS/AI, se charge de mettre à disposition des organes d’exécution la plateforme sedex grâce à laquelle les données peuvent être échangées, et il prend en charge une part des coûts du sM-Client. Celui-ci a été acquis avec la CSI fin janvier, l’adjudicataire étant la société Cambridge Technology Partners AG. Le concept détaillé du projet de sM-Client a été mis au point fin mars 2009.

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D’entente avec l’OFAS, il a été décidé que tous les organes d’exécution devront être prêts à recevoir des messages en avril 2010. Il faudra donc qu’à cette date tous ces organes disposent de l’adaptateur sedex et d’un sM-Client opérationnel, pour que la réception des messages soit garantie au moins via la boîte de réception. Mais, idéalement, les travaux de mise en place de la solution informatique devraient alors avoir progressé, si bien qu’une grande partie des messages pourraient déjà être reçus et classés automatiquement. C’est le seul moyen pour que les gains d’efficience potentiels se réalisent. Jusqu’ici, aucune date n’a été fixée pour l’envoi impératif de différents types de messages. En ce qui concerne les messages à échanger, il a été décidé que les processus d’annonce de décision aux CC, des offices AI aux caisses de compensation AVS, les messages de mutation entre caisses de compensation AVS, ainsi que les annonces fiscales AVS entre caisses de compensation AVS et administrations fiscales devaient être prioritaires et pilotés en commun avec des organes d’exécution choisis et des administrations fiscales. Le premier échange productif de messages doit avoir lieu au quatrième semestre 2009.

Tous les pools de l’association e-AHV/IV sont impliqués dans le projet d’ED et participent régulièrement aux séances des diverses équipes de projet partiel. Ils sont également à disposition des organes d’exécution pour toute question. La demande de raccordement à sedex, à adresser à l’OFAS, relève également des pools. Nous vous prions de bien vouloir adresser vos questions et feedbacks aux représentants de votre pool ou l’organe d’exécution. Vous trouverez des détails additionnels à l’adresse suivante : http://www.eahv-iv.ch/index.php?id=10&L=1.

Les données des organes d’exécution seront donc bientôt échangées par voie électronique. Nous vous remercions de soutenir le projet et de clarifier à temps la situation avec votre pool pour que l’intégration ne pose pas de problème.

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Annexe 1 Fonctionnalités du message client sedex (sM-Client) Le sM-Client met à disposition les fonctionnalités nécessaires à une participation intégrée ou non intégrée au niveau de la solution informatique. Son architecture se présente ainsi : Traitement intégré Traitement non intégré Solution informatique Collaborateur/trice

sM-Client Fonctions Boîte de réception:

Interface sedex Service formulaires: web front end pour la envoi manuel de réception manuelle de Tri messages électroniques messages électroniques service

Gestionnaire de messages

Adaptateur sedex

Internet

Participants sedex

Le sM-Client contient les composantes fonctionnelles suivantes : Gestionnaire de Le gestionnaire de messages traite la réception et l’envoi des messages, messages y compris l’envoi et le traitement de quittances, ce qui permet de faire l’économie du processus pour échanger les messages. L’examen structurel des messages entrants et sortants en relève. Tri Cet outil répond aux besoins des participants qui ne disposent pas encore de leur propre système d’automatisation des processus (workflow), mais aimeraient déjà faire classer et traiter automatiquement les messages. Il répartit les messages par type (par ex. décision à la CdC) dans des registres qu’on peut organiser à sa guise et dans lesquels ils peuvent être récupérés par l’application spécialisée. Boîte de réception La boîte de réception est une application web qui permet d’afficher les messages et de faire des opérations manuelles. Les messages peuvent notamment être triés, imprimés ou exportés sous forme de fichier PDF. L’enregistrement des messages via une imprimante d’archivage est également possible. La boîte aux lettres peut être utilisée par plusieurs collaborateurs simultanément. Service de formu- Le service de formulaires permet de créer manuellement les messages laires qui ne sont pas générés par une application spécialisée. Un masque est mis à disposition pour chaque type de message. Le service de formulaires est particulièrement adapté pour les messages de peu de volume. Fonctions service Les fonctions service comprennent les modes d’administration disponibles ainsi que l’archivage qui permet de disposer des documents nécessaires tels que le registre des participants et des messages et les modèles XML des messages. Banc d’essai Le banc d’essai est utilisé pour tester l’échange électronique de données et soutenir le fabricant des applications spécialisées lors des essais.

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Annexe 2 Exigences pour le raccordement à la plateforme sedex Le raccordement à la plateforme sedex doit être défini par les organes d’exécution en lien avec leur pool. L’infrastructure en place (p. ex. centre de calcul) fixe les conditions cadre à respecter. Adaptateur L’adaptateur sedex permet d’échanger des messages sur la plateforme sesedex dex. Les offices ont adopté des stratégies sedex différentes qui doivent être respectées. Les scénarios de base suivants sont envisageables : a. Un adaptateur sedex par organe d’exécution (l’organe d’exécution est un participant physique) b. Un adaptateur central, dans un centre de traitement de données, pour plusieurs organes d’exécution (l’organe d’exécution est un participant logique). c. Utilisation d’un adaptateur sedex existant (l’organe d’exécution peut être un participant logique ou physique) Participation à Le message sedex passe par l’OFAS, qui met la plateforme à disposition sedex (procédure provisoire) : 1. Le demandeur envoie à Hansheiri.Haefliger@bsv.admin.ch un courriel contenant les informations suivantes : Nom et adresse complète de l’organisation (avec le no de tél.) ; nom, adresse, adresse e-mail et tél. de la personne responsable au sein de l’organisation (organe d’exécution, pool, fournisseur) ; pool auquel il appartient ; indication permettant de savoir s’il s’agit d’un participant physique ou d’un participant logique (ne rien indiquer si l’information n’est pas connue). 2. Examen de la demande par l’ICA de l’OFAS : vérification des données du demandeur, examen de la qualification, clarification technique, etc. 3. Annonce, par l’ICA de l’OFAS, du nouveau participant au gestionnaire de l’infrastructure sedex à l’OFS. 4. Admission du nouveau participant au sein de l’infrastructure sedex et création du compte de participant sedex et des moyens d’accès (certificats et clés électroniques). 5. Remise, par l’OFS, des moyens d’accès par courrier postal. 6. Téléchargement des programmes nécessaires et de l’adaptateur par le demandeur ou l’un des représentants qu’il a désignés (p. ex. pool). 7. Installation de l’adaptateur, des clés et des certificats.

bfs.admin.ch Demandeur ICA OFAS OFS (Sedex)

Demande d’admission
Examen de la demande
Annonce du participant
Admission du nouveau participant 5. Certificats et clés électroniques 6. Téléchargement de l’adaptateur SW

7. Installation

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sM-Client La gestion du sM-Client nécessite, pour recevoir des messages, un accès au registre des messages entrants et sortants de l’adaptateur sedex. Pour imprimer les messages de la boîte de réception ou les exporter sous forme de fichier PDF, il faut garantir l’accès du sM-Client à l’infrastructure technique locale. Cet accès est facilité du fait que la boîte de réception est mise à disposition sous forme d’application web. Ce sont les pools, en collaboration avec les organes d’exécution, qui procèdent à l’installation et à la configuration du sM-Client. Des instructions et de la documentation sont mises à disposition.

Processus Chaque organe d’exécution doit examiner, et au besoin adapter, les procesd’exploitation sus d’exploitation en ce qui concerne la réception des messages, que ce soit dans la solution informatique ou à partir de la boîte de réception. Les questions concernant l’archivage de messages envoyés, le classement automatisé, le traitement de messages, la signalisation des messages entrants, etc. doivent être clarifiées d’entente avec les pools.

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