Loi fédérale
sur le traitement des données personnelles
par le Département fédéral des affaires étrangères

Le DFAE traite les données relatives aux Suisses de l’étranger et à leurs proches qui lui sont nécessaires pour accomplir les tâches qui lui incombent en vertu de la loi du 26 septembre 2014 sur les Suisses de l’étranger³.

Il traite également les données relatives aux Suisses à l’étranger et à leurs proches, ainsi que les données relatives aux personnes et à leurs proches pour lesquels la Suisse assume des fonctions de protection, qui lui sont nécessaires pour accomplir les tâches visées à l’al. 1.

Le DFAE peut traiter les données sensibles suivantes dans le cadre de la protection consulaire et des autres prestations consulaires fournies par la Suisse:

1. données sur la santé;

2. données sur des poursuites ou sanctions pénales et administratives;

3. données sur des mesures d’aide sociale.

Le numéro AVS au sens de l’art. 50c de la loi fédérale du 20 décembre 1946 sur l’assurance-vieillesse et survivants (LAVS)⁴ sert à l’échange électronique de données entre les registres officiels de personnes.⁵

À titre exceptionnel, le DFAE peut communiquer des données à des tiers:

1. afin de permettre des opérations de recherche, de sauvetage et d’évacuation dans l’intérêt de la personne concernée;

2. si la personne concernée n’est plus en mesure de fournir son consentement et que les circonstances permettent de présumer un tel consentement.

Le DFAE traite les données relatives aux propriétaires, armateurs et marins de navires sous pavillon suisse qui lui sont nécessaires pour accomplir les tâches qui lui incombent en vertu de la loi fédérale du 23 septembre 1953 sur la navigation maritime sous pavillon suisse⁶.

Le DFAE peut traiter les données sensibles suivantes:

1. données sur l’appartenance syndicale, pour autant que la personne concernée ait donné son consentement, afin d’agir en qualité de médiateur entre le marin et l’armateur conformément à la Convention du 23 février 2006 du travail maritime⁷;

2. données sur la santé des marins afin de pouvoir établir les documents nécessaires à la navigation;

3. données sur des poursuites ou sanctions pénales et administratives dans le cadre des amendes prononcées en vertu de la loi fédérale du 23 septembre 1953 sur la navigation maritime sous pavillon suisse⁸;

4. données sur des mesures d’aide sociale en faveur des marins naviguant sous pavillon suisse ou qui ont été en activité sur un navire sous pavillon suisse.

Lorsqu’un acte pénalement répréhensible est commis à bord d’un navire sous pavillon suisse naviguant en haute mer, le DFAE communique les données nécessaires à l’enquête aux autorités de poursuite pénale du canton de Bâle-Ville.

En cas d’incident impliquant un navire sous pavillon suisse, le DFAE communique les données nécessaires à l’autorité compétente conformément à la législation sur les enquêtes de sécurité en cas d’incident dans le domaine des transports.

En sus des traitements de données relatives aux employés de la Confédération prévus par la loi fédérale du 24 mars 2000 sur le personnel de la Confédération⁹, le DFAE traite les données sur ses employés qui sont affectés ou qu’on envisage d’affecter à l’étranger et sur leurs proches qui lui sont nécessaires pour exécuter les tâches qui lui incombent en sa qualité d’employeur, notamment pour:

1. apprécier la possibilité d’affecter à l’étranger un employé accompagné de ses proches;

2. assurer la sécurité des personnes concernées;

3. sauvegarder les intérêts de la Confédération.

Le DFAE peut traiter les données sur la santé des employés du DFAE qui sont affectés ou qu’on envisage d’affecter à l’étranger ainsi que de leurs proches.

Si des circonstances particulières du lieu d’affectation le rendent indispensable, le DFAE peut également, dans des cas d’espèce, traiter des données sensibles sur:

1. les opinions et activités religieuses;

2. la sphère intime.

Les données visées à l’art. 9, al. 1, peuvent être communiquées à l’assureur-maladie du DFAE pour le paiement des frais médicaux.

Le DFAE traite les données relatives aux employés locaux et à leurs proches qui lui sont nécessaires pour exécuter les tâches qui lui incombent en sa qualité d’employeur, notamment pour:

1. déterminer les effectifs nécessaires;

2. recruter du personnel afin de garantir les effectifs nécessaires;

3. gérer les salaires et les autres rémunérations, établir les dossiers du personnel et gérer les communications adressées aux assurances sociales;

4. promouvoir les mesures de développement et de fidélisation des employés;

5. maintenir et augmenter le niveau de qualification des employés;

6. assurer une planification, un pilotage et un contrôle au moyen d’analyses de données, de comparaisons, de rapports et de plans de mesures;

7. assurer la sécurité des personnes concernées;

8. sauvegarder les intérêts de la Confédération.

Le DFAE peut traiter des données relatives aux employés locaux et à leurs proches.

Il peut traiter les données sensibles suivantes:

1. données relatives à la santé en rapport avec la capacité de travail des employés locaux;

2. données relatives à la santé en rapport avec les remboursements de l’assurance-maladie;

3. données relatives aux prestations, au potentiel et au développement personnel et professionnel des employés locaux;

4. données requises dans le cadre de la collaboration à la mise en œuvre du droit des assurances sociales;

5. actes de procédure et décisions des autorités ayant trait au travail;

6. données sur des poursuites ou sanctions pénales et administratives.

Les données peuvent être traitées dans les systèmes d’information mis à la disposition des employeurs de l’administration fédérale par l’Office fédéral du personnel (OFPER).

Les données visées à l’art. 12, al. 1 et 2, let. b, peuvent être communiquées à l’assureur conseil du DFAE si elles lui sont, en l’espèce, indispensables à des fins de clarification de la prise en charge des coûts.

Le DFAE traite les données relatives aux représentants consulaires honoraires et à leurs proches qui lui sont nécessaires pour exécuter les tâches qui lui incombent en vertu de la législation sur les Suisses de l’étranger, notamment pour:

1. déterminer les effectifs nécessaires;

2. recruter les représentants consulaires honoraires afin de garantir les effectifs nécessaires;

3. gérer les indemnités et établir les dossiers personnels;

4. assurer la sécurité des personnes concernées;

5. sauvegarder les intérêts de la Confédération.

Le DFAE peut traiter des données relatives aux représentants consulaires honoraires et à leurs proches.

Il peut traiter les données sensibles suivantes:

1. données relatives à la santé en rapport avec la capacité de remplir la fonction de représentant consulaire honoraire;

2. actes de procédure et décisions des autorités ayant trait aux représentants consulaires honoraires;

3. données sur des poursuites ou sanctions pénales et administratives.

Les données peuvent être traitées dans les systèmes d’information mis à la disposition des employeurs de l’administration fédérale par l’OFPER.

Le DFAE traite les données relatives aux experts qui sont affectés ou qu’on envisage d’affecter à la promotion de la paix, au renforcement des droits de l’homme et à l’aide humanitaire et à leurs proches qui lui sont nécessaires pour exécuter ses tâches de recruteur, notamment pour:

1. déterminer les effectifs nécessaires;

2. recruter des experts afin de garantir les effectifs nécessaires;

3. gérer les dossiers des experts;

4. promouvoir les mesures de développement et de fidélisation des experts;

5. maintenir et augmenter le niveau de qualification des experts;

6. assurer une planification, un pilotage et un contrôle au moyen d’analyses de données, de comparaisons, de rapports et de plans de mesures;

7. apprécier les possibilités d’affecter à l’étranger un expert accompagné de ses proches;

8. assurer la sécurité des personnes concernées;

9. sauvegarder les intérêts de la Confédération.

Le DFAE peut traiter des données relatives aux experts et à leurs proches.

Il peut traiter les données sensibles suivantes:

1. données relatives à la santé en rapport avec la capacité de travail des experts;

2. données relatives aux prestations, au potentiel et au développement personnel et professionnel des experts;

3. actes de procédure et décisions des autorités qui peuvent exercer une influence sur un futur engagement des experts.

Si des circonstances particulières du lieu d’affectation le rendent indispensable, le DFAE peut également, dans des cas d’espèce, traiter des données sensibles sur:

1. les opinions et activités religieuses;

2. la sphère intime.

Le DFAE peut communiquer les données nécessaires relatives aux experts, y compris des données sensibles, à des employeurs potentiels pour autant que la personne concernée ait donné son consentement.

Le DFAE traite les données relatives aux personnes bénéficiaires au sens de l’art. 2, al. 2, de la loi du 22 juin 2007 sur l’État hôte (LEH)¹⁰ qui lui sont nécessaires pour accomplir les tâches qui lui incombent en vertu de cette loi.

Le DFAE peut traiter les données sensibles suivantes:

1. données sur des poursuites ou sanctions pénales et administratives afin de contribuer au règlement des litiges dans lesquels les personnes bénéficiaires sont impliquées;

2. données sur des mesures d’aide sociale afin d’assurer l’application de la législation en matière d’assurances sociales ainsi que l’établissement et la gestion des cartes de légitimation.

Le numéro AVS au sens de l’art. 50c LAVS¹¹ sert à l’échange électronique de données entre les registres officiels de personnes.¹²

Le DFAE peut communiquer aux autorités fédérales, cantonales et communales les données qui sont nécessaires à l’exécution de leurs tâches ou qui peuvent contribuer au règlement de litiges dans lesquels sont impliqués des personnes mentionnées à l’art. 21 de la présente loi ou des bénéficiaires institutionnels au sens de l’art. 2, al. 1, LEH¹³.

Il peut communiquer aux bénéficiaires institutionnels des données concernant les personnes qu’ils emploient et les personnes qui les accompagnent.

Le DFAE traite des données relatives aux participants de conférences organisées par la Suisse dans le but d’assurer une présence active de la Suisse dans les relations internationales.

Le DFAE peut, à des fins organisationnelles et logistiques, traiter les données sensibles suivantes:

1. données sur les opinions ou activités religieuses;

2. données sur la santé.

Les personnes concernées peuvent accéder en ligne à leurs propres données ainsi que les consulter et les traiter en ligne.

Le DFAE traite les données relatives aux personnes actives dans le domaine des prestations de sécurité privées fournies à l’étranger qui lui sont nécessaires pour accomplir les tâches qui lui incombent en vertu de la loi fédérale du 27 septembre 2013 sur les prestations de sécurité privées fournies à l’étranger¹⁴.

Le DFAE peut traiter les données sur des poursuites ou sanctions pénales et administratives dont font l’objet les personnes actives dans le domaine des prestations de sécurité privées fournies à l’étranger.