935.412
Verordnung
über das Datenbearbeitungssystem private
Sicherheitsdienstleistungen
(VDPS)
vom 12. August 2015 (Stand am 1. Januar 2024)
Präambel
Der Schweizerische Bundesrat,
gestützt auf Artikel 57hter des Regierungs- und Verwaltungsorganisationsgesetzes vom 21. März 19971 (RVOG)
und auf Artikel 38 des Bundesgesetzes vom 27. September 20132 über die im Ausland erbrachten privaten Sicherheitsdienstleistungen (BPS),3
verordnet:
1. Abschnitt Allgemeine Bestimmungen
Art. 1 Gegenstand
Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des automatisierten Datenbearbeitungssystems private Sicherheitsdienstleistungen (DPS) der Politischen Direktion (PD) des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (EDA).
Art. 2 Zweck des DPS
Das DPS dient der PD zur Wahrnehmung der folgenden nach den Artikeln 10,
12–14 und 16 BPS zu erbringenden Aufgaben:
Bearbeitung der eingehenden Meldungen;
Durchführung des Prüfverfahrens;
Erstellung von Statistiken und Berichten.
Art. 3 Verantwortliche Behörde
Die PD trägt die Verantwortung für das DPS.
2. Abschnitt Daten und Datenbearbeitung
Art. 4 Bearbeitete Daten und Bearbeitungsrechte
Im DPS werden folgende Daten bearbeitet:
betreffend das meldepflichtige Unternehmen: Angaben zu den Identitäten und den beabsichtigten Tätigkeiten nach Anhang 1;
betreffend das Personal und die Mitglieder der Geschäftsleitung oder des Aufsichtsorgans des meldepflichtigen Unternehmens: die Daten nach Anhang 2;
betreffend die Auftraggeberinnen und Auftraggeber sowie die Empfängerinnen und Empfänger von privaten Sicherheitsdienstleistungen nach Artikel 5 der Verordnung vom 24. Juni 20154 über die im Ausland erbrachten privaten Sicherheitsdienstleistungen: die Daten nach Anhang 3.
Die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der PD erfassen die Daten im DPS; sie können die Daten jederzeit bearbeiten.
Die Einheit für Informatik des EDA kann alle Daten im DPS bearbeiten, soweit dies für die Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig ist.
Art. 5 Erteilung der Zugriffsberechtigung
Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern des DPS die individuellen Zugriffsrechte.
Sie oder er überprüft mindestens einmal jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen.
Art. 6 Dokumente
Im DPS können alle Dokumente zu elektronisch gespeicherten Geschäften erfasst werden.
Art. 7 Technischer Betrieb und Systemverwaltung
Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des DPS verantwortlich.
Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator verwaltet das Computersystem, die Datenbank und die Anwendungen des DPS.
Die oder der Anwendungsverantwortliche bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern. Sie oder er ist bei der PD angestellt.
3. Abschnitt Datenschutz und Informatiksicherheit
Art. 8 Sorgfaltspflichten
Die PD sorgt dafür, dass die Personendaten im DPS vorschriftsgemäss bearbeitet werden.
Sie stellt sicher, dass die Personendaten im DPS richtig und vollständig sind und nachgeführt werden.
Art. 9 Datensicherheit
Die Daten- und die Informationssicherheit richten sich nach:5
6der Datenschutzverordnung vom 31. August 20227;
8der Informationssicherheitsverordnung vom 8. November 20239.
Die PD erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses regelt die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie die Kontrolle der Datenbearbeitung.
Art. 10 Protokollierung
Die Zugriffe auf das DPS und die Änderungen werden laufend protokolliert.
Die Protokolle werden während einem Jahr getrennt vom System, in welchem die Personendaten bearbeitet werden, aufbewahrt.10
4. Abschnitt Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung der Daten
Art. 11
Die im DPS enthaltenen Personendaten werden 15 Jahre nach der letzten Bearbeitung vernichtet.
Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung.
5. Abschnitt Inkrafttreten
Art. 12
Diese Verordnung tritt am 1. September 2015 in Kraft.
Daten betreffend Unternehmen
(Art. 4 Abs. 1 Bst. a)
Firma
Sitz
Rechtsform
Handelsregisterauszug
Zweck
Geschäftsbereiche
Einsatzorte im Ausland
Hauptsächliche Kundenkategorien
Nachweis des Beitritts zum Verhaltenskodex
Massnahmen zur Aus- und Weiterbildung des Personals
Angaben zum internen Kontrollsystem
Art und Volumen der Dienstleistung nach Artikel 4 Buchstaben a und b BPS
Zur Erbringung der Sicherheitsdienstleistung zum Einsatz kommende Waffen und andere Mittel
Umfang und Dauer des Einsatzes
Anzahl der eingesetzten Personen
Risiken des Einsatzes
Andere wichtige, die Geschäftstätigkeit des Unternehmens betreffenden Angaben
Daten betreffend das Personal und die
Mitglieder der Geschäftsleitung oder des Aufsichtsorgans
(Art. 4 Abs. 1 Bst. b)
Name
Vorname
Geburtsdatum
Wohnsitz, inkl. Wohnsitzbescheinigung
Nationalitäten
Angaben zum Leumund
Angaben zur Bewilligung für die Ausfuhr, das Tragen und die Verwendung von Waffen, Waffenzubehör und Munition
Angaben zu Aus- und Weiterbildungen
Funktion im Unternehmen: Mitglied der Geschäftsleitung, Mitglied des Aufsichtsorgans, Führungsfunktion, Funktion mit Waffentragerlaubnis
Daten im Zusammenhang mit administrativen oder strafrechtlichen Verfolgungen und Sanktionen nach Artikel 20 BPS: vorgeworfene Straftat, Angaben zur Art des Verfahrens, Bezeichnung der betroffenen Behörden, Kopie des Urteils und aller anderen mit dem Urteil zusammenhängenden Informationen
Daten betreffend die Auftraggeberinnen und
Auftraggeber sowie die Empfängerinnen und Empfänger
von privaten Sicherheitsdienstleistungen
(Art. 4 Abs. 1 Bst. c)
Name oder Bezeichnung: natürliche oder juristische Person, internationale Organisation, Regierung, Gruppierung usw.
Bei natürlichen Personen: Geburtsdatum
Ausführungsort der beabsichtigten Tätigkeit
Angaben zur Stellung: Funktion, Rolle, Rang, Position usw.
Weitere Angaben zur Identifikation