DE : Benutzerhandbuch ALPS für Firmen | Lexipedia

Eidgenössisches Departement des Innern EDI Bundesamt für Sozialversicherungen BSV Geschäftsfeld Internationale Angelegenheiten

Benutzerhandbuch ALPS für Firmen

Release 9

(Version 26.11.2020)

ALPS Applicable Legislation Platform Switzerland

Inhaltsverzeichnis 1 EINFÜHRUNG ........................................................................................................................................... 5

1.1 EINLOGGEN UND PASSWORTWECHSEL .............................................................................................................. 6 1.2 STARTSEITE.................................................................................................................................................. 7 1.3 FÄLLE (ENTSENDUNG, MEHRFACHTÄTIGKEIT, …) VERWALTEN ............................................................................... 8

2 WICHTIGSTE GESCHÄFTSFÄLLE IN ALPS AUSFÜHREN...............................................................................11

2.1 GESCHÄFTSFALL NEUE ENTSENDUNG BEANTRAGEN ........................................................................................... 11 2.2 GESCHÄFTSFALL WEITERVERSICHERUNG BEANTRAGEN ....................................................................................... 23 2.3 NEUE MEHRFACHTÄTIGKEIT ANMELDEN .......................................................................................................... 24 2.4 NEUE BESONDERE BERUFSGRUPPEN ANMELDEN ............................................................................................... 32 2.5 GESCHÄFTSFALL ENTSENDUNG VERLÄNGERN .................................................................................................... 38 2.6 VORZEITIGE BEENDIGUNG ODER ZUKÜNFTIGER START EINES GESCHÄFTSFALLS ........................................................ 39 2.7 SACHVERHALTSÄNDERUNG ........................................................................................................................... 41 2.8 ANTRAG LÖSCHEN / STORNIEREN ................................................................................................................... 42

3 TIPPS UND TRICKS ...................................................................................................................................44

3.1 WIEDERKEHRENDE MASKEN INNERHALB VON FÄLLEN ........................................................................................ 44 3.2 FUNKTIONSKNÖPFE ..................................................................................................................................... 47 3.3 GESCHÄFTSFALL KOPIEREN............................................................................................................................ 49 3.4 FEHLERMELDUNGEN .................................................................................................................................... 49

4 NÜTZLICHE HINWEISE..............................................................................................................................51

5 BENUTZERVERWALTUNG – VEREINFACHTE DARSTELLUNG .....................................................................52

6 BENUTZERVERWALTUNG – DETAILLIERTE DARSTELLUNG ........................................................................54

6.1 BENUTZER HINZUFÜGEN............................................................................................................................... 55

7 ZUGRIFFSVERFAHREN .............................................................................................................................59

7.1 CH-LOGIN BENUTZERACCOUNT BEANTRAGEN ................................................................................................ 59 7.2 ZUGRIFF ALPS BEANTRAGEN (START FÜR AK’S MIT IDENTITY PROPAGATION) ........................................................ 63 7.3 ZUGRIFF AUF ALPS NACH REGISTRIERUNG....................................................................................................... 66

8 BENUTZER-REPORT .................................................................................................................................69

Tabellenverzeichnis Tabelle 1 Funktionsknöpfe .................................................................................................................... 48

Abbildungsverzeichnis Abbildung 1 Login-Maske ........................................................................................................................ 7

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Abbildung 2 Startseite-Maske ................................................................................................................. 7 Abbildung 3 Geschäftsfälle verwalten ..................................................................................................... 9 Abbildung 4 Pop-Up-Fenster zur Eröffnung eines Falls ........................................................................ 11 Abbildung 5 Detailmaske Angaben zur Person ..................................................................................... 12 Abbildung 6 Fenster Adressen zur Person ........................................................................................... 12 Abbildung 7 Detailmaske Tätigkeiten .................................................................................................... 13 Abbildung 8 Fenster Arbeitgeber........................................................................................................... 14 Abbildung 9 Fenster Arbeitsort für Arbeitgeber ..................................................................................... 14 Abbildung 10 Maske Familienangehörige ............................................................................................. 16 Abbildung 11 Pop-Up-Fenster Kind....................................................................................................... 17 Abbildung 12 Detailmaske Zusatzfragen .............................................................................................. 18 Abbildung 13 Detailmaske Dokumente ................................................................................................. 18 Abbildung 14 Detailmaske Übersicht / Entscheid ................................................................................. 19 Abbildung 15 Bestätigung ..................................................................................................................... 19 Abbildung 16 Hinweis nach Einreichen des Antrag (links), Erfassungsbestätigung (rechts)................ 20 Abbildung 17 Bemerkungen dienen zur Kommunikation zwischen den beteiligten Stellen ................. 21 Abbildung 18 Beispiel E-Mail nach Abschluss des Falls ....................................................................... 22 Abbildung 19 Detailmaske Dokumente nach Abschluss des Falls ....................................................... 23 Abbildung 20 Pop-Up-Fenster zur Eröffnung eines Falls ...................................................................... 23 Abbildung 21 Pop-Up-Fenster zur Eröffnung des Falls Mehrfachtätigkeit ............................................ 24 Abbildung 22 Maske Person ................................................................................................................. 25 Abbildung 23 Fenster Adressen zur Person ......................................................................................... 25 Abbildung 24 Detailmaske Tätigkeiten .................................................................................................. 26 Abbildung 25 Fenster Arbeitgeber......................................................................................................... 27 Abbildung 26 Fenster Arbeitsort ............................................................................................................ 28 Abbildung 27 Fenster Arbeitsorte (Mehrfachauswahl) .......................................................................... 29 Abbildung 28 Detailmaske Dokumente ................................................................................................. 30 Abbildung 29 Detailmaske Übersicht / Entscheid zum Einreichen des Falls ........................................ 31 Abbildung 30 Bestätigung ..................................................................................................................... 31 Abbildung 31 Hinweis nach Einreichen des Antrag (links), Erfassungsbestätigung (rechts)................ 31 Abbildung 32 Pop-Up-Fenster zur Eröffnung des Falls Besondere Berufsgruppen ............................. 32 Abbildung 33 Maske Person ................................................................................................................. 33 Abbildung 34 Fenster Adressen zur Person ......................................................................................... 33 Abbildung 35 Detailmaske Tätigkeiten .................................................................................................. 34 Abbildung 36 Fenster Arbeitgeber......................................................................................................... 35 Abbildung 37 Fenster Arbeitsort ............................................................................................................ 35 Abbildung 38 Detailmaske Dokumente ................................................................................................. 36 Abbildung 39 Detailmaske Übersicht / Entscheid zum Einreichen des Falls ........................................ 37 Abbildung 40 Bestätigung ..................................................................................................................... 37 Abbildung 41 Hinweis nach Einreichen des Antrag (links), Erfassungsbestätigung (rechts)................ 37 3/70

Abbildung 42 Entsendung verlängern ................................................................................................... 38 Abbildung 43 Pop-Up-Fenster für Datumseingabe Entsendungsverlängerung .................................... 39 Abbildung 44 Fall vorzeitig beenden / zukünftig anfangen ................................................................... 40 Abbildung 45 Pop-Up-Fenster für Änderung der Einsatzdauer ............................................................ 40 Abbildung 46 Bestätigung Erfassung der Änderung Einsatzdauer ....................................................... 40 Abbildung 47 Sachverhaltsänderung .................................................................................................... 41 Abbildung 48 Pop-Up-Fenster für Sachverhaltsänderung .................................................................... 42 Abbildung 49 Bestätigung Erfassung Sachverhaltsänderung ............................................................... 42 Abbildung 50 Offenen Antrag abbrechen .............................................................................................. 43 Abbildung 51 Pop-Up-Fenster Bestätigung Stornierung ....................................................................... 43 Abbildung 52 Typischer Aufbau einer Eingabemaske .......................................................................... 44 Abbildung 53 Detailmaske Übersicht .................................................................................................... 46 Abbildung 54 Detailmaske Dokumente ................................................................................................. 47 Abbildung 55 Fall kopieren .................................................................................................................... 49 Abbildung 56 Session Timeout Meldung ............................................................................................... 50 Abbildung 57 Maske für die Benutzersuche .......................................................................................... 52 Abbildung 58 Pop-Up-Fenster zum Erstellen eines neuen Benutzers .................................................. 52 Abbildung 59 Maske für die Benutzersuche .......................................................................................... 54 Abbildung 60 Pop-Up-Fenster zum Erstellen eines neuen Benutzers .................................................. 56 Abbildung 61 Maske für die Benutzerverwaltung .................................................................................. 56 Abbildung 62 Pop-Up-Fenster zur Wahl einer Benutzerrolle ................................................................ 58 Abbildung 63 Anmelden ........................................................................................................................ 59 Abbildung 64 eIAM-Benutzerverwaltung des CH-LOGIN ..................................................................... 60 Abbildung 65 Benutzer registrieren, Schritt 1: Eingabe der E-Mail-Adresse ........................................ 60 Abbildung 66 Benutzer registrieren, Schritt 2: Überprüfung der E-Mail-Adresse ................................. 61 Abbildung 67 Benutzer registrieren, Schritt 3: Eingabe der Mobiltelefonnummer ................................ 61 Abbildung 68 Benutzer registrieren, Schritt 4: Überprüfung der Mobiletelefonnummer ....................... 62 Abbildung 69 Benutzer registrieren, Schritt 5: Benutzerangaben ......................................................... 62 Abbildung 70 Benutzer registrieren, Schritt 5: Benutzerpasswort festlegen ......................................... 63 Abbildung 71 Benutzer registrieren: Sie haben sich erfolgreich registriert ........................................... 63 Abbildung 72 Zugriff nicht möglich ........................................................................................................ 64 Abbildung 73 Zugriff beantragen, Schritt 1: Benutzerangaben ............................................................. 65 Abbildung 74 Zugriff beantragen: Antrag erfolgreich gestellt ................................................................ 65 Abbildung 75 Angabe der Benutzer-ID (mit CH-LOGIN)....................................................................... 66 Abbildung 76 ALPS URL wählen........................................................................................................... 67 Abbildung 77 Benutzer-ID und Passwort eingeben (2) ......................................................................... 67 Abbildung 78 SMS-Nachricht mit Bestätigungs-Code (SMS-Code) ..................................................... 68 Abbildung 79 Startseite von ALPS ........................................................................................................ 68 Abbildung 80 Benutzer-Report .............................................................................................................. 69

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1 Einführung

ALPS (Applicable Legislation Platform Switzerland) ist eine Webapplikation, welche Firmen, Selbst- ständigerwerbenden sowie den Ausgleichskassen (AK) und dem Bundesamt für Sozialversicherungen (BSV) erlaubt, neue Einsätze im Ausland (kurz- und langfristige Entsendungen, Entsendungsverlänge- rungen und Weiterversicherungen) für Vertragsstaaten sowie EU- und EFTA-Mitgliedsstaaten abzuwi- ckeln. Ausserdem können auch Fälle einer Weiterversicherung für Nichtvertragsstaaten sowie Mehr- fachtätigkeiten innerhalb der EU- oder EFTA-Mitgliedsstaaten mit Unterstellung in der Schweiz auf ei- ner gemeinsamen elektronischen Plattform bearbeitet werden. Die Einführung von ALPS erfolgte stufenweise im Rahmen einer Pilotphase von 18 Monaten bei den Ausgleichskassen und später auch bei ausgewählten Firmen. Die Erfahrungen aus dieser Phase er- möglichten, das System iterativ zu optimieren. Teilnehmer von ALPS während der Pilotphase waren:  Mitarbeiter/innen bei Pilotfirmen oder deren Vertretungen (z. B. Treuhänder), welche Entsen- dungs- oder Mehrfachtätigkeitsanträge erstellen.  Mitarbeiter/innen der AK, welche diese Anträge bearbeiten.  Mitarbeiter/innen des BSV, Geschäftsfeld Internationales. Per 01.01.2018 wird der bisherige papierbasierte Datenaustausch zwischen den Firmen, den Aus- gleichskassen und dem Bundesamt für Sozialversicherungen (BSV) vollständig bei folgenden Sach- verhalten mehr und mehr durch ALPS ersetzt.  Anträge auf Entsendung / Entsendungsverlängerung / Weiterversicherung: Anträge auf Ent- sendung, Entsendungsverlängerung oder Weiterversicherung werden durch die Firma direkt in ALPS erfasst. Es ist nicht mehr nötig, einen Antrag per Post oder per E-Mail zu übermitteln;  Anmeldung von Mehrfachtätigkeiten: Nach Abklärung zwischen Firma und AK, ob eine Mehr- fachtätigkeit mit Unterstellung in der Schweiz vorliegt, erfasst die Firma die für die Ausstellung der Bescheinigung notwendigen Daten in ALPS. Es ist nicht mehr nötig, diese Daten per Post oder per E-Mail zu übermitteln.  Versicherung für Familienangehörige (in Ergänzung eines Antrags auf Entsendung / Entsen- dungsverlängerung / Weiterversicherung): Die Familienangehörigen (Ehepartner und Kinder), die die angestellte Person begleiten, nicht erwerbstätig sind und nicht obligatorisch bei der AHV/IV/(EO) versichert bleiben, sind daran interessiert, von der zuständigen Ausgleichskasse Informationen über die Versicherungsmöglichkeiten und ein Antragsformular zu erhalten. Es ist zu beachten, dass die Familienangehörigen selber dafür besorgt sind, den Antrag fristge- recht einzureichen.  Besondere Berufsgruppen: Besondere Berufsgruppen sind Personengruppen gemäss VO 883/2004 (d.h. Beamter und ihnen gleichgestellte Personen, arbeitslose Grenzgänger, Wehr- und Zivildienstleistende, Seeleute, Flugpersonal und Vertragsbedienstete der EU) sowie das Rheinschifferabkommen. Achtung: Falls eine Mehrfachtätigkeit mit einer Tätigkeit der Katego- rie «Besonderer Berufsgruppe» und einer weiteren Tätigkeit (selbständig/unselbständig) vor- liegt, wird der Fall als Mehrfachtätigkeit (LA_BUC_02) abgewickelt.  Bescheinigung: Die Firma wird über die Genehmigung / Ablehnung nicht mehr per Post infor- miert. Stattdessen wird die Bestätigung (z. B. PDA1, Certificate of Coverage, Bescheinigung der Weiterversicherung) oder Ablehnung direkt in ALPS hinterlegt, die Firma wird bei Entsen- dungen und Sondervereinbarungen per E-Mail über die Erstellung informiert und kann das Dokument herunterladen und ausdrucken. Die Benachrichtigung via Mail bei den Mehrfachtä- tigkeiten wird in einem der nächsten Releases optimiert.  Informationsaustausch zum Antrag: Falls AK oder BSV Zusatzinformationen zu einem Antrag benötigen, läuft die Kommunikation direkt über ALPS.

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 Zwischenstand prüfen: Die Firma kann den aktuellen Stand eines (offenen) Falls sowie die zwischen der Schweiz und dem Ausland ausgetauschten Dokumente jederzeit direkt aus ALPS einsehen. ALPS ist zugänglich unter: https://www.alps.bsv.admin.ch/alps (alles Kleinbuchstaben!) für die Firmen, die „Identity Propagation“ nicht verwenden, und durch das Webportal ihrer AK („PartnerWeb“ oder „ahv easy“) für die Firmen, die „Identity Propagation“ verwenden. ALPS kann ohne Installation von Software mit einem aktuellen Internet Browser (z. B. Internet Explorer [ab Version 9] oder Firefox) be- nutzt werden. Achtung (für die Firmen, die „Identity Propagation“ nicht verwenden): Bei Wahl des obigen Links wird der Benutzer automatisch auf eine andere Seite umgeleitet. Es ist wichtig, in den Favoriten den oben- genannten Original-Link abzuspeichern und nicht die Seite, auf die man weitergeleitet wird! Alle tech- nischen und fachlichen Fragen sowie Anträge zur Erstellung eines Benutzerkontos sind an die zustän- dige AHV-Ausgleichskasse zu richten.

Für Treuhänder und Beratungsfirmen, die sämtliche Entsendungsanträge mehrerer Mandanten bear- beiten, besteht die Möglichkeit, einen speziellen Account einzurichten (im Folgenden Treuhänder-Ac- count genannt). Bitte wenden Sie sich hierzu ans BSV.

Übernimmt eine Beratungsfirma die Vertretung eines Mandanten nur in einem Einzelfall, kann dieser bis zum Abschluss des Mandats direkt vom Mandanten einen Mitarbeiter-Account erstellt werden.

1.1 Einloggen und Passwortwechsel

Zur Benutzung von ALPS wird pro Benutzer ein persönliches (nicht übertragbares) Benutzerkonto be- nötigt, welches durch die Ausgleichskasse nach Unterschreiben einer Nutzungsvereinbarung einge- richtet wird. Abbildung 1 zeigt die Login-Maske:  Das Login erfolgt mittels Benutzer-ID und Passwort.  Falls das Passwort vergessen wurde oder gesperrt ist, kann über den angezeigten Link ein Passwort-Reset ausgelöst werden.

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Einloggen

Passwort-Reset

Abbildung 1 Login-Maske

1.2 Startseite

Nach erfolgreichem Login sieht der Benutzer die Startseite-Maske (Abbildung 2), welche nachfolgend beschrieben wird:

Sprachwahl Manuelle Funktionen

Menu Login-Infos

Allgemeine Infos

Abbildung 2 Startseite-Maske

 Manuelle Funktionen (Gebrauch optional)

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 Speichern-Funktionsknopf: Damit kann der Inhalt einer Maske manuell zwischengespei- chert werden (ALPS speichert automatisch, sobald von einer vollständig erfassten Maske zur nächsten Maske gewechselt wird).

 Refresh-Funktionsknopf: Damit kann die aktuelle Maske manuell erneuert werden.  Sprachwahl

 Die Menuführung und Formulare von ALPS sind viersprachig, der Benut- zer kann seine gewünschte Sprache jederzeit wechseln.  Menu: Erlaubt den Sprung zu den wichtigsten Funktionen  Neuer Einsatz im Ausland: Mit diesem Link kann direkt ein neuer Einsatz im Ausland erfasst werden.  Neue Mehrfachtätigkeit: Mit diesem Link kann direkt eine neue Mehrfachtätigkeit erfasst wer- den.  Besondere Berufsgruppen: Mit diesem Link kann direkt eine neue Besondere Berufsgruppen erfasst werden.  Geschäftsfälle verwalten: Mit diesem Link können aktuelle oder abgeschlossene Entsen- dungsfälle gesucht und gesichtet / bearbeitet werden.  Login-Infos  Links werden die Daten des aktuell eingeloggten Benutzers angezeigt.

 Mit dem Logout-Funktionsknopf kann man sich aktiv aus ALPS abmelden.  Allgemeine Infos  Aktuelles  Quick Guide Starthilfe für die Arbeit mit ALPS.  Benutzeranleitung: Link auf die Benutzeranleitung (vorliegendes Dokument).  Leitfaden: Informationen zu Entsendungen, Mehrfachtätigkeiten und Weierversicherungen  Diverse Formulare

1.3 Fälle (Entsendung, Mehrfachtätigkeit, …) verwalten

Wird im Menu links der Link Geschäftsfälle verwalten (siehe obiges Kapitel) angeklickt, erscheint die Maske „Geschäftsfälle verwalten“ (siehe Abbildung 3), welche nachfolgend beschrieben wird:

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Suche mit verschiedenen Filter- kriterien

Allgemeine Funktionsknöpfe

Suchergeb- nisse

Abbildung 3 Geschäftsfälle verwalten

 Suche mit verschiedenen Filterkriterien o Mittels Knopf „SUCHE“ werden sämtliche Fälle der Firma angezeigt o Die Auswahl kann mittels Eingabe von Filterkriterien (Typ, ALPS-ID, etc.) eingegrenzt werden, wenn zu viele Resultate angezeigt werden. Damit ist es möglich, einen ein- zelnen Fall oder ein Set von Fällen gezielt zu suchen. Die Filterkriterien sind beliebig kombinierbar und können mit „ZURÜCKSETZEN“ wieder gelöscht werden.  Darstellung von Suchergebnissen: Die Suchergebnisse werden in Form einer Tabelle an- gezeigt. Die Detailsicht auf einen gefundenen Fall erfolgt mit Doppelklick auf den Fall (ir- gendwo in der Zeile). Zur besseren Übersichtlichkeit gelten folgende Konventionen: o Fall normal dargestellt: Kann mit Doppelklick geöffnet und bearbeitet werden. o Fall fett dargestellt: Es gab eine Änderung am Fall, welche noch nicht gesichtet wurde (analog zu einem noch nicht gelesenen E-Mail in einer E-Mail Inbox). Ein Fall kann auch manuell auf „GELESEN“ oder „UNGELESEN“ gesetzt werden. o Kursiv gezeigte Fälle: Können durch den Benutzer nicht bearbeitet werden, da sie entweder abgeschlossen oder in Bearbeitung bei einer anderen Stelle sind (nur die bearbeitende Stelle kann einen Fall ändern).  Bedeutung der Spalten in den Suchergebnissen: o Geändert: Zeigt die letzte Änderung an einem Fall (den letzten Statuswechsel) o Typ: Zeigt den Typ des Falls (Entsendung, Mehrfachtätigkeit, vorzeitige Beendigung) o Rolle: Zeigt ob die Schweiz «Case Owner» (Schweiz  Ausland) oder «Counter- party» (Ausland  Schweiz) für den Fall zuständig ist o Status: Status des Falls  ERÖFFNET: Fall ist noch in Erstellung und wurde nicht freigegeben  EINGEREICHT: Fall wurde bei dem zuständigen Organ eingereicht und ist in Bearbeitung 9/70

 ANNULLIERT: Der Fall wurde annulliert und wird damit in Kürze abgeschlos- sen werden  ERLEDIGT: Der Fall ist erledigt und wird damit in Kürze abgeschlossen wer- den  ABGESCHLOSSEN: Der Fall ist abgeschlossen und kann nicht mehr verän- dert werden o ALPS-ID: Referenznummer des Falls o Person: Name des Versicherten o Arbeitgeber: Die entsprechenden Arbeitgeber des Versicherten o Arbeitsorte: Ort(e) und Land/Länder, in dem/denen der Versicherte arbeitet o Zuständig: Zeigt, bei wem der Fall aktuell zur Bearbeitung liegt  Firma: (z. B. bei Rückfragen des Organs wird der Fall zurück an die Firma ge- leitet)  AHV-Ausgleichskasse  BSV  Ausland: Abhängig vom Typ des Falls wird eine Zustimmung der ausländi- schen Behörde benötigt o Sachbearbeiter: Kürzel des Sachbearbeiters im BSV, welcher den Fall behandelt  Allgemeine Funktionsknöpfe o Eine abschliessende Liste mit der Erklärung zu allen Funktionsknöpfen ist in Abschnitt

3.2 aufgeführt.

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2 Wichtigste Geschäftsfälle in ALPS ausführen

Die vier komplexesten Geschäftsfälle in ALPS sind:  Neue Entsendung beantragen  Weiterversicherung beantragen  Neue Mehrfachtätigkeit anmelden  Neue Besondere Berufsgruppen anmelden Nachfolgend werden diese vier Fälle im Detail mit den zugehörigen Masken beschrieben.

2.1 Geschäftsfall Neue Entsendung beantragen

2.1.1 Entsendungsantrag einreichen

Die Beantragung einer Entsendung erfolgt mit Klick auf das Menu „Neuer Einsatz im Ausland“ (siehe Abbildung 3. Der Benutzer erhält ein Pop-Up-Fenster, welches er vervollständigen muss:

Abbildung 4 Pop-Up-Fenster zur Eröffnung eines Falls

 Typ: Typ des Geschäftsfalls. Ist der Typ Entsendung nicht möglich, da es sich um eine Ent- sendung in einen Nichtvertragsstaat handelt gibt eine Fehlermeldung an, dass für den gewähl- ten Staat kein Abkommen besteht. In einem solchen Fall kann nur eine Weiterversicherung beantragt werden. Achtung: Bei gewöhnlicher Tätigkeit in mehreren Staaten muss nicht „Neuer Einsatz im Ausland…“ angewählt werden, sondern „neue Mehrfachtätigkeit“ (s. Kap. 2.3).  Case Owner: nicht wählbar (immer angekreuzt = Schweiz  Ausland)  AK / Abrechnungsnummer: Angabe, für welche Firma (Tochtergesellschaft) der Fall erfasst werden soll.  Erwerbsland im Ausland: Hier wird angegeben, in welchem Land der Auslandeinsatz erfolgt. ALPS ermittelt daraufhin die für die Bearbeitung zuständige Stelle (Ausgleichskasse oder BSV) und teilt dieser den Fall zu. Die Firma muss nicht unterscheiden, ob es sich um eine kurzfristige (mit Zuständigkeit AK) oder eine langfristige Entsendung (Sondervereinbarung, mit Zuständigkeit BSV) handelt. Beim Einreichen des Falls wird dieser durch ALPS automatisch dem richtigen Organ zugewiesen. Danach müssen die Daten in die einzelnen Detail-Eingabemasken gefüllt werden, welche nachfolgend kurz erklärt werden:

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Abbildung 5 Detailmaske Angaben zur Person

Abbildung 6 Fenster Adressen zur Person

In der Detailmaske „Person“ (siehe Abbildung 5) werden Angaben zur Person erfasst:  Allgemeine Angaben: Hier werden die allgemeinen Angaben wie Sozialversicherungsnum- mer, Name, etc. eingegeben.  Krankenversicherung: Der KVG-Krankenversicherer ist aus der Liste auszuwählen. Sollte der Versicherte wegen Ausübung des Optionsrechts mit Deutschland, Frankreich, Ita- lien oder Österreich von gesetzlichen schweizerischen Krankenversicherung(KVG) befreit sein, ist das entsprechende Feld anzuwählen und die Bescheinigung (PDF), ausgestellt durch die kantonale Behörde ist in ALPS hochzuladen. Bescheinigungen privater Versicherer wer- den nicht akzeptiert.  Adressen: Adressdaten (siehe Abbildung 6), die in einer Tabelle aufgelistet sind. Diese Daten können mit den entsprechenden Button hinzugefügt, geändert und gelöscht werden:

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o Wohnsitzland: Wohnadresse während der Entsendung, d. h. der Wohnort, in dem die betroffene Person ihre Schriften deponiert hat. o Aufenthaltsland: Adresse im Ausland während der Entsendung. Falls der Versi- cherte während der Entsendung eine Aufenthaltsadresse im Ausland hat, ist diese an- zugeben. o Korrespondenzadresse: Adresse, unter der die entsandte Person während der Ent- sendung für Korrespondenz erreichbar ist. Sind alle Angaben gemacht und es erscheint keine Fehlermeldung zuoberst in der Detailmaske, kann mit dem Knopf „>>“ (unten rechts, siehe Abbildung 5) auf die nächste Detailmaske gesprungen wer- den.

Abbildung 7 Detailmaske Tätigkeiten

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Abbildung 8 Fenster Arbeitgeber

Abbildung 9 Fenster Arbeitsort für Arbeitgeber

In der Detailmaske „Tätigkeiten“ (siehe Abbildung 7) werden Angaben zur Erwerbsart, zum Arbeitge- ber in der Schweiz, über die während der Entsendung im Ausland zu verrichtende Tätigkeit und die fehlenden Entsendungszeiten eingegeben:  Arbeitgeber: Arbeitgeberdaten in der Schweiz (siehe Abbildung 8). Diese Daten können mit dem entsprechenden Button hinzugefügt, geändert und gelöscht werden:

o BVG befreit: Ist der Angestellte von der BVG befreit, muss das entsprechende Feld angewählt und die Befreiungsbescheinigung der Pensionskasse hochgeladen wer- den.

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 Arbeitsorte: Arbeitgeberdaten im Ausland (siehe Abbildung 9). Diese Daten können mit den entsprechenden Buttons hinzugefügt, geändert und gelöscht werden:

o Falls eine feste Anschrift für die Tätigkeit im Ausland (z. B. Sitz der Unternehmung, in die die Person entsendet wird) bekannt ist, ist diese hier einzufügen, andernfalls das Feld ‚keine feste Anschrift bekannt‘ auszuwählen. Das Land, in das der Arbeitnehmer entsandt wird, muss jedoch über Folgendes informiert werden  Antragdauer (von, bis): entspricht der beantragten Entsendungszeit.  Entsendungshistorie: Zeigt sämtliche bereits in ALPS erfassten Entsendungen der Vergan- genheit in das gleiche Land. Da ALPS ein neues System ist, kann es sein, dass nicht alle ver- gangenen Entsendungszeiten bereits erfasst wurden (diese können manuell nacherfasst wer- den, siehe unten ‚Fehlende Entsendungszeiten‘). Die Bedeutung der Felder erklärt sich wie folgt: o Typ: Typ des Geschäftsfalls o Entsendungstyp: Kurzfristige oder langfristige o ALPS-ID: Referenznummer des Falls o Von: Effektives Startdatum der beantragten Entsendung o Bis: Effektives Enddatum der beantragten Entsendung o Änderung Einsatzdauer von: Das Datum wird hier angegeben, wenn eine Entsen- dung zu einem späteren Zeitpunkt beginnt (nach dem beantragen effektiven Beginn- datum). o Änderung Einsatzdauer bis: Das Datum wird hier angegeben, wenn eine Entsen- dung vorzeitig beendet wird (vor dem beantragten effektiven Enddatum).  Fehlende Entsendungsperioden: Fehlen in der obigen Tabelle Entsendungsperioden, sind diese manuell einzugeben (Entsendezeiten, welche durch die Ausgleichskassen oder durch das BSV bereits genehmigt wurden). Sind alle Angaben gemacht und es erscheint keine Fehlermeldung oben in der Detailmaske, kann mit dem Knopf „>>“ (unten rechts, siehe Abbildung 7) auf die nächste Detailmaske gesprungen werden.

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Abbildung 10 Maske Familienangehörige

In der Maske „Familienmitglieder“ (siehe Abbildung 10) werden die Angaben zu den Familienmitglie- dern erfasst:  Angaben zur Begleitperson: Hier werden die allgemeinen Angaben wie Sozialversiche- rungsnummer, Name etc. eingegeben.  Bisheriger Wohnsitz der Begleitperson: Wohnadresse vor dem Einsatz im Ausland, d. h. der Wohnort, in dem die betroffene Person ihre Schriften deponiert hatte.  Wohnsitz während des Auslandaufenthalts: Wohnadresse während des Einsatzes im Aus- land, d. h. der Wohnort, in dem die betroffene Person ihre Schriften deponiert hat oder depo- nieren wird. Mit einem Button kann direkt die Wohnadresse der Person während des Einsat- zes im Ausland kopiert werden.  Kinder: Angaben zu den Kindern, die in einer Tabelle aufgelistet sind. Diese Daten können über die folgenden Buttons hinzugefügt, geändert und gelöscht werden:

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Abbildung 11 Pop-Up-Fenster Kind

Im Pop-Up-Fenster „Kind hinzufügen“ (siehe Abbildung 11) werden die Angaben zu einem Kind er- fasst:  Angaben zum Kind: Hier werden die allgemeinen Angaben wie Sozialversicherungsnummer, Name etc. eingegeben.  Bisheriger Wohnsitz des Kindes: Wohnadresse vor dem Einsatz im Ausland, d. h. der Woh- nort, in dem die betroffene Person ihre Schriften deponiert hatte. Mit einem Button kann direkt die Wohnadresse der Begleitperson vor dem Einsatz im Ausland kopiert werden.  Wohnsitz während des Auslandaufenthalts: Wohnadresse während des Einsatzes im Aus- land, d. h. der Wohnort, in dem die betroffene Person ihre Schriften deponiert hat oder depo- nieren wird. Mit einem Button kann direkt die Wohnadresse der Person oder Begleitperson während des Einsatzes im Ausland kopiert werden. Sind alle erforderlichen Angaben gemacht und erscheint oben in der Maske keine Fehlermeldung, kann mit dem Knopf „>>“ (unten rechts; er erscheint nicht in der Abbildung 10) auf die nächste Detail- maske gesprungen werden.

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Abbildung 12 Detailmaske Zusatzfragen

In der Detailmaske „Zusatzfragen“ (siehe Abbildung 12) werden weitere Angaben erfragt. Sind alle Angaben gemacht und es erscheint keine Fehlermeldung oben in der Detailmaske, kann mit dem Knopf „>>“ (unten rechts, siehe Abbildung 12) auf die nächste Detailmaske gesprungen werden.

Abbildung 13 Detailmaske Dokumente

Die Detailmaske „Dokumente“ (Abbildung 13) ist nachfolgend beschrieben:  Tabellarisch sind alle Dokumente aufgeführt, welche bereits zum Fall erfasst wurden. Sie kön- nen mit Doppelklick geöffnet und betrachtet werden.  Weitere Funktionen zur Detailmaske sind im Kapitel 3.1.3 beschrieben.

Sind alle Angaben gemacht und es erscheint keine Fehlermeldung oben in der Detailmaske, kann mit dem Knopf „>>“ (unten rechts, siehe Abbildung 13) auf die nächste Detailmaske gesprungen werden.

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Abbildung 14 Detailmaske Übersicht / Entscheid

Die Detailmaske „Übersicht / Entscheid“ (siehe Abbildung 14) ist nachfolgend beschrieben:  Die Prozessdaten und die Bemerkungen zum Fall sind kurz aufgeführt.  Wenn keine Fehler mehr bestehen (bei jeder Detailmaske links ist ein grünes Gutzeichen) kann der Fall mit dem Knopf „EINREICHEN“ eingereicht werden.

Nach Klicken auf den „EINREICHEN“ Knopf wird die Bestätigung der korrekten Angaben eingefordert (siehe Abbildung 15). Sobald mit JA bestätigt wird, ist der Antrag eingereicht und kann durch die Firma nicht mehr verändert werden.

Abbildung 15 Bestätigung

Abbildung 16 (links) zeigt das Hinweisfenster, das nach dem Einreichen erscheint: Eine Kopie der ein- gereichten Daten (Erfassungsbestätigung) wird in ALPS als PDF gespeichert und kann durch den Be- nutzer bei Bedarf heruntergeladen oder gedruckt werden. Ein Unterschreiben oder Einsenden des Dokuments per Post ist nicht notwendig. Auf der rechten Seite der Abbildung ist der obere Teil der Erfassungsbestätigung dargestellt.

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Abbildung 16 Hinweis nach Einreichen des Antrag (links), Erfassungsbestätigung (rechts)

Sobald der Antrag eingereicht ist, kann er durch die Firma nachträglich nicht mehr geändert werden. Falls eine Änderung notwendig wird, stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:  Kontaktaufnahme mit der AK oder dem zuständigen Sachbearbeiter des BSV (Telefon, E- Mail) und Abstimmung zum weiteren Vorgehen.  Stornierung des Antrags: Der Antrag wird durch die Firma storniert, der Geschäftsfall ist damit abgeschlossen. Bei Bedarf kann ein neuer, geänderter Antrag erfasst werden (z. B. indem der stornierte dupliziert wird, so dass nicht alle Felder neu erfasst werden müssen).  Der stornierte Antrag bleibt nach wie vor ersichtlich. Er kann nicht vollständig gelöscht wer- den.  Zusätzliche Dokumente oder Notizen können in einem durch die Ausgleichskasse oder das BSV abgeschlossenen Datensatz nicht hinzugefügt werden.

2.1.2 Zusatzinformationen, welche durch die AK oder das BSV benötigt wer-

den Sollten die AK oder das BSV Zusatzinformationen zum Antrag benötigen, werden sie die konkreten Fragen in der Detailmaske Übersicht / Entscheid unter Bemerkungen erfassen und den Fall an die Firma zurückweisen. Die Firma wird per E-Mail informiert, dass sie weitere Angaben zum Fall liefern muss. Nach Erhalt des E-Mail findet die Firma den Fall entweder über den im E-Mail enthaltenen Link oder die ID, über die Geschäftsfallverwaltung (z. B. Suche mit Filterkriterium Zuständigkeit wie folgt ein- schränken: Zuständigkeit = Firma) In der Detailmaske Übersicht / Entscheid (siehe Abbildung 17) zum Fall ist der bisherige Verlauf er- sichtlich, sowie die Angaben der AK oder des BSV zu weiteren benötigten Informationen in den Be- merkungen: Mit Doppelklick auf die Bemerkung kann diese in voller Grösse bequem betrachtet wer- den.

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Bemerkungen

Abbildung 17 Bemerkungen dienen zur Kommunikation zwischen den beteiligten Stellen

Die Firma wird darauf in der Regel eine oder mehrere der folgenden Aktionen ausführen:  Angaben in den Detailmasken präzisieren oder korrigieren  Benötigte Dokumente in der Detailmaske Dokumente hochladen  Ihrerseits Bemerkungen zum Fall in der Detailmaske Übersicht / Entscheid einfügen  Nach Abschluss aller Aktivitäten den Fall in der Detailmaske Abschluss wieder bei der AK / beim BSV einreichen. Es ist zu beachten, dass die obigen Aktivitäten alle VOR DEM EINREI- CHEN ausgeführt werden müssen, da der Fall nach Einreichung durch die Firma nicht mehr verändert werden kann.

2.1.3 Status des Antrags überwachen

Der Benutzer kann jederzeit den Status des Antrags einsehen:  Suche des Antrags in der Maske Geschäftsfälle verwalten (siehe Abbildung 3) o In der Spalte Zuständigkeit ist beispielsweise ersichtlich, ob ein Fall noch bei der AK oder beim BSV in Bearbeitung ist oder schon ans Ausland weitergereicht wurde (nur für langfristige Entsendungen und Sondervereinbarungen) o Mittels Doppelklick auf den Fall können Details eingesehen werden: beispielsweise kann in der Detailmaske "Dokumente" die Korrespondenz zwischen den Behörden verfolgt werden.

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2.1.4 Bezug von Dokumenten (z. B. PDA1) nach Fallabschluss

Abbildung 18 Beispiel E-Mail nach Abschluss des Falls

Sobald der Antrag auf Entsendung genehmigt wurde, wird der Fall abgeschlossen und die Firma per E-Mail auf eine generische E-Mailadresse (z.B. info@firma.ch) informiert (siehe Abbildung 18):  Absender ist die Adresse: alps@bsv.admin.ch  Der Link unten im E-Mail führt direkt auf den Fall.  Bemerkung: Wenn der Benutzer beim Klicken auf den Link nicht in ALPS eingeloggt ist, geht der direkte Link auf den Fall im Login-Prozess verloren. Es gibt dann drei Möglichkeiten: a) Suche nach dem Fall mit der Referenz-Nr. (im Beispiel 185) b) Nochmaliges Klicken auf den Link nach erfolgtem Login in ALPS c) In der Maske Geschäftsfälle verwalten nach ungelesenen (fett markierten) Fällen su- chen (der abgeschlossene Fall ist jeweils ungelesen).

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Abbildung 19 Detailmaske Dokumente nach Abschluss des Falls

In der Detailmaske „Dokumente“ (Abbildung 19) kann der Benutzer die für ihn relevanten Dokumente (z. B. PDA1 im Fall einer Genehmigung oder Brief mit Begründung im Fall einer Ablehnung) beziehen. Dies ist detailliert im Kapitel 3.1.3 beschrieben.

2.2 Geschäftsfall Weiterversicherung beantragen

2.2.1 Antrag auf Weiterversicherung einreichen

Eine Weiterversicherung kann über einen Klick im Menu „Neuer Einsatz im Ausland“ beantragt wer- den (siehe Abbildung 2).

Es öffnet sich anschliessend ein Pop-Up-Fenster, das ergänzt werden muss:

Abbildung 20 Pop-Up-Fenster zur Eröffnung eines Falls

 Typ: Typ des Geschäftsfalls (hier Antrag auf Weiterversicherung).  Case Owner: nicht wählbar (immer angekreuzt = Schweiz  Ausland)  AK / Abrechnungsnummer: Angabe, für welche Firma (Tochtergesellschaft) der Fall erfasst werden soll.

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 Erwerbsland im Ausland: Die Weiterversicherung erfolgt in diesem Land. Sollte keine feste Arbeitsadresse in diesem Staat vorliegen, kann dies mittels Anklicken der Länderliste erfol- gen.

Durch Ankreuzen eines Kästchens können die vorgegebenen Bedingungen zur Eröffnung eines An- trags auf Weiterversicherung akzeptiert werden.

Die Masken und Felder für den Antrag auf Weiterversicherung sind gleich wie jene für einen Entsen- dungsantrag, ausser:  In der Maske „Tätigkeiten“ können über ein anzukreuzendes Kästchen und ein Feld die vorge- gebenen Bedingungen akzeptiert bzw. das Datum eingefügt werden.  Es gibt keine Maske „Zusatzfragen“.  Die Funktionstaste „vorzeitige Beendigung“ ist bei den Mehrfachtätigkeiten nicht anwählbar.

2.3 Neue Mehrfachtätigkeit anmelden

Basis zur Ermittlung der Unterstellung ist das Dokument Hilfsblatt für die Bestimmung des anwendba- ren Sozialversicherungsrechts bei Mehrfachtätigkeit nach VO (EG) Nr.883/2004 und VO (EG) Nr. 987/2009, welches innerhalb der Startseite abrufbar ist. Im Prinzip wurde dieses Dokument in ALPS integriert, es steht jedoch weiterhin für Unternehmen zur Verfügung, die keinen direkten Zugang zu ALPS haben.

2.3.1 Anmeldung Mehrfachtätigkeit einreichen

Die Anmeldung erfolgt mit Klick auf das Menu „Neue Mehrfachtätigkeit“ (siehe Abbildung 21). Der Be- nutzer erhält ein Pop-Up-Fenster, welches er vervollständigen muss:

Abbildung 21 Pop-Up-Fenster zur Eröffnung des Falls Mehrfachtätigkeit

 Typ: Typ des Geschäftsfalls (hier Mehrfachtätigkeit)  Case Owner: nicht wählbar (immer angekreuzt = Schweiz  Ausland)  AK / Abrechnungsnummer: Angabe der AK, mit welcher die vorgängige Abklärung durchge- führt wurde, sowie der AHV-Abrechnungsnummer

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Danach müssen die Daten in die einzelnen Detail-Eingabemasken gefüllt werden, welche nachfolgend kurz erklärt werden:

Abbildung 22 Maske Person

Abbildung 23 Fenster Adressen zur Person

In der Detailmaske „Person“ (siehe Abbildung 22) werden Angaben zur Person erfasst:  Allgemeine Angaben: Hier werden die allgemeinen Angaben wie Sozialversicherungsnum- mer, Name, etc. eingegeben.  Krankenversicherung: Der KVG-Krankenversicherer ist aus der Liste auszuwählen. Sollte der Versicherte wegen Ausübung des Optionsrechts mit Deutschland, Frankreich, Ita- lien oder Österreich von gesetzlichen schweizerischen Krankenversicherung(KVG) befreit sein, ist das entsprechende Feld anzuwählen und die Bescheinigung (PDF), ausgestellt durch die kantonale Behörde ist in ALPS hochzuladen. Bescheinigungen privater Versicherer wer- den nicht akzeptiert.

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 Adressen: Adressdaten (siehe Abbildung 22), die in einer Tabelle aufgelistet sind. Diese Da- ten können mit den entsprechenden Buttons hinzugefügt, geändert und gelöscht werden:

o Wohnsitzland: Wohnadresse während der Mehrfachtätigkeit, d. h. der Wohnort, in dem die betroffene Person ihre Schriften deponiert hat. o Aufenthaltsland: Adresse im Ausland während der Mehrfachtätigkeit. Falls der Versi- cherte während der Mehrfachtätigkeit eine Aufenthaltsadresse im Ausland hat, ist diese anzugeben. o Korrespondenzadresse: Adresse, unter der die Person während der Mehrfachtätig- keit für Korrespondenz erreichbar ist. Sind alle Angaben gemacht und es erscheint keine Fehlermeldung zuoberst in der Detailmaske, kann mit dem Knopf „>>“ (unten rechts, Abbildung 22) auf die nächste Detailmaske gesprungen werden.

Abbildung 24 Detailmaske Tätigkeiten

In der Detailmaske „Tätigkeiten“ (siehe Abbildung 24) werden Angaben zur Erwerbsart, zum Arbeitge- ber, bzw. zu den Arbeitgebern, und den für diese entrichteten Tätigkeiten gemacht:

 Arbeitgeber: Ein neuer Arbeitgeber wird immer mit dem -Button erstellt, da Mehrfachtä- tigkeiten nur in ALPS erfasst werden, wenn das schweizerische Sozialversicherungsrecht gilt – auch wenn (einer) der Arbeitgeber seinen Sitz im Ausland hat. Diese Daten können mit dem entsprechenden Button hinzugefügt, geändert und gelöscht werden:

Wenn Arbeitgeberdaten hinzugefügt oder geändert werden, öffnet sich das Arbeitgeberfenster (siehe Abbildung 25). Dort können die Daten erfasst/geändert werden. Für jeden Arbeitgeber werden fol- gende Angaben erfasst:  Erwerbsart: Diese wird aus einer Liste ausgewählt.

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 Firmenangaben: Angaben zur Firma (resp. selbstständigen Erwerbstätigkeit), für welche die Tätigkeit ausgeführt wird. Sollte die Person für die Ausübung der Tätigkeit im anderen Staat keine feste Adresse haben, muss nur der Staat mittels Pickliste angewählt werden  Ausgleichskasse / Abrechnungsnummer: Ausgleichskasse, über welche abgerechnet wird.  Erwerbstätigkeit auf dem Gebiet der folgenden Staaten: Staaten werden entweder einzeln hinzugefügt (sobald ein Staat hinzugefügt wurde, erscheint eine neue Zeile für das Hinzufü- gen eines allfälligen weiteren Staats) oder es wird ein vorgegebenes Set angewählt (EU Staa- ten, EFTA Staaten,…).

Abbildung 25 Fenster Arbeitgeber

Anschliessend kann mittels Erfassung von einem oder mehreren Arbeitsorten angegeben werden, wo die Tätigkeit(en) für diese(n) Arbeitgeber ausgeübt werden.

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Abbildung 26 Fenster Arbeitsort

Wenn eine Person für einen Arbeitgeber in mehreren Ländern tätig ist und dort keinen fixen Arbeitsort hat, muss sie für jedes Einsatzland einen Arbeitsort erfassen (Mindestangaben: Arbeitgeber, Firmen- name, keine feste Anschrift bekannt, Land).

Neu muss gemäss EU-Recht explizit jedes Land angegeben, in welchem Land, bzw. welchen Ländern die Person für welche(n) Arbeitgeber tätig ist. Eine pauschale Angabe aller EU/EFTA-Länder ist nicht mehr möglich.

Es ist jedoch möglich, mehrere Arbeitsorte in einem Schritt mit dem -Button hinzuzufügen, der ein Popup-Fenster öffnet, in dem ein oder mehrere betroffene Länder ausgewählt werden können (cf. Abbildung 27).

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Abbildung 27 Fenster Arbeitsorte (Mehrfachauswahl)

 Arbeitgeber: erlaubt die Auswahl des betreffenden Arbeitgebers (zuvor eingegeben)  Firmenname / Schiffsname: Vorgabe ist der ausgewählte Arbeitgeber, kann aber angepasst werden  Flaggenstaat/Heimatbasis: o Checkbox: individuelle Auswahl der betroffenen Länder

o : Auswahl aller EU-Staaten (zusätzlich zu den bereits ausgewählten Ländern)

o : Auswahl aller EFTA-Staaten (zusätzlich zu den bereits ausgewählten Ländern)

o : Abwahl aller Länder

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Für die EU und die EFTA-Staaten ist es unerlässlich, die wirklich betroffenen Staaten zu bestimmen, da diese darüber entscheiden werden, ob die Versicherung in der Schweiz weitergeführt werden kann oder nicht. Zudem besteht die reale Gefahr einer Verweigerung der weiteren Unterstellung in der Schweiz.

Jeder Arbeitsort, der aus einer Mehrfachauswahl (siehe Abbildung 27) erstellt wurde, hat keine feste Anschrift bekannt. Sie kann jedoch individuell angepasst oder später gelöscht werden. Eine Mehrfach- löschung ist auch möglich, wenn mehrere Arbeitsorte ausgewählt sind.

 Antragdauer (von, bis): entspricht dem beantragten Zeitraum der Mehrfachtätigkeit.  Sozialversicherungsleistungen: muss nur ausgefüllt werden, wenn es eine oder mehrere Sozialversicherungsleistungen gibt. Andernfalls muss das Kästchen "Es werden keine Sozial- versicherungsleistungen bezogen" angekreuzt werden.

Um eine Mehrfachtätigkeit zu erfassen, braucht es immer mindestens zwei Tätigkeiten. Sind alle Tä- tigkeiten erfasst und es erscheint keine Fehlermeldung oben in der Detailmaske, kann mit dem Knopf „>>“ (unten rechts, siehe Abbildung 24) auf die nächste Detailmaske gesprungen werden.

Die Detailmaske „Dokumente“ ist in Abbildung 28 abgebildet:

Abbildung 28 Detailmaske Dokumente

Die Detailmaske „Dokumente“ enthält das bereits hochgeladene Dokument mit den Entscheidungs- grundlagen zur Mehrfachtätigkeit. Weitere Dokumente können bei Bedarf ergänzt werden.

Sobald alle Detailmasken vollständig und fehlerfrei ausgefüllt sind (charakterisiert durch ein grünes Gutzeichen links im Menu), kann auf der Maske Übersicht / Entscheid (siehe Abbildung 29) der Fall eingereicht werden.

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Abbildung 29 Detailmaske Übersicht / Entscheid zum Einreichen des Falls

Nach Klicken auf den „EINREICHEN“ Knopf wird die Bestätigung der korrekten Angaben eingefordert (siehe Abbildung 30). Sobald mit JA bestätigt wird, ist der Antrag eingereicht und kann durch die Firma oder die Selbstständigerwerbenden nicht mehr verändert werden.

Abbildung 30 Bestätigung

Abbildung 31 (links) zeigt das Hinweisfenster, das nach dem Einreichen erscheint: Eine Kopie der ein- gereichten Daten (Erfassungsbestätigung) wird in ALPS als PDF gespeichert und kann durch den Be- nutzer bei Bedarf heruntergeladen oder gedruckt werden. Ein Unterschreiben oder Einsenden des Dokuments per Post ist nicht notwendig. Auf der rechten Seite der Abbildung 26 ist der obere Teil der Erfassungsbestätigung dargestellt.

Abbildung 31 Hinweis nach Einreichen des Antrag (links), Erfassungsbestätigung (rechts) 31/70

Die Funktionstaste „vorzeitige Beendigung“ ist bei den Mehrfachtätigkeiten nicht aktiv. Wichtig: Das Portable Document A1 ist maximal für 5 Jahre gültig. Die Daten können aber indi- viduel angepasst werden. Falls die Mehrfachtätigkeit nach dieser Zeit weiter besteht, muss ein neuer Antrag in ALPS gestellt werden. Dies erfolgt am einfachsten mittels Kopieren des beste- henden Falls (siehe Kapitel 3.3)

2.4 Neue Besondere Berufsgruppen anmelden

2.4.1 Anmeldung Besondere Berufsgruppen einreichen

Die Anmeldung erfolgt mit Klick auf das Menu „Neue Besondere Berufsgruppen“ (siehe Abbildung 32). Der Benutzer erhält ein Pop-Up-Fenster, welches er vervollständigen muss:

Abbildung 32 Pop-Up-Fenster zur Eröffnung des Falls Besondere Berufsgruppen

 Typ: Typ des Geschäftsfalls (hier Besondere Berufsgruppen)  Case Owner: nicht wählbar (immer angekreuzt = Schweiz  Ausland)  AK / Abrechnungsnummer: Angabe der AK sowie der AHV-Abrechnungsnummer Danach müssen die Daten in die einzelnen Detail-Eingabemasken gefüllt werden, welche nachfolgend kurz erklärt werden:

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Abbildung 33 Maske Person

Abbildung 34 Fenster Adressen zur Person

In der Detailmaske „Person“ (siehe Abbildung 33) werden Angaben zur Person erfasst:  Allgemeine Angaben: Hier werden die allgemeinen Angaben wie Sozialversicherungsnum- mer, Name, etc. eingegeben.  Krankenversicherung: Der KVG-Krankenversicherer ist aus der Liste auszuwählen. Sollte der Versicherte wegen Ausübung des Optionsrechts mit Deutschland, Frankreich, Ita- lien oder Österreich von gesetzlichen schweizerischen Krankenversicherung(KVG) befreit sein, ist das entsprechende Feld anzuwählen und die Bescheinigung (PDF), ausgestellt durch die kantonale Behörde ist in ALPS hochzuladen. Bescheinigungen privater Versicherer wer- den nicht akzeptiert.  Adressen: Adressdaten (siehe Abbildung 44), die in einer Tabelle aufgelistet sind. Diese Da- ten können mit den entsprechenden Buttons hinzugefügt, geändert und gelöscht werden:

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o Wohnsitzland: Wohnadresse während der Mehrfachtätigkeit, d. h. der Wohnort, in dem die betroffene Person ihre Schriften deponiert hat. o Aufenthaltsland: Adresse im Ausland während der Mehrfachtätigkeit. Falls der Versi- cherte während der Mehrfachtätigkeit eine Aufenthaltsadresse im Ausland hat, ist diese anzugeben. o Korrespondenzadresse: Adresse, unter der die Person während der Mehrfachtätig- keit für Korrespondenz erreichbar ist. Sind alle Angaben gemacht und es erscheint keine Fehlermeldung zuoberst in der Detailmaske, kann mit dem Knopf „>>“ (unten rechts, Abbildung 33) auf die nächste Detailmaske gesprungen werden.

Abbildung 35 Detailmaske Tätigkeiten

In der Detailmaske „Tätigkeiten“ (siehe Abbildung 35) werden Angaben zur Erwerbsart, zum Arbeitge- ber, bzw. zu den Arbeitgebern, und den für diese entrichteten Tätigkeiten gemacht:

Wenn Arbeitgeberdaten hinzugefügt oder geändert werden, öffnet sich das Arbeitgeberfenster (siehe Abbildung 46). Dort können die Daten erfasst/geändert werden. Für jeden Arbeitgeber werden fol- gende Angaben erfasst:  Erwerbsart: Diese wird aus einer Liste ausgewählt.  Firmenangaben: Angaben zur Firma (resp. selbstständigen Erwerbstätigkeit), für welche die Tätigkeit ausgeführt wird. Sollte die Person für die Ausübung der Tätigkeit im anderen Staat keine feste Adresse haben, muss nur der Staat mittels Pickliste angewählt werden  Ausgleichskasse / Abrechnungsnummer: Ausgleichskasse, über welche abgerechnet wird.

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 Erwerbstätigkeit auf dem Gebiet der folgenden Staaten: Staaten werden entweder einzeln hinzugefügt (sobald ein Staat hinzugefügt wurde, erscheint eine neue Zeile für das Hinzufü- gen eines allfälligen weiteren Staats) oder es wird ein vorgegebenes Set angewählt (EU Staa- ten, EFTA Staaten,…).

Abbildung 36 Fenster Arbeitgeber

Anschliessend kann mittels Erfassung von einem oder mehreren Arbeitsorten angegeben werden, wo die Tätigkeit(en) für diese(n) Arbeitgeber ausgeübt werden.

Abbildung 37 Fenster Arbeitsort

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 Antragdauer (von, bis): entspricht dem beantragten Zeitraum der Besonderen Berufsgrup- pen.

Um eine Besondere Berufsgruppen zu erfassen, braucht es immer mindestens zwei Tätigkeiten. Sind alle Tätigkeiten erfasst und es erscheint keine Fehlermeldung oben in der Detailmaske, kann mit dem Knopf „>>“ (unten rechts, siehe Abbildung 24) auf die nächste Detailmaske gesprungen werden.

Die Detailmaske „Dokumente“ ist in Abbildung 38 abgebildet:

Abbildung 38 Detailmaske Dokumente

Die Detailmaske „Dokumente“ enthält das bereits hochgeladene Dokument mit den Entscheidungs- grundlagen zur Mehrfachtätigkeit. Weitere Dokumente können bei Bedarf ergänzt werden.

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Abbildung 39 Detailmaske Übersicht / Entscheid zum Einreichen des Falls

Nach Klicken auf den „EINREICHEN“ Knopf wird die Bestätigung der korrekten Angaben eingefordert (siehe Abbildung 40). Sobald mit JA bestätigt wird, ist der Antrag eingereicht und kann durch die Firma oder die Selbstständigerwerbenden nicht mehr verändert werden.

Abbildung 40 Bestätigung

Abbildung 41 (links) zeigt das Hinweisfenster, das nach dem Einreichen erscheint: Eine Kopie der ein- gereichten Daten (Erfassungsbestätigung) wird in ALPS als PDF gespeichert und kann durch den Be- nutzer bei Bedarf heruntergeladen oder gedruckt werden. Ein Unterschreiben oder Einsenden des Dokuments per Post ist nicht notwendig. Auf der rechten Seite der Abbildung 41 ist der obere Teil der Erfassungsbestätigung dargestellt.

Abbildung 41 Hinweis nach Einreichen des Antrag (links), Erfassungsbestätigung (rechts)

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2.5 Geschäftsfall Entsendung verlängern

Eine bestehende Entsendung kann mit dem Icon / Symbol einfach verlängert werden. Dazu wird in der Maske „Geschäftsfälle verwalten“ die bestehende Entsendung angewählt (Icon/Symbol Entsendungsverlängerung wird aktiviert) und anschliessend das Icon / Symbol angeklickt.

2) Entsendungsverlängerung anklicken 1) Fall anwählen

Abbildung 42 Entsendung verlängern

Der Benutzer erfasst im erscheinenden Pop-Up-Fenster das Datum für die Verlängerung (siehe Abbil- dung 56).

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Abbildung 43 Pop-Up-Fenster für Datumseingabe Entsendungsverlängerung

ALPS legt anschliessend automatisch einen neuen Fall an, welcher die Basis-Daten aus dem ange- wählten Fall enthält, und zeigt diesen dem Benutzer. Der Benutzer muss damit nur noch allfällige Kor- rekturen anbringen, nicht aber den ganzen Fall nochmals erfassen. Die weitere Bearbeitung ist damit analog zum Geschäftsfall Neue Entsendung erfassen.

In diesem Kontext gilt es zu beachten, dass eine Entsendungsverlängerung nur für einen abgeschlos- senen Fall (d. h. Fall ist in ALPS abgeschlossen, die Entsendung wurde in ALPS genehmigt) bean- tragt werden kann.

2.6 Vorzeitige Beendigung oder zukünftiger Start eines Geschäfts-

falls Sobald eine Entsendung, eine Weiterversicherung, eine Mehrfachtätigkeit oder eine Besondere Be- rufsgruppen genehmigt wurde (Fall ist in ALPS abgeschlossen) kann der Fall nicht mehr geändert werden. Wird die Entsendung, die Weiterversicherung, die Mehrfachtätigkeit oder die Besondere Be- rufsgruppen früher als angekündigt beendet oder später als angekündigt anfängt, kann dies in ALPS

einfach mit dem Icon / Symbol erfasst werden. Dazu wird in der Maske Geschäftsfälle verwalten (siehe Abbildung 44) den bestehenden Geschäftsfall angewählt (Icon / Symbol Vorzeitige Beendigung / Zukünftiger Start wird aktiviert) und das Icon / Symbol anschliessend geklickt.

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2) Vorzeitige Beendigung / Zukünftiger Start ankli- 1) Fall anwählen cken

Abbildung 44 Fall vorzeitig beenden / zukünftig anfangen

Der Benutzer erfasst im erscheinenden Pop-Up-Fenster das Datum für die vorzeitige Beendigung / den zukünftigen Start.

Abbildung 45 Pop-Up-Fenster für Änderung der Einsatzdauer

Nach Wahl des Datums bestätigt ALPS die erfolgreiche Erfassung der vorzeitigen Beendigung / des zukünftigen Starts (siehe Abbildung 46)

Abbildung 46 Bestätigung Erfassung der Änderung Einsatzdauer 40/70

Es ist wichtig, dass die vorzeitige Beendigung / der zukünftige Start eines Geschäftsfall immer in ALPS erfasst wird, da sonst künftige weitere Entsendungen in das gleiche Land aufgrund der maximal erlaubten Entsendungszeit zurückgewiesen werden könnten.

2.7 Sachverhaltsänderung

Sobald eine Entsendung, eine Weiterversicherung, eine Mehrfachtätigkeit oder eine Besondere Be- rufsgruppen genehmigt wurde (Fall ist in ALPS abgeschlossen) kann der Fall nicht mehr geändert werden. Falls es eine Sachverhaltsänderung gibt, kann dies in ALPS einfach mit dem Icon / Symbol

erfasst werden. Dazu wird in der Maske Geschäftsfälle verwalten (siehe Abbildung 47) den be- stehenden Geschäftsfall angewählt (Icon / Symbol Änderung Sachverhalt wird aktiviert) und das Icon / Symbol anschliessend geklickt.

2) Änderung Sachverhalt anklicken 1) Fall anwählen

Abbildung 47 Sachverhaltsänderung

Der Benutzer erfasst im erscheinenden Pop-Up-Fenster die Sachverhaltsänderung.

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Abbildung 48 Pop-Up-Fenster für Sachverhaltsänderung

Nach Wahl des Datums bestätigt ALPS die erfolgreiche Erfassung der vorzeitigen Beendigung / des zukünftigen Start (siehe Abbildung 49)

Abbildung 49 Bestätigung Erfassung Sachverhaltsänderung

2.8 Antrag löschen / stornieren

Der Benutzer kann jederzeit einen von ihm eröffneten Antrag mit dem Icon / Symbol

löschen und einen von ihm eingereichten Antrag mit dem Icon / Symbol stornieren, solange der Fall noch nicht abgeschlossen wurde. Dazu wird in der Maske Geschäftsfälle verwalten der offene/ein- gereichte Fall angewählt (Icon / Symbol Löschen oder Stornieren wird aktiviert) und anschliessend das Icon / Symbol angeklickt.

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2) Stornieren anklicken 1) Fall anwählen

Abbildung 50 Offenen Antrag abbrechen

Sobald im anschliessend erscheinenden Pop-Up-Fenster (siehe Abbildung 51) die Sicherheitsfrage bestätigt wird, ist der Fall storniert.

Abbildung 51 Pop-Up-Fenster Bestätigung Stornierung

In diesem Kontext gilt es folgende Punkte zu beachten:  Wird der Fall gelöscht, bevor er bei der zuständigen Behörde eingereicht wurde, wird der Fall komplett aus der Datenbank gelöscht und ist nicht mehr sichtbar (die erfassten Daten sind ge- löscht).  Wird der Fall storniert, nachdem er bei der zuständigen Behörde eingereicht wurde, unter- nimmt diese die notwendigen Schritte (z. B. Stornierung im Ausland, falls der Antrag bereits weitergeleitet wurde). Zur Nachvollziehbarkeit wird der Fall nicht gelöscht und bleibt weiter in der Datenbank sichtbar (wird durch die Behörde ordentlich abgeschlossen).

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3 Tipps und Tricks

3.1 Wiederkehrende Masken innerhalb von Fällen

Nachfolgend werden die wichtigsten Masken beschrieben, welche in verschiedenen Geschäftsfällen verwendet werden.

3.1.1 Eingabemaske

Die Eingabemasken innerhalb der verschiedenen Fälle sind immer gleich aufgebaut (Abbildung 52) und werden nachfolgend beschrieben:

Kurzangabe zu Fall und Person

Fallspezifische Hinweisfeld Funktionsknöpfe

Detail- masken

Navigation

Abbildung 52 Typischer Aufbau einer Eingabemaske

 Kurzangabe zu Fall und Person o Enthält Detailangaben, um was für einen Fall es sich handelt (z. B. Sondervereinba- rung, vorzeitige Rückkehr) o Enthält Angaben zum Versicherten, für welchen der Fall beantragt wird  Hinweisfeld: ALPS macht Vorgaben, wie einzelne Felder ausgefüllt werden müssen. Im Hin- weisfeld wird jeweils auf das erste Feld in der sichtbaren Maske verwiesen, welches die Vor- gaben nicht einhält. Nach erfolgter Korrektur wird auf das nächste nicht korrekt ausgefüllte Feld verwiesen. Typische Fehlermeldungen sind: o MUSS-Feld (mit * markiert) ist nicht ausgefüllt. o Falsches Format: Es wird ein nicht existierendes Datum eingegeben. o Nicht plausible Angabe: Z. B. Geburtsdatum, das in der Zukunft liegt.  Detailmasken: Zur besseren Übersichtlichkeit ist die Eingabe von Daten in verschiedene De- tailmasken unterteilt.

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o Durch Klicken auf eine Detailmaske im Menu in der linken Spalte kann auf eine belie- bige Detailmaske gesprungen werden. o Ist eine Detailmaske gemäss den Vorgaben von ALPS ausgefüllt, wird dies mit einem grünen Symbol angezeigt. o Beim Wechsel auf eine andere Maske werden die Inhalte durch ALPS automatisch gespeichert.  Fallspezifische Funktionsknöpfe: o Abhängig vom Typ des Falls gibt es unterschiedliche Funktionsknöpfe. o Eine detaillierte Beschreibung der Funktionsknöpfe erscheint, wenn der Mauszeiger darauf zeigt. o Eine abschliessende Liste mit der Erklärung zu allen Funktionen ist in Kapitel 3.2 auf- geführt.  Navigation:

o Die Standard-Bearbeitung der Detailmasken erfolgt von links nach rechts, mit den beiden Pfeil-Menus kann jeweils zur nächsten oder vorherigen Maske navi- giert werden. Beim Wechsel auf eine andere Maske werden die Inhalte durch ALPS automatisch gespeichert. o Mit „ZURÜCKSETZEN“ wird der ganze Inhalt der Maske gelöscht.

Nachfolgend sind wichtige Detailmasken einzeln beschrieben.

3.1.2 Detailmaske Übersicht

Die Detailmaske „Übersicht“ (Abbildung 53) ist nachfolgend beschrieben:

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Basisinformationen

Funktionsknöpfe Bemerkungen

Abbildung 53 Detailmaske Übersicht

 Basisinformationen: Enthält die wichtigsten Informationen zum Fall  Funktionsknöpfe:

o Bemerkung hinzufügen

o Bemerkung anzeigen: Zeigt die Bemerkung zur besseren Lesbarkeit in einem se- paraten Fenster an.  Bemerkungen: Zeigt den Verlauf des Falls. Bemerkungen werden einerseits automatisch durch ALPS eingefügt (z. B. beim Einreichen), dienen andererseits als Kommunikationsmittel zwischen den verschiedenen Beteiligten. Der Benutzer kann wichtige Hinweise zum Fall als Bemerkung erfassen, während der Fall bei ihm in Bearbeitung ist.

3.1.3 Detailmaske Dokumente

Die Detailmaske „Dokumente“ (Abbildung 54) ist nachfolgend beschrieben:

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Maskenspezifische Menus

Fallspezifische Dokumente

Abbildung 54 Detailmaske Dokumente

 Maskenspezifische Menus:

o Erlaubt das Hochladen von Dokumenten in ALPS (es können nur PDF-Doku- mente hochgeladen werden)

o Das vorgängig angewählte Dokument wird lokal auf dem Computer gespeichert

o Das vorgängig angewählte Dokument wird von ALPS gelöscht  Fallspezifische Dokumente o Sämtliche in ALPS zu einem Fall erzeugten Dokumente (z. B. die Entsendungsbe- scheinigung werden in dieser Maske aufgeführt.) o Jedes Dokument kann mit Doppelklick geöffnet und betrachtet werden

3.2 Funktionsknöpfe

ALPS enthält eine Reihe von Funktionsknöpfen, mit denen die Bearbeitung der Fälle stark beschleu- nigt werden kann.

Funktionsknopf Beschreibung

Geschäftsfall eröffnen: Analog zum Textmenu „Neuer Einsatz im Ausland / Neue Mehrfachtätigkeit“ (links im ALPS-Fenster) kann mit diesem Funktions- knopf ein Antrag auf Entsendung / Weiterversicherung / Mehrfachtätigkeit eröff- net werden.

Verlängerung: Nach Auswahl eines bestehenden, abgeschlossenen Falls (Entsendung/Mehrfachtätigkeit) kann mit diesem Funktionsknopf ein Verlänge- rungsantrag ausgelöst werden.

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Vorzeitige Beendigung / Zukünftiger Start: Nach Auswahl eines bestehen- den, abgeschlossenen Falls kann mit diesem Funktionsknopf die vorzeitige Be- endigung / den zukünftigen Start mitgeteilt werden.

Sachverhaltsänderung: Nach Auswahl eines bestehenden, abgeschlossenen Falls kann mit diesem Funktionsknopf Sachverhaltsänderung kommu- niziert werden

Fall kopieren: Mit diesem Funktionsknopf wird eine Kopie des ausgewählten Falls angelegt. Bei Fällen mit ähnlichen Parametern (z. B. gleiche Person, glei- cher Entsendungsort) kann Zeit gespart werden, weil die Kopie die benötigten Daten schon enthält.

Löschen / Stornieren. Der ausgewählte Fall wird gelöscht/storniert.

Gelesen / Ungelesen: Der ausgewählte Fall wird auf „GELESEN“ / „UNGELE- SEN“ gesetzt.

Infotext: Enthält einen Infotext, welcher bei Anklicken angezeigt wird.

Sprachwahl: Entsprechend den Landesflaggen kann die Sprache von ALPS angepasst werden.

Speichern: Erlaubt es, jederzeit den Stand einer Maske zu speichern. ALPS speichert grundsätzlich automatisch, wenn von einer Maske zur nächs- ten gewechselt wird (bei klicken auf „WEITER“ / „ZURÜCK“). Falls das Browserfenster geschlossen wird, bevor eine Maske vollständig ab- geschlossen und mittels „WEITER“ gespeichert wird, sollte diese manuell ge- speichert werden.

Aktualisieren: Mit diesem Funktionsknopf kann der aktuelle Bildschirm erneu- ert werden („REFRESH“).

Logout: Erlaubt das aktive Abmelden aus ALPS. Dies ist aus Sicherheitsgrün- den immer zu empfehlen. Es ist beispielsweise nützlich, wenn mehrere Benut- zer denselben Computer nutzen.

WEITER / ZURÜCK: Erlaubt es, innerhalb eines Falls von einer Detailmaske zur nächsten (oder zur vorherigen) zu navigieren. Allfällige Änderungen auf der aktuellen Detailmaske werden damit automatisch gespeichert.

Daten löschen: Löscht sämtliche Felder in einer Detailmaske. Dies kann nütz- lich sein, wenn ein Fall kopiert wurde und nicht-relevante Informationen in der Kopie gelöscht werden.

Tabelle 1 Funktionsknöpfe

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3.3 Geschäftsfall kopieren

Anstatt dass der Antrag für eine Entsendung komplett neu erstellt wird und alle Felder von Hand ein- gefüllt werden müssen, ist es möglich, einen bestehenden Fall zu kopieren. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn der bestehende Fall bereits viele Felder enthält, welche beim kopierten Fall identisch sind, z. B.:  es betrifft dieselbe Person  es betrifft dieselbe Firma  Für Gruppen, ein eigener Fall muss für jedes Mitglied eröffnet werden. Dabei wird der bestehende Geschäftsfall (unter Geschäftsfälle verwalten) angewählt, und der Funkti-

onsknopf gedrückt:

2) Kopieren anklicken 1) Fall anwählen

Abbildung 55 Fall kopieren

ALPS erstellt nun eine Kopie des ausgewählten Falls. Der Benutzer muss damit nur die Änderungen zum bestehenden Fall erfassen. Nach Überprüfung/Korrektur wird der Fall eingereicht, der Verlauf ist dann analog zum Fall Neue Entsendung erfasst.

3.4 Fehlermeldungen

Obwohl ALPS bei der Entwicklung gründlich getestet wurde, ist nicht auszuschliessen, dass bei der Anwendung Fehler auftreten. Die Benutzer können bei Fehlern jederzeit Kontakt mit dem BSV aufneh- men

3.4.1 Session Timeout

Wird ALPS während längerer Zeit nicht benutzt, erscheint bei erneuter Nutzung die Meldung, die in Abbildung 56 angezeigt ist. 49/70

Mittels Klick auf den Refresh-Knopf des Browsers (oder Taste F5 bei Internet Explorer) wird der Be- nutzer zurück auf die Login-Seite geführt und erhält so erneut Zugang zu ALPS. Es wird empfohlen, eingegebene Daten aktiv zu speichern (siehe Kapitel 3.2), falls die Arbeit in ALPS unterbrochen wird (z. B. durch Telefon, Sitzung, etc.).

‚Neustart‘ der Applikation

Abbildung 56 Session Timeout Meldung

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4 Nützliche Hinweise

 Bemerkungen in Detailmaske „Übersicht“ dienen auch als Kommunikationsmittel: Die in der Detailmaske „Übersicht“ gezeigten Bemerkungen zeigen den Verlauf des Falls. Sie dienen zu- sätzlich als Kommunikationsmittel zwischen Firma und Verwaltung (AK oder BSV). Bevor eine Firma oder die Verwaltung einen Fall an die andere Stelle weiterleitet (und damit den Fall nicht mehr verändern kann), kann sie für die Bearbeitung des Falls wichtige Bemerkungen als neue Bemerkung erfassen. Eine genaue Erklärung findet sich in Kapitel 3.1.2.  Die durch das BSV vergebenen Accounts (Zugriffsberechtigungen auf ALPS) sind persönlich und nicht übertragbar. Es ist nicht gestattet, Benutzer-ID und Passwort an andere Personen weiterzugeben.  ALPS kann rund um die Uhr an allen Wochentagen (7x24) benutzt werden. Das BSV bietet Support jedoch nur während den Bürozeiten an.  Wie jedes Software-System muss auch ALPS regelmässig gewartet werden. Wartungsarbei- ten werden in der Regel an einem Mittwoch ab 17 Uhr vorgenommen. Ab diesem Zeitpunkt kann es deshalb zu Unterbrüchen kommen.  Die Eingaben der Firmen werden von der Verwaltung geprüft und wenn die Voraussetzungen gegeben sind, an die zuständigen ausländischen Stellen weitergeleitet. Entsendungsanträge und Verlängerungen müssen in der Regel von der ausländischen Stelle genehmigt werden, bevor die Entsendung bestätigt werden kann.  Mit der Bestätigung der Eingaben in ALPS sind alle nötigen Schritte für den Antrag bereits er- ledigt. Es ist also nicht mehr nötig, die Informationen (Antrag) noch auf dem Postweg oder per E-Mail zu schicken. Auch bedarf es keiner Unterschrift, da sich der Benutzer bereits durch das Login authentisiert hat.  ALPS bietet den Vorteil, dass alle Beteiligten immer Zugriff zum Dossier haben und jeder Schritt nachvollzogen werden kann. Die Angaben werden elektronisch archiviert und können jederzeit schnell und einfach konsultiert werden. Geht ein Papierdokument verloren (z. B. ein A1), kann dieses jederzeit wieder ausgedruckt werden.

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5 Benutzerverwaltung – vereinfachte Darstellung

Dieses Kapitel zeigt, wie Firmenmitarbeiter in ALPS hinzugefügt werden können (Benutzer, die sich über Identity Propagation mit ALPS verbinden, betrifft dies nicht). Genauere Angaben zur Benutzerverwaltung sind in Kapitel 6 zu finden.

3. Benutzer erstellen

1. Klicken Sie auf „Benutzer“

2. Klicken Sie auf den Reiter „Benutzer“.

Es erscheint eine Liste aller Benutzer.

Abbildung 57 Maske für die Benutzersuche

4. Benutzerangaben im

Pop-Up-Fenster erfassen

5. Benutzertyp und gewünschte

Rolle definieren

6. Neuen Benutzer

bestätigen

Abbildung 58 Pop-Up-Fenster zum Erstellen eines neuen Benutzers

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Sobald der neue Benutzer erstellt wurde, kann er sich mit der ihm zugeteilten Rolle in ALPS einlog- gen.

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6 Benutzerverwaltung – detaillierte Darstellung

Benutzer, die sich über Identity Propagation mit ALPS verbinden, sind von diesem Kapitel nicht betrof- fen. Auf die Maske „Benutzer suchen“ (vgl. Abbildung 59) gelangt man über „Benutzer“ und den Reiter „Benutzer“. Dort kann das Unternehmen die ihm zugeordneten Benutzer verwalten. Die Maske wird nachfolgend beschrieben.

Filtersuche Buttons für verschie- dene Funktionen

Suchergebnisse

Abbildung 59 Maske für die Benutzersuche

 Filtersuche o Die Benutzersuche wird mit einem Klick auf „Suchen“ gestartet; im Suchergebnis er- scheinen sämtliche Benutzer. o Die Auswahl kann mithilfe von Filtern (Login, Erfassungstyp usw.) eingeschränkt wer- den, wenn die Suche zu viele Ergebnisse liefert. Dies ermöglicht eine gezielte Suche nach einem oder mehreren Benutzern. Die Filter sind nicht zwingend und können kombiniert werden. Mit einem Klick auf „Zurücksetzen“ werden alle zuvor gewählten Filter gelöscht.  Beschreibung der Suchergebnisse: Die Suchergebnisse werden in Tabellenform angezeigt. Über einen Doppelklick auf einen Benutzer (funktioniert überall in der jeweiligen Zeile) gelangt man zu dessen Detailansicht. In der Detailansicht können bestimmte Angaben zum jeweiligen Benutzer bearbeitet werden (vgl. Abbildung 74).  Bedeutung der Spalten in den Suchergebnissen: o Login: Hier erscheint der Login des Benutzers o Name: Hier erscheint der Nachname des Benutzers o Vorname: Hier erscheint der Vorname des Benutzers o Telefon: Hier erscheint die Telefonnummer des Benutzers

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o E-Mail: Hier erscheint die E-Mail-Adresse des Benutzers o Typ: Hier erscheint der Erfassungstyp des Benutzers („Unternehmen“) o Rolle: Hier wird angegeben, welche Rolle dem Benutzer zugeteilt ist („Firmenadmi- nistrator“ oder „Firmenmitarbeiter“). o Gruppe: Hier wird angegeben, welcher Benutzergruppe der Benutzer zugeordnet ist. o Status: Hier erscheint der Status des Benutzers (offen, aktiv, inaktiv, gesperrt) o IP: Hier wird angegeben, ob der Benutzer „Identity Propagation“ verwendet oder nicht.  Erklärung der Symbole

o Benutzer hinzufügen : Es öffnet sich ein Pop-Up-Fenster (vgl. Abbildung 60), in dem ein neuer Benutzer hinzugefügt werden kann.

o Benutzer löschen : Der in den Suchergebnissen ausgewählte Benutzer wird ge- löscht. Es können nur Benutzer gelöscht werden, die nie aktiviert wurden.

o Benutzer deaktivieren : Der in den Suchergebnissen ausgewählte Benutzer wird deaktiviert; für diesen Schritt verlangt das System eine zusätzliche Bestätigung. Ein- mal deaktiviert, kann der Benutzer ALPS nicht mehr benutzen.

o Benutzer reaktivieren : Der in den Suchergebnissen ausgewählte Benutzer wird reaktiviert; für diesen Schritt verlangt das System eine zusätzliche Bestätigung. Ein- mal reaktiviert, kann der Benutzer ALPS wieder benutzen.

o Benutzer sperren : Der in den Suchergebnissen ausgewählte Benutzer wird ge- sperrt; für diesen Schritt verlangt das System eine zusätzliche Bestätigung. Einmal gesperrt, kann der Benutzer ALPS nicht mehr benutzen.

o Benutzer entsperren : Der in den Suchergebnissen ausgewählte Benutzer wird entsperrt; für diesen Schritt verlangt das System eine zusätzliche Bestätigung. Einmal entsperrt, kann der Benutzer ALPS wieder benutzen.

6.1 Benutzer hinzufügen

Wird ein neuer Benutzer hinzugefügt (Klick auf ), öffnet sich ein Pop-Up-Fenster (vgl. Abbildung 60), in dem der Benutzer aufgefordert wird, den Login und die Kontaktdaten des neuen Benutzers zu erfassen, den gewünschten Erfassungstyp („Unternehmen“) auszuwählen und ihm die gewünschte Rolle zuzuteilen.

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Abbildung 60 Pop-Up-Fenster zum Erstellen eines neuen Benutzers

Danach klickt man auf „OK“. Es öffnet sich die Maske „Benutzererfassung bearbeiten“ (vgl. Abbildung 61), in der die persönlichen Angaben den Benutzers ergänzt (wenn nötig) oder bearbeitet werden kön- nen. Die Maske wird nachfolgend beschrieben.

Abbildung 61 Maske für die Benutzerverwaltung

 Angaben zu den persönlichen Daten des Benutzers o Login: obligatorisches Feld; es enthält den CH-LOGIN des Benutzers

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o Name: obligatorisches Feld; es enthält den in ALPS angezeigten Namen des Benut- zers o Vorname: obligatorisches Feld; es enthält den in ALPS angezeigten Vornamen des Benutzers o E-Mail: freiwilliges Feld; es enthält die E-Mail-Adresse des Benutzers o Telefon: freiwilliges Feld: es enthält die Telefonnummer des Benutzers  Angaben für die Benutzerverwaltung o Benutzertyp: Gibt den für den Benutzer ausgewählten Erfassungstyp an. Der bei der Erfassung gewählte Erfassungstyp kann vom Unternehmen nicht geändert werden. o Status: Hier erscheint der aktuelle Status des Benutzers (offen, aktiv, inaktiv, ge- sperrt) o Rolle: Hier wird angegeben, welche Rolle dem Benutzer zugeteilt ist. Über das Sym-

bol rechts im Feld kann die Rolle geändert werden. Dies erfolgt über ein entspre- chendes Pop-Up-Fenster (vgl. Abbildung 62). o Vereinbarung: Hier kann die Vereinbarung des Benutzers in ALPS hochgeladen wer- den (nur für die Rolle „Firmenadministrator“). Das Hochladen einer neuen Vereinba- rung ersetzt jegliche früher hochgeladene Vereinbarung. o Gruppe: Hier wird angegeben, welcher Benutzergruppe der Benutzer zugeordnet ist.  Angaben zu den zugeordneten Unternehmen: Die dem Benutzer zugeordneten Unterneh- men werden in einer Tabelle angezeigt. Aufgeführt werden jene Unternehmen, die der Benut- zergruppe, der der Benutzer angehört, zugeordnet sind.  Log: Am Benutzer vorgenommene Änderungen werden im Log protokolliert.  Erklärung der Symbole

o Benutzer deaktivieren : Der angezeigte Benutzer wird deaktiviert; für diesen Schritt verlangt das System eine zusätzliche Bestätigung. Einmal deaktiviert, kann der Benutzer ALPS nicht mehr benutzen.

o Benutzer reaktivieren : Der angezeigte Benutzer wird reaktiviert; für diesen Schritt verlangt das System eine zusätzliche Bestätigung. Einmal reaktiviert, kann der Benut- zer ALPS wieder benutzen.

o Benutzer sperren : Der angezeigte Benutzer wird gesperrt; für diesen Schritt ver- langt das System eine zusätzliche Bestätigung. Einmal gesperrt, kann der Benutzer ALPS nicht mehr benutzen.

o Benutzer entsperren : Der angezeigte Benutzer wird entsperrt; für diesen Schritt verlangt das System eine zusätzliche Bestätigung. Einmal entsperrt, kann der Benut- zer ALPS wieder benutzen.

6.1.1 Benutzerrollen ändern

Wird die Rolle eines Benutzers geändert (Klick auf rechts im Feld zu den Benutzerrollen), öffnet sich ein Pop-Up-Fenster (vgl. Abbildung 62), in dem der Benutzer aufgefordert wird, die gewünschte Rolle auszuwählen („Firmenmitarbeiter“ oder „Firmenadministrator“):

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Abbildung 62 Pop-Up-Fenster zur Wahl einer Benutzerrolle

Sobald die gewünschte Rolle ausgewählt wurde, kann die Auswahl mit einem Klick auf „OK“ bestätigt werden

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7 Zugriffsverfahren

Dieses Kapitel beschreibt, wie der Zugriff für die Applikation ALPS bei der ersten Nutzung beantragt wird und wie man später, d.h. ab der zweiten Nutzung, in ALPS einloggen kann. Für die Firmen, die „Identity Propagation“ verwenden, erfolgt der Zugriff auf ALPS direkt über das Webportal der AK („PartnerWeb“ oder „ahv easy“) Für die Firmen, die „Identity Propagation“ nicht verwenden, wird ALPS über die folgende URL-Ad- resse aufgerufen: https://www.alps.bsv.admin.ch/alps

7.1 CH-LOGIN Benutzeraccount beantragen

Die Firmen, die „Identity Propagation“ über das Webportal ihrer AK verwenden, müssen keine CH-LO- GIN Benutzerkonten erstellen und steigen direkt bei Kapitel 7.2 ein.

7.1.1 Anmelden

Geben Sie die URL-Adresse von ALPS (https://www.alps.bsv.admin.ch/alps) im Browser ein. Nach- dem Sie auf die Einstiegsseite gelangt sind (1), müssen Sie in der untenstehenden Maske die Aus- wahl „CH-LOGIN“ (1) auswählen und danach auf „Anmelden fortsetzen“ klicken (2).

Abbildung 63 Anmelden

Abhängig von den Berechtigungen des Benutzers kann es sein, dass diese Maske übersprungen (nicht angezeigt) wird.

7.1.2 eIAM-Benutzerverwaltung des CH-LOGIN

Nach der Auswahl des Zugriffstyps erscheint eine neue Maske, auf der Benutzernamen und Passwort erfasst werden kann. Da es Ihre erste Nutzung von ALPS ist (Sie haben weder Benutzernamen noch Passwort) müssen Sie sich zuerst als Benutzer registrieren, indem Sie auf den Knopf „Benutzer regist- rieren“ (1) klicken.

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Abbildung 64 eIAM-Benutzerverwaltung des CH-LOGIN

7.1.3 Benutzer registrieren, Schritt 1: Eingabe der E-Mail-Adresse

Nach der Auswahl der Benutzer Registrieren können Sie in einer neuen Maske den Text des ange- zeigten „Captcha“ (1) und Ihre geschäftliche E-Mail Adresse (2) erfassen. Bitte klicken Sie danach auf „Weiter“ (3).

Abbildung 65 Benutzer registrieren, Schritt 1: Eingabe der E-Mail-Adresse

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7.1.4 Benutzer registrieren, Schritt 2: Überprüfung der E-Mail-Adresse

Nach der Eingabe Ihrer E-Mail Adresse müssen Sie den Bestätigungs-Code (1) eingeben. Dieser Code wird Ihnen automatisch auf die erfasste E-Mail Adresse geschickt. Bitte klicken Sie nach Ein- gabe des Bestätigungs-Codes auf „Weiter“ (2).

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Abbildung 66 Benutzer registrieren, Schritt 2: Überprüfung der E-Mail-Adresse

7.1.5 Benutzer registrieren, Schritt 3: Eingabe der Mobiltelefonnummer

Nach Bestätigung der E-Mail Adresse müssen Sie in einer neuen Maske Ihre Mobiltelefonnummer er- fassen. Die Erfassung einer Mobiltelefonnummer ist optional und bietet eine erhöhte Sicherheit. Falls dies nicht gewünscht wird, klicken Sie auf „Weiter ohne Mobiltelefonnummer“ (weiter bei Kapitel 7.1.7 dieses Manuals). Im umgekehrten Fall erfassen Sie Ihre Mobiltelefonnummer (1) und klicken dann auf „Weiter“ (2).

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Abbildung 67 Benutzer registrieren, Schritt 3: Eingabe der Mobiltelefonnummer

7.1.6 Benutzer registrieren, Schritt 4: Überprüfung der Mobiletelefonnummer

Analog zur Bestätigung der E-Mail-Adresse wird Ihnen vom System „eIAM Service“ per SMS ein Be- stätigungs-Code zugestellt, den Sie erfassen müssen (1). Bitte klicken Sie danach auf „Weiter“ (2).

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Wenn Sie vorher keine Mobiltelefonnummer erfasst haben, wird diese Maske nicht gezeigt.

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Abbildung 68 Benutzer registrieren, Schritt 4: Überprüfung der Mobiletelefonnummer

7.1.7 Benutzer registrieren, Schritt 5: Benutzerangaben

In der nächsten Maske werden Nachname (1), Vorname (2) und eventuell Bemerkungen (3) erfasst. Bitte kreuzen Sie dann das Feld „Ich akzeptiere die Nutzungsbestimmungen“ an (4) und klicken an- schliessend auf „Weiter“ (5).

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Abbildung 69 Benutzer registrieren, Schritt 5: Benutzerangaben

7.1.8 Benutzer registrieren, Schritt 5: Benutzerpasswort festlegen

In der nächsten Maske können Sie Ihr Passwort (1,2) erfassen und bestätigen. Bitte klicken Sie dann auf „Weiter“ (3).

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Abbildung 70 Benutzer registrieren, Schritt 5: Benutzerpasswort festlegen

7.1.9 Benutzer registrieren: Sie haben sich erfolgreich registriert

Nach der Erfassung und der Bestätigung des Passworts zeigt eine neue Maske, dass Sie sich erfolg- reich registriert haben. Diese Maske zeigt auch Ihre Benutzer-ID an (1). Bitte merken Sie sich diese Benutzer-ID (1), da sie für jeden Zugriff auf ALPS benötigt wird. Bitte klicken Sie dann auf „Weiter“ (2).

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Abbildung 71 Benutzer registrieren: Sie haben sich erfolgreich registriert

7.2 Zugriff ALPS beantragen (Start für AK’s mit Identity Propaga-

tion) Verschiedene Registrierungsschritte sind nötig, bevor das erste Mal auf ALPS zugegriffen werden kann.

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7.2.1 Zugriff nicht möglich

Da Sie sich das erste Mal auf ALPS einloggen, zeigt eine Maske, dass Sie noch keinen Zugriff auf ALPS haben. Bitte klicken Sie auf „Zugriff beantragen“ (1).

Abbildung 72 Zugriff nicht möglich

7.2.2 Zugriff beantragen, Schritt 1: Benutzerangaben

Bitte kreuzen Sie in der Maske das Feld „Ich akzeptiere die Nutzungsbestimmungen“ an (1) und kli- cken Sie auf „Weiter“ (2).

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Abbildung 73 Zugriff beantragen, Schritt 1: Benutzerangaben

7.2.3 Zugriff beantragen: Antrag erfolgreich gestellt

Nach Annahme der Nutzungsbestimmungen zeigt eine neue Maske, dass der Zugriffsantrag auf ALPS (Applicable Legislation Portal Switzerland) erfolgreich gestellt wurde. Bitte klicken Sie auf „Zurück zur Anwendung“ (1).

Abbildung 74 Zugriff beantragen: Antrag erfolgreich gestellt

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7.2.4 Zugriff beantragen, Finalisierung

Die Firmen, die „Identity Propagation“ verwenden, müssen dieses Kapitel überspringen und direkt bei Kapitel 7.3 einsteigen, weil sie ALPS durch das Webportal ihrer AK zugreifen.

Entgegen dem Text auf der Maske haben Sie nicht unmittelbaren Zugriff auf ALPS, da der Antrag für den Zugriff durch den Administrator Ihrer Firma zuerst noch manuell bewilligt werden muss (im Fall eines ersten Antrags für einen Firma-Administrator muss die Bewilligung durch Ihre AK erfolgen).

Abbildung 75 Angabe der Benutzer-ID (mit CH-LOGIN)

Bitte kommunizieren Sie Ihre Benutzer-ID (CH-LOGIN) den Administrator Ihrer Firma oder an Ihre AK in dem Fall eines ersten Antrags als Firma-Administrator.

Sie können das Browserfenster schliessen. Ihr Firma-Administrator oder Ihre AK wird sie per E-Mail benachrichtigen, sobald die Berechtigung erteilt wurde. Danach können Sie sich mit ihrem neuen Ac- count in ALPS einloggen (siehe nachfolgende Kapitel 7.3).

7.3 Zugriff auf ALPS nach Registrierung

Die Firmen, die „Identity Propagation“ verwenden, müssen die Kapitel 7.3.1 – 7.3.3 übersprin- gen und direkt bei Kapitel 7.3.4 einsteigen, weil sie ALPS durch das Webportal ihrer AK zugrei- fen.

7.3.1 ALPS URL wählen

Geben Sie auf Ihrem Browser die ALPS Adresse ein. Sie befinden sich auf der Einstiegsmaske, auf der Sie den gewünschten Zugriffstyp wählen müssen. Hier wählen Sie „CH-LOGIN“ (1). Um fortzufahren, klicken Sie bitte auf „Anmelden fortsetzen“ (2).

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Abbildung 76 ALPS URL wählen

7.3.2 Benutzer-ID und Passwort eingeben (2)

Nach der Auswahl des Zugriffstyps könne Sie auf einer neuen Maske Benutzername und Passwort erfassen. Sie können jetzt Ihre Benutzer-ID (1) und Ihr Passwort (2) eingeben, die Sie in den Kapitel

7.1.9 und 7.1.8 erfasst haben. Bitte klicken Sie dann auf „Senden“ (3).

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Abbildung 77 Benutzer-ID und Passwort eingeben (2)

7.3.3 SMS-Nachricht mit Bestätigungs-Code (SMS-Code)

Wenn Sie in dem Kapitel 7.1.5 keine Mobiltelefonnummer wird diese Maske nicht angezeigt.

Wenn ja, können Sie optional den Bestätigungs-Code, den Sie per SMS bekommen haben, erfassen. Wenn Sie diesen Bestätigungs-Code erfassen möchten, bitte klicken Sie auf „Weiter“ (2), nachdem Sie ihn erfasst haben (1). Wenn nein, klicken Sie auf „Weiter ohne Eingabe des Bestätigungs-Codes“ (A).

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Abbildung 78 SMS-Nachricht mit Bestätigungs-Code (SMS-Code)

7.3.4 Startseite von ALPS

Danach kommen Sie automatisch auf die Einstiegsmaske von ALPS.

Abbildung 79 Startseite von ALPS

Für Fragen bezüglich der Registrierung oder fachlichen Informationen kontaktieren Sie bitte Ihre zuständige Ausgleichskasse.

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8 Benutzer-Report

Die Maske „Benutzer-Report“ (siehe Abbildung 80), die unter „Reports“ nach einem Klick auf dem Tab „Benutzer-Report“ aufgerufen werden kann, erlaubt der Firma, ihre Benutzerliste im Excel- oder XML- format zu exportieren. Diese Maske wird nachfolgend beschrieben.

Abbildung 80 Benutzer-Report  Generierung des Reports mit verschiedenen Filterkriterien o Alle Benutzer sind in dem Report mit dem Knopf «Report generieren» aufgelistet. o Solle die Suche zu viele Ergebnisse liefern, kann die Auswahl mit Hilfe von Filtern (Typ, Rolle usw.) eingeschränkt werden. Dies ermöglicht eine gezielte Suche nach einem oder mehreren Benutzern. Die Filter sind nicht zwingend und können kombi- niert werden. Mit einem Klick auf «Zurücksetzen» werden alle bisher gewählten Filter gelöscht.  Bedeutung der Spalten in der Excel / XML Datei: o Login: Hier erscheint der Login des Benutzers o Name: Hier erscheint der Nachname des Benutzers o Vorname: Hier erscheint der Vorname des Benutzers o Telefon: Hier erscheint die Telefonnummer des Benutzers o E-Mail: Hier erscheint die E-Mail-Adresse des Benutzers o Typ: Hier erscheint der Erfassungstyp des Benutzers («Unternehmen») o Rolle: Hier wird angegeben, welche Rolle dem Benutzer zugeteilt ist («Firmenadmi- nistrator» oder «Firmenmitarbeiter») o Status: Hier erscheint der Status des Benutzers (offen, aktiv, inaktiv, gesperrt) o Datum Statuswechsel: Hier erscheint das Datum und die Zeit des Statuswechsels des Benutzers o Name eIAM: Hier erscheint der Nachname des Benutzers im eIAM

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o Vorname eIAM: Hier erscheint der Vorname des Benutzers im eIAM o Home Realm: Hier erscheint das Home Realm des Benutzers o Eröffner: Hier erscheint das Login von dem, der den Benutzer erstellt hat o Eröffnungsdatum: Hier erscheint das Datum und die Zeit der Eröffnung des Benutzer o Aktivierungsdatum: Hier erscheint das Datum und die Zeit der Aktivierung des Benut- zer o Last Login: Hier erscheint das Datum und die Zeit der letzten Verbindung des Benut- zers

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