Grenzüberschreitende Telearbeit in der Beziehung zur EU/EFTA: Neue multilaterale Vereinbarung ab dem 1. Juli 2023 Umsetzung der Vereinbarung in ALPS Entsendung bei vorübergehender Telearbeit

Eidgenössisches Departement des Innern EDI Bundesamt für Sozialversicherungen BSV Geschäftsfeld AHV, Berufliche Vorsorge und Ergänzungsleistungen

20.06.2023

Mitteilungen an die AHV-Ausgleichskassen und EL- Durchführungsstellen Nr. 470

Grenzüberschreitende Telearbeit in der Beziehung zur EU/EFTA:

Neue multilaterale Vereinbarung ab dem 1. Juli 2023
Umsetzung der Vereinbarung in ALPS
Entsendung bei vorübergehender Telearbeit

Multilaterale Vereinbarung ab dem 1. Juli 2023

Seit der Coronavirus-Pandemie wurden die EU-Unterstellungsregeln im Bereich der sozialen Sicherheit im Rahmen des Freizügigkeitsabkommens und des EFTA-Übereinkommens in Be- zug auf grenzüberschreitende Telearbeit flexibel angewandt. Diese Sonderregelung ist bis zum 30. Juni 2023 befristet und wird nicht verlängert.

Die Schweiz hat vor kurzem eine multilaterale Vereinbarung unterzeichnet, welche die Telear- beit für in bestimmten EU- oder EFTA-Staaten wohnende Personen erleichtert. Die Vereinba- rung ist ab dem 1. Juli 2023 anwendbar.

Die europäischen Koordinierungsvorschriften sehen grundsätzlich vor, dass Personen, die ge- wöhnlich in mehreren Staaten arbeiten und in Ihrem Wohnstaat einen wesentlichen Teil der Tätigkeit ausüben (25% oder mehr), dem Sozialversicherungsrecht des Wohnstaats unterste- hen (Art. 13 Abs. 1 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004). Da bei Telearbeit der Ort, an dem die Tätigkeit tatsächlich ausgeübt wird, d.h. am Ort, wo sich die Person physisch aufhält, als Be- schäftigungsort gilt, ist diese Regel grundsätzlich auch auf Personen anwendbar, die regel- mässig für einen Arbeitgeber in der Schweiz arbeiten und in einem EU- oder EFTA-Staat Te- learbeit leisten.

Die multilaterale Vereinbarung sieht eine davon abweichende Regelung vor für grenzüber- schreitende Telearbeit im bestimmten Wohnstaaten.

Bei Personen, die in dem Staat arbeiten, in dem sich auch der Sitz des Arbeitgebers befindet, und die weniger als 50% grenzüberschreitende Telearbeit (maximal 49.9 % der Arbeitszeit) im Wohnstaat leisten, verbleibt gemäss dieser multilateralen Vereinbarung die Zuständigkeit für die Sozialversicherungen im Staat des Arbeitgebersitzes. Telearbeit setzt dabei grundsätzlich die Verwendung von Informatikmitteln voraus. Für die Berechnung der 50% ist die für die fol- genden 12 Kalendermonate angenommene Situation zu berücksichtigen. Die Grenze darf also durchaus in einem Monat oder einer Woche überschritten werden, wenn sich dies auf das Jahr hinaus wieder ausgleicht. Vorausgesetzt wird, dass der Wechsel zwischen Telearbeit im

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Wohnstaat und Arbeit vor Ort mit einer gewissen Regelmässigkeit erfolgt. Hat eine Person mehrere Schweizer Arbeitgeber, gilt die 50%-Grenze gesamthaft für die Arbeitszeit bei allen Arbeitgebern.

Damit die Vereinbarung anwendbar ist, müssen sowohl der Arbeitgeberstaat als auch der Wohnstaat des Arbeitnehmers die Vereinbarung unterzeichnet haben. Eine Liste dieser Staa- ten und der Text der Vereinbarung (auf Englisch) ist abrufbar unter: https://socialsecurity.belgium.be/en/internationally-active/cross-border-telework-eu-eea-and- switzerland

Die deutsche, französische und italienische Version der Vereinbarung wird in Kürze auf der Internetseite des BSV verfügbar sein. Massgebend bleibt aber die englische Originalversion.

Die multilaterale Vereinbarung ist nur anwendbar auf Personen, für welche auch das Freizü- gigkeitsabkommen mit der EU bzw. das EFTA-Übereinkommen gilt. Sie ist aber nicht auf Grenzgängerinnen und Grenzgänger begrenzt (Ausweis G), sondern umfasst alle Personen- gruppen in einer grenzüberschreitenden Telearbeitssituation, die unter die Vereinbarung fal- len.

Sie ist nicht anwendbar auf

 Personen, die neben der Telearbeit im Wohnstaat dort zusätzlich gewöhnlich eine an- dere Tätigkeit (z.B. regelmässige Kundenbesuche, selbstständige Nebenbeschäfti- gung) ausüben, auch wenn dieser die multilaterale Vereinbarung unterzeichnet hat;  Personen, die gewöhnlich neben der Telearbeit im Wohnstaat in einem weiteren EU- bzw. EFTA-Staat eine Tätigkeit ausüben;  Personen, die neben der Tätigkeit für ihren Schweizer Arbeitgeber noch für einen Ar- beitgeber in der EU bzw. in einem EFTA-Staat arbeiten;  Selbstständigerwerbende.

Hingegen kann die Vereinbarung grundsätzlich bei unregelmässigen (nicht gewöhnlichen), kurzfristigen ad-hoc Arbeitseinsätzen im Wohnstaat oder einem anderen EU- bzw. EFTA-Staat angewendet werden. Der Wortlaut der Vereinbarung schliesst allerdings jegliche anderweitige Tätigkeit aus, die mit einer gewissen Regelmässigkeit ausgeübt wird. Ob dies auch für margi- nale Tätigkeiten gilt, wird derzeit auf EU-Ebene noch diskutiert. Auch ein kurzer Auslandein- satz in einem Vertragsstaat (beispielsweise eine Entsendung in einen Vertragsstaat für ein paar Tage) schliesst die Anwendung der Vereinbarung nicht aus.

Die Vereinbarung gilt für grenzüberschreitende Telearbeit zwischen 25% und 50% der Ge- samtarbeitszeit. Für grenzüberschreitende Telearbeit unter 25% - auch wenn die Telearbeit in einem Staat erfolgt, welcher die Vereinbarung unterzeichnet hat - gelten ab dem 1. Juli 2023 wieder die ordentlichen Regeln und Verfahren (Festlegung der anwendbaren Rechts- vorschriften durch den Wohnstaat). Dasselbe gilt für Fälle mit grenzüberschreitender Tele- arbeit in einem Staat, welcher die multilaterale Vereinbarung nicht unterzeichnet hat.

Umsetzung der multilateralen Vereinbarung in ALPS

Damit die Vereinbarung Anwendung findet, muss im Arbeitgeberstaat ein Antrag gestellt wer- den. Der Arbeitgeber in der Schweiz kann den Antrag im Informationssystem ALPS selber erfassen und ihn einreichen. Hierfür steht ab dem 1. Juli 2023 ein neuer Geschäftsfall «grenz- überschreitende Telearbeit» zur Verfügung.

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Nach dem Einreichen wird der Geschäftsfall automatisch an den ausländischen Sozialversi- cherungsträger im Wohnstaat des Arbeitnehmers übermittelt; ein Versand durch die AHV-Aus- gleichskasse ist nicht nötig. Genehmigt der ausländische Sozialversicherungsträger den An- trag, wird automatisch eine Bescheinigung A1 generiert und der Geschäftsfall abgeschlossen. Die AHV-Ausgleichskasse erhält beim Einreichen und beim Abschluss des Falles eine SE- DEX-Meldung. Eine Intervention der AHV-Ausgleichskasse erfolgt nur im Ausnahmefall, falls der ausländische Träger den Fall ganz oder teilweise ablehnt oder Rückfragen stellt. Die Kasse erhält in diesem Fall eine Zuständigkeits-SEDEX-Meldung und bearbeitet den Fall anschlies- send manuell, analog dem Geschäftsfall «Mehrfachtätigkeit».

Befindet sich der Wohnsitz der Person in der Schweiz, erfolgt der Antrag beim ausländischen Sozialversicherungsträger des Staates, in welchem sich der Arbeitgebersitz befindet. Der ein- gereichte Fall wird automatisch durch ALPS abgewickelt. Die AHV-Ausgleichskasse des Wohnkantons der Person erhält anschliessend den abgeschlossenen Fall zur Archivierung mittels Abschluss-SEDEX-Meldung.

Die Bescheinigung A1 ist auf drei Jahre limitiert. Sofern sich der Sachverhalt nicht geändert hat, kann der Arbeitgeber aber erneut einen Antrag einreichen und eine neue Bescheinigung verlangen.

Die Bescheinigung A1 ist grundsätzlich ab dem Zeitpunkt des Antrags gültig, kann aber bis zu drei Monaten rückwirkend ausgestellt werden. Im Rahmen einer Übergangsregelung ist zudem für Anträge, die bis Ende Juni 2024 eingereicht werden, eine rückwirkende Ausstellung per 1. Juli 2023 möglich. Es ist deshalb nicht nötig, den Antrag sofort am 1. Juli 2023 einzureichen.

Grenzgängerinnen und Grenzgänger, die in den angrenzenden EU-Staaten wohnen, können von der schweizerischen Krankenversicherung befreit werden («Optionsrecht»). In Fällen, in denen die multilaterale Vereinbarung angewendet wird, kann ausnahmsweise ein Nachweis über die Deckung durch die ausländische Krankenversicherung anstelle einer von der kanto- nalen Stelle des Arbeitskantons ausgestellte Befreiung von der obligatorischen Krankenversi- cherung in ALPS hochgeladen werden.

Das ALPS-Benutzerhandbuch, das von der ALPS-Homepage aus zugänglich ist, wird ange- passt.

Entsendung bei vorübergehender grenzüberschreitender Telearbeit

Im Rahmen der Europäischen Verwaltungskommission zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit haben sich die Staaten, welche die europäischen Koordinierungsvorschrif- ten anwenden, in Bezug auf Telearbeit auf eine einheitliche Auslegung der Entsendebestim- mungen geeinigt. Eine Entsendung gestützt auf Art. 12 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 ist auch bei vollumfänglicher Telearbeit (100% der Arbeitszeit) möglich, wenn sie vorübergehend und punktuell geleistet wird.

Artikel 12 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 betrifft nur Fälle, in denen die Telearbeit in einem anderen Staat nicht Teil des üblichen Arbeitsmusters ist. Kontinuierliche Telearbeit in einem anderen Staat ohne zeitliche Begrenzung stellt keine Entsendung dar, da sie nicht ad hoc oder vorübergehend ist.

Es muss im Einzelfall nicht unterschieden werden, in wessen Interesse oder auf wessen Initi- ative die grenzüberschreitende Telearbeit durchgeführt wird, allerdings muss dies zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmenden vereinbart sein.

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Entsprechend kann ein Arbeitgeber aus der Schweiz Arbeitnehmende in einen EU- bzw. EFTA-Staat für maximal 24 Monate entsenden, um dort Telearbeit zu leisten, solange die Vo- raussetzungen für eine Entsendung erfüllt sind (vgl. Rz 2024 ff. der Wegleitung über die Ver- sicherungspflicht in der AHV/IV - WVP). Die üblichen Regeln und Prozesse sind anwendbar.

Eine Entsendung ist beispielsweise in folgenden Situationen möglich:

Betreuung von Angehörigen im Ausland;
medizinische Gründe;
Schliessung von Büroräumlichkeiten wegen Renovierung;
Telearbeit von einer Feriendestination aus.

Bescheinigungen A1 sind vom Arbeitgeber bei der zuständigen AHV-Ausgleichskasse zu be- antragen. Hierfür ist der Geschäftsfall «Entsendung» in ALPS zu verwenden.

Eine Verlängerung der Entsendung über 24 Monate hinaus im Falle einer vorübergehenden grenzüberschreitenden Telearbeit wird nicht akzeptiert.

Diese Auslegung gilt auch für Entsendungen ins Vereinigte Königreich, gilt aber nicht für Ent- sendungen im Rahmen von bilateralen Sozialversicherungsabkommen mit anderen Staaten ausserhalb der EU/EFTA.