Eidgenössisches Departement des Innern EDI Bundesamt für Sozialversicherungen BSV Geschäftsfeld AHV, Berufliche Vorsorge und Ergänzungsleistungen

04.12.2025

Mitteilungen an die AHV-Ausgleichskassen und EL-Durchführungsstellen Nr. 503

Optimierung der Postprozesse: Korrekte Absenderangaben und Empfehlung zur Nutzung von E-Bill

Anlässlich einer gemeinsamen Sitzung mit der Schweizerischen Post wurden folgende Massnahmen vereinbart: Unzustellbare Briefe (Retouren) gelangen mit Ausnahme derjenigen aus Versänden, die einen Datamatrix Code mit integrierter abweichender Retourenadresse enthalten, grundsätzlich an die ZAS in Genf zurück, weil diese als Zahler auftritt und damit eine entsprechende Adressverknüpfung entsteht. Wo ein Datamatrix Code mit integrierter abweichender Retourenadresse fehlt oder ein sol- cher aufgrund des Produktes bzw. der verwendeten Frankierlösung nicht angebracht werden kann und gleichzeitig unvollständige Absenderangaben vorhanden sind, ist es der Schweizerischen Post aufgrund des Postgeheimnisses untersagt, Retouren zu öffnen, um dem Absender nachzuforschen. Dies führt zu Verzögerungen, Fehlretouren und zusätzlichem Aufwand für alle Beteiligten. Um dies zu vermeiden, bitten wir Sie um folgende Anpassung bei sämtlichen postalischen Sendungen (v.A. bei eingeschriebenen): Platzieren Sie im Briefkopf – oberhalb der Empfängeradresse – den vollständig ausgeschriebenen Firmennamen sowie die Postadresse Ihrer Ausgleichskasse und setzen Sie darunter eine Trennlinie. Die nachfolgende Empfängeradresse muss einen Abstand von mind. 3 mm zu dieser Trennlinie aufweisen. So kann die Post eine solche Retoure mittels manuellem Prozess an die richtige Ausgleichskasse zurückführen. Fehlretouren an die ZAS werden damit weitge- hend vermieden, ebenso Zusatzkosten für deren Bearbeitung.

Mitteilungen an die AHV-Ausgleichskassen und EL-Durchführungsstellen Nr. 503

Als separaten Hinweis (unabhängig vom obigen Thema) empfehlen wir die Nutzung von E-Bill für die elektronische Zustellung von Rechnungen. Viele Ausgleichskassen setzen bereits E-Bill erfolgreich ein. E-Bill unterstützt die Prozessvereinfachung, reduziert den Papierverbrauch und senkt Porto- und Materialkosten.

Mehr Informationen zu E-Bill finden Sie hier: eBill: Rechnungen online empfangen und bezahlen | PostFinance bzw. E-Rechnung von Kreditoren empfangen | PostFinance.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an: Bundesamt für Sozialversicherungen: Azita Hamidi, Aufsicht & Organisation der Ausgleichskassen, azita.hamidi@bsv.admin.ch

Effingerstrasse 20, CH-3003 Bern Tel. +41 58 462 90 01, Fax +41 58 464 15 88 www.bsv.admin.ch 2/2