152.323.1
Verordnung Betreffend das Klienteninformationssystem für die Sozialarbeit (KiSS-Verordnung)
Der Gemeinderat der Stadt Bern, gestützt auf – Artikel 100 Absatz 3 der Gemeindeordnung der Stadt Bern vom 3. Dezember 19981; – Artikel 6 Buchstabe b sowie Artikel 17 des Datenschutzgesetzes vom 19. Februar 19862, beschliesst:
Art. 1 Zweck
Die Verordnung regelt die Zugriffsberechtigung im Klienteninformationssystem für die Sozialarbeit (KiSS), die Grundsätze zum Umgang mit den Daten und die Vorkehrungen zur Datensicherheit für die Organisationseinheiten Sozialamt (SoA), Amt für Erwachsenen- und Kindesschutz (EKS) sowie Kompetenzzentrum Integration (KI).
Art. 2 Nutzung des Informationssystems
Die Organisationseinheiten nutzen das KiSS zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben.
Mit Ausnahme der Daten des Basismoduls dürfen sie grundsätzlich nur auf die von der eigenen Organisationseinheit gespeicherten Daten zugreifen. Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Artikel 5 und 6 dieser Verordnung.
Art. 3 Grundsätze zum Umgang mit Daten
Bei jedem Zugriff sind die Grundsätze des Datenschutzgesetzes 3 zu beachten.
Bei jedem Zugriff ist die sichere Identifikation der einzelnen Mitarbeitenden gewährleistet.
Die vorgesetzten Stellen sorgen dafür, dass alle Mitarbeitenden die Grundsätze zum Umgang mit den im KiSS gespeicherten Personendaten kennen und einhalten.
Art. 4 Zugriffe auf Daten der eigenen Organisationseinheit
Der Datenzugriff innerhalb der eigenen Organisationseinheit ist ohne Bewilligung zulässig, soweit er für die Aufgabenerfüllung notwendig ist.
Die Einhaltung dieser Grundsätze wird insbesondere durch die Aufzeichnung der Datenzugriffe und Stichprobenkontrollen gemäss Artikel 7 sichergestellt.
Art. 5 Zugriff auf Daten einer anderen Organisationseinheit
Ein Zugriff auf die von einer anderen Organisationseinheit gespeicherten Daten ist ohne Ermächtigung zulässig, wenn für eine Person, eine Familie oder ein Konkubinat in der Zuständigkeit der zugreifenden Organisationseinheit auch von der anderen
GO; SSSB 101.1
KDSG; BSG 152.04
KDSG; BSG 152.04
152.323.1 Organisationseinheit ein Dossier geführt wird und soweit es für die Aufgabenerfüllung notwendig ist.
Fällt die Voraussetzung nach Absatz 1 weg, so erlischt das Zugriffsrecht. Vorbehalten bleibt Absatz 3.
Der Zugriff bleibt erlaubt im Rahmen der internen Revisionstätigkeit, zur Ausübung von Aufsichtspflichten oder zur Bewilligung von Ausgaben.
Art. 6 Befristeter Zugriff auf Daten einer anderen Organisationseinheit
Im Einzelfall kann Mitarbeitenden eine befristete Zugriffsberechtigung auf die Daten einer anderen Organisationseinheit erteilt werden, wenn dies zur Aufgabenerfüllung notwendig ist.
Die Ermächtigung wird durch die Leitung der im Sinne von Artikel 8 KDSG4 für den Datenschutz verantwortlichen Organisationseinheit erteilt.
Die Ermächtigung im Einzelfall wird zeitlich so befristet, dass die voraussichtlich nötige Dauer des Datenzugriffs abgedeckt ist. Sie kann verlängert werden, wenn dies zur Aufgabenerfüllung notwendig ist.
Die erteilten Ermächtigungen werden protokolliert.
Art. 7 Aufzeichnung der Datenzugriffe
Lesezugriffe sowie das Erfassen, Ändern oder Löschen von Daten im KiSS werden mittels elektronischem Log unter Identifikation der die Daten bearbeitenden Mitarbeitenden aufgezeichnet.
Die Zugriffe auf Daten im KiSS werden jährlich durch das Revisorat des SoA und den Qualitätsverantwortlichen des EKS stichprobeweise auf die Einhaltung der Bestimmungen der vorliegenden Verordnung überprüft. Bei einem Verdacht auf missbräuchlichen Datenzugriff werden zudem ausserordentliche Kontrollen vorgenommen.
Die Prüfberichte werden jeweils der Direktion für Bildung, Soziales und Sport beziehungsweise der Direktion für Sicherheit, Umwelt und Energie sowie dem Datenschutzbeauftragten der Stadt Bern zugestellt.
Art. 8 Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am 1. Juli 2015 in Kraft.
Bern, 10. Dezember 2014 NAMENS DES GEMEINDERATS Der Stadtpräsident: Alexander Tschäppät Der Stadtschreiber: Jürg Wichtermann
BSG 152.04
152.323.1 Änderungen Datum Erlass / Beschluss Geänderte Artikel Inkrafttreten / Änderung Stand ab 10. Dezember 2014 Ersterlass 1. Juli 2015 3