Ordonnance sur le Règlement du Conseil municipal

Après les élections générales, et avant que la nouvelle législature ne débute, le maire / la mairesse convoque le Conseil municipal nouvellement élu en vue de sa constitution provisoire. En cas d'empêchement du maire / de la mairesse, la convocation et la présidence des délibérations incombent au membre du Conseil municipal le plus âgé jusqu'à l'élection du vice-président / de la vice-présidente.

Le Conseil municipal nouvellement élu nomme provisoirement un vice-président / une vice-présidente, attribue les directions à ses membres et prend d'autres dispositions provisoires qui ne peuvent être reportées.

Pour être valables, les arrêtés rendus avant le début de la nouvelle législature doivent être confirmés lors d'une séance ordinaire en cours de législature ou par le Conseil municipal encore en fonction.

Le Conseil municipal élit un vice-président / une vice-présidente du Conseil municipal qui ne doit en principe pas appartenir au même groupe politique que le maire / la mairesse. Dans la mesure du possible, le maire / la mairesse et le vice-président / la vice-présidente du Conseil municipal ne sont pas non plus de même langue maternelle.

Chaque membre du Conseil municipal a la liberté de s'exprimer en français ou en allemand.

Le jour ordinaire des séances du Conseil municipal est le mercredi.

Sur proposition de la Chancellerie municipale, le Conseil municipal fixe le calendrier des séances au début de chaque année.

Les séances extraordinaires sont convoquées par le maire / la mairesse en cas de besoin, ou lorsqu'au moins deux membres du Conseil municipal en font la demande.

Pour les séances ordinaires, l'envoi de l'ordre du jour (art. 14) tient lieu de convocation. Les séances extraordinaires sont convoquées en fonction des besoins.

Le chancelier municipal / La chancelière municipale ou le vice-chancelier / la vice-chancelière assure le secrétariat du Conseil municipal. Si tous deux en sont empêchés, le maire / la mairesse désigne un suppléant / une suppléante.

La Chancellerie municipale assure le contrôle des affaires du Conseil municipal. Elle surveille le respect des délais fixés par le Conseil municipal ainsi que les délais de réponse aux interventions parlementaires, de même que l'exécution des arrêtés rendus par le Conseil municipal, pour autant que celle-ci n'incombe pas aux directions.

Les affaires et la correspondance ne provenant pas de l'Administration municipale et adressées au Conseil municipal sont attribuées pour traitement aux directions compétentes par la Chancellerie municipale. Si une affaire ne peut être traitée par la direction concernée de sa propre compétence, la Chancellerie municipale en informe le Conseil municipal en lui remettant une copie des pièces essentielles du dossier. Si une direction n'en accepte pas l'attribution, elle demande une décision du Conseil municipal au cas où un arrangement direct avec la direction considérée comme compétente n'aboutit pas.

Pour les affaires devant être traitées par le Conseil municipal, toutes les pièces essentielles des dossiers nécessaires à la prise de décision doivent être mises à disposition de tous les membres du Conseil municipal et du secrétariat. En règle générale, elles sont jointes aux dossiers sur papier et au nombre requis. Les annexes volumineuses, et celles dont la reproduction serait onéreuse, peuvent être mises à disposition sous forme électronique. Il y a toujours lieu de faire des copies des rapports et des propositions, y compris des corapports, des directions.

Le secrétaire général / La secrétaire générale doit contrôler que les affaires adressées au Conseil municipal sont complètes et correctes sur le plan formel, avant leur envoi à la Chancellerie municipale.

Pour les affaires destinées au Conseil de ville, un projet du rapport du Conseil municipal au Conseil de ville doit être joint au dossier, de même qu'un projet de message au corps électoral pour les affaires soumises en votation.

Pour le courrier adressé par le Conseil municipal, la direction qui fait la proposition soumet en règle générale un projet.

Les dossiers non copiés ainsi que les dossiers transmis au Conseil municipal à titre d'information sont mis à disposition de ses membres à la Chancellerie municipale pour consultation.

Les directions veillent à conserver en lieu sûr et à éliminer en temps utile les dossiers conformément aux directives des Archives municipales.

Les membres du Conseil municipal ont le droit de consulter tous les dossiers de l'Administration municipale nécessaires à l'exercice de leur fonction.

S'il souhaitent consulter les dossiers d'affaires en cours qui ressortissent à d'autres membres du Conseil municipal, ils doivent requérir leur approbation ou un arrêté du Conseil municipal.

Le droit de consulter les dossiers ne s'applique pas aux dossiers confidentiels dans le domaine de la fiscalité (Département des finances et des impôts), du Département de la sécurité publique de même qu'aux dossiers de police relatifs à une procédure pénale.

Les séances du Conseil municipal font l'objet d'un procès-verbal. Celui-ci contient:

1. le jour, le lieu, le début et la clôture de la séance;

2. le nom du président ou de la présidente, les noms des membres du Conseil municipal présents et absents ainsi que ceux d'autres personnes participant à la séance du Conseil municipal;

3. le nom du rédacteur ou de la rédactrice du procès-verbal;

4. les arrêtés rendus et, sur demande, les membres du Conseil municipal qui ont approuvé, qui n'ont pas approuvé ou qui se sont abstenus;

5. la récusation de membres du Conseil municipal.

Par principe, le procès-verbal est rédigé en tant que procès-verbal de décision. Dans la mesure où il est nécessaire à la compréhension des arrêtés, celui-ci résume les aspects importants de la discussion.

Le procès-verbal est assuré par le secrétariat du Conseil municipal. La Chancellerie municipale fait parvenir le procès-verbal à tous les membres du Conseil municipal. Celui-ci décide de son approbation.

Le procès-verbal est signé par le maire / la mairesse et le chancelier municipal / la chancelière municipale ou leurs suppléants / leurs suppléantes.

La Chancellerie municipale met à disposition des directions municipales aussi vite que possible après la séance du Conseil municipal la version provisoire des arrêtés par voie électronique, sous réserve de ceux déclarés confidentiels par le Conseil municipal. Ils tiennent lieu de mandats d'exécution. La version provisoire des arrêtés est remplacée par la version définitive du procès-verbal dès l'approbation de celui-ci par le Conseil municipal.

La Chancellerie municipale surveille en collaboration avec le Département Informatique et logistique les droits d'accès aux versions électroniques des procès-verbaux.

La préparation et le suivi des séances du Conseil municipal par les directions respectent autant que possible le plan hebdomadaire schématique joint à la présente ordonnance (annexe 1).

Le Conseil municipal traite les affaires qui lui sont soumises par écrit par les directions et la Chancellerie municipale, conformément à la procédure selon art. 11, 13 et 14.

Les interventions parlementaires sont attribuées aux directions pour traitement lors de la séance du Conseil municipal qui suit leur dépôt au Conseil de ville. La Chancellerie municipale soumet des propositions d'attribution.

Le Conseil municipal peut, en cas d'urgence et avec l'assentiment d'au moins quatre de ses membres, entrer exceptionnellement en matière sur des affaires qui ne figurent pas à l'ordre du jour ou qui lui sont soumises verbalement.

Les décisions peuvent exceptionnellement être prises par voie de circulation, si l'urgence l'exige et que tous les membres du Conseil municipal acceptent la procédure. Les propositions écrites sont remises à la Chancellerie municipale, qui les transmet aussi rapidement que possible, si nécessaire aussi par voie électronique, à tous les membres du Conseil municipal en leur fixant un délai de 24 heures au maximum pour donner leur réponse.

La Chancellerie municipale établit un procès-verbal des décisions prises par voie de circulation, que le Conseil municipal doit approuver lors de la prochaine séance ordinaire.

Les affaires qu'une direction souhaite soumettre pour décision au Conseil municipal doivent être transmises aux autres directions pour corapport. Font exception:

1. les affaires de la catégorie A, sous réserve de corapports obligatoires éventuels du Département du personnel et/ou de la Direction des finances / Département des finances et des impôts;

2. les affaires de la catégorie B pour lesquelles le Conseil municipal exclut expressément l’obligation de corapports (p. ex. affaires urgentes ordonnées);

3. les affaires de la catégorie B à traiter de manière confidentielle, où il convient de demander, cas échéant, uniquement les corapports requis du Département du personnel et de la Direction des finances / Département des finances et des impôts.

Concernant les interventions parlementaires, le Conseil municipal désigne une direction responsable du dossier, alors en charge de soumettre son projet de réponse pour corapport et complément éventuel aux autres directions.

Les corapports doivent être rédigés dans un délai de huit jours ouvrés. Si l'élaboration du corapport requiert exceptionnellement plus de huit jours, il convient d'en informer la direction responsable du dossier au début de ce délai et de lui proposer une date de remise.

Les corapports doivent être établis selon le modèle joint à la présente ordonnance (annexe 2). Si un débat au Conseil municipal est demandé, il faut expliquer sommairement l’objet du débat souhaité.

Les corapports sont adressés à la direction responsable du dossier, qui les inclut dans son propre rapport avec la proposition au Conseil municipal, en motivant leur approbation complète ou partielle, ou leur rejet à l'attention du Conseil municipal. Les corapports doivent être annexés au rapport et à la proposition.

Si des affaires sont adressées au Conseil municipal sans que les corapports nécessaires aient été demandés, la Chancellerie municipale renvoie les affaires concernées à la direction ayant formulé la proposition pour qu'elle requière les corapports nécessaires.

Les arrêtés du Conseil municipal sont exécutés par la direction qui a formulé la proposition, sauf disposition contraire du Conseil municipal.

Si une direction est tributaire d'une autre direction pour exécuter un arrêté, celle-ci est tenue de collaborer.

Les directions assurent le contrôle de l'exécution des arrêtés.

Les affaires du Conseil municipal sont inscrites à l'ordre du jour en fonction des catégories suivantes:

1. Catégorie A: affaires adoptées en bloc sans délibération, telles que demandes de prolongation de délai, dérogations à certaines prescriptions en matière de construction dans le cadre de procédures d'octroi de permis de construire, décomptes de crédits, contributions à des apéritifs, affaires où aucune direction n’a demandé un débat lors de la procédure de corapports, etc.;

2. Catégorie B: affaires débattues par le Conseil municipal, telles qu'affaires destinées au Conseil de ville, affaires concernant le personnel, législation, prises de position dans les procédures législatives, etc.;

3. Catégorie C: discussions sur des affaires planifiées de portée politique et/ou stratrégique.

Les affaires sont portées à l'ordre du jour chaque semaine selon un système de rotation entre les directions. La rotation commence en début d'année avec la Mairie. Pour chaque direction, les affaires destinées au Conseil de ville sont traitées en premier.

La Chancellerie municipale décide de l'inscription à l'ordre du jour des affaires dites express. Il convient de soumettre au Conseil municipal les cas litigieux.

Les directions déposent les affaires destinées à être portées à l'ordre du jour au plus tard huit jours avant la prochaine séance du Conseil municipal, jusqu'à 14h30, auprès de la Chancellerie municipale, en indiquant la catégorie souhaitée selon art. 13. Les titres des affaires doivent être indiqués correctement dans les deux langues officielles.

Sur la base des indications fournies par les directions, la Chancellerie municipale établit un ordre du jour provisoire en deux langues selon le modèle joint à la présente ordonnance (annexe 3). Elle l'envoie aux directions par voie électronique le jour de la date limite du dépôt.

Les directions préparent les affaires sur la base de l'ordre du jour provisoire à l'attention de la Conférence des secrétaires généraux (CSG).

Dans des cas exceptionnels et imprévisibles, les affaires des catégories A et B peuvent être déposées, avec une motivation correspondante, par procédure dite express au plus tard jusqu'au lundi, 11h00, précédant la séance du Conseil municipal.

La CSG met au point l'ordre du jour provisoire et les affaires du Conseil municipal qui y sont inscrites à l'attention de la Chancellerie municipale et des directions au plus tard jusqu'au lundi, 14h00, précédant la séance du Conseil municipal. Elle procède notamment aux changements demandés de catégories et décide de l'inscription à l'ordre du jour des affaires dites express.

Si une direction demande qu’une affaire passe de la catégorie A à la catégorie B, il faut, par principe, et sans motivation obligatoire, réaliser une procédure de corapport si aucune n’a déjà eu lieu. Les directions doivent en tenir compte dans leur échéancier. Si la direction requérante renonce à une procédure de corapport, elle doit au moins indiquer au Conseil municipal l’orientation du débat souhaité.

Les adaptations rédactionnelles de rapports au Conseil de ville, de prises de position, de lettres, etc. décidées par la CSG sont effectuées directement par la direction compétente dans le document électronique au plus tard jusqu’à midi la veille de la séance du Conseil municipal et informe les autres directions dès que les modifications ont été faites.

La Chancellerie municipale transmet par voie électronique l'ordre du jour mis au point en deux langues selon le modèle joint à la présente ordonnance (annexe 4) le lundi précédant la séance du Conseil municipal. L'ordre du jour mis au point ne comprend plus que les affaires des catégories B et C. Les affaires de la catégorie A sont envoyées aux directions sous forme de procès-verbal de décision devant être approuvé lors de la séance du Conseil municipal. Après celle-ci, les directions reçoivent une liste de tous les dossiers traités, affaires de catégorie A incluses, selon le modèle joint à la présente ordonnance (annexe 5).

Le maire / La mairesse, en cas d'absence le vice-président / la vice-présidente du Conseil municipal, dirige les délibérations du Conseil municipal. Si tous deux en sont empêchés, le Conseil municipal, sous la direction de son membre le plus âgé, désigne un président / une présidente du jour.

Le quorum est atteint lorsqu'au moins trois membres du Conseil municipal sont présents.

Le Conseil municipal peut avoir recours à des spécialistes en tant que conseillers / conseillères pour ses séances.

Le président / La présidente donne d'abord la parole au membre du Conseil municipal responsable de l'affaire en délibération, puis à ceux des directions ayant établi un corapport matériel. La discussion est ensuite ouverte.

Pour des affaires volumineuses ou sur proposition d'un de ses membres, le Conseil municipal peut décider de mener d'abord un débat d'entrée en matière.

Le président / La présidente clôt la discussion lorsque la parole n'est plus demandée ou qu'une motion d'ordre y afférente a été approuvée.

Un vote a lieu lorsqu'une proposition est contestée.

La majorité absolue des voix exprimées est déterminante. En cas d'égalité des voix, le président / la présidente départage.

Si plusieurs propositions sont opposées, le président / la présidente suggère un mode de votation. Si celui-ci est contesté, il doit être réglé avant la votation sur l'objet principal.

Les votations ont lieu à main levée. Le président / La présidente compte les voix et communique immédiatement le résultat.

Les nominations ont lieu à main levée si aucun membre du Conseil municipal ne demande le vote secret.

Est nommé/e, celui / celle qui a obtenu la majorité absolue des voix exprimées. Si un deuxième tour est nécessaire, la majorité relative fait foi. En cas d'égalité des voix, le président / la présidente procède par tirage au sort.

Lors de sa séance hebdomadaire, le Conseil municipal arrête un communiqué de presse sur ses arrêtés selon les propositions des directions et de la Chancellerie municipale. Les propositions des directions sont livrées à la Chancellerie municipale pour examen en même temps que les affaires du Conseil municipal.

Après la séance, la Chancellerie municipale envoie le communiqué du Conseil municipal aux médias locaux et régionaux ou à d'autres destinataires déterminés par le Conseil municipal, ainsi qu'à la Commission de gestion et aux directions et départements municipaux, en indiquant les personnes de contact pour toute demande de renseignements.

Sur proposition des directions et de la Chancellerie municipale, le Conseil municipal décide de toute autre mesure de communication sur ses arrêtés, telle que des conférences de presse.

Les décisions sont prises dans le cadre de délibérations ouvertes et correctes.

Au début de chaque législature, le Conseil municipal fixe les autres règles de la collaboration selon le principe de la collégialité.

Les membres du Conseil municipal informent leur secrétariat général et les responsables de départements jusqu'au matin suivant la séance du Conseil municipal des arrêtés rendus qui ont été mis à disposition provisoirement par la Chancellerie municipale (art. 8, al. 5). Les secrétariats généraux veillent à leur exécution conformément aux décisions du Conseil municipal et de la direction et, si nécessaire, à la coordination avec d'autres directions et départements.

Les affaires destinées au Conseil de ville, où des modifications ont été décidées lors de la séance du Conseil municipal, sont remaniées par la direction compétente au plus tard jusqu’au lundi midi suivant la séance du Conseil municipal et validées à l’attention de la Chancellerie municipale pour transmission au Service central de traduction. Des arrêtés divergents du Conseil municipal quant à la procédure de correction ou de modification d’affaires destinées au Conseil de ville demeurent réservés.

Les dossiers du Conseil de ville englobent le rapport du Conseil municipal au Conseil de ville avec les annexes nécessaires à sa compréhension. N’en font pas partie les rapports au Conseil municipal ainsi que tous les documents servant exclusivement à la prise de décision par le Conseil municipal tels que les corapports et les documents de travail internes.

En règle générale, les annexes aux rapports destinés au Conseil de ville ne sont pas traduites.