Règlement sur la protection des données

Le présent règlement fixe pour l'Administration municipale biennoise les questions juridiques touchant à la protection des données sur lesquelles elle doit légiférer en propre en vertu de la Loi cantonale du 19 février 1986 sur la protection des données (LCPD)³.

Les dispositions légales du Canton relatives à la protection des données et le présent règlement s'appliquent en principe à tout traitement de données personnelles par les organes de la Ville de Bienne. Ils s'appliquent également aux échanges de données entre les départements et les services de l'Administration municipale.

Il convient d’assurer la sécurité des données au moyen de mesures techniques et organisationnelles appropriées. Il faut notamment garantir de pouvoir contrôler qui peut consulter ou modifier des données. Le traitement de données, y compris celui de données personnelles particulièrement dignes de protection, peut être confié à des tiers, sous réserve des dispositions de la législation cantonale et du Règlement de la Ville. Le Conseil municipal fixe les détails par voie d’ordonnance.

Le service responsable du contrôle des habitants peut communiquer des données classées systématiquement (listes) provenant du contrôle des habitants à des personnes privées.

Le service responsable du contrôle des habitants tient un répertoire de toutes les listes de données communiquées régulièrement. Ce répertoire est public et contient des indications sur le ou la destinataire, les données communiquées et le nombre de personnes figurant dans la liste.

La première communication d'une liste de données se fait exclusivement sur demande écrite et sur décision du service responsable du contrôle des habitants.

Toute personne peut demander au service responsable du contrôle des habitants le blocage de la communication de ses données sous forme de listes à des personnes privées, sans prouver qu'elle y trouve un intérêt digne de protection.

La décision d'ordonner le blocage des données est confirmée par écrit à la personne qui le requiert.

Les listes du contrôle des habitants peuvent contenir les renseignements suivants: nom, prénom, profession, sexe, adresse, état civil, lieu d'origine, dates d'arrivée et de départ ainsi qu'année de naissance.

Les personnes figurant dans une liste ne sont pas consultées avant sa communication.

Outre les informations énumérées à l'art. 5, al. 1, le service responsable du contrôle des habitants peut communiquer les renseignements individuels suivants:

1. le nouveau domicile après le départ;

2. la capacité civile;

3. le titre;

4. la langue.

En vertu de l'art. 13 de la Loi cantonale sur la protection des données (LCPD)⁴, toute personne intéressée peut demander au service responsable du contrôle des habitants le blocage de ses données à condition de prouver un intérêt digne de protection. Le blocage lui est confirmé par écrit.

Une demande informelle suffit pour obtenir des renseignements individuels provenant du contrôle des habitants.

Les renseignements individuels provenant d'autres fichiers sont régis par les dispositions de la Loi cantonale sur la protection des données (LCPD)⁵, notamment les art. 10 et 11.

L'Administration municipale peut accéder directement aux données du contrôle des habitants dans la mesure où cela est nécessaire pour accomplir ses tâches légales. Le Conseil municipal réglemente par voie d'ordonnance les autorisations d'accès des diverses unités administratives aux différentes données du contrôle des habitants.

Reprendre les données consultées selon l'al. 1 dans d'autres procédures ou les communiquer à des tiers non impliqués est interdit en application du principe de l'affectation des données.

Des mesures organisationnelles et techniques de sécurité des données sont prises pour prévenir les traitements non autorisés.

La publication de données personnelles sur Internet est autorisée au sens de la législation cantonale en matière de protection des données et d'information du public. Elle doit être appropriée et nécessaire à l'accomplissement des tâches administratives conformément au principe de proportionnalité. En cas de doute, il faut demander au préalable le consentement de la personne intéressée.

La chancelière municipale / Le chancelier municipal est responsable de la décision de publier des données personnelles sur Internet.

Des mesures organisationnelles et techniques de sécurité des données sont prises pour prévenir la manipulation de données personnelles sur le serveur Internet.

L'autorité de surveillance est une déléguée / un délégué externe responsable de la protection des données, que le Conseil de ville élit au début d'une législature pour une durée de 4 ans.

La déléguée / Le délégué à la protection des données est rééligible. Seul le Conseil de ville peut révoquer ou destituer la déléguée / le délégué par une décision susceptible de recours, pour des motifs importants tels que des manquements ou des insuffisances dans l'accomplissement des tâches légales, la restructuration de l'autorité de surveillance, etc.

Sur le plan administratif, l'autorité de surveillance est rattachée au Secrétariat parlementaire. Elle rend compte de son activité au Conseil de ville dans un rapport annuel.

L'autorité de surveillance doit accomplir ses tâches conformément à l'art. 34 de la Loi cantonale sur la protection des données (LCPD)⁶.

La déléguée / Le délégué à la protection des données prend les mesures nécessaires afin que le bilinguisme de l'autorité de surveillance soit garanti.

Le Secrétariat parlementaire tient un registre central des fichiers établis à la Ville de Bienne.

Le registre ne contient aucune donnée personnelle et peut être consulté par tout le monde.

L'exemption et l'obligation de payer des émoluments relatifs aux opérations basées sur les dispositions cantonales sur la protection des données et sur le présent règlement sont régies par l'Ordonnance cantonale du 22 février 1995 sur les émoluments⁷.

Le Conseil municipal définit les montants maximaux autorisés pour les prestations payantes:

• a. Demandes de renseignements simples par écrit: CHF 24

• b. Listes imprimées d'années de naissance:

• 1. Par année de naissance: CHF 400

• 2. Année de naissance supplémentaire: CHF 200

• c. Autres listes imprimées: CHF 1'000

• d. Décisions de refus: CHF 400

• e. Autres tâches importantes, notamment lorsque la personne requérante a été à l'origine d'un traitement illicite de données: Selon la charge de travail

Le Conseil municipal fixe les tarifs des cas particuliers par voie d'ordonnance. Il peut prévoir de remettre gratuitement des listes aux partis politiques, aux organisations d'employeurs et d'employés ainsi qu'aux associations locales.

Le Conseil municipal réglemente les dispositions nécessaires à l'application du présent règlement par voie d'ordonnance.