Ordonnance sur la couverture des besoins de l’Administration municipale biennoise en matière de mobilité de service

La présente ordonnance fixe les principes, la procédure et les compétences concernant la couverture, au sein de l’Administration municipale biennoise, des besoins en matière de mobilité de service qui ne peuvent pas être couverts par le recours aux transports publics, à des services de transport ou par des déplacements à pied.

Les termes suivants sont utilisés dans la présente ordonnance :

1. Le besoin en matière de mobilité décrit le besoin de déplacer des personnes ou des choses.

2. Le service demandeur est le service municipal qui demande à couvrir un besoin en matière de mobilité.

Les besoins en matière de mobilité de service sont couverts en tenant compte des besoins, de la rentabilité et de l’écologie.

Les solutions de mobilité, qu’il s’agisse de l’achat, du leasing, de la location ou du partage de véhicules, sont considérées comme équivalentes pour couvrir un besoin en matière de mobilité de service.

Pour couvrir ses besoins en matière de mobilité de service, l’Administration municipale recherche la solution la plus avantageuse pour atteindre la neutralité climatique, telle que visée par le règlement du 16 septembre 2020 sur la protection du climat et l’adaptation au changement climatique².

La couverture des besoins en matière de mobilité de service répond à la procédure définie à la section 3 ci-après, avec des critères de décision uniformes et sous la conduite de la Gestion de la flotte.

Le service demandeur détermine ses besoins en matière de mobilité à l’aide des modèles fournis par la Gestion de la flotte et lui soumet une demande de couverture.

La Gestion de la flotte examine la demande du service demandeur et décide du choix de la solution de mobilité sur la base des critères définis (annexe 1 : Processus décisionnel – choix de la solution de mobilité).

Elle implique le service demandeur dans la prise de décision. Un processus correspondant est annexé à la présente ordonnance.

Si l’acquisition de la solution de mobilité nécessite d’adresser une proposition à l’organe compétent pour arrêter la dépense, la Gestion de la flotte rédige et motive les rapports et propositions nécessaires, en collaboration avec le service demandeur, à l’attention de la Direction des travaux publics, de l’énergie et de l’environnement.

Les rapports et propositions de la Direction des travaux publics, de l’énergie et de l’environnement au Conseil municipal concernant l’acquisition de solutions de mobilité pour des unités d’autres directions sont cosignés par la direction concernée.

La Gestion de la flotte acquiert les véhicules (achat et leasing), en collaboration avec le service demandeur.

Le service demandeur acquiert les solutions de location. La conclusion de contrats de location d’une durée supérieure à trois mois ou dont le coût est supérieur à 10 000 francs par an nécessite l’accord préalable de la Gestion de la flotte.

Le service demandeur acquiert les solutions de partage de véhicules dans le respect des contrats-cadres conclus par la Gestion de la flotte.

La Gestion de la flotte attribue les véhicules aux services demandeurs dont les besoins en matière de mobilité ont été couverts par l’acquisition d’un véhicule.

Les véhicules utilisés par plusieurs services demandeurs restent attribués à la Gestion de la flotte.

Les services demandeurs concernés par les al. 1 et 2 prennent en charge les coûts d’acquisition, y compris les charges de la Gestion de la flotte, ainsi que tous les autres coûts occasionnés par le véhicule.

Les véhicules municipaux sont réservés aux usages professionnels.

Toute personne utilisant un véhicule municipal veille à ce qu’il soit en état de marche (notamment en le rechargeant, en faisant le plein de carburant ou de liquide lave-glace, en contrôlant le niveau d’huile et la pression des pneus, en le nettoyant, etc.), en particulier lorsqu’elle le transmet à la prochaine utilisatrice ou au prochain utilisateur.

La conductrice ou le conducteur est responsable de garantir son aptitude à la conduite, de posséder un permis de conduire pour la catégorie de véhicule concernée ainsi que d’utiliser et d’entretenir correctement le véhicule de service. Elle ou il annonce sans délai à la Gestion de la flotte les pannes techniques et les dommages survenus à des véhicules municipaux.

Toute personne utilisant un véhicule municipal est soumise en particulier aux dispositions de la loi fédérale du 19 décembre 1958 sur la circulation routière³. La conductrice ou le conducteur est personnellement responsable des infractions aux prescriptions de la législation routière.

L’utilisation de véhicules municipaux pour des trajets privés pendant un service de piquet est également considérée comme un déplacement de service, car la collaboratrice ou le collaborateur est en service pendant ce temps.

Les travaux de maintenance et de remise en état sur des véhicules municipaux sont effectués exclusivement par le Garage de l’Inspection de la voirie, sur mandat de sa part ou en concertation avec lui.

La Gestion de la flotte vend les véhicules qui ne sont plus utilisés.

Le produit des ventes est comptabilisé dans le centre de coûts du service demandeur à qui le véhicule était attribué (art. 11, al. 1), ou dans le centre de coûts de la Gestion de la flotte (art. 11, al. 2).

La Gestion de la flotte

1. dirige la procédure visant à couvrir les besoins en matière de mobilité de service de l’Administration municipale et élabore les modèles nécessaires ;

2. conclut le contrat-cadre pour le partage de véhicules ;

3. tient le registre des véhicules municipaux ;

4. consigne les coûts d’exploitation des véhicules ;

5. gère le sous-portefeuille d’investissement « Véhicules / Machines » ;

6. représente la Ville en sa qualité de propriétaire des véhicules municipaux et veille en particulier à obtenir les autorisations ;

7. surveille l’état de la flotte de véhicules municipaux et, le cas échéant, déclenche la procédure d’examen des acquisitions de remplacement ;

8. peut édicter des instructions pour exécuter la présente ordonnance.