Règlement concernant la représentation de la Ville de Bienne dans les collectivités et institutions

Le présent règlement règle la procédure destinée à assurer une représentation optimale des intérêts de la Ville de Bienne dans les collectivités et institutions de droit public ou privé.

L'autorité électorale compétente procède à l'élection de représentants en fonction de critères tenant compte aussi bien de l'institution ou de la collectivité concernée que des intérêts spécifiques étant à l'avant-plan pour la Ville de Bienne. De plus, il y a lieu de veiller à avoir, dans l'ensemble, une composition équilibrée des représentants, en particulier en ce qui concerne la langue et le sexe.

La Chancellerie municipale ou le Secrétariat parlementaire tient un registre des représentants.

La période de fonction des représentants coïncide avec celle des autorités municipales, pour autant que des prescriptions particulières ne prévoient pas une période de fonction divergente.

Le Conseil municipal désigne la direction municipale compétente pour chaque institution ou collectivité dans laquelle la Ville de Bienne peut déléguer des représentants.

La direction municipale compétente a la responsabilité

1. de soumettre à temps des propositions d'élections, au sens de l'article 2, pour autant que le Conseil de ville ne soit pas l'autorité électorale;

2. de requérir à temps les prises de position du Conseil municipal pour des affaires particulièrement importantes d'une institution ou d'une collectivité; les affaires sont notamment toujours considérées comme particulièrement importantes lorsque la décision à prendre est liée à des dépenses supplémentaires importantes ou à d'autres charges supplémentaires pour la Ville de Bienne.

3. de garantir la circulation des informations entre les représentants et le Conseil municipal;

4. d'informer de manière adéquate le Conseil municipal sur les rapports d'activité des représentants.

Le Conseil municipal, sur proposition de la direction compétente, désigne pour chaque institution ou collectivité un représentant ou une représentante en qualité de responsable des dossiers et de l'information. Si un ou plusieurs membres du Conseil municipal font partie des représentants, il convient en règle générale de confier à ce membre ou à l'un d'entre eux la responsabilité des dossiers et de l'information.

Il appartient à ce représentant ou à cette représentante

1. d'informer sans retard la direction municipale compétente de tous les faits survenant dans l'institution ou dans la collectivité ou de toutes les décisions à y prendre qui touchent sérieusement les intérêts de la Ville de Bienne; en présence de décisions particulièrement importantes à prendre, il y a lieu d'agir avec tous les moyens disponibles de sorte qu'il y ait suffisamment de temps à disposition pour requérir une prise de position de la direction municipale compétente ou du Conseil municipal;

2. d'informer les autres représentants de la Ville de Bienne de la position de la direction municipale compétente ou du Conseil municipal au sujet d'affaires déterminées;

3. de convoquer tous les représentants de la Ville de Bienne à une séance préparatoire lorsque des décisions doivent être prises au sujet d'affaires particulièrement importantes;

4. d'élaborer un rapport annuel concentré sur l'essentiel au sujet de la défense des intérêts de la Ville de Bienne dans l'institution ou la collectivité concernée.

Tous les représentants sont tenus de prendre part aux séances de l'institution ou de la collectivité ainsi qu'à d'éventuelles séances préparatoires.

Outre leur prise de position personnelle, ils sont tenus de faire également savoir à l'institution ou à la collectivité celle de la direction municipale compétente ou du Conseil municipal, pour autant que cette prise de position diverge de la leur.