Ordonnance exploratoire sur la gestion des données dans le projet ERP, étape 1

L'objet de la présente ordonnance exploratoire est le traitement, pour une durée limitée, de données des systèmes auxiliaires du canton (applications de groupe et applications spécialisées) dans le nouveau système SAP, dans le cadre des travaux du projet de progiciel de gestion intégré (ERP), étape 1, visant à corriger les données et garantir leur intégrité.

Le traitement des données doit en particulier garantir

1. la correction des données du système FIS des personnes physiques et des personnes morales,

2. l'identification univoque (ID) dans le système SAP, par partenaire commercial SAP pour les personnes physiques et les personnes morales.

Les résultats servent

1. de base pour le transfert définitif des données de FIS dans le nouveau système SAP du canton,

2. à garantir l'intégrité des données lors de la mise en place du nouveau système SAP.

Les données suivantes peuvent être utilisées pour la correction des données:

1. identifiant (ID) sous lequel une personne est inscrite dans l'application spécialisée concernée (système auxiliaire), l'identifiant FIS étant à cet égard appliqué dès lors que ledit ID en diffère;

2. données des personnes physiques: nom complet avec compléments de nom et informations les concernant (titre/civilité);

3. données des personnes morales: raison sociale et complément;

4. caractéristiques identifiables de manière univoque comme numéro d'AVS et numéro GCP et autres identifiants univoques (p. ex. numéro de pièce d’identité, SwissID, IDE);

5. adresse complète (rue, numéro, compléments d'adresse, numéro postal d’acheminement, lieu), à savoir l'adresse valable au moment de la consultation, mais sans les données historiques.

Les données des systèmes auxiliaires conformément à l'annexe 1 sont mises à disposition.

La systématique de test et de correction du transfert des données selon l'article 1 limitée à une durée de trois ans est contrôlée et suivie de façon continue.

La direction du projet ERP consigne son évaluation finale dans un rapport d'évaluation.

La présente ordonnance entre en vigueur avec effet rétroactif au 1^er août 2020. Sa validité est limitée au 31 juillet 2023.