Ordonnance de Direction sur la gestion et l'archivage des documents des collectivités de droit public au sens de la loi sur les communes et de leurs établissements

La présente ordonnance de Direction règle la gestion et l'archivage des documents des collectivités de droit public au sens de l'article 2, alinéa 1 de la loi du 16 mars 1998 sur les communes (LCo)³ et de leurs établissements au sens de l'article 65 LCo (ci-après «communes»).

Elle s'applique aux documents sur support papier ainsi qu'aux documents issus de systèmes électroniques (ci-après «documents électroniques»). Les dispositions sont différenciées en fonction du support.

La gestion et l'archivage de documents d'organisations et de personnes privées accomplissant des tâches de droit public pour une commune sont réglés par l'article 3, alinéa 4, lettre c LArch.

Les archives communales sont les installations nécessaires à la conservation définitive des documents ayant une valeur archivistique et liés aux tâches, à l'activité, aux décisions des organes ou à l'administration des communes.

Par documents sont entendus toute information enregistrée sur quelque support que ce soit, ainsi que tous les outils et toutes les données complémentaires qui sont nécessaires à la compréhension et à l'utilisation de ces informations.

Par documents issus de systèmes électroniques sont entendus

1. les sous-produits, les produits dérivés ou les produits finis issus de processus de traitement électroniques, dont le support peut être numérique ou analogique;

2. les documents accessibles exclusivement sous forme numérique et lisibles uniquement à l'aide d'outils électroniques.

Par documents pertinents pour une affaire sont entendus les documents qui renferment des informations nécessaires à la compréhension, au traitement et à la traçabilité d'une affaire (données primaires) ainsi que les outils de nature descriptive ou technique nécessaires à la compréhension de ces documents (métadonnées).

Ont une valeur archivistique les documents qui ont une valeur durable

1. pour la sauvegarde des intérêts de la commune,

2. pour la sauvegarde des intérêts légitimes de personnes concernées ou de tiers,

3. pour l'activité administrative,

4. pour la législation ou l'application du droit,

5. pour la documentation de l'activité et de l'organisation des autorités,

6. pour la compréhension du présent et de l'histoire ou

7. pour la science et la recherche.

Le cycle de vie des documents comprend, répartis en trois phases, la création, l'exploitation, le classement et la conservation ainsi que le tri selon un plan de conservation (système de classement) conformément à l'article 5.

Les trois phases qui, dans l'ordre, constituent le cycle de vie des documents sont les suivantes:

1. le classement: documents relatifs à des affaires en suspens,

2. les archives intermédiaires: documents dont le délai de conservation n'a pas encore expiré et qui sont nécessaires pour la mise en sûreté des preuves, pour un éventuel réexamen ou pour la réouverture de l'affaire et

3. les archives définitives: documents considérés, dans le cadre de l'évaluation, comme importants pour la sauvegarde des intérêts de la commune et du public, pour la traçabilité à long terme de l'activité de la commune et pour la recherche scientifique (archives).

Tout au long de leur cycle de vie, les documents doivent être accessibles en tout temps aux personnes autorisées.

La commune établit un système de classement qui sert de base pour le traitement, le classement et la conservation des documents.

Elle range ses documents d'après son système de classement.

Celui-ci

1. précise la méthode de classement des documents,

2. mentionne les délais de conservation et

3. contient l'évaluation.

Le système de classement s'applique aux documents sur support papier et aux documents électroniques.

La commune l'adapte aux nouvelles réalités.

Les délais de conservation minimaux ainsi qu'une recommandation d'évaluation pour certains types de documents figurent dans les annexes1 à 4.

Les communes peuvent évaluer les documents à l'expiration du délai de conservation minimal conformément à l'alinéa 1 et prévoir des délais de conservation plus longs. Ceux-ci doivent être inscrits dans le système de classement conformément à l'article 5, alinéa 3, lettre b.

Les communes évaluent la valeur archivistique des documents qui ne sont pas mentionnés dans l'annexe correspondante conformément à l'article 3, alinéa 4. Les délais de conservation et l'évaluation doivent être inscrits dans le système de classement conformément à l'article 5, alinéa 3, lettres b et c.

La conservation en vertu des alinéas 2 et 3 de documents contenant des données personnelles conformément à l'article 30 n'est admissible que sous réserve de l'article 21, alinéa 2.

Les documents qui sont considérés comme étant dépourvus de valeur archivistique doivent être éliminés à l'expiration du délai de conservation.

Les délais de conservation légaux spéciaux prévus par le droit fédéral ou le droit cantonal sont réservés.

Les documents sont classés, conservés et archivés sur support papier ou sur support électronique.

…

Chaque commune veille à la gestion régulière de ses documents et organise un service d'archives.

Les compétences définies aux articles 9 et 10 peuvent relever du ou des mêmes services (autorité ou personne).

La commune désigne l'organe responsable de la surveillance de la gestion régulière des documents ainsi que les services compétents pour la gestion des documents.

Les services compétents pour la gestion des documents garantissent que les documents sont gérés de manière systématique, traçable et transparente.

Ils sont responsables d'inscrire les documents pertinents pour les affaires dans un inventaire sur support papier ou sous forme électronique.

Ils veillent à ce que toutes les personnes chargées de l'accomplissement des tâches mettent en oeuvre les prescriptions relatives à la gestion des documents.

La commune désigne l'organe responsable de la surveillance de la gestion des archives et les services compétents pour l'archivage des documents.

Les services compétents pour l'archivage des documents garantissent que les documents sont archivés de manière systématique, traçable et transparente.

Ils sont responsables de décrire complètement les archives dans un instrument de recherche.

Ils sont compétents pour l'utilisation des archives.

Ils veillent à la mise en oeuvre de la législation sur l'archivage.

Les communes peuvent charger des tiers d'archiver des documents et de gérer des archives définitives.

Les tiers garantissent que les documents seront conservés et gérés de manière sûre, conformément à la législation sur l'archivage. Les communes conservent la responsabilité de la gestion régulière des archives.

Les documents entreposés auprès de tiers ne peuvent être déplacés qu'avec l'accord de la commune.

La commune réglemente l'accès aux documents conservés par des tiers.

A l'expiration du délai de conservation minimal prévu par l'annexe correspondante, la décision d'évaluation conformément à l'article 6, alinéas 2 à 6 est appliquée.

Les documents ayant une valeur archivistique sont conservés de manière définitive.

Dans le cas où l'annexe ne contient pas d'évaluation, les services compétents pour la gestion des documents décident, d'entente avec les services compétents pour l'archivage des documents, de l'élimination ou de l'archivage des documents.

Les documents dépourvus de valeur archivistique sont éliminés.

Les documents dépourvus de valeur archivistique contenant des données personnelles doivent être éliminés s'ils ne sont plus utilisés (art. 19 LCPD). Cela vaut également pour les fonds comprenant une part importante de données personnelles, lorsque seuls quelques-uns ont une valeur archivistique. L'obligation d'éliminer ces documents est mentionnée explicitement dans l'annexe correspondante.

Les services compétents pour la gestion des documents établissent un procès-verbal de l'élimination des documents.

Le procès-verbal contient des indications sur

1. la date de l'élimination,

2. le volume des documents éliminés (indication du nombre de pages ou de boîtes, du poids, etc.) et

3. le contenu des documents éliminés (indication du domaine, des services de la commune chargés de l'affaire et de la période de traitement des documents).

Le procès-verbal empêche la reconstitution de données personnelles.

Les communes agrandies et les communes créées suite à une fusion

1. ferment les archives des communes supprimées du fait de la fusion;

2. les décrivent dans un instrument de recherche;

3. garantissent que l'instrument de recherche de la commune agrandie ou de la commune créée renvoie à l'instrument de recherche de la commune supprimée, lequel est géré de manière séparée, et

4. désignent les locaux d'archives dans lesquels les documents des communes supprimées du fait de la fusion seront conservés de manière définitive.

Les locaux d'archives doivent satisfaire aux exigences de l'article 25, alinéa 1.

Les communes devant être supprimées sans succession juridique veillent, avant leur suppression, à ce que leurs documents soient archivés de manière sûre et durable conformément à la législation sur l'archivage.

Elles ferment leurs archives et les décrivent dans un instrument de recherche.

Elles confient leurs archives à une autre commune ou organisation, et les placent dans les archives définitives de celle-ci. Si aucune commune ou organisation ne se déclare prête à reprendre leurs archives, ces dernières sont transmises aux Archives de l'Etat.

L'archivage des documents contenant des données personnelles est régi par l'article 14 LArch.

Les services compétents pour l'archivage des documents ont accès aux données personnelles archivées.

Les services compétents pour la gestion des documents n'ont accès aux données personnelles archivées que si celles-ci sont conservées comme moyen de preuve ou de sécurité conformément à l'article 19, alinéa 2 LCPD.

L'article 14, alinéa 3 LArch détermine si l'accès aux autres documents contenant des données personnelles est admissible.

Toute personne contestant la véracité des données personnelles archivées la concernant peut faire joindre une contestation aux documents.

La contestation doit être adressée par écrit aux services compétents pour l'archivage des documents, être explicitement désignée comme telle et mentionner le nom de la personne concernée.

Elle est jointe, datée, aux documents à l'endroit correspondant. Les archives elles-mêmes ne peuvent pas être modifiées.

Les archives sont accessibles au public.

La consultation des archives communales est garantie conformément à la loi sur l'information du public et à la législation sur la protection des données. L'accès est régi par les articles 16 à 25 LArch.

Les demandes de consultation de documents contenant des données personnelles dans un but qui est sans relation directe avec les personnes intéressées sont présentées par écrit et accompagnées d'une justification conformément à l'article 20 LArch.

Les services compétents pour l'archivage des documents statuent sur ces demandes.

Les services compétents pour l'archivage des documents peuvent restreindre ou refuser la consultation de certaines catégories d'archives ou de certains documents

1. lorsqu'il y a un risque qu'un document soit endommagé ou

2. lorsque la consultation entraîne une charge de travail démesurée pour la commune.

Les communes peuvent, à des fins de recherche scientifique, prêter des archives au canton, à d'autres communes ou à d'autres Archives, dans la mesure où ceux-ci offrent la garantie d'un traitement approprié de ces documents.

Elles peuvent, sur demande, mettre à disposition des archives pour des expositions

1. s'il n'en découle aucun risque pour leur conservation;

2. si le lieu d'exposition présente toutes garanties en matière de sécurité et

3. si le but visé ne peut être atteint par d'autres moyens.

Les documents présentant une valeur historique particulière sont exclus du prêt. Des exceptions peuvent être consenties pour des expositions d'une importance considérable, pour autant que les conditions de l'alinéa 2 soient remplies.

L'utilisation à des fins commerciales et l'inaliénabilité des archives sont régies par les articles 23 et 24 LArch.

Les dispositions des articles 87 ss LCo s'appliquent à la surveillance cantonale des archives communales.

Les Archives de l'Etat sont l'autorité cantonale de surveillance pour la section historique des archives communales et peuvent édicter des instructions en la matière.

Les Archives de l'Etat, en leur qualité d'organe cantonal spécialisé dans le domaine de la surveillance des archives communales, sont à la disposition des communes pour leur donner des conseils.

La présente ordonnance de Direction entre en vigueur le 1^er janvier 2015.