I 036-2023 Ritter (Burgdorf, GLP) Probleme bei der Umstellung der Kantonsverwaltung auf SAP. Antwort des Regierungsrates

1. Trifft es zu, dass der Kanton seit Dezember zahlreiche Rechnungen von Lieferantinnen und Lieferanten nicht bezahlt, obwohl die Leistungen einwandfrei erbracht wurden und die Vorgaben des Kantons für die Rechnungsstellung eingehalten wurden? Wie viele solche Rechnungen sind nicht bezahlt? Was sind die technischen oder betrieblichen Gründe für diese Rückstände? Sind auch andere Direktionen als die BKD betroffen, wenn ja, welche und inwiefern? Wie will der Regierungsrat diese insgesamt recht peinlichen Missstände umgehend beheben?

2. Trifft es zu, dass es der BKD nicht möglich war, zu Beginn des Jahres 2023 Vorschüsse an kantonale Lehrkräfte auszuzahlen, z. B. zur Finanzierung von Schneesportlagern? Was sind die technischen oder betrieblichen Gründe für dieses Unvermögen? Wann erhalten die Lehrkräfte, die zum Teil bedeutende Beträge bis über 10 000 Franken privat vorgeschossen haben, ihr Geld vom Kanton zurück?

3. Trifft es zu, dass es fehlerhafte Lohnabrechnungen kantonaler Lehrkräfte gibt, insbesondere beim Vorliegen etwas komplizierterer Umstände als im Normalfall (z. B. mehr als eine Anstellung an verschiedenen Schulen oder sogar auf verschiedenen Schulstufen)? Was sind die technischen oder betrieblichen Gründe für diese Fehler? Wann werden diese fehlerhaften Abrechnungen berichtigt sein?

4. Gab es ähnliche Probleme bei der Umstellung auf SAP bei «kantonsnahen» Betrieben, zum Beispiel bei der Fachhochschule (FH) oder bei der Pädagogischen Hochschule (PH)? Wieso konnte der Kanton und insbesondere die BKD nicht von jenen Erfahrungen bei der Umstellung auf SAP profitieren?

Begründung der Dringlichkeit: Bei den Problemen im Zusammenhang mit der Einführung von SAP besonders in der BKD ist Gefahr im Verzug, da Dritte unmittelbar betroffen sind (Lieferanten wie z. B. Buchhandlungen) oder anderweitig nicht länger hinnehmbare Zustände bestehen (grosse ausstehende Vorschüsse von Angestellten zu Gunsten Kanton).

Antwort des Regierungsrates

Der Regierungsrat beantwortet die aufgeworfenen Fragen wie folgt:

1. Trifft es zu, dass der Kanton seit Dezember zahlreiche Rechnungen von Lieferantinnen und Lieferanten nicht bezahlt, obwohl die Leistungen einwandfrei erbracht wurden und die Vorgaben des Kantons für die Rechnungsstellung eingehalten wurden? Wie viele solche Rechnungen sind nicht bezahlt? Was sind die technischen oder betrieblichen Gründen für diese Rückstände? Sind auch andere Direktionen als die BKD betroffen, wenn ja welche und inwiefern? Wie will der Regierungsrat diese insgesamt recht peinlichen Missstände umgehend beheben?

Es trifft zu, dass Lieferanterechnungen nach der Einführung von SAP nicht fristgerecht bezahlt werden konnten. Per 10. März 2023 waren 2'772 Rechnungen überfällig, wovon mit rund 53 Prozent schwerpunktmässig die BKD betroffen war. Die restlichen rund 47 Prozent verteilten sich auf die anderen DIR/STA/JUS.

Aus technischer Sicht haben sich durch die Einführung von SAP folgende Probleme ergeben, wodurch Zahlungsläufe eingeschränkt oder sogar verhindert worden wären. In wenigen Ausnahmefällen verschwindet nach genehmigtem Workflowprozess derzeit noch die IBAN-Nummer aus dem Zahlungsauftrag, sodass die Zahlung erneut erfasst und freigegeben werden muss. Ein weiteres Problemfeld liegt in der noch schlechten Stammdatenqualität, welche auf die Datenüberführung von FIS ins neue SAP-System zurückzuführen ist. Auch war der Scanning-Prozess von eingehenden Kreditorenrechnungen durch den externen Anbieter zu Beginn um rund fünf Tage verzögert, was ebenfalls zu Rückständen in den Zahlungsabläufen führte. Dieses Problem konnte per Anfang März 2023 behoben werden.

Die Gründe für die nicht zeitgerecht bezahlten Rechnungen sind zum grossen Teil betrieblicher und fachlicher Natur. Mit der Umstellung des Systems per 1. Januar 2023 erfolgte auch die Umstellung der organisatorischen Prozesse in den Organisationseinheiten der DIR/STA/JUS. Hier hat sich gezeigt, dass diese organisatorischen Anpassungen unterschiedlich und noch nicht im gewünschten Ausmass umgesetzt wurden. Durch die nicht eindeutige Abbildung der Hierarchien von Vorgesetzten und unterstellten Mitarbeitenden wurde der Kreditorenworkflow gestört. Insbesondere in stark dezentral organisierten Direktionen führte dies dazu, dass Rechnungen im Kreditorenworkflow des Systems nicht alle Prozessschritte bis zur definitiven Zahlungsfreigabe durchlaufen konnten, weil die jeweils zuständigen vorgesetzten Stellen im Vorfeld nicht eindeutig definiert worden waren. Nach wie vor besteht in einzelnen dezentralen Organisationseinheiten Nachholbedarf bei der Lösung von solchen organisatorischen Fragen (u. a. in Bezug auf das Berechtigungsmanagement).

Mit Blick auf die zeitnahe Lösung der noch vorhandenen Probleme wurde die Supportorganisation im Rahmen der Hypercare-Phase bis Ende März 2023 verstärkt. Auch wurde eine

zusätzliche Smart-Care Phase gestartet, in welcher bis Ende Juni 2023 die noch notwendigen Verbesserungen in den dargelegten Bereichen zielgerichtet angegangen werden. Die dezentralen und zentralen Supportkanäle wurden den DIR/STA/JUS kommuniziert. Die Supportorganisation prüft im Bereich Kreditorenworkflow derzeit jeden gemeldeten Einzelfall, damit eine möglichst individuelle und auf die jeweils organisatorischen Gegebenheiten abgestimmte Lösung im System konfiguriert werden kann.

2. Trifft es zu, dass es der BKD nicht möglich war zu Beginn des Jahres 2023 Vorschüsse an kantonale Lehrkräfte auszuzahlen, z. B. zur Finanzierung von Schneesportlagern? Was sind die technischen oder betrieblichen Gründen für dieses Unvermögen? Wann erhalten die Lehrkräfte, die z. T. bedeutende Beträge bis über 10 000 Franken privat vorgeschossen haben, ihr Geld vom Kanton zurück?

Aufgrund der Einführung von SAP zu Beginn des Jahres 2023 konnten einige Vorauszahlungen von kantonalen Lehrkräften nicht ausbezahlt werden. Notwendige Anpassungen am Prozess aufgrund der SAP-Einführung und zeitweise fehlende Angaben im Kreditorenworkflow haben zu den Verzögerungen geführt. Seit Anfang März 2023 sind alle Auszahlungen vorgenommen resp. stehen unmittelbar vor der Auszahlung.

3. Trifft es zu, dass es fehlerhafte Lohnabrechnungen kantonaler Lehrkräfte gibt, insbesondere beim Vorliegen etwas komplizierterer Umstände als im Normalfall (z. B. mehr als eine Anstellung an verschiedenen Schulen oder sogar auf verschiedenen Schulstufen)? Was sind die technischen oder betrieblichen Gründen für diese Fehler? Wann werden diese fehlerhaften Abrechnungen berichtigt sein?

Es gibt kein flächendeckendes Problem bei der Einstufung und Lohnauszahlung von Lehrkräften. Allerdings hat die Menge der zu verarbeiteten Mutationen (Neueintritte, Austritte, Pensenänderungen, Einzellektionen-Abrechnungen) seit dem Schuljahresbeginn im August 2022 sehr stark zugenommen. Die grosse Menge an Mutationen führte bei der Ablösung des bisherigen Personalinformationssystems PERSISKA und der Umstellung auf SAP zu einer zusätzlichen Herausforderung. Bei der Umstellung auf SAP mussten deshalb Prioritäten gesetzt werden, die gegenüber Schulleitungen und Lehrkräften kommuniziert wurden.

Für die Gehaltsauszahlung im Monat Januar 2023 lag die Priorität auf Inbetriebnahme von SAP und der Migration der Personal- und Auszahlungsdaten aus PERSISKA, auf der Inbetriebnahme der neuen elektronischen Pensenmeldung (ePM-SAP) und dem Onboarding aller Schulleitungen auf die ePM-SAP, auf der Bereinigung der Datenstände und Strukturen und schliesslich auf die erstmalige Auszahlung der Gehälter mit SAP. 85 Prozent der eingegangenen Mutationsmeldungen konnten beim ersten Gehaltslauf verarbeitet werden. Die restlichen Mutationsmeldungen konnten erst beim zweiten Gehaltslauf verarbeitet werden. In Einzelfällen konnten die Gehälter nicht ausbezahlt werden, weil Unterlagen fehlten oder der elektronische Workflow die Dokumente blockierte. Diese Probleme konnten rasch gelöst werden. Lehrpersonen, denen dadurch kein Gehalt ausbezahlt werden konnte und die in finanzielle Schwierigkeiten gerieten, konnten mittels finanzieller Vorleistungen unterstützt werden.

Für die Gehaltsauszahlung im Monat Februar 2023 lag die Priorität auf der Verarbeitung von Pensenmeldungen für den Semesterwechsel. Insgesamt wurden über 2900 E-Mail-Anfragen beantwortet und technische «Kinderkrankheiten» mit dem Implementierungspartner geklärt und einer Lösung zugeführt. Aufgrund der Systemumstellung geriet im Januar und Februar die Auszahlung von Einzellektionen-Abrechnungen in Rückstand. Mit dem zweiten Gehaltslauf konnte die Verarbeitung dieser Abrechnung sichergestellt werden.

Für die Gehaltsauszahlung im Monat März 2023 liegt die Priorität nun auf der Verarbeitung von noch pendenten Einzellektionen-Abrechnungen. Eine Verbesserung der Situation soll mit dem per 1. März 2023 neu eingeführten Formular zur Abrechnung von Einzellektionen und Entschädigungen erreicht werden, das elektronisch eingereicht und in SAP hochgeladen werden kann.

Seit Einführung von SAP wurden die Schulleitungen und Personalverantwortlichen aller Schulen wöchentlich mit aktuellen Informationen per E-Mail und Newsletter bedient.

4. Gab es ähnliche Probleme bei der Umstellung auf SAP bei «kantonsnahen» Betrieben, zum Beispiel bei der Fachhochschule (FH) oder der Pädagogischen Hochschule(PH)? Wieso konnte der Kanton und insbesondere die BKD nicht von jenen Erfahrungen bei der Umstellung auf SAP profitieren?

Die Umstellung der Gehaltsverarbeitung von PERSISKA auf SAP erfolgte bei der BFH und der PH Bern parallel zu derjenigen der Kantonsverwaltung auf den 1.1.2023. Erfahrungen daraus konnten demnach nicht für die Umstellung beim Kanton genutzt werden. Gemäss Auskunft der BFH und der PH Bern funktioniert aus technischer Sicht die Verbuchung im SAP einwandfrei. Die Zeitabgrenzungen haben zu einem erhöhten Einführungsaufwand geführt, der aber bei solch grossen Systemumstellungen als normal betrachtet werden kann.

Verteiler ‒ Grosser Rat