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21123.1

Règlement relatif aux frais professionnels des conseiller-ère-s administratif-ive-s

Adopté par le Conseil administratif le 29 octobre 2018

Entrée en vigueur le 1er novembre 2018

(Etat le 1er avril 2023)

Le Conseil administratif de la Ville de Genève

adopte le règlement municipal suivant :

Chapitre I Généralités

Art. 1 Objet

Le présent règlement régit la prise en charge des frais professionnels des conseiller-ère-s administratifive-s dans l’exercice de leur fonction. (5)

Art. 2 Définition de la notion de frais

Sont réputés frais au sens du présent règlement les dépenses engagées par les conseiller-ère-s administratif-ive-s dans l’exercice de leur fonction.

Les frais concernés sont :

  1. les frais de déplacement (section I),

  2. les frais de repas (section II),

  3. les frais d’hébergement (section III),

  4. les autres frais (section IV).

Art. 3 Principes

Les frais sont soumis au principe de l’emploi judicieux et économique des moyens. Ils doivent être nécessaires et proportionnés à l’accomplissement des tâches publiques.

Les frais de nature privée dans l’exercice de leur fonction restent à la charge des conseiller-ère-s administratif-ive-s.

Sous réserve de l'article 19, les frais effectifs sont remboursés sur présentation des justificatifs originaux détaillés. Ces remboursements de frais ne peuvent excéder les montants prévus à cet effet au budget de l’administration municipale. Toutefois, si le Conseil municipal octroie aux membres du Conseil administratif une allocation forfaitaire pour frais de représentation déterminée conformément à la pratique de l’administration fiscale genevoise, ladite allocation est mentionnée dans le certificat de salaire et le remboursement des frais effectifs au sens du présent règlement ne peut être cumulé pour une même nature de frais. (1,3)

Dans l’exercice de leur fonction, les membres du Conseil administratif ont accès sur demande aux voitures de fonction avec chauffeur, à l’exception des jours fériés et des week-ends à moins que les circonstances ne l’imposent. (5)

Les avances de frais ne sont pas autorisées à l’exception des frais de déplacement en train et en avion qui peuvent être pris en charge directement par l’administration. (5)

Les dépenses à caractère somptuaire ne sont pas remboursées.

Chapitre II Frais

Section I Frais de déplacement

Art. 4 Déplacement officiel hors du canton de Genève

Les déplacements officiels des conseiller-ère-s administratif-ive-s hors du canton de Genève doivent faire l’objet d’une décision du Conseil administratif, sur la base d’un formulaire énonçant la destination, les dates, l’objectif du voyage, la composition de la délégation ainsi que les modalités de prise en charge des frais.

Une telle décision n’est toutefois pas nécessaire si le déplacement intervient dans le cadre d’une activité pour laquelle le conseiller-ère administratif-ive agit en vertu d’une délégation générale du Conseil administratif ou au titre de représentant-e de la Ville de Genève au sein d’organismes dans lesquels cette dernière compte un ou des délégué-e-s permanent-e-s (conseils, comités, sociétés, etc.).

Tout déplacement officiel hors du Canton de Genève fait l'objet d'un rapport au Conseil administratif, sous la forme d’une note succincte. Les déplacements ressortant de délégations permanentes selon l'alinéa 2 font l'objet d'un rapport annuel.

Art. 5 Mobilité responsable

Lors des déplacements les conseiller-ère-s administratif-ive-s privilégient les moyens de mobilité douce : marche, vélo, transports publics, auto-partage, si les circonstances le permettent.

Art. 6 Déplacement en transports publics urbains

Les conseiller-ère-s administratif-ive-s peuvent disposer d’un abonnement UNIRESO annuel personnel.

En lieu et place de cet abonnement, les conseiller-ère-s administratif-ive-s peuvent disposer d’un vélo électrique dont l’usage leur est réservé.

Art. 7 Train

Les conseiller-ère-s administratif-ive-s peuvent disposer d’un abonnement CFF demi-tarif ou d’un abonnement général CFF si la fréquence des déplacements en train le justifie. 2Sous réserve de l’article 10, les détenteurs d’un abonnement général pris en charge par l’administration municipale n’ont droit à aucun dédommagement pour l’utilisation d’une voiture privée en Suisse.

Les conseiller-ère-s administratif-ive-s sont autorisé-e-s à voyager en « première classe ». ». En cas d'octroi d'un abonnement général, celui-ci est alors un abonnement général « première classe ».

Art. 8 Avion (2)

Au-delà de 500 kilomètres par trajet, les déplacements des conseiller-ère-s administratif-ive-s peuvent s’effectuer en avion, en « classe économique ».

Pour les vols de plus de 8 heures, les conseiller-ère-s administratif-ive-s peuvent voyager en « classe économique supérieure » ou en « classe affaire ».

Art. 9 Taxi

Les frais de taxi, en Suisse ou à l’étranger, sont remboursés lorsque l’utilisation des moyens de mobilité énoncés à l’article 5 n’est pas adaptée aux circonstances et notamment lorsqu’aucun véhicule de fonction du Conseil administratif n’est disponible.

Art. 10 Voiture privée ou en auto-partage (5)

Les frais de déplacement hors du canton avec une voiture privée sont remboursés sur la base de l’indemnité kilométrique retenue par l’administration fiscale cantonale, à condition que ce moyen de transport permette un gain de temps ou une économie d’argent.

Les frais effectifs de déplacement hors du canton avec une voiture en auto-partage sont remboursés à condition que ce moyen de transport permette un gain de temps ou une économie d’argent. (5)

Art. 11 Voiture de location

Les frais de location de voiture sont admis à l’étranger pour autant que ce moyen de transport permette un gain de temps, une économie d’argent et dans la mesure où l’utilisation du train ou des transports publics urbains n’est pas adaptée aux circonstances.

Art. 12 Amendes d’ordre

Les amendes d’ordre et les contraventions ne sont pas remboursées. (5)

Section II Frais de repas

Art. 13 Principes

1. Les alcools forts et les articles de tabac ne sont pas remboursés.

Les pourboires sont remboursés selon les usages en vigueur dans chaque pays.

Art. 14 Repas

Les frais de repas avec des membres du Conseil administratif ou du personnel sont remboursés pour autant qu’ils s’inscrivent dans l’exercice de leur fonction et dans les limites prévues en annexe. (5) 2Les repas des conseiller-ère-s administratif-ive-s avec des participant-e-s externes à l’administration municipale sont remboursés pour autant qu’ils s’inscrivent dans l’exercice de leur fonction.

Section III Hébergement

Art. 15 Hébergement en dehors du Canton de Genève

Peuvent être choisis, un hôtel de catégorie moyenne à supérieure (maximum 4 étoiles selon la classification d’hotelleriesuisse) ou un logement analogue. (5)

Exceptionnellement, un hôtel d’une catégorie supérieure peut être choisi pour des questions de représentation. Ce choix doit être motivé.

Les dépenses annexes (par ex. mini-bar, appels téléphoniques privés) ne sont pas prises en charge. (5)

Section IV Autres frais

Art. 16 Communication téléphonique

Sur demande, les conseiller-ère-s administratif-ive-s peuvent disposer d’un téléphone mobile correspondant au standard de l’administration municipale. 2Les frais d’abonnement et de de communication mobile sont pris en charge par l’administration municipale conformément à l’annexe du présent règlement.

Art. 17 Frais accessoires au déplacement et au séjour à l’étranger

Les frais accessoires au déplacement et au séjour à l’étranger des conseiller-ère-s administratif-ive-s dans l’exercice de leur fonction sont remboursés.

Ces frais comprennent notamment les frais liés à l’obtention des autorisations requises ainsi que les frais accessoires engagés lors du séjour.

Art. 18 Frais relatifs aux membres du personnel accompagnant les conseiller-ère-s administratif-ive-s

Lorsque des membres du personnel de l’administration doivent accompagner un-e conseiller-ère administratif-ive lors d’un déplacement officiel, leurs frais sont entièrement pris en charge.

Leurs déplacements ainsi que les imputations internes de ces coûts doivent faire l’objet d’une décision du Conseil administratif. (5)

Art. 19 Autres frais exceptionnels

Dans des cas exceptionnels, des frais non prévus par le présent règlement peuvent être remboursés aux conseiller-ère-s administratif-ive-s.

Ces remboursements ne seront accordés que sur présentation des justificatifs originaux détaillés et sur décision expresse du Conseil administratif. Ces remboursements de frais ne peuvent excéder les montants prévus à cet effet au budget de l’administration municipale.

Chapitre III Dispositions administratives

Art. 20 Caractéristiques des justificatifs

Pour être conformes, les justificatifs doivent présenter les caractéristiques suivantes par type de frais.

Généralités Les justificatifs joints aux notes de frais doivent être des documents originaux, tels que des quittances, des reçus de factures, des tickets de caisse, des titres de transport. Une quittance de carte de crédit n’est pas un justificatif valable. Les frais dans une monnaie étrangère sont remboursés en application du cours de change du jour de la dépense utilisé par la Direction financière. Si des frais sont engagés ou remboursés sur décision du Conseil administratif, l’extrait CA y relatif doit accompagner la note de frais.

Déplacement Documents : titre de transport, quittance de taxi, calcul du kilométrage, contrat et facture de la voiture de location, facture relative à l’auto-partage. (5) Détails requis : indication de la destination et du motif de déplacement Repas Documents : note du restaurant, ticket de caisse, reçu de la facture du traiteur / restaurant si repas livré Détails requis : date, nom de l’établissement, noms des personnes présentes (ou, à défaut, leur nombre ; cf. art. 21 al. 4) (3,5) Hébergement Document : reçu de la facture de l’établissement hôtelier Détail requis : déduction des éventuelles dépenses personnelles (par ex. appels téléphoniques privés, minibar) Autres frais Documents : ticket de caisse, facture Détails requis : indication du motif des frais accessoires et des autres frais exceptionnels

Art. 21 Procédure vérification et de remboursement

Les conseiller-ère-s administratif-ive-s peuvent obtenir le remboursement des frais visés par le présent règlement sur la base d’une note de frais signée établie mensuellement accompagnée des pièces justificatives originales.

La ou le conseiller-ère administratif-ive, en signant la note de frais, atteste que :

  • l’ensemble des justificatifs originaux sont joints à la note de frais ;

  • le total de la note de frais est exact ;

  • les éventuelles dépenses personnelles ont été déduites ;

  • les limites indiquées à l’article 3 alinéa 3 sont respectées ;

  • le présent règlement est respecté.

La note de frais est validée par la ou le maire, à l’exception de sa propre note de frais qui, elle, est validée par la ou le vice-président-e.

En dérogation à l’article 20 du présent règlement, la ou le conseiller-ère administratif-ive peut ne pas communiquer les noms des participant-e-s à un repas, à condition d’indiquer sur la note de frais ou sur le justificatif que les noms sont connus. La ou le conseiller-ère administratif-ive doit cependant fournir les noms des participant-e-s à l’auditeur mandaté par le Conseil administratif lors de l’audit annuel des frais. (3,5)

La ou le conseiller-ère administratif-ive en charge de la validation des notes de frais matérialise sa vérification en contresignant la note de frais. Cette contre-signature atteste que :

  • l’ensemble des justificatifs originaux sont joints à la note de frais ;

  • le total de la note de frais est exact ;

  • les éventuelles dépenses personnelles mentionnées ont été déduites ;

  • les limites indiquées à l’article 3 alinéa 3 sont respectées,

  • le présent règlement est respecté.

Le remboursement est exécuté sur la base de la note de frais contresignée via le traitement mensuel.

Une note de frais non conforme n’est pas remboursée. Il en est de même si les limites annuelles indiquées à l’article 3 alinéa 3 ne sont pas respectées.

En cas de divergence, le Conseil administratif tranche.

Art. 22 Audit des frais (4)

Les notes de frais des conseiller-ère-s administratif-ive-s sont auditées annuellement par un réviseur externe mandaté par le Conseil administratif et dont le rapport est transmis à ce dernier ainsi qu’à la commission des finances du Conseil municipal.

Chapitre IV Dispositions finales

Art. 23 Abrogation

Le règlement des frais des conseiller-ère-s administratif-ive-s lors de leurs déplacements officiels du 9 mai 1978 (LC 21 123) est abrogé.

Art. 24 Modifications ultérieures (4)

Toute modification du présent règlement ultérieure à l’entrée en vigueur du présent article fait l’objet d’une consultation préalable de la commission des finances du Conseil municipal.

Annexe au règlement relatif aux frais professionnels des conseillers-ère-s administratif-ive-s Modalités de prise en charge Déplacement Train Frais effectifs 1ère classe. Abonnement ½ tarif ou abonnement général pris en charge par la Ville sur demande Transports publics urbains Genève : abonnement UNIRESO pris en charge par la Ville sur demande Frais effectifs en dehors du périmètre UNIRESO Avion Frais effectifs : Trajet de plus de 500 km : classe économique Vol de plus de 8 heures : classe économique supérieure ou classe affaire Véhicule de location ou auto-partage Frais effectifs Véhicule privé Frais effectifs Nombre de km effectifs x norme fiscale Véhicule d'entreprise Voiture de fonction du Conseil administratif avec chauffeur, à l’exception des jours fériés et des week-ends à moins que les circonstances ne l’imposent. Taxi Frais effectifs Frais de repas (y compris si repas livrés) et hébergement Petit déjeuner Avec membres du Conseil administratif ou du personnel, frais effectifs, au max CHF 20.- par personne � Suisse Avec des participant-e-s externes à l’administration, frais effectifs � Autres pays Déjeuner / dîner Avec membres du Conseil administratif ou du personnel, frais effectifs, au max CHF 50.- � Suisse Avec des participant-e-s externes à l’administration, frais effectifs � Autres pays Hébergement 1 Frais effectifs � Suisse � Autre Communications téléphonique Frais effectifs Téléphone mobile et abonnement mis à disposition sur demande Frais accessoires au déplacement et au séjour Frais effectifs

Prix par nuit, petit déjeuner et repas non compris RS VdG Intitulé Date Entrée en d’adoption vigueur LC 21 123.1 Règlement relatif aux frais 29.10.2018 01.11.2018 professionnels des conseiller-ère-s administratif-ive-s Modifications 1. n.t. : 3/3 19.12.2018 19.12.2018 (Décision du CA du 19.12.2018) . 2. n.t. : 8, Annexe 30.07.2019 01.09.2019

  1. t. : 3/3, 20 4. a. : 22 28.9.2022 6.12.2022

  2. : 22, 24 5. n. : 15/3 15.03.2023 01.04.2023

  3. t. : 1, 3/4-5, 10 (titre), 10/2, 12, 14/1, 15/1, 15/3, 18/2, 20, 21/3-4, 22 (titre), Annexe 7