Annexe 2 - Procédure

Annexe adoptée par le Conseil administratif le 26 août 2026

Entrée en vigueur le 1er octobre 2026

1. Note de frais saisie dans l’application dédiée Conformément à l'article 4 alinéa 4 du règlement, les frais effectifs sont pris en charge, à concurrence d'un éventuel montant maximum admis fixé dans l’annexe 1 du règlement, sur présentation de justificatifs originaux numérisés et joints à la note de frais, saisie dans l'application dédiée (ci-après « la note de frais »), dûment complétée par le ou la membre du personnel et validée par sa ou son supérieur hiérarchique défini dans l'Active Directory (AD).

Tout montant excédant les limites fixées dans le règlement ou ses annexes est à la charge de la ou du membre du personnel. La note de frais doit être renseignée et soumise dans un délai maximum de deux mois après la date de la dépense.

2. Justificatifs Pour être conformes, les justificatifs doivent présenter les caractéristiques suivantes par type de frais.

Généralités Les justificatifs joints doivent être des documents originaux numérisés, tels que des quittances, des reçus de factures, des tickets de caisse, des titres de transport. Une quittance de paiement par carte de crédit n’est pas un justificatif valable. Les frais dans une monnaie étrangère sont pris en charge en application du cours de change communiqué par la Direction financière.

Déplacement Documents : titre de transport, quittance de taxi, calcul du kilométrage, contrat et facture de la voiture de location, etc. Détails requis : indication de la destination et du motif de déplacement, ainsi que toute autre information nécessaire à la traçabilité, à la compréhension et à la justification de la dépense.

Repas Documents : note du restaurant, ticket de caisse, reçu de la facture du traiteur / restaurant si repas livré, etc. Détails requis : date, nom de l’établissement, noms des personnes présentes et but du repas ou de l’invitation, ainsi que toute autre information nécessaire à la traçabilité, à la compréhension et à la justification de la dépense.

Hébergement Document : reçu de la facture de l’établissement hôtelier, etc. Détails requis : déduction des éventuelles dépenses personnelles (par ex. appels téléphoniques privés, minibar), ainsi que toute autre information nécessaire à la traçabilité, à la compréhension et à la justification de la dépense.

Autres frais Documents : ticket de caisse, facture, etc. Détails requis : indication du motif des frais accessoires et des autres frais, ainsi que toute autre information nécessaire à la traçabilité, à la compréhension et à la justification de la dépense.

3. Validation La personne qui valide la note de frais atteste que : a) Le motif de la dépense est plausible eu égard à la fonction et à l'activité de la ou du membre du personnel ; b) Elle est bien la ou le supérieur hiérarchique de la ou du membre du personnel ; c) L’entité compétente a donné sa validation si celle-ci était requise par le règlement ou ses annexes ; d) Elle a pris connaissance des justificatifs et a procédé, ou fait procéder, à la réconciliation entre les montants indiqués sur les justificatifs et ceux indiqués dans la note de frais pour être remboursés ; e) Elle a vérifié la conformité de la demande de remboursement au règlement et à ses annexes.