Règlement relatif au service du contrôle financier, à l'audit interne et à la révision des comptes annuels

Il peut réviser les comptes d’autres entités conformément aux dispositions en vigueur.

Le service du contrôle financier est rattaché administrativement au Conseil administratif et au secrétaire général de la Ville de Genève.

Le Conseil administratif nomme et révoque le personnel du service du contrôle financier. Il en informe la commission des finances.

Le service du contrôle financier exerce ses activités de manière indépendante, objective et autonome. Il organise librement son activité d’audit interne et de révision.

Le personnel du service du contrôle financier est assermenté.

Le service du contrôle financier se dote, tant pour ses activités d’audit interne que de révision, d’un système d’assurance et d’amélioration qualité conforme aux normes et pratiques professionnelles qui lui sont applicables.

Le service du contrôle financier est en droit de demander directement aux entités contrôlées et aux tiers concernés la communication de tout dossier, document ou renseignement propres à l’exercice de son activité, y compris l’accès à toutes données, dans la limite des secrets et de la protection des données personnelles institués par la loi.

La transmission d’informations au service du contrôle financier, de bonne foi, ne constitue pas une violation des devoirs de service de l’employé-e.

Le service du contrôle financier correspond directement avec les entités contrôlées qui doivent lui prêter leur plein appui lors de l’exécution de ses tâches.

Lorsque le service du contrôle financier constate des anomalies ou des manquements qu’il juge importants ou lorsqu’il suspecte des fraudes ou autres délits, il en informe sans délai le Conseil administratif afin que ce dernier prenne les mesures imposées par les circonstances. Il apprécie également si un autre niveau d’informations est nécessaire.

Dans le cadre d’un contrôle d’une entité visée à l’article 11, lettres c et d, lorsque le service du contrôle financier constate des anomalies ou des manquements qu’il juge importants ou encore suspecte des fraudes ou d’autres délits, il apprécie le niveau de communication approprié.

Le personnel du service du contrôle financier est soumis au secret de fonction. Il peut s’exprimer librement lors d’une audition en commission.

Le personnel des entités contrôlées ne peut opposer le secret de fonction au service du contrôle financier.

Le secret fiscal et les autres secrets institués par le droit cantonal ou fédéral sont réservés. Le service du contrôle financier peut solliciter la levée des secrets prévus par la loi par une requête motivée qui fixe les limites et les finalités de l’investigation auprès de l’autorité compétente.

Lorsque le secret fiscal a été levé à son égard, le personnel du service du contrôle financier est tenu au secret fiscal, tel que défini à l’article 11, alinéa 1, de la loi de procédure fiscale, du 4 octobre 2001.

La confidentialité de l’identité de la personne auditionnée lui est garantie.

Les notes de travail du service du contrôle financier sont confidentielles et ne font l’objet d’aucune transmission à des tiers internes ou externes.

Le service du contrôle financier peut recourir à des collaborations extérieures en cas de nécessité ou peut s’adjoindre des spécialistes lorsque le recours à des compétences particulières est nécessaire.

Si les mandataires externes constatent des défauts, des erreurs, des lacunes, des fraudes et d’autres délits dans la gestion des entités contrôlées, ils doivent en saisir sans délai le service du contrôle financier.

L’audit interne est un instrument qui permet au Conseil administratif d’accomplir sa mission d’administration de la commune et de s’assurer que celle-ci agit conformément aux dispositions légales et règlementaires et aux principes d’économie, d’efficacité et d’efficience de l’action publique.

L’audit interne est une fonction exercée de façon indépendante et objective qui donne une assurance sur le degré de maîtrise des opérations de l’administration communale, apporte ses conseils pour les améliorer et contribue à créer de la valeur ajoutée.

L’audit interne aide l’administration municipale à atteindre ses objectifs en évaluant, par une approche systématique et méthodique, ses processus de management des risques, de contrôle et de gouvernance et en faisant des propositions pour renforcer son efficacité.

Le service du contrôle financier exerce son activité d’audit interne auprès des entités suivantes:

1. Conseil administratif;

2. administration municipale, comprenant le Secrétariat général, les départements et leurs services;

3. entités bénéficiant d’une subvention de la Ville de Genève. En cas de reversement de tout ou partie de la subvention à une partie tierce, cette dernière entre dans le champ d’application de l’audit interne;

4. entités liées contractuellement avec la Ville de Genève dans le cadre de partenariat public - privé.

Les entités transmettent sans délais au service du contrôle financier tous les rapports finaux effectués par leur audit interne ou par des mandataires externes.

Le service du contrôle financier est notamment compétent pour:

1. évaluer les processus de gouvernance, de gestion des risques et de contrôle. Cette évaluation porte notamment sur les aspects suivants: 1° la fiabilité et l’intégrité des informations financières et opérationnelles; 2° le respect des principes d’économie, d’efficacité et d’efficience des activités; 3° la protection des actifs et des informations; 4° le respect des lois, règlements, directives, instructions, procédures et contrats.

2. formuler des recommandations pour améliorer les processus mentionnés à la lettre a).

Il est habilité à effectuer des investigations relatives à des irrégularités.

Le service du contrôle financier doit établir une planification pluriannuelle fondée sur une approche par les risques.

Le service du contrôle financier remet son plan d’audit interne au Conseil administratif et aux commissions du Conseil municipal pour information.

Le Conseil administratif peut mandater le service du contrôle financier, avec son accord, pour la réalisation d’audits à caractère prioritaire autres que ceux indiqués dans le plan d’audit.

La commission des finances peut proposer au service du contrôle financier des sujets d’audit. Elle en informe le Conseil administratif.

Toute intervention du service du contrôle financier fait l’objet d’une communication écrite.

Le service du contrôle financier communique son rapport à l’entité contrôlée. Il l’invite à lui faire part de ses observations. Celles-ci sont dûment reproduites dans le rapport final.

L’audité dispose de 60 jours après l’entretien d’audit final pour présenter sa position qui est consignée dans le corps du rapport.

En concertation avec l’audité, il est établi un calendrier de réalisation des recommandations, un responsable de leur mise en œuvre est désigné.

L’audité et la hiérarchie s’engagent à mettre en œuvre les recommandations dans les délais indiqués dans le rapport.

Les rapports ne sont pas publics. Le service du contrôle financier les remet, munis du sceau de la confidentialité:

1. aux membres du Conseil administratif de la Ville de Genève et à son Secrétariat général,

2. à l’organe de gouvernance de l’entité auditée et, le cas échéant, à la direction du service subventionnant l’entité auditée,

3. à la direction du département à laquelle est rattachée l’entité auditée ou subventionnant l’entité auditée,

4. à la ou au gestionnaire de risques,

5. à la présidence de la Cour des comptes,

6. au responsable de l’audit interne de la République et Canton de Genève pour les entités recevant des subventions de la Ville et de l’Etat de Genève.

Au début de chaque année, le Conseil administratif adresse un rapport d’activité du service du contrôle financier à la commission des finances contenant: – Liste des audits achevés – Liste des recommandations – Liste des audits en cours.

Une délégation de la commission des finances peut demander au Conseil administratif de pouvoir consulter un rapport, en principe intégral, selon la procédure prévue à cet effet par voie de directive.

Le Conseil administratif transmet une synthèse de chaque rapport au Conseil municipal.

Le Conseil administratif peut rendre publics les rapports en procédant aux adaptations nécessaires aux fins de protection de la personnalité.

Le service du contrôle financier établit une fois par année, à l’attention du Conseil administratif, un rapport sur les activités d’audit interne, comportant, notamment, la liste des rapports qu’il a émis. Par ailleurs, il établit, au minimum une fois par année, un rapport de suivi des recommandations émises ainsi que les suites qui leur ont été données.

Le Conseil administratif transmet le rapport de suivi à la commission des finances.

Le rapport de l’organe de révision contient l’opinion du réviseur et recommande l’approbation des états financiers avec ou sans réserve(s), ou leur renvoi au Conseil administratif.

Le rapport est joint aux états financiers publiés et approuvés par le Conseil administratif.

Le service du contrôle financier transmet un exemplaire du rapport de révision au département cantonal chargé des affaires communales au plus tard le 30 septembre de l’année suivant la date de clôture des comptes.

Le service du contrôle financier émet également un rapport détaillé sur les travaux effectués et les principales conclusions en lien avec la révision. Il transmet un exemplaire du rapport de révision au Conseil administratif, au département cantonal chargé des affaires communales et à la présidence de la Cour des comptes.