Règlement fixant les conditions d'utilisation des salons du Palais Eynard

Le Palais Eynard dispose de 3 salons de réception, le salon St-Léger, le salon Bleu et le salon central. Ils sont réservés exclusivement aux manifestations officielles du Conseil administratif (ci-après le CA) organisées en présence d'un membre du CA.

A titre exceptionnel, les salons peuvent être mis à disposition pour les célébrations de mariage et enregistrement de partenariat hors la présence du CA.

Les salons du Palais Eynard peuvent accueillir des événements notamment de type réceptions, conférences, conférence de presse, séminaires, allocutions.

Les manifestations qui présentent un caractère de propagande politique, propagande religieuse, de propagande militaire ou de pratique sectaire sont exclues.

Les demandes de célébration de mariages ou d’enregistrements de partenariats dans l’un des salons du Palais Eynard doivent être adressées au Service de l’état civil (CIV) de la Ville de Genève selon la procédure et le formulaire ci-annexés faisant partie intégrante du présent règlement (Annexes 1 et 2).

Les vœux particuliers des fiancés ou futur-e-s partenaires pour l'utilisation du salon doivent être annoncés au préalable à l’Administration centrale (ci-après l’ACE) et à l’officier ou l’officière de l’état civil ou Conseiller administratif ou Conseillère administrative, qui se réservent le droit d’y accéder ou non. Les fleurs, les décorations et la musique ne sont pas prévues d'office mais éventuellement tolérés d’entente avec les demandeurs et demandeuses au moment de la réservation.

Les mariages et enregistrements de partenariat peuvent être célébrés dans l’un des salons désignés dans le présent règlement en fonction des disponibilités, les jours ouvrables, du lundi au vendredi, de 10h00 à 11h15 et de 14h00 à 15h30 et un samedi par mois de 09h30 à 16h00. Le salon est ouvert et accessible aux convives 15 minutes avant la célébration et fermé au plus tard 15 minutes après celle-ci.

L’union est célébrée soit par un officier ou une officière de l’état civil, soit par un Conseiller administratif ou une Conseillère administrative. Dans ce cas, les huissiers ou huissières du Palais Eynard se chargent de chercher les documents utiles à la célébration auprès du CIV et de les retourner une fois signés.

Un livre est offert aux mariés et partenaires. Quand l’union est célébrée par un Conseiller administratif ou une Conseillère administrative, un stylo et des fleurs préalablement commandées au Service des espaces verts (SEVE) au moyen du formulaire annexé (Annexe 3), sont remis aux futurs mariés ou futur-e-s partenaires.

Les autres demandes doivent être adressées par les services municipaux à l'Unité des réceptions du Service des relations extérieures, déléguée par le CA pour gérer le calendrier d'utilisation des salons au moyen de l’Annexe 4 du présent règlement.

Les demandes relatives à une mise en place spécifique ou à des équipements techniques (projecteur vidéo, chaises, ...) doivent être adressées à la réception du Palais Eynard dépendant de l’ACE au moyen du formulaire annexé (Annexe 5).

La mise en place du matériel demandé, la remise en état ainsi que le nettoyage sont effectués par l'ACE.

L’ACE assure l'assistance technique des équipements demandés (sono, projecteur, etc.).

La mise à disposition des salons est facturée par l’ACE aux tiers externes à l'administration municipale selon le tarif mentionné dans l'Annexe 6 du présent règlement, faisant partie intégrante de celui-ci.

Le maintien de l'ordre public à l'intérieur du Palais Eynard est de la compétence de l'ACE. Si l'ACE l'estime nécessaire, le service d'ordre peut être renforcé, aux frais du tiers bénéficiaire.

L'ACE est autorisée à prendre toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité des usagers et usagères présent-e-s dans le bâtiment. En particulier, elle est autorisée à interdire l'accès aux salons quand la capacité maximale est atteinte.

Le nombre de personnes maximum est fixé selon la jauge mentionné dans l'Annexe 7.

Des consignes d'utilisation définissent précisément les configurations à respecter, pour des raisons de sécurité et de protection du bâtiment. Le Protocole sécurité du Palais Eynard s’applique (Annexe 7).

Il est strictement interdit de fumer dans tout le bâtiment.

La ou le bénéficiaire est responsable de tout dommage causé à des tiers, y compris à la Ville de Genève et à son personnel, ainsi qu'aux biens concédés, par suite de négligence ou d'usage abusif ou aux bâtiments.

Il appartient à la ou au tiers bénéficiaire de contracter les assurances nécessaires telles que, notamment, une assurance responsabilité civile incluant une couverture pour les dommages causés aux locaux loués. Il lui appartient également de remettre, sur demande de la Ville de Genève, copie des contrats d'assurance qu’il ou elle a souscrit.

La Ville de Genève se réserve le droit d'exiger des tiers la constitution d'une garantie destinée à couvrir tous frais supplémentaires engendrés par la mise à disposition du ou des salons susmentionnés, ainsi que d'éventuels dégâts.

Le montant de celle-ci sera fixé, le cas échéant, lors de la conclusion du contrat et intégré à ce dernier ainsi que les conditions de son dépôt.

Le présent règlement entre en vigueur le 6 octobre 2016.

Toutes dispositions antérieures au présent règlement sont abrogées.

Annexe 1 Demande de mise à disposition d’un salon du Palais Eynard pour une union Demandeurs ou CIV SRE - unité réceptions ACE Demandeuses Demande de salon (tél + mail + courrier) Réception de la demande et transmission au SRE Vérification de la disponibilité du salon à la date désirée Changement de NOK Ok ? lieu/date OK Confirmation Confirmation pré- disponibilité salle aux Préréservation demandeurs ou réservation demandeuses + aux du salon réceptionnistes ACE Confirmation préréservation Visite des salons par les concierges avec demandeurs ou demandeuses et réservation ferme avec formulaire Annonce de demandes Examen spéciales (fleurs, demande musiques, spécial décorations,..) ainsi qu’au CIV Préparation/ mise en place du salon Signature du formulaire de réservation par le responsable unité pour confirmation définitive, et transmission aux Envoyer la copie du réceptionnistes formulaire réservation au CIV + unité réception + concierges Copie formulaire Copie formulaire Original au comptable pour facturation Célébrer l’union Processus Document Décision Début/Fin Réf. Hors page Préparation du salon ACE SEVE CIV Sortie du stock livre Formulaire sortie stock et stylo à offrir aux cadeaux protocolaires mariés/partenaires Mise à disposition dans le salon Commande bouquet de fleurs Formulaire demande fleurs Réception commande, envoi bouquet Mise à disposition du bouquet.

Si demande spéciale Mise en place du matériel demandé Célébration union Annexe 2 Demande de mise à disposition et utilisation d'un salon pour la célébration de mariages ou l’enregistrement de partenariats au Palais Eynard.

Demandeurs et/ou demandeuses : Mme XXX et M. XXX Adresse :

Date de location Heure de location Nom du salon Prix du Salon CHF Nombre maximum de personnes Lundi-vendredi Samedi Salon Bleu 20 350.00 450.00 Salon St-léger 60 400.00 500.00 Modalités de la réservation: Les frais administratifs de CHF 50,00 sont exigibles si l'annulation a lieu 15 jours avant la date réservée.

Dans un délai inférieur à 15 jours, la totalité du montant facturé est due et n'est pas remboursable.

Lieu ___________ Signature * Par sa signature, la personne mentionnée en haut du présent formulaire reconnaît le montant de la réservation, selon les modalités ci-dessus, et s'engage à s'acquitter intégralement la somme due dès réception de la facture.

Réservé à l'unité des réceptions pour la confirmation de la réservation (après la validation, à transmettre à l'ACE) Réservé à la comptabilité pour la facturation Annexe 3 Ville de Genève Administration centrale Palais Eynard 4, rue de la Croix-Rouge T É L É C O P I E 1204 Genève Envoyé par Date : 2016 Destinataire N1: Espaces Verts de la Télécopie : 022-418.50.01 Ville de Genève (SEVE) Direction Destinataire N2 : Espaces Verts de la Télécopie : 022-734.01.15 Ville de Genève (SEVE) > Locaux de quartiers et dépôts Demande d’un bouquet de fleur pour le mariage de Nom des fiancés/futurs partenaires Livraison le 2016 au Palais Eynard (Le mariage sera célébré par au Palais Eynard, le 2016) D’avance nous vous remercions pour votre précieuse collaboration.

Annexe 4 Demande de mise à disposition et utilisation d'un salon du Palais Eynard. Genève, le Demandeurs et/ou demandeuses :

Adresse :

Évènement :

Nombre de personne :

Date de location :

Heure de location :

Téléphone / E-mail :

Salon Bleu □ Salon central □ Salon St-léger □ * Salon Bleu + central □ Salon Bleu + St-léger + central □ Salon St-léger + central □ Modalités de la réservation: Les frais administratifs de CHF 50,00 sont exigibles si l'annulation a lieu 15 jours avant la date réservée. Dans un délai inférieur à 15 jours, la totalité du montant facturé est due et n'est pas remboursable.

Signature * Sous réserve de disponibilité des salons le jour choisi Réservé à l'unité des réceptions pour la confirmation de la réservation (après la validation, à transmettre à l'ACE) Réservé à la comptabilité pour la facturation SECRÉTARIAT GÉNÉRAL Annexe 5 DEMANDE D’AMÉNAGEMENT Salons Palais Eynard Veuillez cocher le/les salon(s) désiré(s) � SALON SAINT-LÉGER * � SALON CENTRAL * � SALLE DES COLONNES (SALON BLEU) * *Le taux d’occupation autorisé pour l’ensemble des trois salons est limité à 200 personnes, en tenant compte du personnel déjà sur place (dame de buffet, coordinateur, sécurité, etc).

Aménagement mobilier Aménagement multimédia � Ordinateur portable � Pupitre de conférence Observations et commentaires Ce formulaire doit être signé et retourné par courriel : accueil.ace@ville-ge.ch Annexe 6 Tarifs Lundi au Capacité Capacité Samedi Dimanche Mariage vendredi cocktail dîner 170 110 Salon St-Léger CHF CHF CHF + salon central 3'000.- 3'500.- 4'000.-

Lors des manifestations, l'accès à la cafétéria du rez Bastions doit être entravé par un cordon au bas de l'escalier. Un cordon doit également empêcher le passage vers la salle voûtée depuis le vestiaire du rez Salons.

2. Jauge des salles du Palais Eynard :

Le taux d’occupation pour les trois salons est strictement limité à 200 personnes, ce nombre inclut tant les invité-e-s externes que le personnel municipal. Les jauges des salles de commission du CM sont de 40 personnes pour la salle D et 22 personnes pour la salle C, la jauge de la salle de consultation des archives est de 10 personnes et la jauge de la cafétéria est fixée à 50 personnes. La jauge de la salle à manger est limitée au nombre de chaises permettant un certain confort.

3. Mesures techniques et organisationnelles Les mesures techniques et organisationnelles mises en place à l’occasion des réceptions organisées dans les salons impliquent notamment qu’aucune entrave ne gêne l’accès aux trois portes-fenêtres du salon central. Ces voies d’évacuation sont balisées, et un éclairage de secours portatif doit être déposé dans l’axe des portes-fenêtres ainsi que sur l’escalier menant au parc des bastions.

Les portes de communication entre les différentes pièces doivent être praticables en tout temps. Concernant les portes-fenêtres ne répondant pas aux normes en vigueur pour les sorties de secours, plus particulièrement en ce qui concerne leur mode d’ouverture, du personnel de sécurité est posté dans leur proximité immédiate, afin d’en assurer leur ouverture – si elles sont maintenues ferméesainsi que l’évacuation.

3.1. Réceptions de moins de 60 personnes (le soir : 1 agent-e, la journée un-e concierge) tenant compte du personnel déjà sur place (dame de buffet, coordinateur, sécurité, etc.).

Poste « Portes fenêtres salon central »

Lorsque les portes-fenêtres sont ouvertes, l’agent-e de sécurité ou un-e concierge est posté à l’extérieur sur la terrasse devant les portes-fenêtres :

• Refouler toute personne ne correspondant pas au profil de « l’invité-e »

• En cas de doute demander à la personne le nom de la réception qui fera office de sésame.

Lorsque les portes-fenêtres sont fermées, le rôle de l’agent-e de sécurité ou concierge est de :

• Rester positionné à l’intérieur vers les trois portes-fenêtres du salon central qui donnent accès sur les escaliers extérieurs.

• Ouvrir, ces accès, en cas d’incendie, ou pour toute autre raison nécessitant une évacuation.

La fin de service est fixée par le Responsable technique et logistique du Palais Eynard ou en cas d’absence par sa ou son remplaçant-e.

3.2. Réceptions de plus de 60 personnes (2 agent-e-s) tenant compte du personnel déjà sur place (dame de buffet, coordinateur, sécurité, etc.).

Poste « escaliers intérieurs » (début de l’évènement)

• Empêcher formellement l’accès aux étages;

• Intervenir lorsqu’un visiteur ou une visiteuse s’égare de la zone vestiaire;

• Accueillir et laisser passer uniquement les porteurs de badges Ville de Genève.

Poste « entrée » (à l’accueil)

• Effectuer le comptage des invité-e-s à l’aide des compteurs max 200 personnes tenant compte du personnel déjà sur place (dame de buffet, coordinateur, sécurité, etc ).

• Guider les invité-e-s vers les étages inférieurs Poste « Salon central »

• Effectuer la prévention incendie (avec courtoisie), il est strictement interdit de fumer à l’intérieur du Palais Eynard.

• S’assurer qu’aucune entrave ne gêne l’accès aux trois portes-fenêtres du salon central. Si celles-ci sont fermées, les agent-e-s restent posté-e-s à proximité durant toute la durée de la manifestation afin d’assurer leur ouverture et l’évacuation en cas d’incendie.

• Lorsque les portes-fenêtres sont ouvertes, les agent-e-s se tiennent au bas de l'escalier donnant directement dans le parc des Bastions (un-e agent-e de chaque côté) Poste « sortie de secours »

• Surveiller la zone d’accès WC et sortie du personnel

• Intervenir sur toute personne qui cherche à profiter des sorties de secours.

• Contrôler que les sorties de secours restent fermées (non verrouillées) La fin de service est fixée par la ou le Responsable technique et logistique du Palais Eynard ou en cas d’absence par sa ou son remplaçant-e.

NB : En ce qui concerne les abords, une collaboration renforcée existe avec la police municipale. Les agent-e-s de la police municipale veillent avec une attention soutenue à ce que des usagers et usagères ne s’installent pas dans les espaces réservés (Perron et loggia Calabri), ne commettent pas de déprédations et ne laissent pas de salissures ou déchets. Elles ou ils font une ronde plusieurs fois par jour. De plus, il est possible de demander leur venue, si un problème particulier est constaté. Lors de divers évènements officiels et lorsque cela s’avère nécessaire, le Conseil administratif autorise l’Administration centrale à faire appel aux agent-e-s de la police municipale afin d’assurer la sécurité de ce lieu. Ces dernier-ère-s sont posté-e-s dans le parc, à proximité du bâtiment.

RS VdG Intitulé Date Entrée en d’adoption vigueur LC 21 373 Règlement fixant les conditions 05.10.2016 06.10.2016 d’utilisation des salons du Palais Eynard Modifications Rectifications formelles 01.06.2020