Verordnung über das Stadtarchiv

Diese Verordnung gilt für die Verwaltung und Archivierung von Schriftgut

1. des Grossen Stadtrates,

2. des Stadtrates und der Stadtverwaltung,

3. der Personen und Organisationen, die gestützt auf die Rechtsordnung städtische Aufgaben erfüllen.

Sie regelt die Organisation des Archivwesens und die Einsichtnahme in das Archivgut.

Öffentliche Organe der Stadt sind die in Art. 1 Abs. 1 genannten Behörden, Personen und Organisationen.

Schriftgut sind alle Dokumente und Datensätze, die im Zusammenhang mit dem Verwaltungsprozess durch die öffentlichen Organe erstellt oder bearbeitet werden, dies unabhängig vom Informationsträger und einschliesslich der Hilfsmittel, die zu deren Verständnis und Benutzung notwendig sind.

Archivwürdig ist Schriftgut, das

1. der Sicherung der Rechtsstaatlichkeit dient,

2. die Rechte des Einzelnen sichert,

3. eine umfassende Darstellung der Geschichte der Stadt sowie eine Beschreibung der Aufgaben und Arbeitsweisen der öffentlichen Organe ermöglicht.

Archivgut ist Schriftgut, welches das Stadtarchiv zwecks dauernder Aufbewahrung übernommen und für die amtliche und die private Nutzung aufbereitet hat.

Privatarchive sind nichtstaatliche Unterlagen, die das Stadtarchiv zu Depot oder als Schenkung zur Aufbewahrung und Nutzung entgegennimmt.

Für die Begriffe «besonders schützenswerte Personendaten» und «betroffene Person» gelten die Definitionen des Gesetzes über den Schutz von Personendaten (Datenschutzgesetz) vom 2. Juli 1990 4.

SRL Nr. 38 II. Stadtarchiv

Das Stadtarchiv stellt eine dauerhafte Überlieferung für die Bedürfnisse von Stadt, Öffentlichkeit, Wissenschaft und Kultur sicher. Es sorgt für die fachgerechte Aufbewahrung und die Aufbereitung des Archivguts.

Das Stadtarchiv hat insbesondere folgende Aufgaben: Es

1. erfasst das Schriftgut der öffentlichen Organe der Stadt und entscheidet über dessen Archivwürdigkeit. Zu diesem Zweck erlässt es insbesondere Richtlinien über die Aufbewahrungsfristen und die prinzipielle Archivwürdigkeit von Schriftgutgruppen. Es übernimmt, verwahrt, ergänzt, konserviert und restauriert das archivwürdige Schriftgut und erschliesst es;

2. leitet die öffentlichen Organe der Stadt bei der Sicherung, Verwaltung und Ablieferung ihres Schriftguts an;

3. macht seine Bestände zugänglich und berät die öffentlichen Organe der Stadt und Private bei der Benutzung;

4. übernimmt, verwahrt und erschliesst Unterlagen anderer, insbesondere privater Herkunft, soweit sie für die Ergänzung der Bestände und die Geschichte Luzerns von Bedeutung sind;

5. beteiligt sich an der wissenschaftlichen Auswertung seiner Bestände und publiziert im Rahmen seiner Öffentlichkeitsarbeit Archivinventare, Quellen zur Stadtgeschichte und wissenschaftliche Untersuchungen;

6. unterhält eine Archivfachbibliothek als Arbeitsinstrument für die Archivarinnen und Archivare bzw. für die Benutzerinnen und Benutzer;

7. führt Sekundärdateien und Konkordanzen, soweit sie für die Benutzung der Archivbestände nötig sind.

Das Stadtarchiv kann den Dienstabteilungen zur Erfüllung seiner Aufgaben Weisungen erteilen.

Die öffentlichen Organe der Stadt bewahren ihr Schriftgut bis zur Ablieferung an das Stadtarchiv auf und sorgen für eine ordnungsgemässe Aktenführung sowie eine sichere und sachgerechte Aufbewahrung.

Sie sind für das Schriftgut bis zur Ablieferung an das Stadtarchiv verantwortlich im Sinne des Datenschutzgesetzes vom 2. Juli 1990 5.

Die öffentlichen Organe der Stadt berücksichtigen bei der Beschaffung von Hilfsmitteln für die Geschäftsbearbeitung und die Verwaltung des Schriftguts, namentlich von elektronischen Datenverarbeitungssystemen und Geschäftskontrollen, die Bedürfnisse der Archivierung.

Die öffentlichen Organe der Stadt bieten sämtliches Schriftgut, das sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen oder dessen Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, dem Stadtarchiv zur Übernahme an.

Gelten keine Aufbewahrungsfristen und keine schriftlichen Abmachungen mit dem Stadtarchiv, bieten die öffentlichen Organe der Stadt diesem ihr Schriftgut nach zehn Jahren Aufbewahrung an.

Nach Ablauf von 50 Jahren kann das Stadtarchiv von den öffentlichen Organen der Stadt die Ablieferung von unbeschränkt aufzubewahrendem Schriftgut verlangen.

Bei Auflösung von öffentlichen Organen der Stadt ist deren Schriftgut in Absprache mit dem Rechtsnachfolger dem Stadtarchiv anzubieten.

SRL Nr. 38

Für die Ablieferung ist das Schriftgut so vorzubereiten, dass es im Hinblick auf seine Archivwürdigkeit bewertet und archiviert werden kann.

Das Schriftgut ist dem Stadtarchiv in geordnetem Zustand abzuliefern. Zu jeder Ablieferung ist ein Ablieferungsverzeichnis zu erstellen, das mindestens Umfang, Inhalt (Dossiertitel) und Laufzeit des abgelieferten Schriftguts enthält.

Mit der Übernahme des Schriftguts wird das Stadtarchiv im Sinne des Datenschutzgesetzes für dieses verantwortlich.

Das Stadtarchiv bewertet das Schriftgut hinsichtlich seiner Archivwürdigkeit.

Provisorisch zur näheren Prüfung übernommenes Schriftgut vernichtet das Stadtarchiv nur mit Zustimmung der abliefernden Stelle.

Lehnt das Stadtarchiv die Übernahme von Schriftgut ab, ist dieses von der anbietenden Stelle unter Einhaltung des Datenschutzgesetzes zu vernichten.

Das Archivgut ist grundsätzlich im Stadtarchiv zu nutzen.

Das Stadtarchiv kann anstelle von Originalen Kopien zur Verfügung stellen, wenn es zum Schutz des Archivguts notwendig ist.

Es kann Archivgut an die abliefernden Stellen oder zu Ausstellungszwecken ausleihen.

Das Archivgut steht der Öffentlichkeit nach Ablauf einer ordentlichen Schutzfrist von 30 Jahren unter Vorbehalt von Abs. 2 und 3 zur freien Einsichtnahme zur Verfügung.

Besonders schützenswerte Personendaten unterliegen einer Schutzfrist von 50 Jahren. Die verlängerte Schutzfrist für besonders schützenswerte Personendaten endet jedoch vorzeitig, wenn seit dem Tod der betroffenen Person zehn Jahre vergangen sind. Der entsprechende Todesnachweis ist dem Stadtarchiv von derjenigen Person vorzulegen, die Einsicht in das Archivgut nehmen will.

Das Stadtarchiv kann bei überwiegenden schutzwürdigen öffentlichen oder privaten Interessen die Einsichtnahme für bestimmte Kategorien oder im Einzelfall nach Ablauf der Schutzfrist für höchstens weitere 20 Jahre beschränken oder untersagen. Es holt den Mitbericht der Stelle ein, welche das Schriftgut abgeliefert hat.

Die Schutzfrist beginnt mit dem Datum des jüngsten Dokumentes eines Geschäfts oder eines Dossiers zu laufen.

Schriftgut, das bereits vor der Ablieferung an das Stadtarchiv öffentlich zugänglich war, bleibt weiterhin öffentlich zugänglich.

Die Erteilung von Auskünften an betroffene Personen und die Gewährung der Einsichtnahme für diese Personen richten sich nach den Bestimmungen des Datenschutzgesetzes.

Bestreitet eine betroffene Person die Richtigkeit von Personendaten, kann sie dem Schriftgut eine Gegendarstellung beifügen. Das Archivgut selbst darf nicht verändert werden.

Das Stadtarchiv kann Dritten vor Ablauf der Schutzfristen Einsicht in das Archivgut gewähren, wenn keine überwiegenden schutzwürdigen öffentlichen oder privaten Interessen entgegenstehen oder wenn die betroffene Person in die Einsichtnahme einwilligt.

Das Gesuch um Einsichtnahme ist schriftlich und begründet beim Stadtarchiv einzureichen. Es muss die Personalien der Gesuchstellenden und den Benutzungszweck einschliesslich allfälliger Veröffentlichungsabsichten enthalten.

Das Stadtarchiv entscheidet über Gesuche um Einsichtnahme vor Ablauf der Schutzfrist schriftlich. Es holt den Mitbericht der Stelle ein, welche das Schriftgut abgeliefert hat. Sind besonders schützenswerte Personendaten betroffen, zieht es die für den Datenschutz zuständige Stelle der Stadtverwaltung bei.

Die Bewilligung zur Einsichtnahme vor Ablauf der Schutzfrist kann mit Auflagen und Bedingungen verbunden werden, insbesondere können die Herstellung von Reproduktionen untersagt oder eingeschränkt und die Anonymisierung von Daten verlangt werden.

Für die Einsichtnahme in Privatarchive gelten die Bestimmungen dieser Verordnung über die Benutzung des Archivguts.

Andere Benutzungsregeln können bei der Ablieferung der Unterlagen vertraglich vereinbart werden.

Die Reproduktion und Veröffentlichung von Archivgut des Stadtarchivs bedarf dessen Bewilligung.

Für Fotos und andere geschützte Werke, die im Stadtarchiv aufbewahrt werden, stehen diesem alle Rechte aus dem Urheberrechtsgesetz zu, sofern nicht ein Dritter erkennbar Urheberrechte an diesen Werken beansprucht.

Bei Veröffentlichungen, die sich auf Materialien des Stadtarchivs abstützen, ist die Verfasserin oder der Verfasser zur Quellenangabe und zur unentgeltlichen Überlassung eines Belegexemplars verpflichtet.

Die Benutzung des Stadtarchivs für städtische Aufgaben durch Mitarbeitende der Stadtverwaltung ist gebührenfrei (Drittkosten werden verrechnet). Für die übrige Benutzung werden folgende Gebühren erhoben: 1. Hilfestellung beim Ermitteln der gesuchten gebührenfrei Unterlagen; das Gewähren der Einsicht im Lesesaal (= Grundauftrag des Stadtarchivs) 2. Schriftliche Auskünfte, Nachschlagen in Protokollen, Registern und Akten: – bei einem Aufwand bis zu 15 Minuten gebührenfrei – bei einem Aufwand von über 15 Minuten Gebühr nach Zeitaufwand 3. Auszüge aus Klassen- und Notenlisten Fr. 25.– Grundgebühr über 30 Minuten nach Zeitaufwand 4. Reproduktionsaufträge: – Bearbeitungsaufwand seitens Stadt- Fr. 30.– Grundgebühr archiv für die Auftragserteilung an Dritte über 30 Minuten nach Zeitaufwand – Herstellungskosten für die abhängig von den Reproduktionen qualitativen Anforderungen der Auftraggeber; vgl. Preislisten der Lieferanten

Fassung gemäss Änderung vom 19. Oktober 2011, in Kraft seit 1. November 2011.

Wird eine Gebühr nach Zeitaufwand erhoben, kommt ein Stundenansatz von Fr. 90.– zur Anwendung. Dabei wird jede angebrochene Viertelstunde in Rechnung gestellt.

Die Gebühr für Herausgabe von Baugesuchsakten im Zusammenhang mit planungs- und baurechtlichen Aufgaben richtet sich nach Art. 31 des Reglements über die Erhebung von Gebühren für planungs- und baurechtliche Aufgaben (Baugebührenreglement) vom 12. September 19917.

Für den Verkauf von Reproduktionsrechten an Archivgut, welches im Eigentum der Stadt steht, wird neben den Gebühren gemäss Art. 19 und zuzüglich zu allfälligen Kosten für die Herstellung von Vorlagen (z. B. Dias) ein Entgelt erhoben, wenn das Archivgut zu gewerbsmässigen Zwecken verwendet wird.

Das Nähere (Gesamtkosten, erlaubter Verwendungszweck usw.) wird vom Stadtarchiv in einer schriftlichen Vereinbarung mit den betreffenden Interessentinnen und Interessenten geregelt.

Bei Vorliegen besonderer Umstände kann das Stadtarchiv auf das Entgelt ganz oder teilweise verzichten. Dies ist namentlich dann der Fall, wenn ein Produkt vertrieben werden soll, das von historischem, heimatkundlichem oder kulturellem Wert ist.

sRSL 7.2.4.1.1

Veröffentlicht m Kantonsblatt vom 2. Dezember 2006.