Règlement d’exécution de la loi sur l’inclusion et l’accompagnement des personnes vivant avec un handicap
(ReLIncA)

Le service instruit la demande et procède, cas échéant, à l’inspection des lieux.

Il peut, en fonction du type d’institution ou d’organisme, renoncer à la production de certains documents ou en requérir d’autres.

Dans un objectif de garantir la qualité de l’accompagnement, le service peut calculer des taux d’encadrement et vérifier les qualifications du personnel.

La partie demanderesse est tenue de fournir tout renseignement utile à l’examen de sa demande.

Lorsqu’une condition d’octroi de l’autorisation n’est plus remplie, le département retire provisoirement ou modifie l’autorisation accordée, en impartissant à l’institution ou à l’organisme un délai raisonnable pour remédier à la situation.

Si au terme du délai imparti, l’institution ou l’organisme n’a pas démontré qu’elle ou il remplit toutes les conditions d’octroi, le département retire l’autorisation d’exploitation.

L’autorisation d’exploitation est délivrée à toute institution qui, en fonction de sa mission et des prestations qu’elle offre, démontre que :

• a) elle propose des prestations et un ou des concepts d’accompagnement qui correspondent à la planification et répondent aux besoins définis par l’État ;

• b) elle satisfait aux critères de qualité édictés par la conférence latine des affaires sanitaires et sociales (CLASS) ou par l’Office fédéral de la santé publique ;

• c) la ou les personnes qui assument la direction générale de l’institution, sont dignes de confiance, ont, en principe, moins de 65 ans et possèdent les qualifications professionnelles suivantes :

• - un diplôme tertiaire sanctionnant une formation dans le domaine social, de la santé ou de la gestion, ou un titre universitaire ou HES ou tout autre titre jugé équivalent ;

• - une expérience de direction ou de conduite du personnel pendant deux ans au moins ;

• - un diplôme ou un certificat postgrade HES de direction d’institutions éducatives, sociales ou médico-sociales.

• d) elle dispose du personnel qualifié en quantité suffisante, selon le rapport d’encadrement défini par l’Office fédéral des assurances-sociales (ci-après : OFAS) ;

• e) elle applique des conditions de travail conformes à l’usage de la branche ;

• f) sa localisation, son environnement et les accès sont adéquats ;

• g) elle dispose a minima des locaux et de l’équipement répondant aux normes d’hygiène et de sécurité, ainsi qu’au programme-cadre des locaux des institutions de l’assurance-invalidité édité par l’OFAS ;

• h) elle a contracté une assurance RC adaptée au type de risques et à la taille de l’institution ;

• i) elle a défini :

• - un processus de gestion des cas d’urgence ;

• - des conditions d’admission transparentes et conformes à l’article 31 LIncA ;

• - un système sécurisé pour la tenue des dossiers des bénéficiaires ;

• - une politique d’information à l’égard des bénéficiaires et de leurs proches ;

• - une pratique de rémunération des bénéficiaires travaillant en entreprise sociale avec perspective de rendement.

Si la personne appelée à diriger une institution ne remplit pas les qualifications professionnelles prévues à l’alinéa 1, lettre c au moment de son engagement, l’autorisation d’exploiter est délivrée si elle démontre suivre ou être inscrite à la formation manquante. Elle doit en outre avoir obtenu son diplôme dans un délai de 3 ans, sans quoi l’autorisation peut être retirée.

La demande d’autorisation d’exploiter est accompagnée des renseignements ou documents suivants :

1. la description du ou des concepts d’accompagnement en fonction du catalogue de prestations, comprenant notamment le groupe cible de bénéficiaires, la description du nombre et de la nature des places disponibles, les procédures d’admission et de sortie, les jours d’ouverture et d’exploitation ;

2. un extrait récent du registre du commerce, de l’acte de fondation et des statuts ;

3. les listes, fonctions, curriculum vitae, extraits de casier judiciaire et attestations de droit des poursuites des personnes dirigeantes ;

4. la liste des fonctions et des titres associés, ainsi qu’un organigramme détaillé ;

5. pour les institutions spécialisées dans la prise en charge des personnes sujettes à des conduites addictives et tributaires de soins, la convention ou le contrat conclu avec un-e médecin au bénéfice d’une autorisation de pratiquer dans le canton ;

6. pour les autres institutions, un concept d’accès aux soins est requis ;

7. le calcul du rapport d’encadrement au sens de l’article 10, lettre d ;

8. le règlement interne concernant la tenue des dossiers des bénéficiaires, les mesures prises en cas d’urgence, l’information des bénéficiaires et de leurs proches ;

9. une attestation de certification qualité émis par un organisme reconnu par le service d’accréditation suisse (SAS) ainsi que les deux derniers rapports d’audit ;

10. les plans des bâtiments accompagnés d’un descriptif des locaux, des équipements et de leur utilisation ;

11. le bilan et les comptes d’exploitation des deux dernières années ou un « business plan » ;

12. un budget prévisionnel pour trois ans.

La demande d’autorisation d’exploiter doit être déposée au minimum six mois avant l’ouverture prévue de l’institution ou d’une nouvelle prestation.

En cas de renouvellement de l’autorisation, la demande doit être déposée trois mois avant son échéance.

La demande doit être déposée au minimum un mois avant la mise en place de nouvelles prestations de soutien ou avant l’échéance de l’autorisation précédente.

Elle peut intervenir simultanément avec la demande de subvention.

L’organe de gestion, en principe le conseil de fondation, est responsable de la surveillance et la conduite stratégique de l’institution.

Il adopte le budget et approuve les comptes.

Il est informé de tout litige opposant l’institution à un tiers portant sur une valeur litigieuse significative ou qui peut impacter l’image, la mission ou le fonctionnement de l’institution.

Le nombre de membres de l’organe de gestion est fixé par les statuts et le minimum requis doit être respecté.

Les statuts de chaque fondation fixent les principes d’indépendance au sens de l’article 20.

La composition des organes de gestion tend à satisfaire les exigences prévues par l’arrêté concernant la représentation équilibrée des genres et la diversité des origines dans les entités nommées par le Conseil d’État.

Ils sont, en principe, bénévoles mais peuvent percevoir une indemnisation destinée à couvrir leurs frais, qui tient compte de leur fonction ou de l’exécution de mandats particuliers.

L’organe de gestion veille à réunir les compétences adéquates à la bonne gestion de l’institution.

Sur invitation ou à sa demande, la cheffe ou le chef de service peut assister à tout ou partie de certaines séances de l’organe de gestion, à titre consultatif et pour traiter d’un sujet particulier.

L’organe de gestion se constitue lui-même et en informe le service.

Les membres des organes de gestion ou de direction, comme le personnel, font en sorte d’éviter tout conflit d’intérêts, et se récusent le cas échéant.

Les contrats conclus avec les membres des organes de gestion ou de direction, ou leurs proches, doivent l’être aux mêmes conditions qu’avec des tiers et doivent être approuvés par l’organe de gestion. Ils sont consignés dans le rapport annuel.

L’isolement consiste à limiter l’espace de mouvement de la PVH :

1. en fermant la porte de la pièce dans laquelle elle se trouve ou en posant une barrière, ou ;

2. par la pose de barrières de lit.

L’isolement ne peut durer au-delà de 24 heures sauf si la mesure prévue par la lettre b a pour seul but d’empêcher les chutes de la PVH qui ne peut se mouvoir seule.

Des locaux affectés uniquement à des isolements sont proscrits.

La contention consiste à attacher les membres ou le tronc d’une personne dans son lit, ou sur une chaise, par une ceinture ou un drap spécial, de manière à l’immobiliser.

Elle n’est admissible que dans les seuls buts

1. de prévenir les chutes notamment en cas de spasmes ou autres mouvements non contrôlés, lorsque la PVH ne peut pas se mouvoir seule ;

2. de contenir un comportement violent pouvant blesser autrui ou la personne elle-même lors de déplacement.

En position couchée, la pose de barrières doit être préférée à l’attachement.

Sauf urgence, la direction de l’institution entend préalablement la PVH et l’informe de la nature de la mesure, sur ses raisons, sur sa durée probable, ainsi que sur le nom de la personne qui prendra soin d’elle durant cette période.

Elle informe les représentants légaux ou les proches dans les plus brefs délais.

La mesure doit être validée par la ou le médecin responsable ou de référence, ainsi que par l’équipe pluridisciplinaire.

Sans délai, la direction de l’institution annonce au service toute mesure de contrainte, sa modification et sa levée.

L’annonce contient tous les éléments utiles, en particulier toutes les démarches entreprises sans succès et l’ensemble de la correspondance échangée.

Elle est signée par la direction, la ou le médecin responsable ou de référence, la PVH ou sa représentante ou son représentant légal.

La surveillance de la PVH est renforcée pendant toute la durée de la mesure de contrainte, laquelle fait l’objet d’évaluations régulières.

La PVH doit disposer en tout temps d’un moyen d’appel.

Le département peut, d’office ou sur requête, lever une mesure de contrainte en cours.

Il prend une décision, dans un délai de cinq jours dès le dépôt de la requête.

Lorsque la PVH est incapable de discernement, il transmet immédiatement les annonces à l’Autorité de protection de l’enfant et de l’adulte compétente.

Les indemnités versées par l’État en application de l’article 43 LIncA sont fixées par un contrat de prestations d’une durée maximale de quatre ans.

Le contrat de prestations porte notamment sur les prestations attendues, le contrôle de celles-ci ainsi que la contre-prestation de l’État.

L’État verse l’indemnité pour chaque bénéficiaire jusqu’à l’âge légal AVS.

L’indemnité peut être versée pour un-e bénéficiaire au-delà de l’âge légal AVS aux conditions suivantes :

1. le bénéficiaire est entré dans l’institution avant l’âge légal AVS ou ;

2. lorsque la situation particulière du bénéficiaire en âge AVS justifie le recours à une prestation du dispositif.

Sont prises en considération les charges réelles, directement liées aux prestations convenues, occasionnées par une gestion qui vise à promouvoir un usage économe, efficace et efficient des fonds publics.

Sont notamment pris en considération :

• a) les salaires dus au personnel selon la CCT en vigueur respectant la dotation en EPT validée par le service en application de l’article 55 ;

• ³b) les indemnités versées aux membres des organes de gestion jusqu’à concurrence des montants prévus dans l’arrêté concernant les indemnités de présence et de déplacement des membres des commissions administratives, consultatives, d'examens ou d'experts, du 26 décembre 1972 ;

• c) les contributions ordinaires dues à des institutions d’assurance ou de prévoyance en faveur du personnel ;

• d) les contributions extraordinaires dues à des institutions d’assurance ou de prévoyance en faveur du personnel sous la forme de contribution d’entrée ou de rappels de cotisations, dans la mesure où ces contributions ont été préalablement admises par le service ;

• e) la valeur des denrées fournies par une exploitation agricole annexe, mais au maximum jusqu’à concurrences des prix du marché ;

• f) les charges d’amortissement selon les modalités suivantes :

• - l’amortissement des véhicules à moteur jusqu’à concurrence de 20% de leur prix d’acquisition, déduction faite des subventions, des dons et du montant de reprise des anciens véhicules ;

• - l’amortissement des véhicules spéciaux jusqu’à concurrence de 6.66% de leur prix d’acquisition, déduction faite des subventions, des dons et du montant de reprise des anciens véhicules ;

• - l’amortissement du matériel et des solutions informatiques jusqu’à concurrence de 20% de leur prix d’acquisition, déduction faite des subventions et des dons ;

• - l’amortissement des autres biens mobiliers jusqu’à concurrence de 10% de leur prix d’acquisition, déduction faite des subventions et des dons, pour autant que ces biens n’aient pas été acquis dans le cadre d’un crédit hypothécaire ;

• - l’amortissement des immeubles bâtis jusqu’à concurrence de l’amortissement effectif des hypothèques ;

• - les amortissements sont linéaires et prennent effet dès la mise en exploitation de l’investissement ;

• - le seuil d’activation au bilan pour les dépenses d’investissement est fixé à 3'000 francs ;

• - les investissements destinés à être utilisés dans le cadre de la prestation commandée par l’État, de même que leur éventuel financement par une hypothèque ou toute modification ultérieure de celle-ci, doivent faire l’objet d’une validation préalable par le service de tutelle.

• g) les frais d’entretien des bâtiments nécessaires selon la norme Swiss GAAP RPC ;

• h) les frais d’aménagement extérieurs des bâtiments nécessaires ;

• i) l’achat de biens mobiliers autres que les véhicules à moteur qui ne sont pas considérés comme des investissements selon la directive du service ;

• j) les frais d’entretien et de réparation des biens mobiliers ;

• k) les intérêts dus effectivement à des tiers ;

• l) le solde des frais de l’aumônerie spécialisée, après déduction de la contribution des églises.

Les provisions nécessaires selon la norme Swiss GAAP RPC peuvent être admises par le service.

Toutes les recettes sont prises en considération, à l’exception :

1. des bénéfices réalisés lors de la vente de titres ;

2. du produit des collectes ;

3. des dons et legs non affectés inférieurs à 100'000 francs. Pour les dons et legs non affectés dépassant ce seuil, seule la partie excédant 100'000 francs est prise en considération.

L’article 47 est réservé.

La demande de subvention doit parvenir au service au minimum 12 mois avant d’engager les dépenses.

L’institution concernée doit présenter un dossier complet comprenant :

1. un rapport à l’appui des motifs justifiant la nécessité du projet ;

2. un descriptif détaillé du projet architectural et pédagogique ;

3. un plan de situation (1 :500 ou 1 : 1000) avec indication des constructions et limites du terrain ;

4. un jeu de plans (avec indication de l’affectation des locaux, des surfaces et de l’ameublement), coupes et façades, accompagné de la sanction préalable des autorités communales ;

5. le calcul du volume selon les normes SIA ;

6. un devis détaillé selon le code fédéral des frais de construction (CFC) ;

7. en cas d’acquisition d’immeubles : année de construction, valeur d’assurance incendie et valeur de rendement, prix du m2 usuel dans la région, extrait du registre foncier ;

8. en cas de droit de superficie, la copie du contrat ;

9. en cas de location, la copie du contrat ;

10. tout document utile.

Les institutions et organismes qui perçoivent un financement au sens de l’article 43 LIncA sont tenus de fournir au service tout renseignement utile sur leur activité, leur personnel et leurs bénéficiaires en lien avec les prestations convenues et dans le cadre du respect de la loi sur la transparence et la loi sur la protection des données.

Ils doivent en particulier transmettre au service chaque année :

1. un budget établi selon les directives du service, lequel doit être approuvé par le département ;

2. les comptes suivant le plan comptable établi selon les directives du service ;

3. un rapport d’activité ;

4. tout autre document utile et nécessaire.

⁴⁵Les institutions adoptent une gestion financière conforme aux principes de la loi sur les finances de l’État et des communes (LFinEC), du 24 juin 2014 et de ses dispositions d'exécution.

Leur comptabilité se fonde sur un plan comptable conforme au cadre comptable pour les institutions sociales CIIS d’ARTISET (la fédération des associations de prestataires de services pour les personnes ayant besoin de soutien) et mis à disposition par le service.

Elles appliquent les normes Swiss GAAP RPC.

Les institutions font réviser annuellement leurs comptes par un organe de révision externe agréé qui s’engage à respecter les procédures convenues établies par le département.

L’organe de révision est désigné pour une durée maximale de cinq ans, renouvelable une fois pour une durée maximale de 2 ans. Le service peut, sur demande, octroyer des dérogations pour des situations particulières.

Le service peut adresser ses questions relatives à l’application du présent règlement ou de procédures convenues fixées par le département (art. 7, al. 2, let. f LIncA) directement à l’organe de révision. Il en informe l’institution.

L’indemnité tient compte d’un budget d’EPT convenu avec le partenaire par secteur, type de formation et prestations.

Afin d’assurer le suivi et l’adéquation de la qualité des prestations, les institutions doivent faire approuver préalablement par le service :

1. la création de nouvelles fonctions ou toute autre modification du budget d’EPT tel que défini à l’alinéa 1 ;

2. toute augmentation d’EPT.

Elles fournissent des tableaux de bord trimestriellement afin de permettre au service de réaliser un suivi des EPT.

Le service précise la procédure dans une directive en cherchant la simplification administrative.

Le partenaire est tenu d’informer de la survenance de tout élément impactant de plus ou moins 10% le prix neuchâtelois par prestation ; d’une variation significative du taux d’occupation HC/NE ou de tout facteur risquant de mettre la stabilité financière du partenaire en péril.

Les institutions déposent le cas échéant une demande de subvention complémentaire en suivant la procédure établie par le service.

Un résultat positif d’exploitation réalisé par l’institution, dû à des variations de volume, de prix de prestations convenues ou de nombre de bénéficiaires hors canton, est attribué annuellement à un fonds de fluctuation de résultat.

Le fonds de fluctuation est inscrit dans l’annexe aux comptes de l’État. Il est également inscrit au bilan de l’institution, au titre de fonds affectés.

Au 31 décembre de chaque année, la fortune du fonds de fluctuation ne peut en aucun cas ni être supérieure à 5% de l’indemnité, ni négative.

Dès que la fortune du fonds excède la limite prévue à l’alinéa précédent, l’excédent doit être remboursé à l’État jusqu’au 31.12 après l’approbation des comptes de l’année de référence par le service.

Le fonds sert à compenser d’éventuelles pertes d’exploitation réalisées dans le cadre d’un contrat de prestations.

Toute autre utilisation du fonds nécessite l’autorisation préalable du service.

Elle doit dans tous les cas être conforme aux buts de l’institution, et aux prestations définies dans le contrat de prestations.

Tant que la relation de partenariat entre l’institution et l’État se poursuit, le fonds de fluctuation reste dans les comptes de l’institution. En cas de rupture ou de non reconduction de la relation de partenariat, le solde du fonds de fluctuation sera intégralement remboursé à l’État dans les 30 jours qui suivent la fin du contrat.