Verordnung über die polizeiliche Datenbearbeitung

Die Schaffhauser Polizei erhebt im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen die zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlichen Daten und ist berechtigt, die dazu notwendigen Datenbearbeitungs- und Informationssysteme sowie Datensammlungen zu betreiben.

Für die Bearbeitung von Daten gelten die Bestimmungen des Polizeigesetzes vom 21. Februar 2000 ¹, die Polizeiverordnung vom 23. Oktober 2012², das Gesetz über den Schutz von Personendaten (Datenschutzgesetz) vom 7. März 1994³, diese Verordnung und die Verordnung über den Schutz von Personendaten (Kantonale Datenschutzverordnung) vom 28. Februar 1995⁴.

Die Datensammlungen der Schaffhauser Polizei in den polizeilichen Datenbearbeitungs- und Informationssystemen umfassen folgende Datenarten:

1. Geschäftskontrolle, bestehend aus Journal-, Grund-, Geschäftsdaten, erkennungsdienstlichen Daten, Haft- und Fahndungsdaten;

2. Journaldaten;

3. Grunddaten;

4. Geschäftsdaten;

5. erkennungsdienstliche Daten;

6. Fahndungsdaten;

7. Haftdaten;

8. Asservatsdaten;

9. Waffendaten;

10. Daten über Unfälle im Strassenverkehr;

11. archivierte Akten;

12. Datenbearbeitungsregister.

Weitere Datensammlungen bedürfen der vorgängigen Zustimmung des Finanzdepartementes und sind in das Register gemäss §13 aufzunehmen.

Die polizeilichen Datenbearbeitungs- und Informationssysteme dienen folgenden Zwecken:

1. Erfüllung der Aufgaben als Strafverfolgungsbehörde gemäss StPO⁵;

2. Erstellen von Berichten und Lagebeurteilungen;

3. Festhalten von ungesicherten Sachverhalten (Arbeitsregister);

4. Dokumentation polizeilichen Handelns;

5. Recherche;

6. Erstellen von Täterschaftsprofilen;

7. Datenübermittlung in Systeme des Bundes;

8. Datenübermittlung in die interkantonale ViCLAS-Datenbank;

9. Datenaustausch mit weiteren Justiz-, Polizei- und Verwaltungsbehörden;

10. Datenübernahme von Polizeien, die nicht an POLIS oder einer vergleichbaren Geschäftskontrolle beteiligt sind;

11. Sicherstellung der Verfügbarkeit von Daten, die für Polizeiermittlungen, insbesondere zur Aufklärung von Straftatbeständen benötigt werden;

12. Automatisierte Akten- und Datenverwaltung nach definierten Aufbewahrungsfristen;

13. statistische Auswertungen.

Die Journaldaten beinhalten:

1. Angaben zur Person oder zu Systemen, die Anzeigen oder Meldungen von polizeilicher Bedeutung erstatten;

2. Angaben zum Melde- oder Anzeigeeingang mit Bezeichnung der Polizistin oder des Polizisten;

3. Angaben zum Ereignis mit Örtlichkeit und Zeitablauf;

4. beteiligte Personen und Art der Beteiligung;

5. beteiligte Fahrzeuge, andere Sachen oder Tiere;

6. Hinweise auf Straftaten sowie Delikts- oder Fundgut.

Die Journaldaten werden bei geklärten Delikten mit Eintritt der Vollstreckungsverjährung und bei ungeklärten Delikten mit Eintritt der Verfolgungsverjährung gelöscht. Bei unverjährbaren Verbrechen erfolgt die Löschung nach 90 Jahren.

Journaldaten, die nicht mit einem Delikt zusammenhängen, werden nach drei Jahren gelöscht.

Die Schaffhauser Polizei kann Grunddaten zu natürlichen und juristischen Personen erfassen, wenn über diese Geschäftsdaten, erkennungsdienstliche Daten, Fahndungsdaten, Haftdaten, Asservatsdaten, Waffendaten, Unfalldaten oder archivierte Akten vorliegen. Die Erfassung von Grunddaten ist ebenfalls zulässig, wenn das über- oder gleichgeordnete Recht deren Sammlung voraussetzt.

Als Grunddaten einer natürlichen Person können erfasst werden:

1. Namen, Vornamen, Geburtsname, Aliasnamen und Spitznamen;

2. Geburtsdatum und Geburtsort mit Geburtsstaat;

3. Heimatort oder Nationalität sowie Aufenthaltsstatus;

4. Geschlecht;

5. Wohn- oder Aufenthaltsort mit Adresse;

6. Kinder (Vorname und Name sowie Geburtsdatum);

7. Arbeitsort und Arbeitgeberin oder Arbeitgeber;

8. Sprachen;

9. Kontaktmittel wie Telefonnummer oder E-Mail;

10. Namen und Vornamen der Eltern;

11. Zivilstand sowie Namen und Vornamen der Ehegattin respektive des Ehegatten, der eingetragenen Partnerin respektive des eingetragenen Partners oder der Lebenspartnerin respektive des Lebenspartners;

12. gesetzliche Vertretung;

13. Ausweispapier;

14. Sterbedatum;

15. Beruf und Funktion in beteiligten juristischen Personen;

16. militärische Einteilung;

17. Beteiligungsart am Geschehen;

18. Verbindungen sowie Personen- und Fahndungshinweise;

19. versicherungsrechtliche Angaben;

20. Freitext für Bemerkungen.

Die Grunddaten juristischer Personen sowie weiterer Körperschaften können umfassen:

1. Firma;

2. Branche;

3. Sitz mit Adresse;

4. Organe sowie weitere zeichnungsberechtigte Vertreterinnen und Vertreter;

5. Handelsregistereintrag;

6. Kontaktmittel wie Telefonnummer, E-Mail oder Homepage;

7. Beteiligungsart am Geschehen;

8. Verbindungen sowie Personen- und Fahndungshinweise;

9. Freitext für Bemerkungen.

Die Grunddaten werden spätestens zusammen mit den jeweiligen Geschäftsdaten, erkennungsdienstlichen Daten, Fahndungsdaten, Haftdaten, Asservatsdaten, Waffendaten oder Unfalldaten gelöscht.

Angaben über die politische Tätigkeit oder Gesinnung werden nicht gespeichert.

Die Geschäftsdaten (Falldatensatz) können folgende Informationen enthalten:

1. Geschäftsnummer, Dokumentennummer;

2. Lauffrist (Löschdatum);

3. Journalnummer;

4. Zugriffsschutz;

5. Geschäftsstatus (neutral, geklärt, ungeklärt);

6. Infotext (Bezeichnung des Geschäfts oder der Akten zur Person);

7. Angabe Sachgebiet und Sachverhalt;

8. Geschäfts-Nummer Hauptgeschäft, Anzahl Nebengeschäfte;

9. Geschäftstyp (Fall oder Akten zur Person);

10. RIPOL-Fallnummer, Hauptdokument, Nachtragsdokument;

11. Ereignisdatum (Tag, Zeit);

12. Strasse, Nummer, Bezirk, Kanton, Nation;

13. Postleitzahl und Ort mit Stadtkreis;

14. erfassende Person, Erfassungsdatum, Organisations-Einheit;

15. Mutation bearbeitende Person und Mutationsdatum.

Geschäftsdaten werden gelöscht, wenn die Verfolgungsverjährung eingetreten oder die Löschfrist abgelaufen ist, wobei die vorzeitige Löschung aufgrund übergeordneter Bestimmungen oder der Weisung der zuständigen Strafverfolgungsbehörde oder des zuständigen Gerichts vorbehalten bleibt. Die Löschfrist beginnt mit dem Datum des Ereignisses zu laufen. Daten zu unverjährbaren Verbrechen sind nach 90 Jahren zu löschen.

Übertretungen des Bundesrechts, des kantonalen sowie des kommunalen Rechts werden nach drei Jahren gelöscht.

Im Übrigen gelten folgende Löschfristen:

1. aussergewöhnliche Todesfälle 30 Jahre

2. Grossereignisse, Katastrophen und Notfälle 30 Jahre

3. vermisste Personen 50 Jahre

4. Ausweisverluste 15 Jahre

5. fürsorgerische Unterbringungen 15 Jahre

6. aufzubewahrende Zuschriften 10 Jahre

7. Gewaltschutzverfahren 10 Jahre

8. Bürgerrechtsberichte 10 Jahre

9. Sicherheitsüberprüfungen 10 Jahre

10. Suizidversuche 10 Jahre

11. Aufenthaltsnachforschungen 5 Jahre

12. Entweichung oder Entlaufen 5 Jahre

13. Fundsachen 5 Jahre

14. Informationsberichte 5 Jahre

15. Personen- und Fahrzeugkontrollberichte 5 Jahre

16. übrige Berichte und andere Ereignisse 5 Jahre

Dokumente und Verknüpfungen mit Personendaten werden mit den Geschäftsdaten gelöscht.

Ungesicherte Sachverhalte des Arbeitsregisters sind nach deren Aufklärung dem entsprechenden Fall der Geschäftskontrolle beizufügen. Sie sind mit diesem Geschäft zu löschen. Dokumente über ungeklärt gebliebene Straftaten sind gemäss der Verjährungsfrist des Straftatbestandes zu löschen. Unverjährbare Verbrechen sind nach 90 Jahren zu löschen.

Erkennungsdienstliche Daten sind:

1. Abnahmestelle, -datum und -grund;

2. Ausweisdaten;

3. Ton- und Bildaufzeichnungsdaten;

4. Signalement und besondere Merkmale;

5. Schriftproben und Spurenvergleiche;

6. daktyloskopische Daten und DNA-Profile.

Die erkennungsdienstlichen Daten werden spätestens 20 Jahre nach der Erhebung gelöscht, sofern nicht eine vorherige Löschung angeordnet wird. Wenn zu jenem Zeitpunkt noch Geschäftsdaten, Fahndungsdaten oder Haftdaten vorhanden sind, verlängert sich die Aufbewahrungszeit bis zur Löschung dieser Daten.

Die Fahndungsdaten beinhalten:

1. Fahndungsauftrag und -grund;

2. Fahndungshinweise;

3. auftraggebende Stelle;

4. Ausschreibungs-, Verfall- und Widerrufsdaten.

Die Fahndungsdaten werden zehn Jahre nach Widerruf der Ausschreibung, spätestens mit Eintritt der Verfolgungsverjährung gelöscht. Bei unverjährbaren Verbrechen erfolgt die Löschung nach 90 Jahren.

Die Schaffhauser Polizei kann im Rahmen der vorläufigen Festnahme und des polizeilichen Gewahrsams sowie bei Inhaftierungen, die im Auftrag einer dazu befugten Behörde erfolgen, Haftdaten erfassen.

Die Haftdaten beinhalten:

1. Eintrittsdaten mit erforderlichen Informationen;

2. Festnahme-, Gewahrsams- und Inhaftierungsort;

3. Festnahme-, Gewahrsams- und Inhaftierungsgrund;

4. Effektenverzeichnis;

5. Entlassungsdaten;

6. Entweichungsdaten;

7. zuständige Stelle;

8. Transporte;

9. administrative Hinweise.

Die Haftdaten werden mit den Geschäftsdaten gelöscht.

Die Asservatsdaten umfassen Spuren und sichergestellte Sachen.

Sie werden zusammen mit den jeweiligen Geschäftsdaten oder spätestens 20 Jahre nach der Erhebung gelöscht, sofern nicht eine vorherige Löschung angeordnet wird. Bei unverjährbaren Verbrechen erfolgt die Löschung nach 90 Jahren.

Daten über Deliktsgut können so lange aufbewahrt werden, als ein polizeiliches Interesse daran besteht.

Die Waffendaten beinhalten Angaben zu:

1. Personen, die eine registrierungspflichtige Waffe besitzen oder im Zusammenhang mit Waffen ein Gesuch gemäss der Waffengesetzgebung einreichen;

2. Personen, bei denen eine Waffe sichergestellt oder beschlagnahmt wurde;

3. sichergestellten oder beschlagnahmten Waffen.

Die Waffendaten werden gemäss der Waffengesetzgebung gelöscht.

Unfalldaten im Strassenverkehr sind:

1. Angaben zum Unfall oder Ereignis mit Örtlichkeit und Zeitablauf;

2. beteiligte Personen samt Art der Beteiligung;

3. Schädigungsgrad der verletzten Personen;

4. Fahrzeughalterin respektive Fahrzeughalter und Fahrzeuglenkerin respektive Fahrzeuglenker;

5. fahrzeugtechnische Angaben;

6. Spuren sowie Ton- und Bildaufzeichnungsdaten.

Die Daten über Unfälle im Strassenverkehr werden bei Ereignissen mit Todesfolge mit Eintritt der Verfolgungsverjährung und in allen übrigen Fällen nach zehn Jahren gelöscht.

Die Schaffhauser Polizei führt ein öffentliches Register über die Datenbearbeitungstätigkeiten in ihrem Zuständigkeitsbereich. Dieses enthält Angaben über die Rechtsgrundlage, den Zweck und die Mittel der Bearbeitung sowie die Art, Herkunft und regelmässigen Empfänger der Personendaten.

Zur Verbesserung der Suche nach Informationen über Personen und zur Vereinfachung der Rechtshilfe schliesst die Schaffhauser Polizei ihre Informationssysteme nach Massgabe des Bundesgesetzes über die polizeilichen Informationssysteme vom 13. Juni 2008 (BPI)⁶ an den Nationalen Polizeiindex an.

Der Umfang der erfassten Daten richtet sich nach Art. 17 Abs. 3 BPI⁷. Aus ermittlungstaktischen Gründen oder zum Schutz besonders sensibler Daten kann der Umfang der Datenweitergabe eingeschränkt werden.

Die in polizeilichen Datenbearbeitungs- und Informationssystemen bearbeiteten Daten können an folgende Behörden zwecks Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben oder internationaler Verpflichtungen insbesondere bekannt gegeben werden:

1. Justiz- und Polizeibehörden;

2. Grenzstellen;

3. Strassenverkehrsämter;

4. Schweizerische Vertretungen im Ausland mit konsularischen Aufgaben;

5. Fremdenpolizei- oder Migrationsbehörden;

6. Behörden anderer Länder mit Polizei- und Strafverfolgungsfunktionen;

7. Unfalluntersuchungsbehörden;

8. Rettungs-, Sicherheits- oder gesundheitsdienstliche Organisationen von Bund, Kantonen und Gemeinden.

Die Bekanntgabe von Daten setzt voraus, dass die zu informierende Behörde über einen gesetzlichen Anspruch auf Amts- oder Rechtshilfe verfügt.

Die Bekanntgabe von Daten ist mit einem Hinweis zu versehen, wonach die Auskunft vertraulich zu behandeln ist und nicht an weitere Personen oder Stellen weitergegeben werden darf. Zudem ist darauf hinzuweisen, dass die Daten dem Stand im Zeitpunkt ihrer Erfassung in den polizeilichen Datenbearbeitungs- und Informationssystemen entsprechen und über den Ausgang allfälliger Verfahren keine Auskunft geben.

Die Rechte der betroffenen Personen richten sich nach dem Polizeigesetz vom 21. Februar 2000 ⁸, dem Gesetz über den Schutz von Personendaten (Datenschutzgesetz) vom 7. März 1994⁹, dieser Verordnung und der Verordnung über den Schutz von Personendaten (Kantonale Datenschutzverordnung) vom 28. Februar 1995¹⁰ sowie die jeweils anwendbaren Verfahrensordnungen.

Die Daten der Geschäftskontrolle können ungeachtet der Erledigung des Verfahrens nur dann vorzeitig gelöscht oder berichtigt werden, wenn ein Eintrag nicht mit dem entsprechenden Polizeirapport übereinstimmt, die betroffene Person beweisen kann, dass der Eintrag offensichtlich falsch ist, oder sie nachweist, dass ihr Anspruch auf Achtung des Familienlebens und des informationellen Selbstbestimmungsrechts verletzt ist.

In Fällen von Freispruch, Einstellung oder Nichtanhandnahme von Strafverfahren erfolgt die Nachführung der Eintragungen in den polizeilichen Datenbearbeitungs- und Informationssystemen von Amtes wegen. Erhält die Schaffhauser Polizei keine Mitteilung von einem solchen Abschluss eines Strafverfahrens, kann die betroffene Person unter Vorlage des formell rechtskräftigen Entscheids die Nachführung verlangen.

Das Einsichtsrecht kann aufgeschoben oder verweigert werden, wenn dies zum Schutz von Leib und Leben Dritter erforderlich ist oder der notwendige Schutz anderer wesentlicher Rechtsgüter höher zu gewichten ist.

Die Schaffhauser Polizei bestimmt eine Datenverantwortliche oder einen Datenverantwortlichen. Diese oder dieser überwacht die Einhaltung dieser Verordnung und der gestützt darauf erlassenen Weisungen.

Die Benutzerinnen oder Benutzer haben auf nur diejenigen Daten Zugriff, die sie zur Erfüllung ihrer jeweiligen gesetzlichen Aufgaben benötigen.

Die Schaffhauser Polizei trifft die gemäss den datenschutzrechtlichen Bestimmungen angemessenen organisatorischen und technischen Massnahmen.

Sie regelt die Zugangsberechtigung zu den Datenstationen und sichert die Arbeitsräume wirksam gegen den Zutritt unbefugter Personen.

Die elektronische Datenübermittlung aus den polizeilichen Datenbearbeitungs- und Informationssystemen an andere Datensysteme erfolgt verschlüsselt.

Der Zugriff auf die polizeilichen Datenbearbeitungs- und Informationssysteme erfolgt mit starker Authentifizierung.

In den polizeilichen Datenbearbeitungs- und Informationssystemen werden Benutzerzugriffe auf Daten protokolliert. Das Protokoll ist während mindestens eines Jahres zugriffs- und schreibgeschützt aufzubewahren.

Die zuständigen Datenverantwortlichen können Kontrollen oder Auswertungen von Benutzerzugriffen zur Verhinderung von Missbrauch von in den polizeilichen Datenbearbeitungs- und Informationssystemen gespeicherten Daten anordnen.