Funtauna

§ 22 Nr. 2 Version vom 27.01.2022

S olothurner S teuerbuch

Einkom m en gem äs s Lohnaus w eis § 22 Nr. 2 (inkl. Gehalts nebenleis tungen) (Steuererklärung Ziff. 100 bis 131)

Ges etzliche Grundlagen 1 § 22 StG Steuerbar sind alle Einkünfte aus privatrechtlichem oder öf- fentlich-rechtlichem Arbeitsverhältnis mit Einschluss der Neben- einkünfte wie Entschädigungen für Sonderleistungen, Tag- und Sitzungsgelder, Provisionen, Zulagen, Dienstalters- und Jubilä- umsgeschenke, Gratifikationen, Trinkgelder, Tantiemen, geld- werte Vorteile aus Mitarbeiterbeteiligungen und andere geld- werte Vorteile, soweit sie nicht Auslagenersatz darstellen.

5 § 3 StVO Nr. 13 Nutzt die steuerpflichtige Person ein Geschäftsfahrzeug unent- geltlich für Fahrten zwischen Wohn- und Arbeitsstätte sowie für weitere private Zwecke, so kann anstelle der Abrechnung über die tatsächlichen Kosten der privaten Nutzung und des Fahrkostenab- zugs eine pauschale Fahrkostenabrechnung vorgenommen wer- den. 6 Bei der pauschalen Fahrkostenabrechnung gelten 0.9 Prozent des Kaufpreises des Fahrzeugs als monatliches Einkommen aus dieser Nutzung, mindestens aber 150 Franken pro Monat.

1 Art. 17 DBG Steuerbar sind alle Einkünfte aus privatrechtlichem oder öf- fentlich-rechtlichem Arbeitsverhältnis mit Einschluss der Neben- einkünfte wie Entschädigungen für Sonderleistungen, Provisio- nen, Zulagen, Dienstalters- und Jubiläumsgeschenke, Gratifika- tionen, Trinkgelder, Tantiemen, geldwerte Vorteile aus Mitar- beiterbeteiligungen und andere geldwerte Vorteile.

Weitere Grundlagen

  • SSK, Mustervorlagen Spesenreglemente für Unternehmen und für Non-Profit-Organisationen vom 13. Dezember 2021

  • SSK, Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises bzw. der Rentenbescheinigung

  • Jährliches Rundschreiben der ESTV betreffend Berufskostenpauschalen und Naturalbezüge

Fassung vom 27.01.2022 In Kraft ab 01.01.2021 Ersetzt Fassung vom 02.12.2021

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Inhalt

1 Einkommensgeneralklausel .................................................................................................... 2

2 Spesenentschädigungen ......................................................................................................... 3

2.1 Allgemeines ............................................................................................................................. 3

2.2 Angaben der Spesenvergütungen im Lohnausweis ............................................................. 3

3 Genehmigung von Spesenreglementen ................................................................................ 4

3.1 Allgemeine Voraussetzungen ................................................................................................ 4

3.2 Weitere Anforderungen ......................................................................................................... 5

3.3 Anerkennung nichtsolothurnischer Spesenreglemente ....................................................... 6

3.4 Erstellen eines Spesenreglements .......................................................................................... 7

4 Spesenvergütungen und Gewinnungskostenabzüge ........................................................... 7

4.1 Grundsätzliches ....................................................................................................................... 7

4.2 Berufliche Notwendigkeit ...................................................................................................... 7

4.3 Ersatz übriger Berufskosten ................................................................................................... 8

5 Geschäftsauto .......................................................................................................................... 9

5.1 Allgemeines ............................................................................................................................. 9

5.2 Pauschaler Privatanteil ............................................................................................................ 9

5.3 Effektiver Privatanteil ........................................................................................................... 10

5.4 Für private Nutzung ungeeignete Fahrzeuge ..................................................................... 11

5.5 Geschäftsinhaber und diesen nahestehende Personen ...................................................... 11

5.6 Mehrere Geschäftsfahrzeuge pro Person ............................................................................ 11

5.7 Veteranenfahrzeuge ............................................................................................................. 11

6 Bundessteuer ......................................................................................................................... 12

7 Muster-Spesenreglement ...................................................................................................... 13

1 Einkom m ens generalklaus el

Aufgrund der Einkommensgeneralklausel unterliegen grundsätzlich sämtliche Einkünfte der Einkommenssteuer. Hierzu gehört insbesondere das Lohneinkommen aus unselbstän- diger Erwerbstätigkeit.

Vergütungen effektiver Spesen des Arbeitgebers stellen grundsätzlich Auslagenersatz dar, sind somit nicht Lohnbestandteil und daher steuerneutral. Akzeptiert werden unter gewissen Voraussetzungen auch Einzelfallpauschalen (ereignisbezogene Spesen) und Pau- schalspesen (zeit-raumbezogene Spesen). Zweck solcher Vergütungsbemessungen ist eine administrative Entlastung, indem auf eine exakte Nachprüfung bzw. Belegsammlung ver- zichtet wird. Deswegen werden gewisse Abweichungen zwischen effektiven Kosten und Pauschalen auch in steuerlicher Hinsicht in Kauf genommen. Anders verhält es sich jedoch, wenn die entrichteten Pauschalspesen wesentlich höher sind als die effektiven Auslagen. Hier erhält der Arbeitnehmende einen geldwerten Vorteil, der zu seinem steuerbaren Ein- kommen zählt.

Beiträge des Arbeitgebers an die Berufskosten wie beispielsweise für den Arbeitsweg ge- hören als Lohnbestandteile ebenfalls zum Einkommen. Solche Entschädigungen können

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hingegen, je nach Situation, vom Arbeitnehmenden als Berufskosten wieder in Abzug ge- bracht werden.

2 S pes enents chädigungen

2.1 Allgem eines

In der Praxis erweist sich die Unterscheidung zwischen Berufsauslagen und Spesen oftmals als problematisch. Berufsauslagen sind Aufwendungen, die für die Berufsausübung ent- stehen und nach § 33 StG und Art. 26 DBG (Fahrtkosten, Verpflegungsmehrkosten und übrige Berufskosten) als Gewinnungskosten vom Einkommen abgezogen werden können.

Unter Berufsauslagen in diesem Sinne sind Aufwendungen zu verstehen, die grundsätzlich vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn oder nach Arbeitsschluss (z.B. Entschädigungen für den Arbeitsweg, für Büro- oder Lagerbenützung beim Arbeitnehmenden daheim, für den Heimgebrauch von Hilfsmitteln [z.B. Computer], Umzugsentschädigungen etc.) bzw. ganz allgemein bei der Arbeitstätigkeit anfallen (z.B. Entschädigungen für Werkzeuge, Fachli- teratur, spezielle Kleider oder Schuhe etc.).

Als Spesenvergütung oder Spesenersatz werden die vom Arbeitgeber ausgerichteten Ent- schädigungen für Auslagen, die dem Arbeitnehmer bei der beruflichen Tätigkeit erwach- sen, bezeichnet. Gemäss Art. 327a OR, welcher analog auch für öffentlich-rechtliche Ar- beitsverhältnisse gilt, hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmenden alle durch die Ausfüh- rung der Arbeit notwendig entstandenen Auslagen zu ersetzen, und zwar einschliesslich des Unterhalts bei auswärtiger Tätigkeit. Gegenteilige Abreden zulasten von Arbeitneh- mern sind nichtig (Art. 327a Abs. 3 OR). Spesenauslagen sind demzufolge Aufwendungen, die Arbeitnehmern während der Arbeitszeit oder in Erfüllung eines konkreten Arbeitsein- satzes entstehen.

Spesenentschädigungen sind demnach Leistungen, welche Steuerpflichtigen im Zusam- menhang mit dem Arbeitsverhältnis zufliessen. Sie gehören grundsätzlich zu den steuer- baren Einkünften.

2.2 Angaben der S pes env ergütungen im Lohnaus w eis

Spesenvergütungen sind Leistungen, welche den Steuerpflichtigen im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis zufliessen. Sie gehören grundsätzlich zu den steuerbaren Einkünf- ten im Sinne von § 22 Abs. 1 StG und sind aufgrund von § 143 Abs. 1 lit. a StG vom Arbeit- geber im Lohnausweis zu bescheinigen. Ob den ausgerichteten Spesenvergütungen ab- zugsfähige Auslagen entgegenstehen, entscheidet die Steuerbehörde nach Massgabe der Vorschriften über die Abzüge bei unselbständigem Erwerb.

In Bezug auf die pauschalen Vergütungen gilt die Regel, dass diese in jedem Fall, d.h. selbst wenn sie die tatsächlichen Kosten nicht übersteigen, im Lohnausweis aufzuführen sind. Als pauschale Spesenvergütungen gelten jene Entschädigungen, welche ungeachtet der effektiven Zahl der Kostenereignisse (z. B. Mahlzeiten, gefahrene Kilometer) und der

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effektiven Höhe der Kosten für einen bestimmten Zeitabschnitt pauschal festgelegt wer- den. Für nicht leitendes oder Innendienstpersonal müssen effektive Vergütungen, die pro Kostenereignis ausgerichtet werden, betragsmässig nicht angegeben werden, sofern sie sich in der Höhe der tatsächlichen Auslagen bewegen. In diesem Fall ist zu bescheinigen, dass die Entschädigungen den tatsächlichen Aufwendungen entsprechen.

Für leitendes Personal und Aussendienstpersonal müssen grundsätzlich sämtliche pauscha- len und effektiven Spesenvergütungen betragsmässig angegeben werden.

3 Genehm igung v on S pes enreglem enten

3.1 Allgem eine Voraus s etzungen

Arbeitgeber können von der Pflicht zur betragsmässigen Bescheinigung der nach dem tat- sächlichen Aufwand abgerechneten Spesen dispensiert werden. Voraussetzung hierfür ist, dass das Unternehmen der Steuerbehörde des Sitzkantons ein für alle Beschäftigten ver- bindliches Spesenreglement zur Genehmigung vorlegt und sich verpflichtet,

  • den Arbeitnehmenden neben den auf dem Lohnausweis als Salärbestandteil beschei- nigten Vergütungen keine im Spesenreglement nicht vorgesehenen Leistungen ir- gendwelcher Art zukommen zu lassen;

  • keinerlei auf dem Lohnausweis nicht als Salärbestandteil ausgewiesene Privatausla- gen den Arbeitnehmenden direkt zu bezahlen;

  • mit den reglementarischen Spesenvergütungen nur den Auslagenersatz aufgrund des Arbeitsvertragsrechts (vgl. Art. 327a ff. OR) abzudecken;

  • Leistungen jeder Art, welche die genehmigten Ansätze gemäss Spesenreglement übersteigen, als Salärbestandteil auf dem Lohnausweis auszuweisen;

  • jede Änderung des Spesenreglements vor der Inkraftsetzung der neuen Bestimmun- gen der Steuerbehörde zur Genehmigung vorzulegen.

Um genehmigt zu werden, muss das Spesenreglement folgende Anforderungen erfüllen:

  • Es darf nur die Vergütung von berufsbedingten Auslagen vorsehen;

  • Die Vergütungen sind grundsätzlich nach dem effektiven Aufwand je Kostenereignis zu bemessen;

  • Werden Fallpauschalen pro Kostenereignis vorgesehen, müssen diese Vergütungen dem durchschnittlich bei den jeweiligen Spesenereignissen anfallenden Kosten ent- sprechen (unter Abzug eines angemessenen Privatanteils bei Mahlzeiten, bei Benüt- zung eines Geschäftsautos etc.);

  • Pauschalspesenvergütungen (vorab an Personal in leitender Funktion) müssen funk- tionsbezogen sein und dürfen nur für berufsbedingte Auslagen ausgerichtet werden, die ein gewisses Mindestmass übersteigen, sodass eine Abrechnung nach Kostener- eignis nicht zumutbar ist.

Pauschalspesenvergütungen sind in jedem Fall, d.h. auch bei einem Dispens von der Be- scheinigungspflicht, auf dem Lohnausweis zu vermerken. Der erteilte Dispens befreit nicht

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von der Pflicht, dem Arbeitnehmenden auf Verlangen der Steuerbehörden eine Beschei- nigung über die Höhe der gesamten Spesenvergütungen im Einzelfall auszustellen. Mit dem Bescheinigungsdispens wird der Arbeitgeber ermächtigt, auf den Lohnausweisen an- stelle der Angaben über die Höhe der nichtpauschalen Spesenvergütungen mit dem Text „Spesenreglement durch Kanton SO am (Datum) genehmigt“ anzubringen.

3.2 Weitere Anforderungen

Ausser den bereits allgemein genannten Kriterien, muss ein Arbeitgeber folgende Bedin- gungen erfüllen, damit sein Spesenreglement offiziell genehmigt werden kann:

1. Anzahl Mitarbeitende

Aus verwaltungsökonomischen Gründen werden Spesenreglemente nur bewilligt, wenn die Zahl der Mitarbeitenden mindestens 10 beträgt. Es müssen zwar nicht alle Mitarbeitenden im Vollpensum arbeiten, grundsätzlich soll es sich jedoch um Haupt- erwerbe, nicht um Nebenerwerbe handeln. Von der Mindestmitarbeiterzahl kann in folgenden Fällen abgewichen werden:

  1. a) bei einer Unternehmensgruppe (Gruppe muss insgesamt mindestens 10 Mitar- beitende beschäftigen);

  2. b) Unternehmung „stösst“ zu einer Unternehmung (als Tochter-, Schwester- oder Muttergesellschaft), die bereits über ein genehmigtes Reglement verfügt;

  3. c) Leitende Mitarbeitende wohnen im einem Kanton, der Pauschalspesen nur noch dann akzeptiert, wenn diese offiziell bewilligt sind.

2. Unternehmensgruppe

Gehören mehrere Unternehmen ein und derselben Gruppe an, soll jede einzelne Gruppengesellschaft ein offiziell genehmigtes Reglement haben. Dies deshalb, weil insbesondere leitende Angestellte (mit Pauschalspesen) gleichzeitig in mehr als einer Gruppengesellschaft beschäftigt und/oder als Verwaltungsrat tätig sind. Die bewil- ligte Spesenpauschale bezieht sich somit auf sämtliche Tätigkeiten innerhalb der Gruppe sowie ein volles Pensum. Die Addition sämtlicher Teilpensen kann nicht grös- ser als 100 % sein (gilt für alle Erwerbseinkommen der steuerpflichtigen Person, die nicht den Charakter eines Nebenerwerbs haben, und zwar unabhängig davon, ob die betreffenden Arbeitgeber über ein offiziell genehmigtes Spesenreglement verfügen oder nicht).

3. Formelles

Für Personen, deren Bezüge keiner Lohnausweispflicht unterliegen bzw. auf keinem Lohnausweis aufgeführt werden müssen oder können, ist eine offizielle Spesenver- einbarung nicht möglich. Namentlich sind das:

  1. a) Inhaber von Personenunternehmen (Einzelunternehmer, Kollektivgesellschafter, Komplementäre einer Kommanditgesellschaft);

  2. b) Arbeitgeber, welche die Löhne ihrer Angestellten im vereinfachten Verfahren abrechnen (nach BGSA). Bei Unternehmensgruppen bedeutet dies, dass keine Gruppengesellschaft das vereinfachte Abrechnungsverfahren anwenden darf.

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4. Haupterwerb / Nebenerwerb

Offizielle Spesenreglemente eignen sich in erster Linie für Arbeitgeber, deren Arbeit- nehmende im Haupterwerb tätig sind. Nur ausnahmsweise können Reglemente von Arbeitgebern genehmigt werden, deren Belegschaft im Nebenerwerb beschäftigt ist. Die Gründe dafür liegen in der teilweisen bis vollständigen Steuerbefreiung auf dem Total der Nebenerwerbseinkommen sowie der Tatsache, dass die bei Nebenerwerb entrichteten Spesen in den Bereich des Pauschalabzugs fallen und somit keinen ei- gentlichen Spesencharakter haben.

5. Meldepflicht

Solothurnische Arbeitgeber, die über ein offiziell genehmigtes Spesenreglement ver- fügen, das die Auszahlung von Pauschalspesen vorsieht, melden die Empfänger je- weils bis Ende Februar des Folgejahres (Bsp.: Bezüge im Kalenderjahr 2020 bis spätes- tens Ende Februar 2021) dem Kantonalen Steueramt.

6. Genehmigungsgesuche

Solothurnische Arbeitgeber haben die Gesuche unter Beilage des vollständigen Spe- senreglements sowie - bei Entrichtung von Pauschalspesen - einer Liste der Pauschals- pesenempfänger unter Angabe von Name, Vorname, Funktion/Titel, Bruttolöhne (inkl. eines allfälligen Bonus) und den geplanten Pauschalspesen dem Steueramt des Kantons Solothurn, Inspektorat, Werkhofstrasse 29c, 4509 Solothurn, einzureichen.

7. Kündigung / Wegfall der offiziellen Anerkennung

Folgende Ereignisse können zur Beendigung der offiziellen Bewilligung führen:

  1. a) die Unternehmung möchte keine offizielle Anerkennung mehr (jederzeit mög- lich);

  2. b) die Unternehmung verlegt ihren Sitz in einen anderen Kanton;

  3. c) die Unternehmung verstösst entweder materiell oder formell (v.a. beim Lohn- ausweis) mehrfach gegen die offiziellen Auflagen;

  4. d) die Unternehmung kommt ihrer Meldepflicht (Pauschalspesenempfänger oder Lohnausweise) wiederholt nicht nach;

  5. e) die Unternehmung wird liquidiert, geht Konkurs oder wird aus irgendwelchen Gründen gelöscht.

3.3 Anerkennung nichts olothurnis cher S pes enreglem ente

Grundsätzlich werden alle genehmigten Spesenreglemente anerkannt. Voraussetzungen dafür sind jedoch, dass die entrichteten Spesen einerseits reglementskonform sind und die zuständige Behörde des Sitzkantons andererseits die Richtlinien der Schweizerischen Steu- erkonferenz bei der Bewilligung des Reglements beachtet hat. Ist das eine oder andere nicht der Fall, behält sich der Kanton Solothurn eine teilweise oder vollständige Besteue- rung der Spesen vor. Steuerliche Korrekturen können erfolgen, wenn:

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  1. a) angenommen werden muss, dass die Pauschale für Repräsentation unverhältnismäs- sig hoch ist und einen bestimmten Betrag übersteigt (beträgt mehr als 5 % des Brut- tolohns und mehr als CHF 6‘000 [bei Vollpensum]). Diese Praxis wird durch zwei kan- tonale Gerichtsentscheide gestützt (Urteil KSG SGSTA.2015.42 vom 28. September 2015; Urteil KSG SGSTA.2011.147 vom 26. November 2012);

  2. b) deutlich (offensichtlich) übersetzte Spesenentschädigungen jedwelcher Art vorlie- gen;

  3. c) Regelungen getroffen werden, die der gängigen Praxis und Rechtsprechung zuwi- derlaufen (z.B. Autoprivatanteile <0.9 % ohne objektive Begründung; privilegierte Autoprivatanteile bei Benutzung ökologisch nachhaltiger Fahrzeuge; steuerfreie Ent- schädigungen für das Zurücklegen des Arbeitswegs, Kleidung, Fitnessabo usw.);

  4. d) Genehmigungsfehler vorhanden sind (z.B. Arbeitswegabzug soll trotz persönlich zu- geteiltem Geschäftsauto möglich sein; Doppelspurigkeiten (Kombination/Kumula- tion von Tages- und Monatspauschalen für dieselben Spesenereignisse); Gewährung unzulässiger (unzulässig hoher) Rabatte; usw. (siehe auch Punkt c);

  5. e) das Spesenereignis nicht eintreten kann (Arbeitnehmer erhält z.B. Autospesen, ob- wohl er kein Auto besitzt) oder tatsächlich nicht eingetreten ist (Arbeitnehmer erhält Gegenwert eines Generalabonnements ausbezahlt, ohne dass er sich ein solches an- schafft);

  6. f) das Spesenreglement vom Arbeitgeber nicht eingehalten wird;

  7. g) das Spesenreglement die Bestimmungen von Art. 327 OR nicht einhält.

3.4 Ers tellen eines S pes enreglem ents

Die in den Mustervorlagen Spesenreglemente für Unternehmen und für Non-Profit-Orga- nisationen der SSK vom 13. Dezember 2021 ausgearbeiteten Muster-Spesenreglemente bieten eine wertvolle Hilfestellung beim Anfertigen eines Spesenreglements.

4 S pes env ergütungen und Gew innungs kos tenabzüge

4.1 Grunds ätzliches

Ob den ausgerichteten Spesenvergütungen abzugsfähige Berufsauslagen entgegenste- hen, entscheidet sich nach den Vorschriften über die Abzüge bei unselbständigem Erwerb (§ 33 StG). Nicht ausschlaggebend ist, wie die Entschädigungen von der steuerpflichtigen Person oder vom Arbeitgeber bezeichnet werden. Wohl wird zunächst der Arbeitgeber darüber zu befinden haben, ob und in welchem Ausmass der Arbeitnehmende Anspruch auf Spesenersatz hat. Es ist jedoch nicht Sache des Arbeitgebers zu entscheiden, in wel- chem Ausmass dem Arbeitnehmenden steuerrechtlich abzugsfähige Aufwendungen ent- standen sind.

4.2 Berufliche Notw endigkeit

Die Anerkennung geltend gemachter, tatsächlich angefallener Ausgaben richtet sich vor- weg nach dem Kriterium der beruflichen Notwendigkeit. Sodann wird geprüft, ob die Auslagen, für welche die Spesenentschädigung geleistet wird, als besondere Berufskosten

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gemäss § 33 Abs. 1 lit. a und b StG oder als übrige Kosten gemäss § 33 Abs. 1 lit. c StG zu qualifizieren sind.

Hinsichtlich der Beurteilung der beruflichen Notwendigkeit ist zu beachten, dass ein Er- messensspielraum nur dann besteht, wenn die steuerpflichtige Person objektiv nicht in der Lage ist, bestimmte Auslagen zu belegen oder wenn ein Beleg für sich allein noch nicht auf die berufliche Zwecksetzung bzw. Notwendigkeit schliessen lässt (z.B. Quittung für auswärtige Verpflegung und Konsumationen). Kann eine bestimmte Aufwendung ob- jektiv belegt und aufgrund des Beleges unmittelbar auf die berufliche Zwecksetzung ge- schlossen werden (z.B. Unterprovisionen eines Versicherungsvertreters), so ist ein Ermes- sensspielraum ausgeschlossen. Die entsprechende Aufwendung kann nur bei striktem Nachweis, d.h. Vorlage des Beleges, Anerkennung finden.

4.3 Ers atz übriger Berufs kos ten

Dient eine Spesenpauschale der Abgeltung von übrigen Berufskosten im Sinne von § 33 Abs. 1 lit. c StG, können nach dem geltenden System - unbelegter Pauschalabzug oder Abzug der nachgewiesenen tatsächlichen Aufwendungen - die tatsächlich angefallenen Berufskosten nur in Abzug gebracht werden, wenn diese vollständig nachgewiesen wer- den. Nach den Regeln der Beweislastverteilung obliegt der steuerpflichtigen Person der Nachweis der notwendigen tatsächlichen Auslagen, die an die Stelle des Pauschalabzugs treten und diesen grundsätzlich ausschliessen. Eine Besonderheit gilt, wenn für die ge- samten Berufsauslagen eine Spesenpauschale ausgerichtet wird. Der Pauschalabzug für übrige Berufskosten steht einer steuerpflichtigen Person grundsätzlich auch dann zu, wenn ihm tatsächliche Aufwendungen durch Spesen ersetzt werden. Er entfällt aber, wenn

  • ausdrücklich der Abzug höherer notwendiger Kosten beansprucht wird;

  • sämtliche Berufsspesen nach dem tatsächlichen Aufwand vom Arbeitgeber entschä- digt werden, oder wenn

  • der Arbeitgeber für die gesamten Berufsspesen eine Pauschalentschädigung (Ge- samtspesenpauschale) ausrichtet.

Wird die Spesenpauschale nicht allgemein für möglicherweise anfallende Auslagen, son- dern nur für ganz bestimmte Aufwendungen oder Leistungen (z.B. Bereitstellung des Pri- vatwagens für geschäftliche Fahrten) ausgerichtet, so werden die tatsächlichen Aufwen- dungen nur bezüglich des namentlich genannten Zweckes überprüft.

Nicht geltend gemacht werden können in der Regel jene Aufwendungen, die mehrheit- lich Auslagen des privaten Bereichs betreffen und somit als Kosten der eigenen Lebens- haltung und nicht als Gewinnungskosten zu qualifizieren sind. Dazu gehören namentlich die Repräsentationsspesen. Auch Kleideraufwendungen werden nach herrschender Praxis nicht direkt zum Zweck der Einkommenserzielung gemacht. So befasste sich das Steuer- gericht des Kantons Solothurn im Urteil SGSTA.2013.36 vom 28. April 2014 mit der Frage, ob ein unselbständiger Versicherungsberater und Verkaufsleiter die geltend gemachten Hotelkosten, Repräsentationskosten, Infrastrukturentschädigungen und Einzelspesen als

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übrige Berufskosten von seinem Einkommen in Abzug bringen konnte. Dies vor dem Hin- tergrund, dass die Arbeitgeberin des Steuerpflichtigen über ein durch das Steueramt So- lothurn genehmigtes Spesenreglement verfügte. Das Steuergericht stellte fest, dass es sich bei den vorgebrachten Kosten um Auslagen handelte, die von der Arbeitgeberin nach dem bestehenden Spesenreglement nicht übernommen wurden. Für solche Auslagen be- steht die Vermutung, dass sie nicht im geschäftlichen Interesse der Arbeitgeberin – und damit dem beruflichen Interesse des Steuerpflichtigen – lagen, und dass sie somit der pri- vaten Sphäre zuzuordnen und entsprechend nicht abzugsfähig sind. In absoluten Ausnah- mefällen mag es nach dem Steuergericht denkbar sein, dass Auslagen, die nicht im Inte- resse der Arbeitgeberin liegen oder dem Spesenreglement widersprechen, dennoch aus Sicht des Arbeitnehmenden beruflich notwendig sind. In solchen Fällen steht der steuer- pflichtigen Person die Widerlegung der Vermutung offen, indem er im Einzelfall den vol- len Nachweis erbringt, dass die Kosten (auch in der Höhe) beruflich notwendig waren. Dieser Nachweis muss nach dem Steuergericht insbesondere eine Begründung enthalten, weshalb die Abweichung von den Vorgaben und Interessen der Arbeitgeberin notwendig war. Der steuerpflichtige Versicherungsberater und Verkaufsleiter konnte diesen Nach- weis im konkreten Fall nicht erbringen, weshalb das Steuergericht die geltend gemachten effektiven Kosten nicht zum Abzug zuliess und dem Steuerpflichtigen nur den Pauscha- labzug für übrige Berufskosten gewährte.

5 Ges chäfts auto

5.1 Allgem eines

Bei Geschäftsautos ist zu unterscheiden zwischen solchen, die rein beruflich genutzt wer- den und in der Regel keinem Mitarbeitenden persönlich zugeteilt sind (sog. Poolfahr- zeuge), und Autos, die einem Mitarbeitenden persönlich zur Verfügung stehen und nebst der beruflichen Nutzung auch für den Arbeitsweg und oft auch für den privaten Gebrauch Verwendung finden.

5.2 Paus chaler Priv atanteil

Verfügt eine steuerpflichtige Person über ein persönlich zugeteiltes Geschäftsauto, das auch privat genutzt werden kann, ist einerseits in der privaten Steuererklärung kein Ar- beitswegabzug mehr zulässig (im Lohnausweis muss Feld F angekreuzt sein), andererseits stellt die private Nutzung einen geldwerten Vorteil dar, der als Gehaltsnebenleistung im Lohnausweis unter Ziff. 2.2 zu deklarieren ist. Dieser sogenannte Privatanteil wird in der Regel pauschal ermittelt, und zwar mit monatlich 0,9 %1 des Anschaffungspreises inkl. Sonderausstattungen (beides exkl. MWST) bzw. mindestens CHF 150, sollten die 0,9 % ei- nen geringeren Betrag ausmachen (Urteil KSG SGSTA.2007.192 vom 1. Februar 2010). Diese Berechnungsweise ist immer dann angezeigt, wenn der Arbeitgeber sämtliche Fahr- zeugkosten übernimmt mit Ausnahme der Treibstoffkosten für längere Fahrten am Wo- chenende oder während der Ferien.

1 Bis und mit Steuerperiode 2021 0.8 %.

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Beis piel Kaufpreis CHF 50‘000, ganzjährige (auch) private Nutzung: 12 x 0,9 % x CHF 50‘000 = CHF 5’400 Privatanteil Auto.

Bei Leasingfahrzeugen tritt anstelle des Kaufpreises der im Leasingvertrag festgehaltene Barkaufpreis des Fahrzeugs. Übernimmt der Arbeitgeber nach Ablauf des Leasings das Fahrzeug zum sogenannten Restwert, hat dies keine Änderung der ursprünglichen Be- messungsgrundlage zur Folge. Für die Ermittlung des Privatanteils ist nach wie vor der Barkaufpreis zu Beginn des Leasings massgebend.

5.3 Effektiv er Priv atanteil

Neben der pauschalen Ermittlung des Privatanteils besteht die Möglichkeit der effektiven Erfassung der Privatnutzung. Voraussetzung dafür ist das lückenlose Führen eines Bord- buchs. Das heisst, es sind sowohl die privaten als auch die geschäftlichen Fahrten zu do- kumentieren, ebenso der Arbeitsweg. Der Kilometeransatz hängt grundsätzlich von zwei Faktoren ab, nämlich den Anschaffungskosten (wie bei der pauschalen Methode) sowie der gesamten Fahrleistung (Kilometer pro Jahr). Bei Kenntnis dieser zwei Parameter kann der Kilometeransatz gemäss TCS ermittelt werden. Der Privatanteil ergibt sich aus der Multiplikation TCS-Ansatz x privat gefahrene sowie auf den Arbeitsweg entfallende Kilo- meter. Der Begriff des Privatanteils ist bei der effektiven Ermittlung weiter gefasst, indem in einem ersten Schritt der ganze Arbeitsweg als Privatanteil berücksichtigt wird. In einem zweiten Schritt wird der Privatanteil in Form von Berufsauslagen im Umfang des zulässi- gen Pendlerabzugs korrigiert (siehe Beispiel unter Ziff. 6). Im Gegensatz zum pauschalen Privatanteil wird bei der effektiven Ermittlung auf dem Lohnausweis Feld F nicht ange- kreuzt.

Beis piel Kaufpreis CHF 50‘000, jährliche Kilometerleistung 20‘000, davon privat 4‘000 sowie Ar- beitsweg 6’000.

--> Ansatz gemäss TCS-Grafik (ca.) CHF 0.80, ergibt einen Privatanteil von:

Privat (4’000 x 0.80) CHF 3’200

Arbeitsweg (6'000 x 0.80) CHF 4’800

Privatanteil (brutto) CHF 8’000

./. Pendlerabzug CHF 4'800 (beim Bund CHF 3'000)

Privatanteil (netto) CHF 3'200 (beim Bund CHF 5'000)

Anstelle des TCS-Ansatzes können die Zahlen gemäss Erfolgsrechnung beigezogen wer- den. Bei dieser Methode wird jährlich auf die individuellen Autokosten (inkl. Abschrei- bungen oder Leasingaufwand) abgestellt. Diese Methode ist zwar etwas genauer als die

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TCS-Methode, ist jedoch aufwändiger und hat ausserdem den Nachteil, dass der Kilome- teransatz und somit der Privatanteil vor allem bei Neuanschaffungen zu Beginn recht hoch ausfallen kann.

5.4 Für priv ate Nutzung ungeeignete Fahrzeuge

Bei bestimmten Fahrzeugtypen (z.B. Monteur- oder Servicefahrzeugen) ist der Privatge- brauch (objektiv) erheblich eingeschränkt. Hier kann auf die Aufrechnung eines Privatan- teils verzichtet werden, insbesondere wenn ein privates Auto vorhanden ist, das sich für die private Nutzung eignet. Ansonsten genügt der Umstand eines privat vorhandenen Fahrzeugs allein nicht, um auf die Aufrechnung des Privatanteils eines persönlich zuge- teilten (und für die private Nutzung grundsätzlich geeigneten) Geschäftsautos verzichten zu können. Die Erlaubnis des Arbeitgebers, der Arbeitnehmer dürfe den Geschäftswagen bloss für den Arbeitsweg, nicht aber privat benutzen, muss gut belegt werden – am besten mit einem lückenlos geführten Bordbuch.

5.5 Ges chäfts inhaber und dies en nahes tehende Pers onen

Bei Geschäftsinhabern und diesen nahestehenden Personen stellt sich überdies die Frage der geschäftsmässigen Begründetheit bei der Zurverfügungstellung eines Geschäftsfahr- zeugs. Zentral ist die Frage des Drittvergleichs. Ist dieser nicht gegeben, muss der Privat- anteil entsprechend erhöht werden. Bei relativ wenig gefahrenen geschäftlichen Kilome- tern muss der gesamte Fahrzeugaufwand abzüglich die beruflich gefahrenen Kilometer (zu bspw. CHF 0.70) als Privatanteil berücksichtigt werden. Fehlt eine berufliche Verwen- dung vollends, beträgt der Privatanteil 100 % der in der Erfolgsrechnung verbuchten Auf- wendungen.

5.6 Mehrere Ges chäfts fahrzeuge pro Pers on

Insbesondere bei Geschäftsinhabern kommt es vor, dass diese über mehr als ein Geschäfts- fahrzeug verfügen können, auch privat. Auch hier ist im Sinne eines Drittvergleichs vor- zugehen, indem die geschäftsmässige Begründetheit in den meisten Fällen nur bei einem Geschäftsfahrzeug gegeben sein dürfte. Das heisst, bei einem (z.B. das erste, beruflich am besten geeignete) Geschäftsauto wird der übliche (pauschale) Privatanteil von 10.8 %2 pro Jahr berechnet, bei weiteren Fahrzeugen beträgt der Privatanteil 100 % der verbuchten Kosten.

5.7 Veteranenfahrzeuge

Fahrzeuge, die von den kantonalen Strassenverkehrsämtern als sog. Veteranenfahrzeuge zugelassen sind, dürfen aufgrund der behördlichen Auflagen nur für private Zwecke ver- wendet werden. Namentlich ausgeschlossen sind Fahrten, mit denen ein wirtschaftlicher Zweck verfolgt wird. Faktisch kann es sich bei Veteranenfahrzeuge also nur um private Fahrzeuge handeln, auch wenn diese in Geschäftsbüchern erfasst sein sollten. Der Privat- anteil beträgt somit 100 % der verbuchten Kosten.

2 Bis zur Steuerperiode 2021 9.6 %.

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6 Bundes s teuer

Die Regelung bei der Bundessteuer ist grundsätzlich identisch. Ein Unterschied besteht bis zur Steuerperiode 2021 bei der steuerlichen Behandlung des Arbeitswegs (FABI; vgl. Kapitel „Fahrkosten zum Arbeitsort“, StB SO § 33 Nr. 1). Wird der Privatanteil nicht

pauschal, sondern effektiv ermittelt, kann die Begrenzung durch

FABI trotzdem zu tragen

kommen.

Bund

Effektiv

S taat

Effektiv

Bund/S taat

Paus chal

Beis piel 1

Anschaffungskosten (CHF)

50'000

Fahrleistung privat (km)

4’200

Fahrleistung Arbeitsweg (km)

8’360

Fahrleistung beruflich (km)

7’440

Fahrleistung total (km)

20’000

Km-Ansatz gemäss TCS (CHF)

0.80

Privat (4'200 x 0.80)

3'360

3’360

Arbeitsweg (8'360 x 0.80)

6'688

10'048 3

6’688

10’048 3

Freibetrag (Pendlerabzug)

-3'000

-6’688

7'048

3’360

5’400 3

Beis piel 2

Anschaffungskosten (CHF)

50'000

Fahrleistung privat (km)

4’200

Fahrleistung Arbeitsweg (km)

2’640

Fahrleistung beruflich (km)

13’160

Fahrleistung total (km)

20’000

Km-Ansatz gemäss TCS (CHF)

0.80

Privat (4'200 x 0.80)

3'360

3’360

Arbeitsweg (2’640 x 0.80)

2'112

5'472 4

2’112

5’472 4

Freibetrag (Pendlerabzug)

-2'112

-2’112

3’360

3’360

5’400 4

3 In Ziff. 2.2 des Lohnausweises zu deklarieren.

4 In Ziff. 2.2 des Lohnausweises zu deklarieren.

Solothurner Steuerbuch § 22 Nr. 2

Fassung vom 02.12.2021

13

Beis piel 3

Anschaffungskosten (CHF) 50'000

Fahrleistung privat (km) 8’000

Fahrleistung Arbeitsweg (km) 1’320

Fahrleistung beruflich (km) 10’680

Fahrleistung total (km) 20’000

Km-Ansatz gemäss TCS (CHF) 0.80

Privat (8’000 x 0.80)

6'400

6’400

Arbeitsweg (1’320 x 0.80)

1'056

4

7'456

1’056

7’456 4

Freibetrag (Pendlerabzug)

-1'056

-1’056

6’400

6’400

5’400 4

7 Mus terv orlagen S pes enreglem ente

Die Mustervorlagen für Spesenreglemente sind im Anhang zu finden.

Solothurner Steuerbuch § 22 Nr. 2

Fassung

vom 02.12.2021