§ 145 Nr. 2 Version vom 28.04.2017

2.1 Grunds atz

Die Lohnmeldepflicht gilt für alle Arbeitgeber (natürliche und juristische Personen), die im Kanton Solothurn Personen im Arbeitsverhältnis beschäftigen. Darunter fallen na- mentlich:

• Unternehmen jeglicher Art und Grösse (Einzelunternehmen, Landwirtschafts- und Gewerbebetriebe, Personengesellschaften und juristische Personen), die im Kanton Solothurn ihren Geschäftsbetrieb führen oder hier über eine Betriebsstätte (Filiale, Zweigniederlassung) verfügen; juristische Personen auch dann, wenn nur an ihr be- teiligte Personen mitarbeiten;

• öffentliche Gemeinwesen (Kanton, Einwohner-, Bürger- und Kirchgemeinden etc.) und nicht gewinnorientierte Organisationen (Stiftungen, Vereine etc.);

• Personen, die in ihrem Privatbereich eigenes Personal beschäftigen, wie Haushalts- hilfen, Reinigungs- und Pflegepersonal, sofern nicht nach dem vereinfachten Ab- rechnungsverfahren abgerechnet wird.

Wenn ein Betrieb kein Personal angestellt hat, besteht keine Lohnmeldepflicht des Be- triebes gegenüber dem Kantonalen Steueramt.

Die Meldepflicht gilt auch für die Vergütungen an Aktionäre, Verwaltungs- und Stif- tungsräte sowie Gesellschafter von juristischen Personen, die mit dem Einlageblatt 12 oder 18 zur Steuererklärung der Gesellschaft bescheinigt werden. Dafür entfällt die

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Pflicht, den Lohnausweis dem Einlageblatt beizulegen. Ebenso sind die Löhne von Ar- beitnehmerinnen und Arbeitnehmern, die der Quellenbesteuerung unterliegen, mit dem Lohnausweis zu melden.

2.2 Aus nahm en

Die Pflicht zur Ausstellung eines Lohnausweises und zur Meldung der Lohndaten entfällt dann, wenn der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin kleine Arbeitsentgelte über das vereinfachte Abrechnungsverfahren gemäss Bundesgesetz gegen die Schwarzarbeit (BGSA, SR 822.41) mit den Sozialversicherungen und den Steuern abrechnet (StB SO § 47bis Nr. 1).

3 Möglichkeiten zur Pflichterfüllung

Das Gesetz sieht neben dem Einreichen eines Exemplars des Lohnausweises die Meldung auch in anderer Form vor. Heute stehen die folgenden Möglichkeiten offen:

• Elektronisches Lohnmeldeverfahren (ELM);

• Maschinell gedruckte Lohnausweise mit Barcode;

• Lohnausweise ohne Barcode (Formular 11).

3.1 Elektronis ches Lohnm eldev erfahren (ELM)

Der Arbeitgeber kann die Lohndaten gemäss Lohnausweis mit dem einheitlichen elekt- ronischen Lohnmeldeverfahren an das Kantonale Steueramt übermitteln. Voraussetzung dafür ist eine vom Verein swissdec (www.swissdec.ch) zertifizierte Lohnbuchhaltung. Damit können die Lohndaten der AHV-Ausgleichskasse, der SUVA und den grossen Ver- sicherern (Unfall- und Krankentaggeldversicherung), dem Bundesamt für Statistik und dem Kantonalen Steueramt elektronisch übermittelt werden.

Die Vorteile von ELM bestehen darin, dass die Lohndaten für die verschiedenen Empfän- ger nur einmal erfasst werden müssen. Die Datenzuweisung erfolgt über einen Verteiler, wobei jeder Lohndatenempfänger nur jene Daten empfängt, die ihm gemäss gesetzli- chen oder vertraglichen Grundlagen zustehen. Druck und Versand eines Exemplars des Lohnausweises an das Kantonale Steueramt erübrigen sich.

In der Schweiz sind heute über 100 swissdec-zertifizierte Lohnprogramme auf dem Markt. Wenn die aktuell betriebene Lohnsoftware eines Arbeitgebers das ELM noch nicht unterstützt, kann dies in der Regel beim Lieferanten der Lohnsoftware abgeklärt werden. Ergänzende Informationen stehen auf der Webseite von swissdec zur Verfü- gung.

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3.2 Mas chinell gedruckte Lohnaus w eis e m it Barcode

Der Ausdruck aus einem Lohnprogramm enthält in der Regel einen 2D-Barcode (Beispiel rechts), der die Erfassung und elektronische Verarbeitung erleichtert. Der Barcode ist maschinell lesbar, wenn auf dem Lohnausweis unten links der Hinweis „Signatur ist korrekt“ erscheint.

In der Regel verfügen kleinere Unternehmen über keine eigene Lohnverarbeitungssoft- ware. Diese haben die Möglichkeit, auf der Webseite der Eidgenössischen Steuerverwal- tung die Software „eLohnausweis SSK“ zum Erstellen von Lohnausweisen herunterzula- den (www.estv.admin.ch > Direkte Bundessteuer > Dienstleistungen > eLohnausweis SSK). Das Programm ist unentgeltlich. Es bietet die Möglichkeit, eine beliebige Anzahl Lohnausweise mit Barcode am PC zu erstellen, sie zu speichern, zu drucken und revisi- onssicher zu archivieren. Es ist mandantenfähig und ermöglicht auch den Import von Da- ten aus anderen Programmen.

Ein Exemplar des gedruckten Lohnausweises ist der angestellten Person abzugeben. Ein weiteres Exemplar ist vom Arbeitgeber oder der Arbeitgeberin an die folgende Adresse zu senden:

Steueramt des Kantons Solothurn Abteilung Dienste Werkhofstrasse 29c 4509 Solothurn

3.3 Lohnaus w eis e ohne Barcode (Form ular 11)

Der Lohnausweis kann nach wie vor auf dem Papier-Formular 11 mit dem PC oder von Hand ausgefüllt werden. Auch wenn auf die Installation eines Lohnausweisprogramms verzichtet wird, erleichtert eine Anwendung auf der Webseite der Eidgenössischen Steu- erverwaltung das Ausfüllen des Lohnausweises (www.estv.admin.ch > Formulare > eLohnausweis SSK). Das Formular kann im PDF-Format aufgerufen, auf dem PC gespei- chert und ausgedruckt werden. Das Formular enthält keinen Barcode. Es nimmt aber die notwendigen Additionen und Subtraktionen automatisch vor. Die Pflichtfelder sind un- bedingt auszufüllen, insbesondere die neue, 13-stellige AHV-Nummer.

Das Papier-Formular 11 (Lohnausweis) ist, ob mit dem PC oder handschriftlich ausgefüllt, durch die ausstellende Person zu unterzeichnen. Eine Kopie des unterzeichneten Lohn- ausweises ist an die oben ersichtliche Adresse zu senden.

4 Fris t

Die elektronischen Lohnmeldungen und gedruckten Lohnausweise sind nach Möglich- keit bis spätestens Ende Februar des der Steuerperiode folgenden Jahres an das Kanto- nale Steueramt zu senden. Die fristgerechte Einsendung resp. Übermittlung ist Voraus- setzung für die rechtzeitige Verarbeitung vor dem Beginn der Veranlagungsarbeiten.

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5 Quellens teuer

In der Regel unterliegen Angestellte ohne Schweizer Bürgerrecht und ohne Niederlas- sungsbewilligung C der Quellensteuer. Die Arbeitgeber sind verpflichtet, die Beschäfti- gung von quellensteuerpflichtigen Personen innert acht Tagen nach Stellenantritt zu melden, ihnen die Steuer vom Lohn abzuziehen und monatlich auf dem offiziellen For- mular mit dem Kantonalen Steueramt, Abteilung Sondersteuern, Quellensteuern abzu- rechnen.

Seit dem Jahr 2014 ist die Abrechnung der Quellensteuer auch elektronisch möglich. Die Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen können über den Lohnstandard-CH (ELM-QST) die Quellensteuerdaten mit sämtlichen Kantonen in einem einheitlichen und standardisier- ten Prozess elektronisch abrechnen. Dadurch reduzieren sich der Aufwand und die Ge- fahr von Übertragungsfehlern stark. Die Quellensteuerdaten werden dabei aus der Lohnbuchhaltung direkt den anspruchsberechtigten Kantonen zugestellt, die anschlies- send Rechnung stellen. Die Quellensteuerrechnungen werden den Arbeitgebern weiter- hin in Papierform zugestellt. Unter ELM-QST sind die Quellensteuerabrechnungen mo- natlich vorzunehmen. Die Zahl der auch für ELM-QST zertifizierten Lohnbuchhaltungen hat im Verlauf der letzten Jahre stark zugenommen. Arbeitgeber können bei ihrem An- bieter der Lohnbuchhaltungssoftware abklären, ob die Quellensteuer-Abrechnungen auf elektronischem Wege möglich sind.

Arbeitgebern, die nicht mit ELM-QST abrechnen, steht auf der Internetseite des Kanto- nalen Steueramtes eine kostenlose Webanwendung zur Verfügung, mit der die Erstel- lung der Quellensteuer-Abrechnung vorgenommen werden kann. Mit dieser Anwen- dung können Arbeitgebende über eine gesicherte Verbindung die Quellensteuerab- rechnung im Kanton Solothurn unabhängig von ELM-QST online einreichen. Die An- wendung mit einer Anleitung kann auf der Webseite des Steueramtes (steueramt.so.ch / Sondersteuern/ Quellensteuern / Online Quellensteuer-Abrechnung) aufgerufen werden.

6 Aus kunfts s tellen

6.1 Technis che Fragen

Technische Fragen zur Lohnsoftware sind direkt an den Softwarelieferanten zu richten. Das Steueramt kann keine Auskünfte zu technischen Fragen erteilen.

Technische Fragen zum eLohnausweis SSK können an die DV Bern AG gestellt werden (siehe eLohnausweis SSK/Support; E-Mail: support-elohn-skk@dvbern.ch).

6.2 Fachliche Fragen

Das Steueramt ist für die Beantwortung von fachlichen Fragen zuständig. Diese sind zu richten an:

• betreffend Lohnmeldepflicht: 032 627 87 01 oder steueramt.so@fd.so.ch

• betreffend Quellensteuern: 032 627 87 62 oder quellensteuer.so@fd.so.ch.

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