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Weisung zur Genehmigung von Spesenreglementen vom 27.11.2014

Schwyzer Steuerbuch Lieferung 2015 60.20

Weisung zur Genehmigung von Spesenreglementen (Vom 27. November 2014)

Der Vorsteher des Finanzdepartementes des Kantons Schwyz,

gestützt auf § 28 Abs. 4 Bst. b des Steuergesetzes vom 9. Februar 2000 (StG),

erlässt folgende Weisung:

A. Gesetzliche Grundlage

1 Das Steuergesetz regelt die unmittelbaren Berufskosten zur Ermittlung des Rein- einkommens in § 28. Dessen Abs. 4 Bst. b sieht vor, dass das Finanzdeparte- ment in Abweichung von diesen gesetzlichen Ansätzen Spesenreglemente von Firmen genehmigen kann.

B. Spesenreglemente von Firmen mit Sitz im Kanton Schwyz

I. Bescheinigungspflicht für Spesenvergütungen

2 Nach § 145 Abs. 1 Bst. a StG bzw. Art. 127 Abs. 1 Bst. a des Bundesgesetzes über die direkte Bundessteuer (DBG) vom 14. Dezember 1990 sind die Arbeit- geber verpflichtet, dem Arbeitnehmer zuhanden der Steuerbehörden einen Lohn- ausweis auszustellen. Mit dem Lohnausweis sind sämtliche im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis ausgerichteten Leistungen zu bescheinigen.

Die Bescheinigung umfasst auch Spesenvergütungen. Mit den Lohnausweisfor- mularen sind für leitende Angestellte und für Aussendienstpersonal sowohl die nach tatsächlichem Aufwand als auch die in Form von Pauschalen vergüteten Spesen betragsmässig zu bescheinigen. Für das übrige Personal genügt die be- tragsmässige Bescheinigung der allfälligen Pauschalspesenvergütungen und die Angabe, dass weitere Spesen nach tatsächlichem Aufwand entschädigt worden sind, bzw. der Hinweis, dass keine weiteren Spesen vergütet worden sind.

II. Dispens von der Pflicht zur Bescheinigung von nicht pauschalen Spesen- vergütungen

  1. a) Allgemeines

3 Firmen, denen die Bescheinigung von nicht pauschalen Vergütungen für sämtli- che Mitarbeitenden sowie für leitende Angestellte unverhältnismässige Umtriebe verursacht, können von der Pflicht zur betragsmässigen Bescheinigung von nach tatsächlichem Aufwand abgerechneten Spesen mit dem Lohnausweis befreit werden. In der Regel ist das bei Unternehmen der Fall, die eine grössere Zahl

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von leitenden und im Aussendienst tätigen Angestellten beschäftigen. Ein sol- cher Dispens setzt voraus, dass die Firma den Steuerbehörden ein für alle Be- schäftigten verbindliches Spesenreglement zur Genehmigung vorlegt und sich schriftlich verpflichtet:

  • den Mitarbeitenden neben den auf dem Lohnausweis als Lohnbestandteil bescheinigten Vergütungen keine im Spesenreglement nicht vorgesehenen Leistungen irgendwelcher Art auszurichten oder gutzuschreiben;

  • keinerlei auf dem Lohnausweis nicht als Lohnbestandteil ausgewiesene Pri- vatauslagen den Mitarbeitenden direkt zu bezahlen;

  • jede Änderung des Spesenreglementes vor der Inkraftsetzung den Steuerbe- hörden zur Genehmigung zu unterbreiten.

  1. b) Anforderungen an das Spesenreglement

4 Damit ein Spesenreglement genehmigt werden kann, muss die Firma folgende Unterlagen einreichen:

  • Spesenreglement gemäss Muster für Unternehmen und für Non-Profit- Organisationen (NPO) im Kreisschreiben Nr. 25 der Schweizerischen Steu- erkonferenz (KS 25 SSK; http://www.steuerkonferenz.ch [Rubrik: Lohnaus- weis]);

  • Zusatz-Spesenreglement für leitendes Personal gemäss Muster im KS 25 SSK;

  • Angaben zur Anzahl Personen, die vom Spesenreglement betroffen sind, sowie Angaben über die Funktion dieser Personen;

  • Verpflichtungserklärung im Sinne von Ziffer 3 gemäss Muster der kantonalen Steuerverwaltung (http://www.sz.ch [Rubrik: Steuern/Natürliche Personen]).

III. Genehmigung von Spesenreglementen

5 Die Abteilung Natürliche Personen der kantonalen Steuerverwaltung hat Spesenreglemente von Unternehmen mit Sitz im Kanton Schwyz zu prüfen und kann sie bewilligen wenn:

  • die Anforderungen von Ziffer 4 dieser Weisung erfüllt sind;

  • die vergüteten Spesen grundsätzlich stets nach den beim einzelnen Spesen- ereignis tatsächlich anfallenden Auslagen bemessen sind;

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  • die Angaben im Spesenreglement mit der effektiven Buchhaltung der Firma übereinstimmen.

6 Die Abteilung Natürliche Personen befindet auch über Ausnahmen von den Anforderungen nach Ziffer 5.

C. Spesenreglemente von Firmen mit ausserkantonalem Sitz

7 Spesenreglemente von Firmen mit ausserkantonalem Sitz sind von der Steuer- verwaltung des Kantons Schwyz grundsätzlich zu genehmigen, wenn sie vom Sitzkanton genehmigt worden sind und den Anforderungen von Ziffer 5 entspre- chen.

Der Nachweis der Genehmigung des Spesenreglementes durch einen anderen Kanton ist durch die steuerpflichtige Person zu erbringen.

D. Schlussbestimmungen

Inkrafttreten und Aufhebung der bisherigen Weisung

8 Diese Weisung gilt für die Steuerperioden 2015 ff. und tritt auf den 1. Januar 2015 in Kraft. Sie ersetzt die gleichnamige Weisung des Vorstehers des Finanz- departementes vom 17. Dezember 2001.

Publikation

9 Diese Weisung wird im Steuerbuch publiziert.

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