Directive relative à l'octroi et au suivi des subventions accordées par la Ville de Lausanne

La présente directive a pour objet de fixer le cadre de l’octroi et du suivi des subventions octroyées par la Municipalité.

La présente directive s’applique à toutes les subventions octroyées par la Ville, y compris les garanties de déficit et les imputations de loyer à l’exception de celles réglées par les prescriptions municipales du 1er janvier 2011 en matière d’octroi de subventions et d’aides dans le domaine sportif4, ainsi qu’aux formes de subvention figurant à l’alinéa 3.

Toutes autres formes de subvention, soit celles qui consistent en des avantages économiques, en des prêts à conditions préférentielles, en des cautionnements, en des garanties ou toute autre forme non explicitée dans la présente directive en sont exclues.

Les subventions consistent en des indemnités ou des aides financières accordées à des bénéficiaires externes à l’administration communale et destinées à favoriser l’exercice de tâches d’intérêt public.

Les subventions peuvent être affectées à l’exploitation ou à l’investissement d’une entité.

La présente directive ne s’applique pas aux prestations suivantes :

1. les transferts provenant d’autres collectivités publiques et régis par un droit supérieur ;

2. les participations de la Commune à des personnes morales ;

3. les aides individuelles, soit les prestations financières octroyées à des bénéficiaires hors administration communale qui n’impliquent pas de leur part d’accomplissement de tâches publiques ou d’intérêt public ;

4. les subventions casuelles, soit les aides financières octroyées de manière ponctuelle ou pour une durée limitée ;

BLV 175.11

RSL 100.1

RSL 101.1

RSL 404.1

5. les bourses, les prix ou récompenses attribués à des projets ou à des œuvres lors de concours ;

6. les montants versés dans le cadre de la péréquation financière cantonale.

Il n’existe pas de droit à l’octroi de la subvention, sous réserve de dispositions contraires.

Les décisions relatives à l’octroi de subventions ne peuvent faire l’objet d’un recours.

Loi sur le travail (Ltr RS 822.11) et Ordonnance sur la protection des accidents (OPA RS 832.30)

En principe, une entité au bénéfice d’une subvention au sens de la présente directive ne peut être présidée par un membre du Conseil communal.

Aucune dérogation n’est possible si l’entité bénéficie d’une subvention annuelle égale ou supérieure à CHF 100'000.-.

Une personne élue au Conseil communal en cours de mandat de présidente ou président d’une entité au sens de l’alinéa premier peut poursuivre ce mandat pour une durée maximale de 3 ans. Il en va de même lorsqu’une entité présidée par un membre du Conseil communal voit sa subvention annuelle atteindre ou dépasser CHF 100'000.- .

Toute subvention fait l’objet d’une décision.

La Municipalité peut décider que la subvention fasse l’objet d’une convention de subventionnement.

Lorsque le montant de toutes les subventions versées annuellement à une entité est supérieur ou égal à CHF 500'000.-, une convention de subventionnement est obligatoirement établie.

Le Secrétariat municipal préavise toute convention de subventionnement avant que cette dernière ne soit soumise à la Municipalité pour validation.

La demande de subvention doit être formulée par écrit et accompagnée de tous les documents utiles ou requis.

Elle doit être dûment motivée par l’entité requérante, qui doit démontrer que les principes et conditions de la présente directive sont respectés.

Lorsque la subvention fait l’objet d’une convention de subventionnement dont le montant versé annuellement est supérieur ou égal à CHF 100'000.-, celle-ci contient les éléments suivants :

1. objet et but de la subvention ;

2. montant global de la subvention, et le cas échéant annuel, sous la réserve de l’octroi du budget par l’autorité compétente ;

3. bases et modalités de calcul des subventions ;

4. forme sous laquelle la subvention sera versée ;

5. périodicité et modalités du versement de la subvention ;

6. charges et conditions imposées à l’entité bénéficiaire, soit notamment : – le respect de l’article 7, singulièrement l’égalité salariale, – reddition de comptes, – établissement de budgets et des comptes, – obligation de réviser ses comptes, – audit par le Contrôle des finances de la Ville ;

7. durée et renouvellement de la subvention ;

8. autorité d’octroi, de suivi et de contrôle de la subvention ;

9. clause de résiliation ;

10. objectifs assignés à l’entité bénéficiaire ;

11. réserve que, pour réaliser l’assainissement financier de la Ville, le Conseil communal peut réduire de manière linéaire et temporaire des subventions ;

12. précision qu’il n’existe pas de droit à l’octroi de la subvention ;

13. pour les entités listées à l’article 16, et le cas échéant, l’obligation de se soumettre à un contrôle annuel ordinaire par leur organe de révision, en lieu et place d’un contrôle restreint ;

14. précision que l’entité bénéficiaire accepte toute révision de ses comptes et de sa gestion globale par le CFL ;

15. précision des critères et des modalités de rétrocession d’un éventuel excédent de recette selon l’article 20.

Chaque subvention est attribuée à une direction, appelée direction de tutelle.

La direction de tutelle s’assure que les subventions accordées sont utilisées de manière conforme à l’affectation prévue et que les conditions et les charges auxquelles elles sont soumises sont respectées par l’entité bénéficiaire.

La direction de tutelle est autorisée à requérir de l’entité subventionnée toutes les informations nécessaires pour assurer le respect de la présente directive et l’utilisation rationnelle des fonds publics.

L’obligation de renseigner et de collaborer subsiste pendant toute la durée de la subvention.

Les subventions sont examinées dans le cadre de la procédure budgétaire par la Municipalité.

La direction de tutelle est en charge du suivi des subventions qui lui sont attribuées et documente les contrôles exercés en application de la présente directive. La direction en charge des finances lui fournit l’appui nécessaire à cet effet.

La Municipalité procède aussi souvent que nécessaire, à un audit des entités suivantes, effectué par le CFL :

Après un premier audit réalisé par le CFL, ces entités feront l'objet d'un audit de suivi au bout de trois ans. En cas de suivi satisfaisant, et avec l'approbation du Comité d'audit, la fréquence sera ensuite portée à cinq années.

L’inspection du travail de la Ville de Lausanne peut procéder, de manière aléatoire, sur plainte ou encore sur requête de la Municipalité à un contrôle des conditions de travail des entités subventionnées.

Les modalités d’application du présent article, par contrôles systématiques ou aléatoires, ainsi que les modalités de traitement des infractions qui pourront être constatées, sont à la charge du service en charge de l’Inspection du travail.

Les subventions peuvent être réduites en cas de manquements à la présente directive et à l’utilisation rationnelle des fonds publics.

Des infractions importantes ou répétées aux exigences de la Municipalité en matière de conditions de travail peuvent également conduire à la réduction, voire à la suppression de la subvention.

Les subventions et aides doivent être restituées lorsque :

1. elles ont été accordées indûment, que ce soit sur la base de déclarations inexactes ou incomplètes ou en violation du droit ;

2. l’entité bénéficiaire ne les utilise pas de manière conforme à l’affectation prévue ;

3. l’entité bénéficiaire n’accomplit pas ou accomplit incorrectement la tâche subventionnée ;

4. les conditions auxquelles elles sont subordonnées ne sont pas respectées.

La direction de tutelle détermine et propose à la Municipalité le montant de la restitution.

Les entités peuvent affecter l’éventuel excédent de recettes à un fonds de péréquation des résultats ou à un fonds à but déterminé.

Lorsque le montant de toutes les subventions versées annuellement à une entité est supérieur ou égal à CHF 100'000.-, la dotation annuelle totale de ces fonds sera en principe limitée à un maximum de 5% de la subvention annuelle, et leur avoir total à 10% de la subvention reçue pour l’exercice précédent. Il n’est pas tenu compte de la dotation du capital initial des entités dans la limitation à 10% de l’avoir total.

Lorsque le montant de toutes les subventions versées annuellement à une entité est inférieur à CHF 100'000.-, la dotation annuelle totale de ces fonds sera en principe limitée à un maximum de CHF 5'000.-, et leur avoir total à CHF 10'000.-.

Toute opération d’affectation d’un excédent de recettes dépassant les limites des alinéas 2 ou 3 doit faire l’objet d’une décision de la Municipalité soumise par le service de tutelle.

Sous réserve de l’alinéa 4, les entités sont tenues de restituer à la Ville de Lausanne tout excédent de recettes dépassant les limites des alinéas 2 ou 3, au prorata de sa contribution par rapport au total des subventions publiques.

Les critères et modalités de la rétrocession doivent figurer le cas échéant dans la convention de subventionnement.

En ce qui concerne les entités dont les subventions relèvent du budget du service de la culture, tout excédent de recettes restitué selon l’alinéa 5 peut être versé sur le Fonds de risque pour institutions culturelles de la Ville de Lausanne. La dotation maximale pouvant être thésaurisée à ce titre est fixée dans le Règlement du Fonds.

Les limitations de dotation posées par le présent article ne s’appliquent pas aux entités subventionnées par deux cantons ou plus ou dont la subvention de la Ville de Lausanne est inférieure à 20% du total des subventions publiques.