600.4
Visumsreglement
SR-Nummer: 600.4
Visumsreglement 1. Januar 2022
Vom Finanzausschuss Thalwil mit Beschluss vom 7. September 2021 in Kraft gesetzt per 1. Januar 2022.
Gemeinde Thalwil │ Alte Landstrasse 112, Postfach, 8800 Thalwil │[email protected] Seite Alte Landstrasse 112, Postfach, 8800 Thalwil │www.thalwil.ch 1 von 6
1. Allgemeine Bestimmungen
Art. 1 Allgemeines
Voraussetzung für die Visierung von Kreditorenrechnungen ist eine rechtsgültige Ausgabenbewilligung.
Der Gemeindeschreiber bzw. die Leitenden DLZ in ihrem DLZ bestimmen die Visa-Berechtigten und Stellvertretungen.
Kontrolle und Visa erfolgen grundsätzlich in der Fachanwendung Kreditorenscanning (CumulusPro). Soweit bzw. solange die elektronische Erfassung nicht möglich ist erfolgen sie auf der Papierrechnung.
2. Visa-Kompetenzen
Art. 2 Vorvisum
Ist die bestellende/empfangende Person nicht visumsberechtigt gemäss nachstehendem Artikel 4, erteilt sie nach der materiellen Prüfung das Vorvisum.
Art. 3 Definition Betragslimiten
Die Betragslimiten in Artikel 4 beziehen sich auf die Belastung auf dem Aufwand-/ Ausgabenkonto. Demnach: – exklusiv MWST, soweit der Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann, – inklusiv MWST, wenn kein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann.
Art. 4 Dienstleistungszentren
Die Visa-Kompetenzen (elektronisch wie physisch) werden wie folgt zugeteilt:
Bereich Präsidiales: Bis Fr. 5'000 Abteilungsleitende bzw. Kommissariate, Kommunikationsbeauftragte, Lohnbuchhalter Bis Fr. 10'000 Leiterin Personal Bis Fr. 25'000 Gemeindeschreiber Über Fr. 25'000 Gemeindepräsident kollektiv mit Gemeindeschreiber
Dienstleistungszentren: Bis Fr. 5'000 Abteilungsleitende, Kommissariate, Stellvertretungen Leitende DLZ gemäss Organigramm des DLZ Bis Fr. 10'000 Leitende DLZ Über Fr. 10'000 Bereichsverantwortliche (GR) kollektiv mit Leitende DLZ
Art. 5 Unterschriftentabellen
Die entsprechenden Personen sind je DLZ in separaten Unterschriftentabellen bezeichnet.
3. Bedeutung der Visa
Art. 6 Sachbearbeitende bzw. Abteilungsleitende
Sachbearbeitende bzw. Abteilungsleitende bestätigen mit ihren Visa: – Materielle Prüfung (Vergleich Rechnung mit Lieferung, Preisvergleich mit Offerte bzw. Publikation, Kontrolle der ausgeführten Arbeiten) – Rechnerische Kontrolle – Vornahme Skonto- und Rabattabzug – Abzug Teilzahlungen – Korrektes Rechnungsjahr – Kontierung und sinnvollen Buchungstext
Art. 7 Leitende DLZ
Leitende DLZ geben Zahlungen zulasten des betreffenden Kredites frei.
Art. 8 Bereichsverantwortliche
Bereichsverantwortliche (GR) bestätigen die Zahlungsfreigabe grösserer Beträge.
4. Sonderfälle
Art. 9 Ausgabenbelege
Die monatliche Lohnauszahlung erfolgt aufgrund der Anstellungsverfügungen.
Stundenrapporte visieren Leitende DLZ bzw. Abteilungsleitende oder Fachverantwortliche.
Die Verbuchung der Besoldungen und die Umlage der Sozialleistungen (Sozialversicherungsbeiträge/-prämien) auf die DLZ erfolgt monatlich aufgrund des automatisch generierten Beleges der Abacus-Lohnbuchhaltung. Die Belege werden vom Bereich Präsidiales visiert.
Art. 10 Einnahmenbelege
Einnahmenbelege, die in den DLZ erstellt werden (Debitorenrechnungen exkl. Nest/Abacus, Musikschule, Nachtparkgebühren), bzw. eingehen (wie Subventionsabrechnungen, Rückerstattungen) sind gemäss Kapitel 2 zu visieren und an das DLZ Finanzen weiterzuleiten. Das DLZ Finanzen überwacht den Zahlungseingang.
Erwerbsausfallentschädigungen, Taggelder von Versicherungen usw. werden durch die Lohnbuchhaltung kontiert, analog Artikel 9 visiert und in der Lohnbuchhaltung erfasst.
Zahlungseingänge ohne Eingangsbeleg werden den Leitenden DLZ in der Regel per Mail angezeigt.
Art. 11 Stornierungen
Stornierung von Debitorenrechnungen erfolgen aufgrund von Aufträgen (per Mail) und werden nicht visiert.
Art. 12 Kassenbelege
Belege über den Abschluss der Kassen zur Verbuchung in der Hauptbuchhaltung visiert die kassenführende Person allein.
Art. 13 Spesenabrechnungen
Spesen sind grundsätzlich im Zeiterfassungs-Tool (InovaTime) zu erfassen und unter «Notiz» zu kontieren. Sie werden im Tool visiert.
Grössere Spesenabrechnungen ausserhalb des Tools sind gemäss Kapitel 2 zu visieren.
Art. 14 Direktbelastungen
Direktbelastungen (wie Porti auf Frankiermaschine, Kontokorrentabrechnungen von Geldinstituten) werden durch die Mitarbeiterin Rechnungswesen Debitoren oder deren Stellvertretung kontrolliert und visiert.
Art. 15 Steuerablieferungen
Steuerablieferungen (Steuern aus Kostenstelle 1290 und MWST) sind keine Ausgaben, sondern die (anteilsmässige) Weiterleitung von Erträgen. Sie werden in jedem Fall von der Abteilungsleitung bzw. im E-Banking visiert.
Art. 16 Rückzahlungen und Liquiditätsverschiebungen
Rückzahlungen (doppelt bezahlte Rechnungen) und Liquiditätsverschiebungen sind keine Ausgaben. Sie werden durch die Mitarbeiterin Rechnungswesen Debitoren oder deren Stellvertretung kontrolliert und visiert.
Art. 17 Rückleitungen aus Datenträgeraustausch und zweiter Zahlungsauftrag
Rückleitungen aus Datenträgeraustausch (z.B. wegen aufgelöstem Bankkonto des Begünstigten) und der zweite Zahlungsauftrag werden durch die Mitarbeiterin Rechnungswesen Debitoren oder deren Stellvertretung kontrolliert und visiert.
Art. 18 Abschreibungen
Abschreibungen infolge Verlustschein bzw. offensichtlicher Uneinbringlichkeit sind wie Ausgabenbelege zu behandeln.
Art. 19 Abschlussbelege
Finanzbuchhaltung: Belege von Buchungen beim Jahresabschluss samt Rückzahlung aus Akonto der Mandanten werden durch den Leiter DLZ Finanzen bzw. dessen Stellvertreter visiert.
Steuern: Belege aus Steuerabschlüssen werden durch die Leiterin Steuern visiert.
5. Belege
Art. 20 Verbuchte Belege
Verbuchte Belege (physische Originale) dürfen das DLZ Finanzen in der Regel nicht mehr verlassen. Bei Bedarf sind Kopien zu erstellen.
6. Übergangsbestimmungen
Art. 21 Inkrafttreten
Vorstehendes Reglement tritt am 1. Januar 2022 in Kraft und ersetzt die Visumsrichtlinien vom 24. April 2007.
POLITISCHE GEMEI NDE THALW IL Bereichsverant wortlicher Finanzen Leiter DLZ Finanzen Hansruedi Kölliker Roland Birrer