175.100
Finanzkontrollverordnung (FKVO)
Präambel
Der Gemeinderat,
I. Allgemeine Bestimmungen
A. Finanzkontrolle
Art. 1 Gegenstand
Diese Verordnung regelt die Organisation und die Prüftätigkeit der Finanzkontrolle.
Art. 2 Prüfstelle
Die Finanzkontrolle ist die Prüfstelle gemäss §§ 142–150 Gemeindegesetz (GG) 3 .
Sie ist fachlich unabhängig und selbstständig.
Sie ist der Geschäftsleitung des Gemeinderats administrativ zugeordnet.
B. Finanzaufsicht
Art. 3 Prüfinhalt a. umfassende Aufsicht
Die umfassende Finanzaufsicht beinhaltet die Prüfung der Haushaltsführung auf:
a. Ordnungsmässigkeit;
b. Rechtmässigkeit;
c. Wirtschaftlichkeit;
d. Zweckmässigkeit;
e. Wirksamkeit.
Art. 4 b. beschränkte Aufsicht
Die beschränkte Finanzaufsicht beinhaltet die Kontrolle der Verwendung der Mittel, die an Organisationen und Perso
Art. 6 nen gemäss zuständigen
Abs. 2 ausgerichtet wurden. uf Antrag der Vorsteherin oder des Vorstehers des 2 Sie wird a Departements durchgeführt.
AS 101.100 602 vom 13. September 2023. 2 STRB Nr. 2 ril 2015, LS 131.1. 3 vom 20. Ap
Art. 5 c. Ausschluss
Die Finanzkontrolle übernimmt keine Vollzugsaufgaben.
Art. 6 Aufsichtsbereiche
Der umfassenden Finanzaufsicht unterliegen:
a. städtische Organe und Organisationseinheiten, deren Rechnungen dem Grundsatz der Einheit des Haushalts gemäss § 86 GG 4 unterstehen;
b. öffentlich-rechtliche Anstalten, soweit keine externe Revisionsstelle eingesetzt wurde.
Der beschränkten Finanzaufsicht unterliegen:
a. öffentlich-rechtliche Anstalten, soweit eine externe Revisionsstelle eingesetzt wurde;
b. Organisationen und Personen ausserhalb der Stadtverwaltung, denen die Stadt öffentliche Aufgaben überträgt;
c. Organisationen und Personen, die städtische Leistungen erhalten.
Art. 7 Prüfgrundsätze
Die Finanzkontrolle übt ihre Tätigkeit aus nach den:
a. Vorgaben des übergeordneten Rechts;
b. Bestimmungen dieser Verordnung;
c. allgemein anerkannten Revisionsgrundsätzen.
Art. 8 Geschäftsverkehr
Die Finanzkontrolle verkehrt direkt mit den Stellen, die unter ihrer Aufsicht stehen.
C. Haushaltsführung der Finanzkontrolle
Art. 9 Grundsätze
Die Haushaltsführung der Finanzkontrolle richtet sich nach den städtischen Bestimmungen.
Die Finanzkontrolle erstellt nach den formellen Vorgaben des Stadtrats:
a. das Budget;
b. den Finanz- und Aufgabenplan;
c. die Jahresrechnung.
Der Stadtrat leitet die Anträge an den Gemeinderat weiter.
Art. 10 Revisionsstelle
Die Geschäftsleitung des Gemeinderats beauftragt eine externe Revisionsstelle mit der Prüfung der Jahresrechnung der Finanzkontrolle. 4 vom 20. April 2015, LS 131.1.
Die Finanzkontrolle erhält vorgängig Gelegenheit zur Stellungnahme.
Art. 11 Qualitätsmanagement
Die Finanzkontrolle verfügt über ein zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem.
Sie stellt die Unterlagen bei Bedarf der Geschäftsleitung des Gemeinderats zur Verfügung. II. Organisation
A. Leitung
Art. 12 Leitung
Als Direktorin oder Direktor wird eine in Revisionsfragen ausgewiesene Fachperson gewählt.
Die Amtsdauer beträgt vier Jahre.
Eine Wiederwahl ist möglich.
Art. 13 Lohn
Der Lohn der Direktorin oder des Direktors richtet sich nach der Verordnung über das Arbeitsverhältnis des städtischen Personals (Personalrecht) 5 .
Art. 14 Finanzbefugnisse
Die Finanzbefugnisse der Direktorin oder des Direktors entsprechen sinngemäss denjenigen einer Dienstchefin oder eines Dienstchefs.
Darüber hinaus richten sich die Zuständigkeiten nach der Gemeindeordnung 6 .
Art. 15 Übertragung von Befugnissen
Die Geschäftsleitung des Gemeinderats kann Befugnisse der Direktorin oder des Direktors massvoll und stufengerecht in Ausführungsbestimmungen an Angestellte der Finanzkontrolle übertragen.
B. Personal
Art. 16 Anstellungsinstanz
Die Direktorin oder der Direktor ist Anstellungsinstanz für die bei der Finanzkontrolle beschäftigten Angestellten.
Sie oder er ist zuständig für:
a. die Ernennung der Stellvertretung;
b. sämtliche Personalgeschäfte, soweit keine besonderen Bestimmungen bestehen. 5 vom 6. Februar 2002, AS 177.100. 6 AS 101.100
Art. 17 Anstellungsverhältnisse
Bei Anstellungsverhältnissen gilt das Personalrecht 7 .
Der Gemeinderat kann besondere Bestimmungen erlassen, soweit dies die Stellung der Finanzkontrolle erfordert. III. Aufgaben und Rechte
Art. 18 Allgemeine Aufgaben
Die Finanzkontrolle ist im Rahmen der umfassenden Finanzaufsicht insbesondere zuständig für die Prüfung:
a. des Budgets;
b. der Jahresrechnung;
c. der Buchführung ausgewählter Verwaltungsbereiche;
d. des Geldverkehrs;
e. der Ordnungsmässigkeit von Steuerungsvorgaben und Kennzahlen bei Globalbudgets;
f. der Leistung und Wirksamkeit;
g. von IT-Systemen;
h. von Kreditabrechnungen.
Sie prüft zudem, ob:
a. der Stadtrat geeignete Massnahmen zum Schutz des Gemeindevermögens und zur Verhinderung von Ordnungswidrigkeiten getroffen hat;
b. die Organisationseinheiten über ein dokumentiertes internes Kontrollsystem für Finanzprozesse verfügen;
c. die Organisationseinheiten eine Risikobeurteilung vorgenommen haben;
d. eine angemessene interne Kreditüberwachung besteht.
Sie nimmt Prüfungen als Revisionsstelle vor, soweit ein öffentliches Interesse besteht.
Art. 19 Besondere Aufgaben a. Prüfungen
Folgende Stellen können bei der Finanzkontrolle zur Unterstützung ihrer Ober- oder Dienstaufsicht besondere Prüfungen beantragen oder sie als beratendes Organ zu Fragen der Finanzaufsicht beiziehen:
a. Parlamentarische Untersuchungskommissionen;
b. die Geschäftsprüfungskommission;
c. die Rechnungsprüfungskommission; 7 vom 6. Februar 2002, AS 177.100.
d. der Stadtrat;
e. die Departementsvorstehenden;
f. die Stadtschreiberin oder der Stadtschreiber;
g. die Rechtskonsulentin oder der Rechtskonsulent.
Art. 20 b. Ablehnung
Die Finanzkontrolle kann Anträge ablehnen, sofern diese die Erfüllung der allgemeinen Aufgaben gefährden; ausgenommen sind Anträge von Parlamentarischen Untersuchungskommissionen.
Die beantragende Stelle kann gegen die Ablehnung innert zehn Tagen bei der Geschäftsleitung des Gemeinderats Einspruch erheben.
Der Entscheid der Geschäftsleitung des Gemeinderats ist endgültig.
Art. 21 c. Meldung von Missständen
Die Finanzkontrolle kann Meldungen entgegennehmen, die mutmassliche Missstände in der Stadtverwaltung betreffen.
Sie klärt den Sachverhalt ab und kann in ihrem Zuständigkeitsbereich die erforderliche Prüftätigkeit aufnehmen.
Meldungen werden vertraulich behandelt.
Art. 22 Rechte a. Anhörungsrecht
Die Finanzkontrolle wird angehört bei:
a. der Erarbeitung von Vorschriften über die Haushaltsführung;
b. der Entwicklung und Abnahme von Systemen des Rechnungswesens.
Art. 23 b. Beizug von Sachverständigen
Die Finanzkontrolle kann Sachverständige beiziehen, sofern die Durchführung ihrer Aufgaben:
a. besondere Fachkenntnisse erfordert; oder
b. mit eigenem Personal keine zeitnahe Erledigung gewährleistet. IV. Berichterstattung und Beanstandungen
A. Prüfberichte
Art. 24 Erstellung
Die Finanzkontrolle verfasst nach Abschluss jeder Prüfung einen schriftlichen Bericht, sofern eine geprüfte Stelle unter ihrer Aufsicht steht.
Die geprüfte Stelle, weitere involvierte Stellen sowie die Vorsteherin oder der Vorsteher des zuständigen Departements verfügen über das Recht:
a. vorgängig zum Schlussbericht schriftlich Stellung zu nehmen;
b. sich vor dem Versand des Schlussberichts in einer Schlussbesprechung zu äussern.
Die Stellungnahmen werden im Bericht sinngemäss festgehalten.
Art. 25 Adressatenkreis a. allgemein
Prüfberichte werden zugestellt:
a. der Stadtpräsidentin oder dem Stadtpräsidenten;
b. der geprüften Stelle;
c. der Vorsteherin oder dem Vorsteher des zuständigen Departements.
Der Stadtrat kann weitere Stellen bezeichnen, denen der Bericht zugestellt wird.
Art. 26 b. Berichte zu Budget und Jahresrechnung
Prüfberichte des Budgets werden der Rechnungsprüfungskommission und dem Stadtrat zugestellt. Für die Prüfberichte zur Jahresrechnung gilt § 147 GG 8 .
Art. 27 c. Berichte zu besonderen Prüfungen
Aufgrund von besonderen Prüfungen gemäss Art. 19 verfasste Berichte werden zugestellt:
a. der auftraggebenden Stelle;
b. der geprüften Stelle;
c. der Vorsteherin oder dem Vorsteher des zuständigen Departements.
B. Beanstandungen
Art. 28 Vorgehen a. im Allgemeinen
Die Finanzkontrolle informiert die betroffene Stelle und die Vorsteherin oder den Vorsteher des zuständigen Departements, wenn sie Mängel feststellt.
Sie kann in ihren Berichten:
a. Massnahmen mit Handlungsbedarf festhalten;
b. Empfehlungen abgeben. 8 vom 20. April 2015, LS 131.1.
Sie hält im Bericht die Stellungnahme der betroffenen Stelle und der Vorsteherin oder des Vorstehers des zuständigen Departements fest, wenn eine Beanstandung unterschiedlich gewürdigt wird.
Art. 29 b. bei wesentlichen Mängeln
Die Finanzkontrolle informiert unverzüglich den Stadtrat und die Vorsteherin oder den Vorsteher des zuständigen Departements, wenn sie wesentliche Mängel feststellt.
Die Vorsteherin oder der Vorsteher des zuständigen Departements nimmt zu den Feststellungen innert sechzig Tagen schriftlich Stellung.
Die Stellungnahme umfasst Informationen über:
a. die getroffenen oder eingeleiteten Massnahmen;
b. die Verantwortlichkeit für die Umsetzung;
c. den Erledigungszeitpunkt.
Die Finanzkontrolle informiert die Geschäftsprüfungskommission und die Rechnungsprüfungskommission, wenn:
a. eine fristgemässe Stellungnahme ausbleibt; oder
b. der festgestellte Mangel nicht behoben wird.
Art. 30 c. bei strafbaren Handlungen
Die Finanzkontrolle informiert unverzüglich die Vorsteherin oder den Vorsteher des zuständigen Departements und die zuständige Dienstchefin oder den zuständigen Dienstchef, wenn Hinweise auf strafbare Handlungen vorliegen.
Die Vorsteherin oder der Vorsteher des zuständigen Departements nimmt innert zehn Arbeitstagen schriftlich Stellung und ergreift umgehend die notwendigen Massnahmen.
Die Finanzkontrolle informiert den Stadtrat, die Geschäftsprüfungskommission und die Rechnungsprüfungskommission über die Hinweise, wenn:
a. eine fristgemässe Stellungnahme ausbleibt;
b. keine ausreichenden Massnahmen ergriffen werden;
c. mutmasslich gravierende strafbare Handlungen vorliegen.
Art. 31 Nachkontrolle von Massnahmen
Die Finanzkontrolle führt eine Nachkontrolle durch, wenn sie in ihrem Bericht Massnahmen mit Handlungsbedarf gemäss Art. 28 Abs. 2 lit. a festgehalten hat.
Sie informiert die Geschäftsprüfungskommission, die Rechnungsprüfungskommission und die Vorsteherin oder den Vorsteher des zuständigen Departements einmal pro Jahr über das Ergebnis der Nachkontrollen.
Art. 32 Umsetzung von Empfehlungen
Die betroffene Stelle oder die Vorsteherin oder der Vorsteher des zuständigen Departements ist für die Umsetzung der Empfehlungen gemäss Art. 28 Abs. 2 lit. b zuständig.
Die betroffene Stelle oder die Vorsteherin oder der Vorsteher des zuständigen Departements orientiert die Finanzkontrolle in geeigneter Form über die Umsetzung der Empfehlungen.
C. Quartalsberichte
Art. 33 Quartalsberichte a. Adressaten
Die Finanzkontrolle orientiert den Stadtrat, die Geschäftsprüfungskommission und die Rechnungsprüfungskommission quartalsweise über:
a. ihre Prüftätigkeit;
b. die während des Quartals zu den geprüften Stellen festgehaltenen Massnahmen mit Handlungsbedarf.
Art. 34 b. Einsichts- und Auskunftsrecht
Die Geschäftsprüfungskommission und die Rechnungsprüfungskommission können Einsicht in alle Prüfberichte der Finanzkontrolle nehmen und von dieser ergänzende Auskünfte verlangen.
Die Vorsteherin oder der Vorsteher des zuständigen Departements und die Finanzkontrolle erhalten in Kopie den Schriftverkehr, der mit dem Einsichts- und Auskunftsrecht zusammenhängt, einschliesslich Auskünfte der Departemente.
Die Geschäftsprüfungskommission und die Rechnungsprüfungskommission sprechen sich für weitere Kontrollhandlungen ab.
Bei Uneinigkeit der beiden Kommissionen entscheidet der Gemeinderat.
Art. 35 c. weitere Rechte
Die Geschäftsprüfungskommission und die Rechnungsprüfungskommission können einzeln oder gemeinsam zur Abklärung der in den Quartals- und Prüfberichten enthaltenen Sachverhalte:
a. der Finanzkontrolle weiterführende Prüfungen beantragen;
b. der Finanzkontrolle beantragen, dass sie Sachverständige beizieht;
c. Sachverständige beauftragen.
Art. 36 d. Informationspflichten
Die Geschäftsprüfungskommission und die Rechnungsprüfungskommission orientieren die Vorsteherin oder den Vorsteher des zuständigen Departements über:
a. die mit der Finanzkontrolle behandelten Geschäfte;
b. die an externe Sachverständige erteilten Prüfaufträge.
D. Weitere Berichte
Art. 37 Revisionsberichte
Die Finanzkontrolle stellt Berichte aus Mandaten als Revisionsstelle den Auftraggeberinnen und Auftraggebern direkt zu.
Art. 38 Geschäftsberichte
Die Finanzkontrolle erstattet dem Gemeinderat jährlich Bericht über ihre Geschäftsführung.
Sie kann auf Mängel im geltenden Recht und in der Verwaltungstätigkeit hinweisen sowie Änderungen oder Verbesserungen anregen.
V. Weitere Bestimmungen
A. Pflichten der Beaufsichtigten
Art. 39 Mitwirkungs- und Auskunftspflichten
Wer der Aufsicht durch die Finanzkontrolle untersteht, unterstützt diese bei der Durchführung ihrer Aufgaben.
Die Beaufsichtigten legen auf Verlangen die notwendigen Unterlagen rechtzeitig vor und erteilen die erforderlichen Auskünfte.
Art. 40 Einforderung von Auskünften
Die Finanzkontrolle kann Unterlagen und Auskünfte beim Stadtrat oder direkt bei den betroffenen Stellen einfordern.
Für die direkte Einforderung bei Stellen der städtischen Verwaltung ist die Zustimmung des Stadtrats erforderlich.
Der Stadtrat legt die Pflichten gemäss Abs. 1 und Art. 39 mit jeder Anstalt, Organisation und Person, die der umfassenden oder beschränkten Finanzaufsicht untersteht, in einem rechtsverbindlichen Dokument fest.
Art. 41 Meldepflichten bei Ordnungs- und Rechtswidrigkeiten
Die Beaufsichtigten melden der Finanzkontrolle auf dem Dienstweg unverzüglich:
a. Mängel von wesentlicher finanzieller Bedeutung;
b. wesentliche Ordnungs- und Rechtswidrigkeiten.
Wird eine Befangenheit der vorgesetzten Stelle vermutet, erfolgt die Meldung an die nächsthöhere unbefangene Stelle.
Art. 42 Dokumentationspflicht
Der Stadtrat stellt der Finanzkontrolle Stadtratsbeschlüsse zu, die für die Wahrnehmung der Finanzaufsicht erforderlich sind.
Die Departementsvorstehenden sowie die Dienstchefinnen und Dienstchefs gewährleisten die Dokumentation ihrer Entscheide und Verfügungen.
Art. 43 Beschränkte Verfügungs- und Geschäftsbefugnis
Solange Prüftätigkeiten zu Beanstandungen gemäss Art. 29 und 30 laufen, können betroffene Stellen der Stadtverwaltung nur dann Verpflichtungskredite eingehen oder Zahlungen leisten, wenn die Vorsteherin oder der Vorsteher des zuständigen Departements diese vorgängig genehmigt.
Die Beschränkung gilt, bis die Vorsteherin oder der Vorsteher des zuständigen Departements die geeigneten Massnahmen getroffen hat.
B. Zugriffsrechte und Datenanalysen
Art. 44 Informationen
Die Finanzkontrolle kann auf Informationen und Informationsbestände der beaufsichtigten Stellen zugreifen, soweit dies für die Wahrnehmung der Finanzaufsicht erforderlich ist.
Art. 45 Personendaten
Die Finanzkontrolle verfügt über Zugriffsrechte auf:
a. Personendaten, wenn diese für die Aufgabenerfüllung geeignet sind;
b. besondere Personendaten, soweit diese für die Aufgabenerfüllung unbedingt erforderlich sind.
Die Aufbewahrung oder Speicherung der zur Kenntnis gebrachten Personendaten ist bis zum Abschluss der Prüftätigkeit zulässig.
Die Finanzkontrolle dokumentiert die Zugriffe auf Informationen und Informationsbestände und die damit verfolgten Zwecke.
Art. 46 Datenanalysen a. Anforderungen
Die Finanzkontrolle kann Informationen und Informationsbestände analysieren zur:
a. Feststellung von Unregelmässigkeiten;
b. Abklärung risikoreicher Sachverhalte.
Sie kann für Datenanalysen technische Hilfsmittel verwenden.
Art. 47 b. Dokumentationspflicht
Die Finanzkontrolle dokumentiert bei Datenanalysen unter Einbezug von Personendaten:
a. den Zweck und die Art der Analyse;
b. die verwendeten Hilfsmittel;
c. die analysierten Informationen oder Informationsbestände;
d. das Ergebnis.
Die Aufbewahrung oder Speicherung sämtlicher verwendeten Informationen und Informationsbestände ist nur zulässig:
a. bis zum Abschluss der Analyse; oder
b. bis keine weiteren Massnahmen mehr erforderlich sind.
C. Bekanntgabe interner Dokumente
Art. 48 Ausschluss
Die von der Finanzkontrolle im Rahmen einer Prüfung erstellten internen Dokumente wie Sitzungsprotokolle, Entwürfe und Arbeitspapiere, Aktennotizen, E-Mails und Telefonnotizen bleiben auch nach Erstellung der Berichte oder Abschluss der Prüfung von der Bekanntgabe ausgeschlossen. VI. Schlussbestimmungen
Art. 49 Aufhebung bisherigen Rechts
Die Finanzkontrollverordnung vom 18. Dezember 1985 9 wird aufgehoben.
Art. 50 Übergangsbestimmungen
Für pendente Verfahren im Zeitpunkt des Inkrafttretens dieser Verordnung gilt bis zu deren Abschluss das bisherige Recht.
Art. 51 Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am 1. Juli 2024 in Kraft. 9 AS 611.100