Ausweitung des elektronischen Rechnungsaustauschs in der kantonalen Verwaltung, Auftrag

1. Ausgangslage Der Regierungsrat hat mit Beschluss Nr. 390/2018 die Strategie Digitale Verwaltung des Kantons Zürich 2018–2023 festgesetzt. Die kantonale Verwaltung soll sowohl nach innen als auch nach aussen bedürfnisgerecht, sicher und durchgängig digital agieren (Leitbild). Das Impulsprogramm zur Umsetzung der Strategie sieht unter anderem die Ausbreitung des elektronischen Rechnungsaustauschs vor (IP2.4). Viele Rechnungen werden heute fast selbstverständlich elektronisch versandt und empfangen. Um diesem Bedürfnis auch im Geschäftsverkehr mit der kantonalen Verwaltung gerecht zu werden, müssen die bestehenden Angebote erweitert werden. Der Kanton verfügt bereits über verschiedene technische Möglichkeiten, um elektronische Rechnungen zu empfangen und zu versenden. Es fehlt jedoch ein verwaltungsweit gleiches Angebot. Elektronische Rechnungen bezeichnen vorliegend Rechnungen, die elektronisch ausgestellt und übermittelt werden. Erfasst sind neben der E-Rechnung im engeren Sinn, bei der strukturierte Daten über Service Provider übermittelt werden, auch Rechnungen im PDF-Format und hybride Rechnungen (PDF mit XML-Daten).

2. Verwaltungsweites Angebot für elektronische Rechnungen Heute entscheiden die einzelnen Verwaltungseinheiten, ob und welche Rechnungen sie elektronisch empfangen oder versenden wollen. Künftig sollen sämtliche kantonalen Verwaltungsstellen den elektronischen Rechnungseingang akzeptieren und medienbruchfrei verarbeiten sowie ihre Dienstleistungen soweit möglich elektronisch fakturieren. Verwaltungsinterne Verrechnungen müssen künftig vollständig papierlos abgewickelt werden. Die Finanzverwaltung hat in den letzten Jahren insbesondere im Rechnungseingang verschiedene Verbesserungen erreicht. Sie verarbeitet zentral Kreditorenbelege für kantonale Stellen. Papierrechnungen werden gescannt, bearbeitet und über einen Workflow den verantwortlichen Stellen zur Prüfung und Zahlungsfreigabe zugewiesen. Die Belege werden schliesslich elektronisch archiviert. Der Anteil der verarbeiteten Papierrechnungen lag 2015 bei 98% und konnte bis 2017 auf rund 93% gesenkt werden.

Tabelle: 2017 verarbeitete Kreditorenbelege Rechnungsart Anzahl Anteil in % Papierrechnungen extern 280 727 89,5 Papierrechnungen intern 11 274 3,6 Elektronische Rechnungen extern 20 699 6,6 Elektronische Rechnungen intern 1 030 0,3 Total 313 730 100,0 Es besteht grosses Potenzial für den Ausbau des elektronischen Rechnungseingangs in der kantonalen Verwaltung. Der Bund erhält inzwischen rund 60% der Rechnungen elektronisch. Er gibt seinen Lieferanten seit 2016 die elektronische Rechnungstellung an die Bundesverwaltung ab einem Vertragswert von Fr. 5000 vor. Zur Beurteilung, ob eine ähnliche Vorgabe gegenüber externen Dritten des Kantons eingeführt werden soll, sind die dafür notwendigen Massnahmen und der zeitliche Ablauf kantonsweit vertieft abzuklären. Im Vergleich zum elektronischen Rechnungsempfang ist der elektronische Rechnungsversand im Kanton Zürich noch nicht gleich stark verbreitet. Die Möglichkeiten sind im kantonalen SAP vorhanden und sollen verstärkt in Betrieb genommen werden. Analog zum elektronischen Rechnungsempfang sollen Rechnungen standardmässig elektronisch (insbesondere E-Rechnung, PDF-Rechnung) versandt werden, sofern die Empfängerinnen oder Empfänger auf elektronischem Weg erreichbar sind. Vorgaben an die Verwaltungseinheiten zum elektronischen Rechnungsversand an die Bevölkerung und Wirtschaft sind nach den erwähnten weiterführenden Abklärungen zu prüfen.

3. Umsetzung Für die am kantonalen SAP-System angeschlossenen Einheiten sind die technischen Voraussetzungen für den elektronischen Rechnungsaustausch verfügbar. Die Finanzverwaltung stellt sicher, dass die erforderlichen Einstellungen für die systemweite Nutzung bis am 31. März 2019 vorgenommen werden. Für die medienbruchfreie Verarbeitung des Rechnungseingangs muss ein Workflow festgelegt sein. Bis auf wenige Ausnahmen verfügen bereits alle Einheiten des zentralen SAP über die entsprechende Anbindung. Für den Rechnungsversand werden die bestehenden Verkaufsorganisationen im SAP-System eingerichtet, damit Leistungen elektronisch fakturiert werden können. Einheiten mit eigenen Systemen und Umsatzmeldung in das kantonale Rechnungswesen stellen selbst sicher, dass ihre Lösungen elektronische Rechnungen empfangen und versenden können. Die Anforderungen sind bis 1. Januar 2020 zu erfüllen. Bis 2020 sind voraussichtlich Systemanpassungen oder -ablösungen erforderlich, da mit der Einführung der QR-Rechnung alle heutigen Schweizer Einzahlungsscheine ersetzt werden.

Die Finanzverwaltung berät und unterstützt die Verwaltungseinheiten bei der Einführung und Umsetzung des elektronischen Rechnungsaustauschs.

4. Auswirkungen Mit der Einführung von SAP in der Direktion der Justiz und des Innern sind ab 2019 nur noch wenige Verwaltungsstellen nicht über die bestehenden zentralen Lösungen für den elektronischen Rechnungsaustausch erreichbar. Zusätzliche Kosten können für die Anpassung von Drittlösungen entstehen, sofern diese den elektronischen Rechnungsaustausch nicht unterstützen. Für einzelne Verwaltungseinheiten sind organisatorische Veränderungen nicht auszuschliessen. Ist die Rechnungsprüfung bisher nur auf Papierrechnungen ausgelegt, muss ergänzend der interne Prozess für die medienbruchfreie Verarbeitung von elektronischen Belegen festgelegt werden.

5. Nutzen und Wirtschaftlichkeit Elektronische Rechnungen bieten gegenüber Papierrechnungen zahlreiche Vorteile. Sie sind umweltfreundlich und kostengünstig, da Druck, Papier, Verpackung und Porto bei der Rechnungstellung entfallen. Auch wenn in einzelnen Fällen für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen Transaktionsgebühren anfallen, sind diese im Vergleich zu den Kosten einer Papierrechnung vernachlässigbar. Auch der Rechnungsempfang im Kanton kann effizienter gestaltet werden, da weniger Papierrechnungen für die Genehmigung und Archivierung gescannt und nachbearbeitet werden müssen. Gemäss internen Preiskalkulationen sinkt mit einer elektronischen Rechnung der interne Verarbeitungsaufwand um bis zu Fr. 3 je Beleg. Würde die Hälfte der von der Finanzverwaltung verarbeiteten Rechnungen papierlos eingehen (vgl. Tabelle vorne), liessen sich im Verarbeitungsprozess jährlich bis zu Fr. 400 000 einsparen. Die Ausweitung des elektronischen Rechnungsaustauschs trägt zur wirtschaftlichen und zeitgemässen Leistungserbringung des Kantons bei. Davon profitieren die kantonale Verwaltung, die Bevölkerung und die Wirtschaft.

6. Umsetzung der Strategie Digitale Verwaltung Gemäss RRB Nr. 392/2018 berät das Gremium «Steuerung Digitale Verwaltung und IKT» (SDI) Anträge an den Regierungsrat, welche die Umsetzung der Strategie Digitale Verwaltung zum Gegenstand haben. Das SDI hat den Antrag der Finanzdirektion am 12. Dezember 2018 vorberaten und diesem zugestimmt.