Kantonspolizei, Ersatzbeschaffung Fachapplikation und Digitalisierung Haftaktenprozess, zusätzliche gebundene Ausgabe

A. Ausgangslage Die Kantonspolizei (Kapo) ist verantwortlich für die Durchführung der Polizeihaft gestützt auf § 136a ff. der Justizvollzugsverordnung (LS 331.1). Zur Unterstützung der Haftkoordination und des Haftprozesses im Gefängnis Zürich West setzt die Kapo die Fachapplikation Aufnahmeverwaltungssystem (AVS) ein. Gleichzeitig sollen die Prozesse digitalisiert bzw. medienbruchfrei gestaltet und Schnittstellen zu anderen Fachapplikation (z. B. Polis) optimiert werden. Für die Ersatzbeschaffung der Fachapplikation und deren fünfjährigen Betrieb sowie für die Digitalisierung des Haftaktenprozesses wurden mit Verfügung der Sicherheitsdirektion vom 4. Oktober 2024 eine Ausgabe von insgesamt Fr. 750 000 bewilligt. Im Rahmen des Projektverlaufs zeigte sich, dass der ursprünglich geschätzte finanzielle Aufwand aufgrund der Testergebnisse, der Sicherheitsanforderungen und des erhöhten Infrastrukturaufwands nicht ausreicht, weshalb eine zusätzliche gebundene Ausgabe von Fr. 635 000 zu bewilligen ist. Die gesamte zur Verfügung stehende Ausgabesumme beträgt Fr. 1 385 000.

B. Vergabeerhöhung, zusätzlich gebundene Ausgabe und Finanzierung Die Vergabeerhöhungen an die Softec AG, Steinhausen, erfolgen gestützt auf den Rahmenvertrag «IT-Dienstleistungen für fachspezifische Software-Individualanwendungen» (vgl. Beschluss des Regierungsrates vom 15. Mai 2024) sowie jene an die Eraneos AG, Zürich, gestützt auf den Rahmenvertrag «externe Unterstützung für IKT-Projekte» (vgl. Beschluss des Regierungsrates vom 29. März 2023). Die Vergabe an die adeon (Schweiz) AG, Altendorf, für Lizenzkosten fällt gestützt auf § 34 in Verbindung mit § 39 lit. a der Finanzontrollingverordnung (FCV, LS 611.2) in die Kompetenz der Sicherheitsdirektion.

Die zusätzlichen Kosten von Fr. 635 000 setzen sich wie folgt zusammen: Kostenübersicht Investitions­ Erfolgs­ Erfolgs­ Total (Beträge in Franken, einschliesslich MWSt) rechnung rechnung rechnung (bei einem (einmalige (einmalige (jährliche fünfjährigen Ausgaben) Aufwen­ Aufwen­ Betrieb dungen) dungen) bis 2031) Kosten gemäss Verfügung der Sicherheits­ 540 000 97 020 22 596 750 000 direktion vom 4. Oktober 2024 (von Ende 2024 bis Ende 2029) – davon Softec AG, Steinhausen 235 658 10 810 289 708 – davon Eraneos AG, Zürich 91 669 82 156 173 825 – davon weitere Lieferanten 139 585 13 513 6 480 185 498 – davon Unvorhergesehenes 73 088 1 351 5 306 100 969 Zusätzliche Ausgaben (bis Mitte 2031) Zusätzlicher Realisierungsaufwand (Applikation 251 008 90 804 341 812 «New AVS») (Softec AG, Steinhausen; Angebot vom 17. Juli 2025) Vergabeerhöhungsrelevantes Zwischentotal 251 008 90 804 341 812 Softec AG Unvorhergesehenes/Rundungen/Teuerung 23 992 9 196 33 188 Zwischentotal zusätzliche Ausgabe Softec AG 275 000 100 000 375 000 Externe Projektunterstützung mit Realisierungs­ 74 373 74 373 begleitung und Inbetriebnahme Eraneos Switzerland AG, Zürich; Angebot vom 23. Juli 2025) Vergabeerhöhungsrelevantes Zwischentotal 74 373 74 373 Eraneos Unvorhergesehenes/Rundungen/Teuerung 5 627 5 627 Zwischentotal zusätzliche Ausgabe Eraneos 80 000 80 000 Lizenzkosten für Dokumentenmanagement-System 32 845 164 225 (adeon AG, Altendorf; Angebot vom 19. September 2025) Vergabeerhöhungsrelevantes Zwischentotal adeon 32 845 164 225 Unvorhergesehenes/Rundungen/Teuerung 3 155 15 775 Zwischentotal zusätzliche Ausgabe adeon 36 000 180 000 Total zusätzliche Ausgaben (bis Mitte 2031) 355 000 100 000 36 000 635 000 Total Ausgaben (bis Mitte 2031) 1 385 000 – davon Softec AG, Steinhausen 510 658 100 000 10 810 664 708 – davon Eraneos AG, Zürich 171 669 82 156 253 825

Sämtliche Ausgaben sind zur Erfüllung von gesetzlich vorgeschriebenen Aufgaben (u. a. aus Polizeiorganisationsgesetz [LS 550.1]) zwingend erforderlich und dienen namentlich der Beschaffung und Erneuerung der für die Verwaltungstätigkeit erforderlichen sachlichen Mittel. Sie gelten deshalb als gebundene Ausgabe im Sinne von § 37 Abs. 2 lit. a des Gesetzes über Controlling und Rechnungslegung (LS 611). Die Beträge werden der Leistungsgruppe Nr. 3100, Kantonspolizei, belastet. Zur Ausgabenbewilligung der Sicherheitsdirektion vom 4. Oktober 2024 sind zur bereits bewilligten Ersatzbeschaffung und der Digitalisierung des Haftaktenprozesses bis 2029 von insgesamt Fr. 750 000 zusätzliche gebundene Ausgaben für den Aufbau und Betrieb der Applikation «NewAVS» von Fr. 635 000 bis Mitte 2031 zu bewilligen. Davon gehen Fr. 355 000 zulasten der Investitionsrechnung und Fr. 280 000 zulasten der Erfolgsrechnung. Die zusätzlichen einmaligen Ausgaben für den Aufbau und Betrieb der Applikation «NewAVS» bis Mitte 2031 betragen insgesamt Fr. 280 000 und werden der Investitionsrechnung belastet. Dieser Betrag kann im Budget 2026 kompensiert werden. Die zusätzlichen Aufwendungen für den Aufbau der Applikation «NewAVS» betragen insgesamt Fr. 455 000 sowie für den Betrieb jährlich wiederkehrend Fr. 36 000 bzw. bis Mitte 2031 insgesamt Fr. 180 000 für Lizenzkosten des Datenverwaltungssystems. Der Betrag von Fr. 473 000 kann kompensiert werden. Die zusätzlichen Beträge von jährlich Fr. 36 000 können im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan 2026–2029 ab Planjahr 2027 verfügbar gemacht werden. Die Kapitalfolgeaufwendungen betragen – bei einer Nutzungsdauer von fünf Jahren – jährlich zusätzlich Fr. 72 400, davon Fr. 71 000 für Abschreibungen und Fr. 1400 für Zinsen. Es fallen keine weiteren Folgeaufwendungen an. Das Vorhaben wurde mit dem Amt für Informatik (AFI) abgestimmt (u. a. anlässlich der AFI-Sitzung vom 1. Oktober 2024). Es gab keine Einwände.