Einführung eines Dokumentenvorlagensystems, gebundene Ausgabe, Vergabe, Kenntnisnahme

A. Ausgangslage Das Formularwesen der Direktion der Justiz und des Innern (JI) verwaltet derzeit über 4000 Dokumentvorlagen für alle Amts- und Fachstellen der JI sowie für das Verwaltungs-, Steuerrekurs- und Baurekursgericht. Neben den Standardvorlagen von MS-Office auf den Arbeitsplätzen der JI, bereitgestellt über den JI-Formular-Manager, gibt es weitere Implementierungsvarianten in den JI-Fachapplikationen. Erhöhte Wartungskosten, verbunden mit personellen Abhängigkeiten sowie veralteten Technologien führten zu einem dringenden Handlungsbedarf. Im Rahmen des Projekts werden rund 4000 Vorlagen der JI- Fachämter und -Fachstellen sowie der Gerichte analysiert, konsolidiert und auf das neue Vorlagensystem migriert. Die bisherige Lösung ist durch das Standardprodukt «primedocs» der PrimeSoft AG zu ersetzen. «primedocs» ist die vom Amt für Informatik technisch bereitgestellte Dokumentvorlagenlösung des Kantons als Teil der «Grundversorgung Basis» und ist das vorgegebene Werkzeug für das Formularwesen auf dem neuen Digitalen Arbeitsplatz. Für die Implementierung und den Betrieb direktionsspezifischer Dokumentenvorlagen sind die Direktionen verantwortlich. 2022 hat die PrimeSoft AG im Rahmen der GATT/WTO-Ausschreibung «Beschaffung IKT-Dienstleistungen als Rahmenvertrag» den Zuschlag als Rahmenvertragspartner für die Lose Nr. 9 «Software-Entwickler» und Nr. 10 «Projektleiter und Consultant» erhalten (vgl. Simap- Projekt-ID: 1267709, Publikation vom 7. Juni 2022). 2024 erfolgte eine weitere GATT/WTO-Rahmenvertragsausschreibung «Beschaffung IKT-Dienstleistungen» und die PrimeSoft AG erhielt den Zuschlag für das Los Nr. 8 «Software Entwickler/in» (vgl. Simap- Projekt-ID: 277005, Publikation vom 14. März 2024). Der Zuschlag erfolgte am 29. Mai 2024 für die Laufzeit 2024–2029 mit Verlängerungsoption um zwei Jahre. Der bestehende Rahmenvertrag 2024 zwischen der Primesoft AG und der JI bildet die Grundlage für die Sicherstellung von Betrieb und Wartung der neuen Dokumentenvorlagelösung der JI durch die Primesoft AG.

Im Zuge eines Personalkonflikts und der damit einhergehenden Geschäftsfallaufarbeitung wurde ersichtlich, dass für das Projekt «Beschaffung und Einführung einer Dokumentenvorlagenlösung» ein erforderlicher Regierungsratsbeschluss nicht eingeholt worden ist. Der notwendige Ausgabenbeschluss und die Vergabe sollen mit vorliegendem Antrag nachgeholt werden.

B. Kosten Die Gesamtkosten für die Realisierung des Dokumentvorlagensystems «primedocs» und den Betrieb über eine Nutzungsdauer von vier Jahren betragen insgesamt Fr. 3 752 978. Davon gehen Fr. 2 287 583 zulasten der Investitionsrechnung und Fr. 1 465 395 zulasten der Erfolgsrechnung. Das Implementierungsprojekt wurde Mitte 2023 gestartet und soll 2026 abgeschlossen werden. Für 2023 bis 2025 sind die bereits angefallen IST- Projektkosten und für 2026 der geschätzte Projektaufwand zuzüglich einer Projektreserve von 10% aufgeführt. Die Betriebs- und Wartungskosten der JI-Vorlagen gemäss Angebot der Primesoft AG umfassen sowohl Nutzung, Pflege, Support und Weiterentwicklung der direktionsspezifischen JI-Vorlagen.

Projektkosten und Betriebskosten Projekt Projekt/Betrieb Leistungs- Kosten Kosten 2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029 2030 Total erbringerin (ohne MWST) (inkl. MWST) (IST) (IST) (IST) (PLAN) (PLAN) (PLAN) (PLAN) (PLAN) Investitionsrechnung (IR) 2 116 173 2 287 583 226 123 430 769 678 763 951 928 2 287 583 Zwischentotal Umsetzung – Umsetzung (Los 9) Primesoft AG 2 116 173 2 287 583 226 123 430 769 678 763 951 928 2 287 583 Erfolgsrechnung (ER) Zwischentotal 1 355 592 1 465 395 49 219 39 206 60 335 453 885 246 500 246 500 246 500 123 250 1 465 395 Projektleitung und Beratung

– Projektunterstützung (Los 10) Primesoft AG 335 614 362 798 49 219 39 206 60 335 214 038 362 798 Weitere Projektkosten – Projekt Reserve (10 %) 107 860 116 597 116 597 116 597 Betrieb und Wartung JI-Vorlagen (gem. Angebot) – Softwarepflege und Support Primesoft AG 768 178 830 400 103 800 207 600 207 600 207 600 103 800 830 400 (Los 8) – SLA (Los 8) Primesoft AG 143 941 155 600 19 450 38 900 38 900 38 900 19 450 155 600 Total Kosten 3 471 765 3 752 978 275 342 469 975 739 098 1 405 813 246 500 246 500 246 500 123 250 3 752 978 Tabelle 1: Gesamtkosten (Beträge in Franken einschliesslich 8,1% MWSt)

Für die Lose 9 «Software Entwickler» und 10 «Projektleiter und Consultant» gibt es bereits Ausgabebewilligungen (vgl. Direktionsverfügungen vom 17. Dezember 2024 für das Los 9 über Fr. 520 199 und das Los 10 über Fr. 108 404). Diese Verfügungen sind hinsichtlich der damit bewilligten Ausgaben mit dem vorliegenden Beschluss aufzuheben. Eine Ausgabe gilt gemäss § 37 Abs. 2 lit. a des Gesetzes über Controlling und Rechnungslegung vom 9. Januar 2006 (CRG, LS 611) als gebunden, wenn sie zur Erfüllung von gesetzlich vorgeschriebenen Verwaltungsaufgaben zwingend erforderlich ist und namentlich der Beschaffung und Erneuerung der für die Verwaltungstätigkeit erforderlichen personellen und sachlichen Mittel dient. Die zu beschaffende Software einschliesslich Dienstleistungen ist im Sinne von § 37 Abs. 2 lit. a CRG zur Erfüllung obiger Aufgaben aus der Verwaltungstätigkeit zwingend erforderlich, weshalb ihre Beschaffung als gebundene Ausgabe zu betrachten ist. Budgetdeckung Für das Vorhaben stehen im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan 2026–2029 Fr. 1 880 000 in der Erfolgsrechnung der Leistungsgruppe Nr. 2201, Generalsekretariat, zur Verfügung. Die zusätzlich benötigten Mittel werden in der kommenden Finanzplanung eingestellt:

Jahr 2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029 2030 Total Investitionsrechnung 226 123 430 769 678 763 951 928 2 287 583 Erfolgsrechnung 49 219 39 206 60 335 453 885 246 500 246 500 246 500 123 250 1 465 395 Projektumsetzungskosten 275 342 469 975 739 098 1 405 813 246 500 246 500 246 500 123 250 3 752 978

Planwerte im KEF (Investitionsrechnung) Planwerte im KEF (Erfolgsrechnung) 1 345 000 205 000 165 000 165 000 1 880 000

Kompensation (Investitionsrechnung) 951 928 951 928 Kompensation (Erfolgsrechnung) –891 115 41 500 81 500 81 500 123 250 –563 365 Zu kompensierende Mittel 60 813 41 500 81 500 81 500 123 250 388 563

Tabelle 2: Mittelbedarf (in Franken)

Die durchschnittlichen jährlichen Kapitalfolgekosten (Abschreibungen und Zinsen) betragen über die gesamte Nutzungsdauer Fr. 466 095 und setzen sich zusammen aus Abschreibungen von Fr. 457 517 und kalkulatorischen Zinsen von Fr. 8578. Kosten in Franken Abschreibungen Kalkulatorischer Zinssatz Kalkulatorische Zinsen Total 2 287 583 457 517 0,75% 8578 466 095 Tabelle 3: Kapitalfolgekosten (in Franken)

Es ist nicht mit betrieblichen und personellen Folgekosten zu rechnen.

C. Wirtschaftlichkeit Die heutige Lösung ist mit erhöhtem Betriebs- und Ausfallrisiko verbunden und stark von spezialisiertem Fachwissen abhängig. Durch den Einsatz eines etablierten Standardprodukts werden diese Abhängigkeiten stark reduziert, die Betriebssicherheit erhöht und die langfristige Verfügbarkeit der Lösung sichergestellt. Die angestrebte Konsolidierung der Vorlagen führt zu einer Reduktion der Komplexität und zu einem nachhaltig tieferen Wartungsaufwand.

D. Strategiekonformität Anstelle einer JI-Eigenentwicklung wird durch die Implementierung von «primedocs» in der JI eine standardisierte Vorlagenlösung genutzt, die zentral durch den IT-Provider der kantonalen IKT-Grundversorgung, das Amt für Informatik, technisch bereitgestellt wird. Die Implementierung und der Betrieb der JI-Vorlagen liegt in der Verantwortung der JI. Es wird ein wesentlicher Beitrag zu einem wirtschaftlichen, risikoarmen und zukunftsfähigen Betrieb des Formularwesens geleistet und eine stabile Grundlage für die weitere Digitalisierung innerhalb der JI geschaffen.