Fachstelle Integration, Weiterentwicklung Monitoring- und Reportingsystem der Integrationsagenda Zürich, gebundene Ausgabe

A. Ausgangslage Seit 2014 regeln Bund und Kantone ihre Zusammenarbeit in der spezifischen Integrationsförderung im Rahmen von Kantonalen Integrationsprogrammen (KIP). Einen zentralen Bestandteil der KIP bildet die 2018 von Bund und Kantonen gemeinsam beschlossene Integrationsagenda Schweiz (IAS). Sie bezweckt eine möglichst frühzeitige, individuelle und intensive Integrationsförderung von Personen aus dem Asyl- und Flüchtlingsbereich und definiert dafür verbindliche Wirkungsziele. Für die Einführung der IAS im Kanton Zürich hat der Regierungsrat mit Beschluss Nr. 434/2019 das Konzept zur Umsetzung der Integrationsagenda Zürich (IAZH) verabschiedet, das seit 2021 vollständig umgesetzt ist. Es regelt unter anderem die Aufgabenverteilung zwischen der Fachstelle Integration (FI), dem Kantonalen Sozialamt (KSA) sowie den fallführenden Stellen der Gemeinden, die gemeinsam die Verantwortung für eine wirkungsorientierte Integrationsförderung tragen. Die Verfassung des Kantons Zürich (LS 101) regelt in Art. 114, dass Kanton und Gemeinden das Zusammenleben der verschiedenen Bevölkerungsgruppen fördern und Massnahmen zur Unterstützung der Integration der im Kanton wohnhaften Ausländerinnen und Ausländer treffen. Die Aufgaben der FI sind in § 3 der Integrationsverordnung geregelt (LS 172.8). Gemäss § 3 Abs. 1 lit. d fördert die FI öffentliche oder private Integrationsprojekte durch Beratung oder finanzielle Unterstützung. Zudem koordiniert sie gemäss § 3 Abs. 2 die kantonale Integrationsförderung und überprüft regelmässig deren Bedarf, die Massnahmen und die Wirkungen. In diesem Sinne steuert die FI das Fördersystem und überwacht die Umsetzung der IAZH auf übergeordneter Ebene. Insbesondere verantwortet sie die Verwendung der vom Bund zur Verfügung gestellten Bundesbeiträge, namentlich der Integrationspauschale für Flüchtlinge und vorläufig Aufgenommene sowie der Unterstützungspauschale (UP-S) für Schutzsuchende mit Status S. Den Grossteil dieser Mittel gibt die FI an die fallführenden Stellen des KSA und der Gemeinden weiter, die damit Leistungen (akkreditierte Integrationsangebote) für die von ihnen begleiteten Geflüchteten beziehen. Der Bund koppelt die Ausrichtung der Bundesbeiträge insbesondere an die Vorgabe, die Wirkungsziele der IAS zu erreichen. Der Kanton Zürich ist daher gegenüber dem Staatssekretariat für Migration rechen-

schaftspflichtig und muss gestützt auf die Reportingdaten der fallführenden Stellen jährlich den Stand der Zielerreichung sowie den Einsatz der erhaltenen Mittel belegen. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an die Qualität, Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit und Verfügbarkeit der Reportingdaten. Das bestehende Monitoring- und Reportingsystem der IAZH genügt diesen Anforderungen aufgrund seiner aktuellen Systemarchitektur nur eingeschränkt. Es stützt sich heute auf unterschiedliche dezentrale Erfassungssysteme – von komplexen Fallführungstools bis hin zu Excel- Dateien – und erfordert eine manuelle Datenübermittlung an die FI. Bei jährlich mehr als 40 000 Angebotsnutzungen (vgl. Monitoring-Bericht IAZH 2025) führt dieses Vorgehen bei allen beteiligten Stellen zu erheblichem administrativem Aufwand, Medienbrüchen und Mehrfacherfassungen. Zudem besteht das Risiko unvollständiger oder fehlerhafter Daten. Zentrale Kennzahlen für die Wirkungsmessung werden nicht oder nur teilweise erfasst, das Reporting an den Bund weist Lücken auf, und die Fördermittel können während des Jahres nur beschränkt datenbasiert gesteuert werden. Vor diesem Hintergrund hat der Regierungsrat im Kantonalen Integrationsprogramm 2024 – 2027 (KIP 3) einen strategischen Schwerpunkt auf die Weiterentwicklung des Monitoring- und Reportingsystems IAZH gelegt (RRB Nr. 502/2023). In der Folge hat die FI im Rahmen des Projekts «Weiterentwicklung Monitoring- und Reportingsystem IAZH» den Anpassungsbedarf am bestehenden System erhoben und verschiedene Verbesserungsoptionen geprüft. Die Abklärungen ergaben, dass es wirtschaftlicher ist, das System neu aufzusetzen, als weiterhin in dessen Anpassung zu investieren. Im Rahmen einer Studie wurden mehrere Lösungsvarianten geprüft und bewertet, wobei sich die Variante «IAZH- Hub» als vorteilhafteste erwies. Das Gremium Operative Informatiksteuerung hat dieser Variante am 27. August 2026 ohne Auflagen zugestimmt. Mit dem vorliegenden Beschluss werden die für die Realisierung, die Einführung und den Betrieb dieser Variante erforderlichen Mittel bewilligt. Damit soll das neue Monitoring- und Reportingsystem IAZH («IAZH-Hub») entwickelt und in Betrieb genommen werden.

B. Der IAZH-Hub Ziele Mit der Einführung des IAZH-Hubs sollen die Voraussetzungen für eine effizientere Abrechnungsprüfung, ein umfassendes Reporting, ein verlässliches Monitoring und eine zeitnahe Steuerung des Fördersystems für Geflüchtete geschaffen werden. Im IAZH-Hub werden die heute teilweise getrennten Datenflüsse zwischen der FI und den fallführenden Stellen in einem durchgängigen digitalen Prozess zusammengeführt. Die Daten werden damit einmalig und strukturiert dort erfasst, wo sie im Vollzugsprozess entstehen, und den berechtigten Stellen entsprechend ihren jeweiligen Aufgaben zentral zur Verfügung gestellt. Der IAZH-Hub verfolgt im Einzelnen folgende Ziele: – Durchgängige und effiziente Prozessabwicklung: Die organisationsübergreifenden Abläufe sollen möglichst medienbruchfrei ausgestaltet und die erforderlichen Schnittstellen gebündelt werden. Die einmal erfassten Daten sollen für die nachfolgenden Bearbeitungs-, Kontroll- und Berichtsprozesse weiterverwendet werden können. Dadurch werden Mehrfacherfassungen, Dateiübermittlungen und manuelle Abstimmungen vermindert und die beteiligten kantonalen und kommunalen Stellen administrativ entlastet. Dies entspricht den Grundsätzen des Gesamtkonzepts Monitoring IAS, wonach möglichst bestehende Vollzugsdaten zu verwenden und Doppelerfassungen zu vermeiden sind. – Verlässliches Monitoring und Reporting: Die für das kantonale Monitoring und die Berichterstattung an den Bund erforderlichen Daten sollen in der notwendigen Vollständigkeit, Aktualität und einheitlichen Form verfügbar sein. Medienbrüche und Datenlücken sollen vermindert sowie die Datenqualität und Nachvollziehbarkeit verbessert werden. Dadurch können die Abrechnungsprüfung und die Berichterstattung effizienter und verlässlicher durchgeführt werden. – Zeitnahe und datenbasierte Steuerung: Die Entwicklung der Angebotsnutzungen und die Ausschöpfung der verfügbaren Mittel sollen während des laufenden Jahres rascher beurteilt werden können. Abweichungen können dadurch früher erkannt und die Fördermittel prospektiv und bedarfsgerecht gesteuert werden. Gleichzeitig wird die Datengrundlage für die wirkungsorientierte Weiterentwicklung des Fördersystems IAZH verbessert. – Rechtskonforme und nachvollziehbare Abwicklung: Die Einhaltung der gesetzlichen, programmvertraglichen und finanziellen Vorgaben

sowie die zweckentsprechende Verwendung der eingesetzten Mittel sollen durch einheitliche Daten, nachvollziehbare Bearbeitungsschritte und systemgestützte Kontrollprozesse unterstützt werden. Damit werden die Voraussetzungen für eine prüf- und revisionsgerechte Abwicklung geschaffen. Die gemeinsame Prozess- und Datengrundlage soll damit eine wirtschaftliche, transparente und wirkungsorientierte Erfüllung der organisationsübergreifenden Aufgaben ermöglichen.

Umsetzung Die Umsetzung des Projekts erfolgt unter der Führung der FI in Zusammenarbeit mit der Abteilung Digital Solutions der Direktion der Justiz und des Innern und dem Amt für Informatik (AFI). Das Projekt wird nach HERMES 2022 geführt und die Umsetzung erfolgt agil. Die Entwicklung des IAZH-Hubs erfolgt schrittweise: Zunächst wird ein minimaler Funktionsumfang («Minimum Viable Product», MVP) für den Kernprozess realisiert, der danach in weiteren Ausbauschritten (sogenannten «Feature-Releases») erweitert wird. Für das «Backend» des IAZH-Hubs, in dem die Daten erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden, wird die bereits etablierte Kantonsapplikation SAP S/4HANA (Modul SAP CM) eingesetzt, um Synergien mit laufenden Projekten (z. B. Projekt «Nexus» des KSA vgl. RRB Nr. 806/2026: «Nexus» hat zum Ziel, die Prozesse zwischen dem KSA, den Gemeinden und externen Leistungserbringern, wie beispielsweise Betreiberorganisationen, vollständig durchgängig zu digitalisieren sowie eine vereinfachte, nachvollziehbare und vollständige elektronische Gesuchsbearbeitung zu ermöglichen) zu nutzen. Die technische Umsetzung des «Frontends», der für die Nutzerinnen und Nutzer am Bildschirm sichtbaren Oberfläche (darunter Eingabemasken und Datenauswertungen), ist aufgrund paralleler Projekte und strategischer Überlegungen derzeit noch in Abklärung. Der dafür eingestellte Betrag wurde basierend auf Erfahrungswerten aus dem Projekt «SEBE Digital» («SElbstBestimmt Entscheiden» vgl. u. a. RRB Nr. 582/2022) sowie mit Informationen des AFI geschätzt. Die für den Aufbau des IAZH-Hubs nötigen technischen Leistungen (Programmierung) werden durch das AFI im Abrufverfahren über die bestehenden SAP-Rahmenverträge (vgl. RRB Nr. 1257/2024) beschafft. Die Durchführung eines öffentlichen Vergabeverfahrens ist daher nicht erforderlich. Die Leistungen des Business Architects bzw. die Vergütung der Leistungserbringerin stützt sich auf die Ausschreibung im offenen Verfahren (simap.ch Projekt-ID 277005) vom 18. März 2024 und die Zuschlagsverfügung vom 29. Mai 2024.

C. Kosten In der nachfolgenden Tabelle werden die Gesamtkosten für die Bereitstellung des IAZH-Hubs (Projektkosten) sowie die ab der Inbetriebnahme im Jahr 2028 anfallenden Betriebskosten aufgeführt. Der Personalaufwand für die auf die Projektlaufzeit befristete Stelle der Projektleitung ist darin nicht enthalten. Dieser wird vollständig aus Bundesmitteln finanziert und ist damit für den Kanton kostenneutral. Er beläuft sich für die HERMES-Module Projektführung, Projektsteuerung, Qualitätssicherung und Stakeholdermanagement auf Fr. 320 000.

Projektkosten Tabelle 1: Gesamtkosten (in Franken einschliesslich 8,1% MWSt) Projekt Betrieb/Nutzung 2026 2027 2028 2029 2030 2031 2032 Total Investitionsrechnung Zwischentotal 840 000 2 230 000 0 0 0 0 0 3 070 000 Umsetzung – Entwicklung SAP MVP 840 000 840 000 – Entwicklung SAP BTP, SAP AC 2 230 000 2 230 000 Erfolgsrechnung Zwischentotal 656 000 1 144 500 310 000 310 000 310 000 310 000 310 000 3 350 500 Projektleitung und Beratung – Testing, Migration, Schulung SAP MVP 530 000 530 000 – Testing, Migration, Schulung SAP BTP & SAP AC 810 000 810 000 Weitere Projektkosten – Projekt Reserve (15%) 126 000 334 500 460 500 Nutzung und Softwarepflege – Wiederkehrende Lizenzkosten, Softwarepflege 310 000 310 000 310 000 310 000 310 000 1 550 000 und Support (einschliesslich Reserve) Total Kosten 1 496 000 3 374 500 310 000 310 000 310 000 310 000 310 000 6 420 500

Finanzplanung Für das Vorhaben stehen im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan (KEF) 2026–2029 Fr. 330 000 in der Investitionsrechnung und Fr. 645 000 in der Erfolgsrechnung der Leistungsgruppe Nr. 2201, Generalsekretariat, zur Verfügung. Die zusätzlich benötigten Mittel werden in der kommenden Finanzplanung eingestellt: Tabelle 2: Mittelbedarf (in Franken) 2026 2027 2028 2029 2030 2031 2032 Total Investitionsrechnung 840 000 2 230 000 0 0 0 0 0 3 070 000 Erfolgsrechnung 656 000 1 144 500 310 000 310 000 310 000 310 000 310 000 3 350 500 Projektumsetzungskosten 1 496 000 3 374 500 310 000 310 000 310 000 310 000 310 000 6 420 500 Zusätzliche benötigte Mittel (Investitionsrechnung) 510 000 2 230 000 0 0 0 0 0 2 740 000 Zusätzliche benötigte Mittel (Erfolgsrechnung) 11 000 1 144 500 310 000 310 000 310 000 310 000 310 000 2 705 500 Total zusätzlich benötigte Mittel 521 000 3 374 500 310 000 310 000 310 000 310 000 310 000 5 445 500

Die durchschnittlichen jährlichen Kapitalfolgekosten (Abschreibungen und Zinsen) betragen über die gesamte Nutzungsdauer Fr. 625 513 und setzen sich aus Abschreibungen von Fr. 614 000 und kalkulatorischen Zinsen von Fr. 11 513 zusammen. Tabelle 3: Kapitalfolgekosten (in Franken) Kosten Abschreibungen Kalkulatorischer Kalkulatorische Total Zinssatz Zinsen 3 070 000 614 000 0,75% 11 513 625 513 Sämtliche Ausgaben zur weiteren Sicherstellung des Monitorings und Reportings der jährlich über 40 000 Angebotsnutzungen sind zur Erfüllung von gesetzlich vorgeschriebenen Aufgaben zwingend erforderlich und dienen namentlich der Beschaffung und Erneuerung der für die Verwaltungstätigkeit erforderlichen Mittel. Im Weiteren besteht keine verhältnismässig grosse Handlungsfreiheit, weshalb diese als gebundene Ausgabe im Sinne von § 37 Abs. 2 lit. a des Gesetzes über Controlling und Rechnungslegung (LS 611) gelten. Für die Konzeption, Entwicklung und Einführung des IAZH-Hubs sowie dessen Betrieb ab 2028 ist eine gebundene Ausgabe von insgesamt Fr. 6 420 500 zu bewilligen. Davon gehen Fr. 3 070 000 zulasten der Investitionsrechnung und Fr. 3 350 500 zulasten der Erfolgsrechnung der Leistungsgruppe Nr. 2201, Generalsekretariat. Zur Umsetzung und Nutzung des IAZH-Hubs werden Leistungen durch das AFI und durch beauftragte Unternehmen erbracht. Die daraus entstehenden einmaligen und wiederkehrenden Kosten werden durch das AFI der Leistungsgruppe Nr. 2201, Generalsekretariat, intern verrechnet. Die ab der vollständigen Betriebsaufnahme anfallenden wiederkehrenden Kosten für Applikationsmanagement, Lizenzen, Wartung und Support belaufen sich auf rund Fr. 310 000 pro Jahr und werden über die ordentliche Erfolgsrechnung der Leistungsgruppe Nr. 2201, Generalsekretariat, getragen. Von den benötigten Mitteln sind im KEF 2026–2029 im Budget 2026 der Leistungsgruppe Nr. 2201, Generalsekretariat, bereits Fr. 975 000, davon Fr. 330 000 zulasten der Investitionsrechnung und Fr. 645 000 zulasten der Erfolgsrechnung, eingestellt. Die verbleibenden Mittel von Fr. 5 445 500 sind in den KEF 2027–2030 in der Leistungsgruppe Nr. 2201, Generalsekretariat Direktion der Justiz und des Innern, einzustellen. Von diesen verbleibenden Mitteln von Fr. 5 445 500 werden Fr. 521 000 bereits 2026 benötigt. Die für 2027 benötigten Mittel von Fr. 3 374 500

wurden von der Direktion der Justiz und des Innern mit der Nachmeldung vom 24. August 2026 zum Budgetentwurf 2027 unter Vorbehalt dieses Beschlusses beantragt. Die ab 2028 benötigten Mittel von Fr. 1 550 000 sind in den KEF 2028–2031 in der Leistungsgruppe Nr. 2201, Generalsekretariat Direktion der Justiz und des Innern, einzustellen.

D. Weitere Auswirkungen und Wirtschaftlichkeit Die Wirtschaftlichkeit des Vorhabens ist über die Organisationsgrenzen hinweg zu beurteilen. Bei einem Volumen von jährlich über 40 000 Buchungen entfallen fehleranfällige manuelle Mehrfacherfassungen, zeitintensive Datenbereinigungen und systembedingte Medienbrüche. Der Nutzen entsteht nicht ausschliesslich bei der FI, sondern auch beim KSA, bei den Gemeinden und weiteren mit der Datenaufbereitung und -prüfung betrauten Stellen. Durch die einmalige strukturierte Erfassung und die anschliessende Wiederverwendung der Daten lassen sich parallele Erfassungen, separate Dateiübermittlungen, wiederkehrende Abstimmungen sowie manuelle Kontrollen vermindern. Gleichzeitig sinkt der Aufwand für nachträgliche Datenbereinigungen und Rückfragen. Die Verbesserung der Datenqualität und -aktualität ermöglicht zudem, Abweichungen früher zu erkennen und die Fördermittel bedarfsgerechter zu steuern. Dieser systemweite Effizienzgewinn ermöglicht es der FI sowie den fallführenden Stellen der Gemeinden, die verfügbaren personellen Mittel trotz steigender Transaktionsvolumina stabil zu halten. Die Weiterentwicklung des Monitoring- und Reportingsystems IAZH schafft damit eine gemeinsame Prozess- und Datengrundlage für die koordinierte, wirtschaftliche und wirkungsorientierte Umsetzung der Integrationsagenda im Kanton Zürich.