Funtauna

Lignes directrices AEOLe réglement R-62-04 contient des directives détaillées de l’Office fédéral de la douane et de la sécurité des frontières concernant les opérateurs économique

Département fédéral des finances DFF Office fédéral de la douane et de la sécurité des frontières OFDF Domaine de direction Sécurité des frontières

Actes législatifs autres que douaniers 1er août 2026

Lignes directrices (Règlement R-62-04)

Opérateurs économiques agréés (Authorised Economic Operators AEO)

Pour des raisons de lisibilité, seule la forme masculine ou féminine est employée dans le présent règlement. Celle-ci se réfère toujours également aux personnes de l’autre sexe.

1 Bases légales

  • Loi sur les douanes, art. 42a (LD, RS 631.0)

  • Ordonnance sur les douanes, art. 112, let. a à s (OD, RS 631.01)

  • Accord entre la Confédération suisse et la Communauté européenne relatif à la facilitation des contrôles et des formalités lors du transport des marchandises ainsi qu’aux mesures douanières de sécurité (RS 0.631.242.05)

  • Accord entre le Conseil fédéral suisse et le Gouvernement de la République populaire de Chine sur la reconnaissance mutuelle du programme suisse relatif aux opérateurs économiques agréés et du programme chinois relatif à la gestion du crédit des entreprises (RS 0.946.292.492.6)

  • Accord entre la Confédération suisse et le Royaume de Norvège relatif aux mesures douanières de sécurité (RS 0.632.315.982)

  • Accord entre la Confédération suisse et le Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d’Irlande du Nord sur la reconnaissance mutuelle de leurs programmes relatifs aux opérateurs économiques agréés (RS 0.946.293.671.3)

De plus, les membres de l’Organisation mondiale des douanes (OMD) suivent le Cadre de Normes SAFE.

2 Généralités

2.1 Introduction au statut d'AEO

Le terme d’opérateur économique agréé (Authorised Economic Operator, AEO) désigne un statut octroyé à des entreprises considérées comme particulièrement fiables en ce qui concerne la sécurité de la chaîne d’approvisionnement internationale. Le but de ce statut est de sécuriser l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement, du fabricant au consommateur final. L’AEO bénéficie de facilités en ce qui concerne les contrôles douaniers de sécurité ainsi que d’autres simplifications (cf. ch. 2.4).

Le statut d’AEO en Suisse repose sur les directives prévues dans le Cadre de Normes SAFE de l’OMD. Fondé sur la notion de partenariat entre les autorités douanières et les milieux économiques, il a été développé en réponse à la mondialisation croissante et à l’évolution de la situation internationale en matière de sécurité, dans le but de renforcer la sécurité de la chaîne d’approvisionnement tout en facilitant le commerce légal.

Contrairement à l’UE, la Suisse ne connaît qu’un type de statut d’AEO.

Les opérateurs économiques ne sont pas obligés d’acquérir le statut d’AEO ; il s’agit d’une option qui leur est offerte en fonction de leur activité commerciale.

Le programme AEO est en principe ouvert à tous les acteurs économiques, y compris les petites et moyennes entreprises (PME), indépendamment du rôle qu’elles jouent dans la chaîne d’approvisionnement internationale.

2.2 But des lignes directrices

Les présentes lignes directrices ont pour but de permettre à l’OFDF et aux opérateurs économiques d’assurer une mise en œuvre uniforme des dispositions relatives aux AEO.

Elles se fondent sur les lignes directrices de la Commission européenne TAXUD/B2/047/2011 - Rév.6.

2.3 Chaîne d’approvisionnement internationale et opérateurs concernés

La sécurité de la chaîne d’approvisionnement internationale joue un rôle important pour la circulation sans entraves des marchandises. Elle est garantie notamment lorsque tous les opérateurs économiques impliqués dans la chaîne disposent du statut d’AEO, qui atteste qu’ils satisfont à des normes de sécurité définies.

Quel que soit le secteur, les perturbations dans la chaîne d’approvisionnement peuvent affecter gravement la marche des affaires, provoquant des coûts élevés et des dommages à la réputation.

La chaîne d’approvisionnement internationale commence avec la fabrication des marchandises destinées à l’exportation et s’achève avec la livraison de ces marchandises à l’acheteur hors du territoire douanier. Plutôt qu’une entité clairement délimitable, une chaîne d’approvisionnement internationale est une série de constructions ad hoc impliquant des opérateurs économiques de divers secteurs commerciaux. Dans certains cas, tous les participants sont connus et collaborent depuis longtemps, dans d’autres ils changent souvent ou ne se regroupent que pour une seule livraison.

En pratique, nombre d’entreprises peuvent jouer plusieurs rôles dans une chaîne et y accomplir les tâches correspondantes (par exemple, un transitaire peut également être un représentant en douane). Les principaux acteurs de la chaîne d’approvisionnement internationale sont les suivants :

Les rôles et les responsabilités qui y sont liées sont décrits en détail dans les lignes directrices de l’UE, Partie 1, Section II 1.II.4.

Le choix des partenaires commerciaux revêt une grande importance. Les opérateurs souhaitant obtenir le statut d’AEO doivent définir et appliquer une procédure claire et transparente pour la sélection de leurs partenaires commerciaux.

Si tous les partenaires concernés de la chaîne ne sont pas des AEO, les requérants doivent conclure des contrats en matière de sécurité ou exiger des déclarations de sûreté (cf. normes de sécurité et de sûretés, ch. 5.2.5.5).

2.4 Facilités et avantages pour les AEO

2.4.1 Avantages directs

2.4.1.1 Facilités douanières

Les AEO bénéficient des facilités suivantes :

  • Leurs demandes sont traitées en priorité.

  • Les AEO sont dispensés de fournir une garantie pour couvrir les créances visées à l’art. 51 LOFDF.

  • Contrôles et évaluation des risques : L’AEO est réputé présenter un risque inférieur en Suisse et dans les États avec lesquels la Suisse a conclu un accord sur la reconnaissance mutuelle (ARM) des normes de sécurité et de sûreté. Ce degré de risque est pris en compte dans les systèmes de gestion des risques et de gestion du trafic des marchandises des autorités douanières afin de permettre l’application de cet avantage dans les opérations journalières de l’AEO. o Les AEO sont dès lors soumis à des contrôles moins fréquents que les autres personnes assujetties à l’obligation de déclarer1. Cette facilité ne s’applique pas lorsque des contrôles s’imposent en raison d’intérêts publics prépondérants et d’obligations résultant des actes législatifs autres que douaniers. o Les AEO sont informés qu’un contrôle aura lieu dès que l’OFDF en a décidé ainsi, à moins que cette information ne compromette le contrôle ou son résultat1. o Les contrôles sont effectués en priorité : les envois d’un AEO sont contrôlés avant ceux des opérateurs économiques non-AEO assignés à un contrôle. Le système de gestion du trafic des marchandises offre les possibilités techniques pour cette démarche1. o Sur demande de l’AEO, les contrôles peuvent être effectués au domicile de celui-ci.

  • En cas de perturbation des flux commerciaux due à des incidents majeurs ou à un cas de force majeure, les envois de marchandises des AEO font l’objet d’un dédouanement simplifié et accéléré, pour autant que cela ne compromette pas le dédouanement des marchandises nécessaires d’urgence à l’approvisionnement économique du pays.

  • Si les AEO déposent, pour eux-mêmes ou pour un autre AEO, une déclaration marchandises, il n’est pas nécessaire de fournir d’autres données que celles qui sont exigées dans la déclaration.

Les avantages accordés aux AEO ne doivent pas être confondus avec les simplifications de procédure prévues par le droit douanier. Le statut d’AEO ne confère pas automatiquement le droit de profiter de ces simplifications, telles que la procédure applicable aux expéditeurs et destinataires agréés ; inversement, il n’est pas non plus une condition pour en bénéficier.

2.4.1.2 Reconnaissance mutuelle internationale

Le Cadre de Normes SAFE de l’OMD encourage les autorités douanières à travailler de concert à la reconnaissance mutuelle des AEO et des mesures de sécurité. La reconnaissance mutuelle du statut d’AEO est un élément clé en vue de renforcer la sécurité sur l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement et d’accentuer les avantages pour les opérateurs économiques. La reconnaissance mutuelle consiste à ce qu’une administration douanière d’un

Cette facilité est mise en œuvre dans le système de gestion du trafic de marchandises Passar et dans les systèmes environnants.

pays reconnaît le statut d’AEO conféré en vertu d’un autre programme et se déclare disposée à accorder aux AEO mutuellement reconnus des avantages et facilités significatifs, comparables et, si possible, équivalents. Le Recueil en ligne de l’OMD fournit une vue d’ensemble des programmes AEO dans le monde.

La Suisse conclut des accords de reconnaissance mutuelle (ARM) du statut d’AEO avec les pays disposant d’un programme équivalent. Parmi les statuts accordés dans l’UE, elle reconnaît uniquement, à l’heure actuelle, les statuts AEO S (sécurité et sûreté) et la combinaison AEO C / AEO S (anciennement désignée « AEO F »). Le statut AEO C (simplifications douanières) à lui seul n’est pas pris en compte.

Dans les pays avec lesquelles la Suisse a conclu des ARM, les titulaires d’un certificat d’AEO délivré en Suisse jouissent des mêmes avantages que les AEO ayant leur siège dans ces pays, ce qui améliore la prévisibilité de la circulation internationale des marchandises au niveau mondial. La Suisse a conclu des ARM2 avec l’UE, la Norvège, la Chine et le Royaume- Uni de Grande-Bretagne et d’Irlande du Nord.

2.4.2 Avantages indirects

2.4.2.1 Principes et exemples

Tout opérateur économique répondant aux critères requis et devenant un AEO peut aussi en retirer des avantages sans rapport direct avec son activité.

Les investissements réalisés par des opérateurs en vue de renforcer leurs normes de sécurité et de sûreté peuvent engendrer des effets positifs dans les domaines suivants : visibilité et suivi, sécurité du personnel, développement de normes, amélioration de la sélection des fournisseurs, sécurité des transports et des moyens de transport, sensibilisation à l’infrastructure organisationnelle et développement des capacités, collaboration entre les acteurs de la chaîne d’approvisionnement, investissements technologiques proactifs et respect volontaire de normes de sécurité et de sûreté supplémentaires.

Des exemples d’avantages indirects susceptibles de découler de ces effets positifs sont présentés ci-dessous :

  • réduction du nombre de vols et de pertes ;

  • réduction du nombre d’envois en retard ;

  • optimisation de la planification ;

  • amélioration du service clients ;

  • meilleure fidélisation du client ;

  • optimisation de la gestion des stocks ;

  • amélioration de l’engagement des collaborateurs ;

  • réduction du nombre d’incidents de sécurité et de sûreté ;

  • réduction du coût des inspections des fournisseurs et renforcement de la coopération ;

  • diminution de la criminalité et du vandalisme ;

2 RS 0.631.242.05 Accord entre la Confédération suisse et la Communauté européenne relatif à la facilitation des contrôles et

des formalités lors du transport des marchandises ainsi qu’aux mesures douanières de sécurité RS 0.632.315.982 Accord entre la Confédération suisse et le Royaume de Norvège relatif aux mesures douanières de sécurité RS 0.946.292.492.6 Accord entre le Conseil fédéral suisse et le Gouvernement de la République populaire de Chine sur la reconnaissance mutuelle du programme suisse relatif aux opérateurs économiques agréés et du programme chinois relatif à la gestion du crédit des entreprises RS 0.946.293.671.3 Accord entre la Confédération suisse et le Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d’Irlande du Nord sur la reconnaissance mutuelle de leurs programmes relatifs aux opérateurs économiques agréés

  • diminution des problèmes grâce à la reconnaissance du travail des salariés ;

  • amélioration de la cybersécurité et de la sécurité informatique ;

  • amélioration de la sécurité et de la communication entre les partenaires de la chaîne d’approvisionnement (notamment grâce à une meilleure collaboration avec les autorités).

2.4.2.2 Label « partenaire de confiance »

Un des avantages majeurs du statut d’AEO réside dans le fait d’être reconnu comme un partenaire de confiance dans la chaîne d’approvisionnement. Conféré notamment sur la base de critères exigeants qui incluent des mesures adéquates de réduction du risque, le statut fait office de label de qualité. Les AEO ont par ailleurs la possibilité d’utiliser un logo ad hoc pour démontrer leur statut à l’égard des tiers (cf. ch. 6).

Le statut d’AEO peut représenter un avantage concurrentiel dans la conclusion de nouvelles relations commerciales.

3 Conditions à l’obtention du statut d’AEO

Les opérateurs économiques peuvent demander le statut d’AEO pour autant qu’ils soient inscrits au registre du commerce (suisse ou liechtensteinois) et qu’ils exercent des activités commerciales en lien avec la chaîne d’approvisionnement internationale.

Le statut d’AEO est accordé lorsque les conditions énoncées aux art. 112d à 112h OD et aux art. 1 à 5 de l’annexe II de l’accord sur la facilitation et la sécurité douanières3 sont remplies:

  • respect des exigences ;

  • garantie d’un niveau accru de contrôle des activités et des flux de marchandises ;

  • garantie de la solvabilité financière ;

  • respect de normes de sécurité et de sûreté appropriées.

Après une révocation du statut d’AEO par l’OFDF (art. 112s, al. 1, OD), une nouvelle demande peut être déposée après un délai de trois ans au moins.

4 Demande

La demande d’octroi du statut d’AEO doit être présentée à l’OFDF au moyen du formulaire officiel. Elle doit être accompagnée :

  • des questionnaires d’auto-évaluation de l’OFDF, dûment remplis ;

  • des pièces mentionnées dans la demande.

Avant de déposer une demande de statut d’AEO, il convient de s’assurer que la direction de l’entreprise est favorable à la démarche.

La procédure est décrite en détail dans les notes explicatives concernant la demande et le questionnaire d’auto-évaluation.

Accord entre la Confédération suisse et la Communauté européenne relatif à la facilitation des contrôles et des formalités lors du transport des marchandises ainsi qu’aux mesures douanières de sécurité (RS 0.631.242.05)

5 Examen de la demande

5.1 Introduction

5.1.1 Déroulement de l’examen et délai de traitement

La demande est examinée sur la base des documents produits et implique des recherches internes dans les systèmes et services de la Confédération ainsi que des contrôles au domicile du requérant (audit). Dans des cas exceptionnels (situations ou structures sociales complexes), les parties peuvent convenir d’un audit préliminaire.

Le travail nécessaire à l’examen varie selon les cas, en fonction notamment des facteurs suivants :

  • ampleur et complexité de l’activité du requérant ;

  • préparation de l’examen par l’opérateur économique et documents utilisables ;

  • informations et autorisations déjà à disposition de l’OFDF ;

  • le cas échéant, nécessité de consulter d’autres autorités.

Le requérant doit se préparer à l’examen de manière appropriée. L’opérateur économique, plus particulièrement sa personne de contact AEO, se doit d’assurer une communication coordonnée et fluide entre les départements concernés de son entreprise afin que l’examen puisse se dérouler de manière efficiente.

L’OFDF rend sa décision relative à l’octroi du statut d’AEO dans un délai de 210 jours.

5.1.2 Facteurs facilitant le processus d’agrément

Afin d’accélérer le traitement des demandes, l’OFDF peut utiliser, chaque fois qu’il en a la possibilité, les informations qu’il détient sur les candidats au statut d’AEO, de manière à réduire la durée de l’audit préliminaire. Il peut tenir compte par exemple :

  • d’anciennes demandes d’autorisations douanières ;

  • de procédures douanières appliquées / de déclarations faites par le requérant ;

  • de l’auto-évaluation réalisée par le requérant avant le dépôt de sa demande ;

  • des normes mises en œuvre par le requérant.

L’OFDF peut par ailleurs prendre en considération certaines normes reconnues au plan international qui sont pertinentes en matière d’octroi du statut d’AEO lorsque le requérant les respecte et les notifie à l’OFDF.

5.1.3 Reconnaissance d’autres examens en matière de sécurité

Si le requérant remplit déjà certaines normes de sécurité et de sûreté, ces dernières peuvent être prises en considération sans faire l’objet d’un nouvel audit.

Le caractère approprié des normes de sécurité et de sûreté au sens de l’art. 112g OD peut être prouvé au moyen d’un certificat de sécurité reconnu sur le plan international.

La preuve est réputée fournie lorsque le requérant présente l’un des documents suivants, dès lors qu’il est établi que l’octroi du certificat est soumis à des conditions identiques ou équivalentes : • un certificat de sécurité reconnu au niveau international, délivré sur la base d’une convention internationale ;

  • un certificat délivré sur la base d’une norme internationale de l’Organisation internationale de normalisation ;

  • un certificat délivré sur la base d’une norme européenne de l’organisme de normalisation européen ;

  • un certificat de sécurité établi par une autorité fédérale suisse.

Les normes les plus pertinentes identifiées à ce jour sont les diverses normes ISO (par exemple ISO 9001 Systèmes de management de la qualité, 14000/14001 Systèmes de management environnemental, 20858 Navires et technologie maritime - Évaluations de la sécurité des installations portuaires maritimes et réalisation de plans de sécurité, 27001 Système de management de la sécurité de l’information, 28000 Spécifications relatives aux systèmes de management de la sûreté pour la chaîne d’approvisionnement, 28001 Systèmes de management de la sûreté pour la chaîne d’approvisionnement, 28004 Lignes directrices pour la mise en application des systèmes de management de la sûreté pour la chaîne d’approvisionnement), ainsi que le code ISPS (International Ship and Port Facility Security, code international pour la sûreté des navires et des installations portuaires). Le fait de disposer d’une certification ISO particulière n’entraîne pas le respect automatique du critère AEO correspondant. Dans certains cas, la certification ISO n’est pas conforme aux critères AEO ou ne l’est pas entièrement, ce qui contraint le requérant à satisfaire à des conditions supplémentaires.

Les certifications d’agent habilité (Regulated Agent – RA) et de chargeur connu (Known Consignor – KC) délivrées par l’OFAC répondent à des exigences comparables (surtout en ce qui concerne la sécurité des bâtiments, les contrôles d’accès appropriés, la sécurité des chargements et les aspects de sûreté liés au personnel).

La conformité vérifiable aux exigences et aux normes de sécurité et de sûreté fixées par des organismes intergouvernementaux tels que l’OMI, l’UNECE et l’OACI peut également entraîner une conformité totale ou partielle aux critères de sécurité, dans la mesure où les exigences sont identiques ou comparables.

En outre, l’OFDF peut accepter les conclusions fournies par un expert externe des normes de sécurité et de sûreté.

5.1.4 Structure et données du questionnaire d’auto-évaluation

Le questionnaire d’auto-évaluation se compose de plusieurs sections permettant de présenter et d’évaluer divers aspects de l’entreprise. Structure :

  • Informations sur l’entreprise (section 1)

  • Critères d’octroi de l’agrément : o Respect des exigences - compliance (section 2) o Gestion des écritures commerciales et des documents relatifs au transport (section 3) o Solvabilité financière (section 4) o Normes de sécurité (section 5)

  • Données relatives aux interlocuteurs et aux personnes de contact qui feront l’objet d’une vérification dans les systèmes de l’OFDF (section 6)

Il convient de répondre aux différentes questions le plus précisément possible et de fournir des documents à l’appui de ces réponses. Ce principe vaut également pour les normes et les certificats de sécurité déjà existants.

Le questionnaire dûment rempli et les documents correspondants doivent être transmis à l’OFDF sous forme électronique (par courriel). D’entente avec les équipes compétentes pour l’audit de l’entreprise, il est possible d’utiliser l’application sécurisée de transfert de fichiers de la Confédération pour les données particulièrement sensibles.

Dans le cas d’entreprises nouvellement créées, celles-ci peuvent se trouver dans l’incapacité de présenter toutes les informations concernant des questions liées à leur histoire. Si la nouvelle société a été créée à la suite d’une fusion de sociétés existantes, des informations générales relatives à ces sociétés et à leur respect des exigences aideront l’OFDF à évaluer les risques liés au manque d’information.

5.2 Critères d’octroi du statut

5.2.1 Informations sur l’entreprise (section 1)

Cette section répertorie les informations nécessaires à l’OFDF pour dresser le portrait du requérant et de ses activités. Des données comme la forme juridique, les structures organisationnelles, l’appartenance à un groupe, le nombre d’entités et de collaborateurs, le volume des affaires et l’activité, les autorisations et les conventions avec l’OFDF, fournissent des renseignements précieux sur la manière dont l’entreprise s’incorpore dans la chaîne d’approvisionnement et le rôle qu’elle joue.

5.2.2 Respect des exigences - compliance (section 2)

5.2.2.1 Généralités

Les personnes suivantes ne doivent avoir commis, au cours des trois années précédant la présentation de la demande, aucune infraction grave ou répétée aux actes législatifs douaniers ou fiscaux, ni d’infraction grave poursuivie pénalement :

  • le requérant ;

  • les personnes responsables de l’entreprise ;

  • les personnes exerçant le contrôle sur la gestion de l’entreprise ;

  • le cas échéant, le représentant légal du requérant dans les questions douanières ; et

  • la personne responsable des questions douanières dans l’entreprise.

Néanmoins, les antécédents en matière de respect des exigences peuvent être considérés comme satisfaisants si les infractions revêtent une importance négligeable par rapport au nombre ou au volume des opérations et ne sont pas de nature à faire douter de la bonne foi du requérant.

La conformité du requérant peut être évaluée sur la base des antécédents connus de l’OFDF. Si les personnes contrôlant la gestion de la société requérante sont établies ou résident dans un pays tiers, leur conformité sera jugée sur la base des informations disponibles.

Si l’entreprise existe depuis moins de trois ans, sa conformité sera jugée sur la base des informations disponibles.

5.2.2.2 Infractions mineures

Pour déterminer les infractions pouvant être considérées comme mineures, la première règle à observer est la spécificité de chaque cas. Chaque situation sera traitée selon ses caractéristiques, en fonction du contexte et de la taille de l’opérateur concerné. Il convient de juger si les infractions révèlent un problème fondamental dû à une méconnaissance des règles et des procédures de la part de l’opérateur ou si elles sont la conséquence de négligences. Si la décision est prise de considérer l’infraction comme mineure, l’opérateur doit apporter la

preuve des mesures qu’il entend mettre en œuvre pour réduire le nombre d’erreurs survenant dans ses transactions, notamment douanières.

5.2.2.3 Infractions répétées

Si les autorités douanières ont déterminé qu’une infraction peut être considérée comme mineure ou insignifiante, elles doivent ensuite vérifier si des infractions similaires sont survenues auparavant. Il s’agit de juger si ces actes sont imputables à une ou plusieurs personnes dans l’entreprise requérante ou s’ils résultent de déficits dans les systèmes ou procédures de cette dernière. Si des infractions se reproduisent ultérieurement (y compris une fois la cause supposément éliminée), cela peut être dû à une gestion insuffisante du contrôle à l’interne.

5.2.2.4 Infractions graves

Les éléments suivants sont pris en compte pour déterminer si une infraction est grave :

  • acte intentionnel, commis délibérément et en connaissance de cause par les personnes visées à l’art. 112d OD ;

  • la contravention ou l’inobservation des prescriptions constitue une infraction punissable d’une peine minimum/maximum ou d’une peine pécuniaire ;

  • infraction entraînant une inscription au casier judiciaire, passible d’une peine privative de liberté, d’une peine pécuniaire ou d’une amende importante.

Peuvent aussi être qualifiées de graves les infractions qui, même sans dessein d’escroquerie du requérant, présentent un degré de gravité tel qu’il faut en déduire un risque sérieux pour la sécurité ou pour le respect des actes législatifs douaniers et fiscaux, voire un risque d’infractions pénales commises dans le cadre de l’activité exercée.

Exemples d’infractions graves :

Droit douanier Infractions pénales graves commises dans le cadre

  • Contrebande de l’activité

  • Escroquerie (par ex. classement tarifaire • Faillite frauduleuse délibérément erroné, indications fausses sur la • Infractions à des prescriptions sanitaires, par ex. valeur ou l’origine) mise en circulation de marchandises dangereuses

  • Atteintes aux droits de propriété intellectuelle • Infractions à des prescriptions environnementales,

  • Escroquerie en lien avec les prescriptions par ex. transport transfrontalier illégal de déchets antidumping dangereux

  • Non-respect d’interdictions ou de restrictions et • Escroquerie en lien avec l’ordonnance sur le double d’actes législatifs autres que douaniers (par ex. usage ou non-respect d’un embargo trafic prohibé grave) • Participation à une organisation criminelle

  • Falsifications • Corruption

  • Toute autre infraction aux actes législatifs • Escroquerie douaniers • Cybercriminalité Droit fiscal • Blanchiment d’argent

  • Fraude fiscale • Participation directe ou indirecte à des activités

  • Soustraction fiscale terroristes (par ex. activités commerciales ou autres

  • Infractions en lien avec les impôts sur la visant à promouvoir ou soutenir des groupes consommation catégorisés internationalement comme terroristes)

  • Fraude à la TVA • Participation directe ou indirecte à l’encouragement ou au soutien de la migration illégale

5.2.3 Gestion des écritures commerciales et des documents relatifs au transport

(section 3)

5.2.3.1 Généralités

Le requérant doit prouver qu’il exerce un contrôle accru sur ses activités et sur les flux de marchandises. Il doit utiliser un système comptable conforme aux principes comptables généralement admis, qui autorise les contrôles douaniers sur la base d’audits des comptes. Le système doit archiver les données de manière à créer une piste d’audit au moment de la saisie.

Les écritures conservées par le requérant à des fins douanières sont intégrées à son système comptable ou permettent d’effectuer des vérifications croisées avec ce système.

Le requérant doit accorder à l’OFDF un accès physique ou électronique à ses systèmes comptables et, le cas échéant, à ses comptes et à ses documents relatifs au transport, afin que celui-ci puisse procéder aux contrôles requis.

5.2.3.2 Accès aux archives de l’entreprise

L’accès aux archives d’une entreprise implique la possibilité d’obtenir les informations requises, quel que soit le lieu de stockage physique des données. Les informations requises englobent les livres comptables et les autres informations pertinentes nécessaires à la réalisation de l’audit préliminaire.

L’accès peut revêtir différentes formes :

  • papier : remise d’une copie papier des informations demandées. La solution papier est adéquate lorsque la quantité d’informations nécessaires est limitée, par exemple dans le cadre du contrôle des comptes annuels.

  • Supports de données amovibles : une copie des informations requises est remise sur des supports de stockage ou des supports similaires. Ce dispositif est indiqué lorsque le volume d’information à examiner est important et qu’il est nécessaire de traiter les données. Tel est notamment le cas lors d’un contrôle portant sur l’ensemble ou sur un extrait des transactions financières d’un compte fournisseur particulier durant une période précise.

  • Accès en ligne: accès au système informatique de l’entreprise dans le cadre d’une visite sur place. D’autres moyens d’accès électroniques sont possibles également.

Quelle que soit la méthode d’accès aux données, l’OFDF doit avoir la possibilité de traiter ces dernières.

5.2.3.3 Piste d’audit

En comptabilité, une piste d’audit est un processus qui renvoie chaque écriture comptable à sa source afin d’en vérifier l’exactitude. Une piste d’audit complète permet de retracer le cycle de vie des activités opérationnelles, liées dans le présent contexte au flux de marchandises et de produits qui entrent dans l’entreprise du requérant, qui y sont traitées, puis qui la quittent. Un grand nombre d’entreprises et d’organisations ont une piste d’audit dans leurs systèmes informatiques pour des raisons de sécurité. La piste d’audit conserve un historique chronologique des données, qui permet de retracer ces dernières depuis leur entrée dans le fichier jusqu’à leur sortie.

Les vérifications effectuées sont à comparer avec les vérifications de sécurité. Les informations enregistrées dans le système doivent refléter, le cas échéant, les transports physiques de marchandises et produits (envois), en indiquant les mesures prises pour assurer la sécurité dans la chaîne d’approvisionnement internationale.

5.2.3.4 Autres critères

S’agissant de la section 3, le requérant doit en outre :

  • disposer d’une organisation administrative correspondant au type et à la taille de l’entreprise et adaptée à la gestion des flux de marchandises, ainsi que d’un système de contrôle interne permettant d’empêcher les erreurs, de les déceler et de les corriger, ainsi que de déceler les transactions illégales ou irrégulières. Il n’y a pas de règle générale applicable à toutes les organisations administratives. En fonction de son modèle d’affaires, le requérant devra notamment être doté d’un système de contrôle interne (SCI) approprié (cf. R-62-03 SCI AEO) ;

  • disposer le cas échéant de procédures appropriées pour gérer les licences et autorisations en lien avec les mesures de politique commerciale ou le commerce de produits agricoles ;

  • disposer le cas échéant de procédures de gestion suffisantes des autorisations d’importation et d’exportation pour les marchandises soumises à des interdictions et des restrictions qui permettent de distinguer ces marchandises des marchandises non réglementées ;

  • disposer de procédures satisfaisantes d’archivage des documents et des informations de l’entreprise, et de protection contre la perte de données ;

  • veiller à ce que son personnel ait pour instruction d’informer l’OFDF en cas de difficulté à se conformer aux exigences et établir des procédures à cet effet (exemple : documents de transport inhabituels ou suspects, demandes de renseignement inhabituelles concernant des envois, chargements non recensés, scellés endommagés, etc.) ;

  • disposer de mesures de sécurité protégeant son système informatique contre toute intrusion non autorisée et sécurisant les données de ce système (pare-feu, antivirus, etc.). Les menaces informatiques sont un risque à prendre au sérieux. Des tests d’intrusion réguliers (à réaliser dans le cadre de la certification / de la procédure d’agrément) peuvent aider à identifier à temps les vulnérabilités et les dangers, à les éliminer et à atténuer les risques correspondants.

5.2.4 Solvabilité financière (section 4)

5.2.4.1 Généralités

La solvabilité financière est considérée comme prouvée dès lors que le requérant présente une situation financière satisfaisante lui permettant de s’acquitter de ses engagements, en tenant dûment compte des caractéristiques du type de l’activité économique concernée, notamment du fait qu’il

  • ne fait pas l’objet d’une procédure d’insolvabilité ;

  • a rempli, au cours des trois années précédant la présentation de la demande, ses obligations en matière de paiement au titre de droits de douane, d’impôts ou d’autres redevances perçus à l’importation ou à l’exportation ou en rapport avec l’importation ou l’exportation de marchandises ; et

  • peut justifier, pour les trois années précédant la présentation de la demande, o d’une capacité financière suffisante pour s’acquitter de ses obligations et remplir ses engagements eu égard au type et au volume de son activité commerciale ; et o d’une fortune nette positive ou, dans le cas contraire, de sa capacité à couvrir le solde négatif.

Dans ce contexte, la notion d’insolvabilité ne se confond pas avec celle de faillite. La faillite est une incapacité constatée avec effet juridique, en général par un tribunal, d’une entreprise à s’acquitter de ses obligations à l’égard de ses créanciers. Le critère visé ici est plutôt axé sur la définition technique de l’incapacité de paiement et le risque que la situation économique et financière de l’opérateur l’empêche de régler ses dettes. Dans ce contexte, tous les signes suggérant que l’opérateur n’est pas en mesure d’honorer ses obligations financières ou le sera dans un avenir proche doivent faire l’objet d’une évaluation soigneuse.

En général, le requérant n’est pas considéré comme financièrement solvable lorsqu’il n’a pas payé des montants qu’il est légalement tenu d’acquitter. L’OFDF vérifiera cependant si des motifs compréhensibles justifient le défaut ou le retard de paiement. On peut citer à titre d’exemple un problème temporaire ou isolé de flux de capitaux ou de liquidités, lorsque la situation financière et la fiabilité du requérant ne sont pas en doute globalement, ou le fait que le retard de paiement est imputable à une erreur administrative plutôt qu’à un problème de solvabilité.

5.2.4.2 Sources d’information

Le niveau d’investigation dépend aussi de la mesure dans laquelle le requérant est connu de l’OFDF. L’évaluation ne se fonde jamais sur un seul indicateur pris isolément. Les décisions sont prises au regard de la situation globale du requérant, le but principal étant de s’assurer que l’opérateur économique est en mesure d’honorer ses obligations sur le long terme. L’OFDF peut exploiter diverses sources d’information aux fins de cette évaluation. Il peut :

  • contrôler les bilans et les mouvements de capital du requérant, ses rapports de révision, ses comptes annuels et ses indicateurs financiers afin de se faire une image de sa capacité à régler ses dettes ;

  • consulter des sociétés de recouvrement ou obtenir des informations sur la solvabilité auprès de sociétés de renseignements économiques ;

  • faire appel à des experts externes pour évaluer la tenue des livres et la capacité de paiement.

Le requérant peut également présenter des documents supplémentaires à titre de preuve de sa solvabilité financière. Il peut par exemple référencer sa notation par une banque ou fournir d’autres informations bancaires. Dans la plupart des cas, l’établissement bancaire du requérant sera en mesure de rendre compte de sa solvabilité financière.

L’OFDF peut aussi déterminer la capacité du requérant à rembourser ses dettes en vérifiant que :

  • le requérant ne figure pas dans les registres des entreprises en incapacité de paiement ou en liquidation ;

  • il ne bénéficie pas d’un report de paiement (accord conclu entre l’OFDF et un opérateur économique permettant à ce dernier de régler ses dettes sur une période convenue dans la mesure où il se trouve en difficulté financière ou rencontre des problèmes de liquidités et ne peut, de ce fait, payer ses dettes à la date prévue) ;

  • il n’a pas présenté de demande de concordat ni fait l’objet d’une réquisition de faillite pendant les trois années précédant la présentation de la demande ;

  • il n’a pas enregistré de retard au niveau du remboursement des fonds légalement dus à l’OFDF durant les trois dernières années (à l’exclusion des montants qui ne sont pas encore légalement exigibles ou qui ont été contestés).

Les informations concernant la capacité du requérant à s’acquitter de ses dettes auprès de tierces parties peuvent également orienter utilement la décision. L’OFDF peut par exemple

examiner l’intégralité des comptes annuels du requérant au cours des trois dernières années, en prenant en considération les éléments suivants :

  • lorsque le droit des sociétés l’exige, le dépôt des comptes dans les délais fixés par la législation concernée ;

  • les commentaires des auditeurs ou des administrateurs relatifs à la pérennité de l’entreprise ;

  • l’état actuel de l’actif circulant net ;

  • l’état de l’actif circulant net et la valeur des immobilisations incorporelles.

5.2.4.3 Note relative aux sociétés mères et aux filiales

Lors de l’évaluation de la situation financière d’une filiale, il faut tenir compte du fait que les activités de cette dernière peuvent être couvertes par une lettre de patronage (aussi appelée lettre d’intention ou lettre de confort) ou une garantie de la société mère ou d’une société du groupe. L’OFDF peut exiger des preuves supplémentaires concernant la société garante.

5.2.4.4 Note relative aux nouvelles entreprises

La solvabilité financière d’un requérant existant depuis moins de trois ans sera jugée sur la base des antécédents et des informations disponibles à la date de la demande. Il peut s’agir des derniers indicateurs, des rapports intermédiaires, des bilans provisoires et des comptes de profits et pertes certifiés par les administrateurs, les associés ou l’entrepreneur individuel. Si l’entreprise du requérant est financée par un prêt émanant d’une autre personne ou d’un établissement financier, l’OFDF peut également demander une copie du dossier commercial du requérant et d’autres attestations spécifiques.

5.2.4.5 Solvabilité financière en cas de fortune nette négative

Dans certaines circonstances, une entreprise peut présenter des avoirs nets négatifs, par exemple lorsqu’elle a été créée par sa maison mère et que son passif est couvert par un prêt de cette dernière ou d’un établissement financier. Dans de tels cas, les avoirs nets négatifs ne constituent pas un indicateur révélant l’incapacité de l’entreprise à rembourser ses dettes légales, pour autant que celle-ci soit en mesure de couvrir le solde négatif.

5.2.5 Normes de sécurité et de sûreté (section 5)

5.2.5.1 Généralités

L’opérateur doit faire preuve, dans son activité, d’un niveau élevé de sensibilisation aux questions de sécurité et de sûreté, sur le plan interne tout comme dans le cadre de ses relations commerciales avec les clients, les fournisseurs et les prestataires de services externes.

Pour préparer l’audit de l’OFDF, il doit effectuer l’auto-évaluation afin d’analyser la capacité de son entreprise à satisfaire aux critères de sécurité et de sûreté. Cette évaluation constitue une démarche visant à identifier les risques et les menaces susceptibles de voir le jour sur le segment de la chaîne d’approvisionnement au sein duquel opère le requérant, d’une part, et à examiner les mesures en place afin de réduire les risques et les menaces au minimum, d’autre part (par ex. conformité à la norme ISO 28000 ou au code ISPS). Ces mesures concernent aussi, entre autres, l’intégrité physique (intégrité du chargement dans la chaîne d’approvisionnement, par ex. en lien avec les bâtiments, les locaux, les infrastructures, les accessoires de transport, les emballages, etc.), les contrôles d’accès, les processus logistiques et la gestion de types spécifiques de marchandises, les mesures visant le personnel et la vérification des partenaires commerciaux.

5.2.5.2 Sécurité des bâtiments

Les normes de sécurité et sûreté du requérant sont réputées appropriées lorsque les bâtiments dans lesquels se déroulent les opérations couvertes par le certificat sont construits de telle manière qu’un accès illicite est impossible et que les bâtiments fournissent une protection contre les intrusions illicites. Cette mesure vise également à assurer qu’en cas d’intrusion dans le terrain ou un bâtiment clôturé :

  • les intrus sont stoppés ou dissuadés (grillages, codes d’accès, fenêtres intérieures et extérieures de sécurité, portails et clôtures équipés d’un dispositif de verrouillage) ;

  • les intrusions sont détectées aussi promptement que possible (par ex. alertes antivol, vidéosurveillance, capteurs de mouvement) ;

  • une réaction intervient rapidement (alerte à des collaborateurs occupant une fonction de direction et/ou à une entreprise de sécurité).

Les mesures de sécurité doivent être conçues comme un tout ; ce critère doit toujours être pris en considération dans une perspective d’ensemble avec les contrôles d’accès et la protection des chargements.

L’emplacement du site (par ex. environnement à haut niveau de criminalité, zone résidentielle ou industrielle, bâtiments alentour, proximité avec les routes ou des lignes de chemin de fer) peut également influencer les mesures de sécurité qu’il convient de prendre.

5.2.5.3 Contrôles d’accès appropriés

Le requérant doit veiller à assurer des mesures appropriées de contrôle afin d’empêcher les accès non autorisés aux bureaux, aux aires d’expédition, aux quais de chargement, aux zones de fret et aux autres emplacements pertinents pour la chaîne d’approvisionnement.

Les petites et moyennes entreprises (PME) doivent en principe satisfaire aux mêmes exigences en matière de contrôle d’accès que les grandes, mais elles peuvent éventuellement recourir à des solutions différentes, par exemple :

  • clôture ou zone de réception avec interphone (commande à distance) si les ressources ne suffisent pas à assurer une surveillance personnelle de l’accès ;

  • obligation du personnel de verrouiller en tout temps les accès aux zones de fret, obligation des chauffeurs de s’annoncer au moyen de systèmes de sonnerie afin d’accéder aux zones de fret ;

  • solution simple, autre que des badges, permettant d’identifier les collaborateurs et les visiteurs.

5.2.5.4 Protection des chargements

Les normes de sécurité et de sûreté du requérant sont réputées appropriées lorsque les mesures prises concernant la manutention de marchandises assurent une protection efficace contre l’introduction ou la substitution non autorisées, les manipulations illicites et l’altération d’unités de fret.

Les aspects suivants sont notamment pris en considération (en fonction du secteur) :

  • intégrité des unités de fret (y c. manipulation des fermetures, des scellés, des plombs ; éventuellement inspection en sept points4) ;

  • processus logistiques (y c. choix du transitaire et des moyens de transport) ;

extérieur, portes intérieures/extérieures, côtés droit et gauche, paroi avant, plafond/toit, plancher/intérieur

  • marchandises entrantes (y c. contrôles de qualité et de quantité, vérification des scellements le cas échéant) ;

  • entreposage des marchandises (y c. contrôles des stocks) ;

  • fabrication (y c. contrôles de qualité) ;

  • emballage des marchandises (y c. indications) ; et

  • transbordement de marchandises (y c. contrôles de qualité et de quantité, scellements et marquage).

Les mesures doivent être documentées dès lors que c’est possible avec un effort raisonnable.

Les défauts en lien avec l’intégrité des chargements / des unités de fret doivent être constatés aussi rapidement que possible et signalés au service de sécurité ou au responsable de la sécurité (examen, établissement d’un procès-verbal, prise de mesures correctives).

La sécurité du chargement est indissociable de la sûreté des bâtiments et des partenaires commerciaux, et intrinsèquement liée au contrôle des accès.

L’OFDF tient compte des particularités des PME, par exemple en admettant que des grillages/portes verrouillés, des panneaux d’avertissement et des instructions internes suffisent à protéger l’accès aux zones sensibles.

5.2.5.5 Sécurité des partenaires commerciaux

Le requérant doit prendre des mesures permettant d’identifier clairement ses partenaires commerciaux et de garantir que ces derniers assurent la sécurité de leur partie de la chaîne d’approvisionnement internationale (par des dispositions contractuelles appropriées ou d’autres mesures conformes au modèle d’entreprise du requérant).

Il doit attribuer à chaque partenaire commercial, dans son auto-évaluation, un rôle correspondant à son activité. Le rôle attribué permet de catégoriser le risque associé aux divers partenaires commerciaux et de déterminer le niveau de sensibilisation aux questions de sécurité et de sûreté qui en est attendu.

Par exemple, les fabricants et les entreposeurs devraient veiller et sensibiliser à ce que les marchandises soient protégées contre les accès non autorisés, aussi bien dans les espaces de production que dans les entrepôts (y c. points de chargement) et que le terrain de l’entreprise présente un niveau de sécurité et de sûreté acceptable.

Les importateurs/transitaires/exportateurs/agents de douane doivent veiller à ce que les agents impliqués connaissent la procédure douanière et les systèmes de circulation des marchandises, ainsi que les documents nécessaires au placement sous régime douanier de certaines marchandises.

Les transporteurs doivent veiller à ce que les marchandises placées sous leur garde restent indemnes et soient protégées contre les accès non autorisés. Il faut éviter d’interrompre sans raison les transports de marchandises en cours (viser une livraison aussi directe que possible).

Les opérateurs ne peuvent être tenus pour responsables que pour leur segment de la chaîne d’approvisionnement (par ex. installations et bâtiments exploités par leurs soins) et pour les marchandises se trouvant sous leur garde. Le requérant peut garantir la sécurité des maillons ultérieurs de la chaîne grâce à des contrats. Les envois qui ne sont pas couverts par des mesures de sécurité ou ne le sont que partiellement ne sont pas réputés entièrement sûrs, facteur qui sera pris en compte dans l’évaluation du risque.

Le requérant/l’AEO peut notamment améliorer et garantir la sécurité et la sûreté de sa chaîne d’approvisionnement grâce aux mesures suivantes :

  • coopération avec d’autres AEO ou des partenaires ayant un statut équivalent ;

  • conclusion de contrats en matière de sécurité et de sûreté avec les partenaires commerciaux (si compatible avec son modèle d’affaires) ;

  • sélection des sous-traitants (par ex. transporteurs, transitaires) en fonction du respect de certaines règles de sécurité et/ou d’exigences internationales déclarées contraignantes (chargeurs connus, agents habilités, etc.) ;

  • clauses contractuelles interdisant aux sous-traitants de déléguer des tâches à d’autres sous-traitants en général, ou à des sous-traitants qui ne peuvent pas prouver qu’ils appliquent des mesures permettant d’identifier clairement les partenaires commerciaux et de garantir une sécurité et une sûreté appropriées ;

  • utilisation de scellements pour déceler les intrusions et les altérations des unités de fret ;

  • vérification de l’intégrité des conteneurs chargés sur le terrain et sur les places de stationnement ;

  • obtention d’informations et de références sur les partenaires commerciaux et leurs produits (marchandises à risque ou sensibles) avant la conclusion de contrats ;

  • contrôle de sécurité des partenaires commerciaux (par ses propres soins ou par un tiers) ;

  • recours à des transporteurs, transitaires, entreprises de logistique et/ou établissements titulaires de certificats de sécurité internationaux (par ex. code ISPS, agents habilités, TAPA) ;

  • prise de précautions dans les domaines et zones sensibles en termes de sécurité, surtout lorsque les évaluations ou analyses de sécurité ont mis en évidence des faiblesses ;

  • si compatible avec son modèle d’affaires, obtention obligatoire d’une déclaration de sûreté (en tenant compte du rôle joué par chaque partie dans la chaîne d’approvisionnement, de leurs responsabilités, etc.). Des exemples de déclarations de sûreté sont publiés dans la rubrique Formulaires sur la page web « Opérateur économique agréé (AEO) » (déclaration standard à l’annexe 1).

Lorsque le requérant conclut des contrats et exige des déclarations de sûreté, il est tenu de vérifier que le partenaire commercial ou le sous-traitant respecte effectivement les obligations correspondantes.

Les mesures énumérées ci-dessus constituent une liste exemplative et non exhaustive. Les mesures à retenir concrètement dépendent de la situation, du rôle joué par le requérant et ses partenaires au sein de la chaîne logistique, des risques concomitants et du modèle d’affaires.

Les mesures convenues avec les partenaires commerciaux doivent faire l’objet d’une surveillance au moyen de procédures appropriées, passées en revue et mises à jour régulièrement.

Si un requérant/AEO constate qu’un partenaire commercial qui fait partie de la chaîne d’approvisionnement internationale n’applique pas de normes de sécurité et de sûreté, il prend aussitôt et dans toute la mesure du possible des mesures appropriées afin d’améliorer ou de rétablir la sécurité et la sûreté de la chaîne d’approvisionnement.

En cas d’acceptation d’envois de partenaires commerciaux inconnus ou impossibles à identifier clairement, il convient de prendre des mesures afin d’atténuer le risque de sécurité à un niveau acceptable.

Lorsque le requérant/l’AEO délègue des tâches, la responsabilité pour la sécurité de la chaîne d’approvisionnement est transférée à son partenaire commercial (en vertu de la convention conclue entre eux). Si ce dernier délègue à son tour des tâches à des tiers, il doit vérifier que le sous-traitant de deuxième niveau respecte les mesures de sécurité et de sûreté. Le requérant/l’AEO peut interdire à ses sous-traitants de déléguer des tâches à des tiers.

Si l’AEO constate des problèmes en lien avec le respect des normes de sécurité et de sûreté, il doit en informer l’OFDF immédiatement et de manière exhaustive.

5.2.5.6 Aspects de la sécurité liés au personnel

Ces aspects font partie des critères de sécurité les plus importants, mais ils ne sont pas en lien avec la sécurité au travail. Il s’agit d’empêcher l’engagement de collaborateurs susceptibles de présenter un risque pour la sécurité ou, le cas échéant, l’accès de ces personnes à des zones sensibles en termes de sécurité et de sûreté. Les normes de sécurité et de sûreté sont réputées appropriées lorsque le requérant, dans la mesure où la loi le permet, soumet les personnes qui travailleront dans les zones sensibles en termes de sécurité à un contrôle de sécurité et qu’il en contrôle régulièrement les antécédents.

En complément aux vérifications déjà effectuées, l’AEO doit obtenir des extraits officiels du casier judiciaire en cas de repourvoi de postes-clés de sa société (par ex. membres de la direction, responsable des finances, Compliance Manager, responsables RH et douanes). De plus, les futurs collaborateurs doivent divulguer tous leurs autres rapports de travail ou activités associés à un risque de sécurité et de sûreté. Globalement, les mesures ne doivent pas aller au-delà de ce qui est nécessaire pour atteindre le but visé (proportionnalité). Toutes les vérifications nécessaires doivent être conformes aux prescriptions relatives à la protection des données. Le respect de ce critère et les modalités de son évaluation dépendent de la taille de l’entreprise du requérant, de sa structure organisationnelle et du type d’activité. Les aspects principaux sont la politique en matière d’engagement et la gestion des cas où des collaborateurs quittent l’entreprise (à l’initiative de cette dernière ou de leur propre chef), d’une part, et les collaborateurs actifs dans les zones et domaines sensibles en termes de sécurité et de sûreté, d’autre part. En cas de licenciement d’un collaborateur, il convient de révoquer promptement ses droits d’accès, aussi bien physiques qu’informatiques.

5.2.5.7 Programmes de sensibilisation en matière de sécurité et de sûreté

Le requérant doit veiller à ce que les collaborateurs ayant des attributions en lien avec la sécurité (par ex. personnel de sécurité, collaborateurs chargés de la manutention et de la documentation du fret, collaborateurs travaillant dans les zones d’expédition et de réception, etc.) participent régulièrement à des programmes de sensibilisation aux questions de sécurité qui les concernent.

Le but de la sensibilisation (formations) est que ces collaborateurs puissent reconnaître les écarts par rapport aux normes de sécurité et de sûreté et sachent comment réagir en cas de déficit de sécurité. Mesures appropriées :

  • former le personnel aux risques liés à la chaîne d’approvisionnement internationale ;

  • développer et fournir du matériel didactique, des conseils spécialisés et une formation adaptée à l’identification des cargaisons potentiellement suspectes ;

  • tenir un registre approprié des méthodes pédagogiques, des conseils spécialisés et de la formation dispensée afin de documenter les programmes de sensibilisation et de formation continue (documentation) ;

  • nommer un service ou une personne (interne ou externe à l’entreprise) responsable de la formation en matière de sécurité et sûreté ;

  • sensibiliser les collaborateurs aux procédures de détection et de notification des incidents suspects appliquées au sein de l’entreprise ;

  • dispenser une formation spécifique visant à aider les employés à préserver l’intégrité des chargements, à détecter les menaces internes en termes de sécurité et à protéger les contrôles d’accès.

Le requérant devrait mettre en place des programmes de sensibilisation avant de recevoir l’agrément en tant qu’AEO.

Il n’existe aucune obligation en ce qui concerne la fréquence de la formation sur la sécurité et la sûreté. Toutefois, dans la mesure où le personnel, les bâtiments, les procédures et les flux peuvent évoluer fréquemment, il convient de prévoir un renouvellement et une mise à jour réguliers de la formation afin de maintenir le niveau de sensibilisation. Il convient de réviser et de mettre à jour régulièrement le contenu de la formation, en tenant compte des spécificités de l’activité commerciale (par ex. formes particulières de transport, etc.).

Les procédures peuvent être adaptées en fonction de la taille de l’entreprise.

5.2.5.8 Prestataires de services externes

Le requérant dispose de procédures de sécurité et de sûreté appropriées (clauses contractuelles, déclarations spécifiques en matière de sécurité, etc.) pour les prestataires de services externes qu’il engage, par ex. entreprises de nettoyage, fournisseurs informatiques, sociétés de sécurité, services traiteurs, etc. Contrairement aux partenaires commerciaux, ces mandataires ne font pas directement partie de la chaîne d’approvisionnement internationale, mais ils peuvent être très importants pour les systèmes douaniers et les systèmes de sécurité et de sûreté de l’AEO.

Voir le formulaire « Liste des partenaires commerciaux et des prestataires de services ».

5.2.5.9 Contact

Le requérant doit désigner un contact responsable des questions liées à la sécurité et à la sûreté et en communiquer les coordonnées à l’OFDF. Il devrait également, dans l’idéal, désigner un suppléant.

Le responsable sécurité est le point de contact central pour les questions liées à la sécurité ; il doit avoir une connaissance complète de cette thématique. Le transfert de connaissances et l’accès à la documentation correspondante doivent être garantis.

6 Octroi du statut (décision, certificat et logo d’AEO)

Une fois la procédure d’agrément réussie, l’OFDF adresse au requérant une lettre notifiant la décision d’octroi du statut d’AEO, assortie d’un rapport final (succinct) résumant les principales conclusions. En même temps, il attribue le statut d’AEO dans les systèmes douaniers concernés (en indiquant la date de validité) et informe les États partenaires.

Les titulaires de l’agrément d’AEO figurent sur une liste publiée sur le site web de l’OFDF, cf. Liste des entreprises certifiées.

Les entreprises agréées en tant qu’AEO reçoivent un certificat (original) pouvant être présenté à titre de preuve face aux autres partenaires commerciaux ou aux autorités.

Les opérateurs économiques agréés sont autorisés à utiliser le logo d’AEO (par ex. marketing, intégration à la correspondance, etc.) :

Le logo est protégé (Institut fédéral de la propriété intellectuelle) et réservé exclusivement aux titulaires d’un statut d’AEO valable. Il est mis à disposition sous divers formats (.eps / .jpg / .png / .svg / .tif) par l’OFDF ; il n’est pas possible de le télécharger sur le site web. Tout abus est poursuivi conformément au droit en vigueur.

7 Contrôle, monitorage et évaluation du risque

L’OFDF vérifie continuellement si l’AEO continue de remplir les conditions et les critères rattachés au statut (art. 112q OD). La surveillance régulière incombe en premier lieu à l’AEO, qui s’en acquitte notamment au moyen de ses systèmes de contrôle internes. Ces systèmes doivent être mis à jour à chaque modification significative (par ex. activité, procédures, risques, systèmes), cf. R-62-03 SCI AEO.

L’AEO est tenu de signaler immédiatement le service compétent au sein de l’OFDF des événements importants susceptibles d’affecter l’agrément d’AEO ou de compromettre le respect des conditions et des critères nécessaires au maintien de son statut (obligation d’informer, art. 112o OD).

L’OFDF définit un plan de monitorage pour chaque AEO afin d’assurer le suivi de son statut. Ce plan contient les points à surveiller et les actions à effectuer, tout comme les recommandations en lien avec la certification, issues soit de la liste de contrôle du questionnaire d’auto-évaluation, soit du rapport final, soit du monitorage (surveillance continue). Les risques constatés sont documentés et évalués. L’OFDF consigne également les résultats des mesures et des activités de contrôle (analyse de documents, audits sur site, évaluations des systèmes, etc.). Les signaux d’alerte précoce doivent être pris en compte ; ils peuvent donner lieu à des adaptations du système de contrôle.

Il est important de vérifier régulièrement si les critères et conditions requis pour le statut d’AEO sont toujours satisfaits, car l’agrément en tant qu’AEO est de durée illimitée. De plus, le monitorage fournit une idée plus précise de l’activité de l’AEO et du rôle qu’il joue au sein de la chaîne d’approvisionnement internationale.

Si l’un des éléments de l’évaluation permet de conclure que l’opérateur ne maîtrise pas ou ne maîtrise plus un ou plusieurs risques, l’OFDF informera l’AEO, qui devra alors mettre en œuvre des actions correctives qui feront l’objet d’une nouvelle évaluation par l’OFDF. Cette procédure peut aussi conduire à la suspension ou à la révocation du statut d’AEO.

8 Suspension et révocation du statut d’AEO

L’OFDF suspend le statut d’AEO lorsqu’il constate ou a des motifs suffisants de penser qu’une ou plusieurs conditions de l’agrément ne sont pas remplies ou que des vérifications supplémentaires sont requises sur ce point (art. 112r OD). La suspension prend effet

immédiatement et engendre l’invalidité de l’agrément pendant une période déterminée, fixée par l’OFDF de façon appropriée.

Si les mesures requises ne sont pas prises pendant la durée de la suspension, l’OFDF révoque le statut d’AEO. Le statut est également révoqué lorsque, dans l’exercice de son activité, une personne visée à l’art. 112d OD a commis des infractions répétées aux actes législatifs douaniers ou fiscaux ou à d’autres actes législatifs fédéraux, ou une infraction grave poursuivie pénalement, et que la décision pénale est entrée en force.

L’AEO peut demander à l’OFDF de suspendre ou de révoquer son statut d’AEO.

Annexe 1

Déclaration de sûreté pour les opérateurs économiques agréés (AEO)

Nom (raison sociale) Rue Lieu Pays NPA Téléphone E-mail

Je déclare, par la présente, que

  • les marchandises fabriquées, stockées, réexpédiées ou transportées sur ordre d’opérateurs économiques agréés (AEO), livrées à des AEO ou retirées auprès d’AEO en vue de leur livraison o sont fabriquées, stockées, préparées et chargées dans des locaux ainsi que des aires de chargement et d’expédition sécurisés o sont protégées contre toute interférence non autorisée pendant leur fabrication, leur stockage, leur préparation, leur chargement et leur transport

  • le personnel intervenant dans la fabrication, le stockage, le traitement, le transport et l’acceptation de ces marchandises est digne de confiance

  • les partenaires commerciaux agissant en mon nom sont informés de l’obligation qui leur est faite de garantir eux aussi la sécurité de la chaîne d’approvisionnement comme indiqué ci-dessus

Nom de la personne autorisée à Cachet de la signer5 société Fonction Signature Date

La présente déclaration est délivrée à

Nom (raison sociale) Rue Lieu Pays NPA

Selon l’extrait du registre du commerce