Funtauna

Communication OFRC 1/13 - 30 janvier 2013

Département fédéral de justice et police DFJP Domaine de direction Droit privé Office fédéral du registre du commerce

30 janvier 2013

Information concernant la pratique de l'Office fédéral du registre du commerce

Identification de personnes physiques

1 Contexte juridique

Les nouveaux art. 24a, 24b et 175a de l'ordonnance sur le registre du commerce (ORC) sont entrés en vigueur le 1er janvier 2012. Les art. 24a et 24b ORC régissent l'identification des personnes physiques. L'art. 175a ORC prévoit que les offices du registre du commerce enregistrent les indications nécessaires à l'identification des personnes physiques selon

2 Identification de personnes physiques

Les dispositions des art. 24a et 24b ORC visent à garantir que l'identité des personnes physiques soit établie de manière non équivoque.

2.1 Preuve de l'identité

Principes d'identification des personnes physiques L'identité des personnes physiques inscrites au registre du commerce doit en principe être vérifiée au moyen d'un passeport ou d'une carte d'identité valables ou au moyen de la copie d'un tel document (art. 24a, al. 1, ORC). Toutefois, la preuve de l'identité de personnes physiques inscrites peut être également fournie dans un acte authentique ou dans une légalisation de signature, pour autant que les indications prévues à l'art. 24b ORC y figurent (art. 24a, al. 2, ORC). Si des indications pertinentes pour l'identification font défaut ou sont incomplètes, l'office du registre du commerce suspend l'inscription jusqu'à ce qu'il soit en possession des informations manquantes. Lorsqu'une personne physique ne dispose d'aucun document d'identité, il convient de distinguer s'il s'agit d'une personne de nationalité suisse ou étrangère: • Lorsqu'un ressortissant ou une ressortissante suisse ne dispose ni d'un passeport, ni d'une carte d'identité (pas d'obligation juridique en Suisse d'avoir un passeport ou une Office fédéral du registre du commerce Bundesrain 20, 3003 Berne Tél. +41 31 322 41 97, Fax +41 31 322 44 83 ehra@bj.admin.ch www.ofj.admin.ch

carte d'identité), la vérification de l'identité peut intervenir sur la base de l'art. 24a, al. 2, ORC. L'identification par un officier public, prévue à l'art. 24a, al. 2, ORC, doit être envisagée comme une alternative à l'art. 24a, al. 1 et 3. Ainsi, la personne qui ne dispose ni d'un passeport ni d'une carte d'identité - valables - doit être identifiée par un officier public, par d'autres moyens. La responsabilité d'identifier correctement une personne (cliente/client) incombe à l'officier public qui dresse l'acte authentique ou légalise la signature. Les indications d'identification pertinentes doivent reposer sur un acte authentique ou une légalisation passée devant notaire. Dans ce cas, les indications prévues à l'art. 24b, al. 1, let. g, ORC doivent être enregistrées si l'officier public les a spécifiées. • Lorsqu'une personne de nationalité étrangère ne dispose ni d'un passeport ni d'une carte d'identité (parce qu'un Etat n'établit pas de documents d'identité) ou lorsque le document est illisible (par ex. rédigé en caractères étrangers), son identité peut être examinée sur la base d'un titre de séjour valable (art. 24a, al. 3, ORC). L'impossibilité qui conduit à l'application de l'art. 24a, al.3, ORC doit reposer sur des motifs objectifs. Traitement des copies de documents d'identité sous l'angle du registre du commerce L'office du registre du commerce peut établir une copie du document présenté aux fins d'enregistrer les indications nécessaires à l'identification de personnes physiques selon l'art. 24b ORC. D'éventuelles copies de documents d'identité ne sont pas soumises à la publicité du registre du commerce (art. 10 - 12 ORC) et sont conservées avec la correspondance non accessible au public (art. 24a, al. 4, ORC). La copie du passeport, de la carte d'identité ou du titre de séjour suisse peut être détruite dès que l'inscription relative à l'identification d'une personne physique, fondée sur un des documents précités, a déployé ses effets juridiques. Les inscriptions au registre journalier déploient leurs effets juridiques une fois approuvées par L'Office fédéral du registre du commerce (art. 34 ORC).

2.2 Indications destinées à l'identification

Indications pertinentes pour l'identification des personnes physiques L'art. 24b ORC dresse une liste exhaustive des indications nécessaires à l'identification non équivoque d'une personne inscrite au registre du commerce.

  • Nom de famille Conformément à l'art. 24b, al. 1, let. a, ORC, le nom de famille de la personne doit être enregistré. Il convient de se référer en principe aux noms figurant dans le document d'identité présenté. Lorsque le nom de famille figurant dans le document d'identité ne correspond pas à l'état civil, le nom de famille de la personne qui doit être identifiée, actuellement pertinent sous l'angle du droit civil, peut être inscrit en se fondant sur un document officiel plus récent (par ex. certificat individuel d'état civil, acte d'origine ou preuve du nom). Le nom de famille d'une personne doit être repris de manière complète et inchangée dans la banque de données (par ex. noms composés ou doubles noms).

  • Nom de célibataire Conformément à l'art. 24b, al. 1, let. b, ORC, le nom de célibataire (jeune-fille) doit être enregistré, s'il est inscrit dans le document d'identité. Il s'agit de celui qu'une personne a porté directement avant le premier mariage (cf. art. 24, al. 2, OEC).

  • Prénoms Conformément à l'art. 24b, al. 1, let. c, ORC, tous les prénoms mentionnés dans le document d'identité de la personne à inscrire doivent être enregistrés, dans le bon ordre. Lorsque la preuve de l'identité est fournie dans un acte authentique ou dans une légalisation de signature, l'office du registre du commerce peut partir du principe que tous les prénoms y figurent.

  • Date de naissance Conformément à l'art. 24b, al. 1, let. d, ORC, la date de naissance de la personne doit être enregistrée.

  • Sexe Conformément à l'art. 24b, al. 1, let. e, ORC, le sexe de la personne doit être enregistré. Les documents d'identité contiennent en règle générale la mention exacte du sexe d'un individu, celle-ci devant être reprise dans le fichier de données (soit «féminin» ou «masculin» et non pas «Madame» ou «Monsieur»).

  • Lieu d'origine et nationalité Conformément à l'art. 24b, al. 1, let. f, ORC, le lieu d'origine doit être inscrit pour les ressortissants suisses et la nationalité pour les ressortissants étrangers. La commune politique dont la personne possède le droit de cité correspond au lieu d'origine (art. 22 CC). Un seul lieu d'origine est en principe enregistré, soit pour les doubles nationaux le lieu d'origine en Suisse ou la nationalité étrangère. Lorsque la preuve de l'identité révèle plusieurs lieux d'origine ou nationalités, la première indication doit être retenue.

  • Type, numéro et pays d'émission du document d'identité Conformément à l'art. 24b, al. 1, let. g, ORC, il convient d'inscrire également le type, le numéro et le pays d'émission du document d'identité ayant permis à l'office du registre du commerce ou à l'officier public d'enregistrer les indications pertinentes pour identifier une personne physique. Lorsque la preuve de l'identité est fournie dans un acte authentique ou dans une légalisation de signature, l'indication du type, du numéro et du pays d'émission du document d'identité est nécessaire seulement si l'officier public les a spécifiés.

  • Prénoms usuels, diminutifs ou noms d'artiste Conformément à l'art. 24b, al. 2, let. a, ORC, outre les noms et prénoms officiels, d'éventuels prénoms usuels, diminutifs ou noms d'artiste peuvent être enregistrés: Sont considérés comme des prénoms usuels, les prénoms couramment employés pour

désigner une personne qui en possèdent plusieurs (par ex. "Fabienne Lina Sophie, prénom usuel Lina"). Des diminutifs ou variantes du nom et du prénom désignant dans la vie courante la personne à inscrire peuvent être enregistrés (par ex. "Frédéric, dit Fred"). Hormis les noms et prénoms officiels, les noms d'artiste peuvent également être enregistrés (par ex. "Smet, Jean-Philippe, nom d'artiste Johnny Hallyday"). • Domicile Conformément à l'art. 24b, al. 2, let. b, ORC, le domicile de la personne doit aussi être enregistré. Il convient de se référer à la notion de domicile au sens du droit civil (art. 23, al. 2, CC). La commune politique où se trouve le centre de vie de la personne correspond au domicile. S'agissant d'un domicile à l'étranger, le lieu et le nom du pays doivent être inscrits.

Publicité des indications d'identification La publicité des indications d'identification est régie par l'art. 119, al. 1, ORC. Celles dont la publication n'est pas prévue (date de naissance, sexe, données relatives au document d'identité) sont saisies de manière à ce qu'elles ne soient pas accessibles au public.

2.3 Moment de la saisie des données

En vertu de l'art. 175a ORC, les offices du registre du commerce doivent enregistrer les indications nécessaires à l'identification des personnes physiques selon l'art. 24b ORC, à partir du 1er janvier 2013. Afin que les indications d'identification concernant les personnes physiques puissent être réunies dans un délai raisonnable, ces données devraient en principe être enregistrées lors de chaque inscription au registre du commerce. Or, cela n'étant pas réalisable pour des raisons pratiques au moment de l'entrée en vigueur des articles 24a et 24b ORC, la collecte des informations nécessaires à l'identification devra être effectuée, à tout le moins, à l'occasion des nouvelles inscriptions et mutations relatives aux indications d'identification des personnes physiques (à l'exclusion de simples modifications de la fonction, du droit de signature ou du domicile).

2.4 Exigences techniques

La directive technique "Blue Book - Swiss Commercial Registry Excerpt Specification" a été adaptée aux exigences des articles 24a et 24b ORC et mise à disposition des fournisseurs d'applications informatiques cantonales. Les Offices du registre du commerce sont responsables des éventuels ajustements à effectuer.

OFFICE FEDERAL DU REGISTRE DU COMMERCE

Nicholas Turin