34.3 Changement de nom intervenu à l‘étranger(01.01.2013)
Département fédéral de justice et police DFJP Domaine de direction Droit privé Office fédéral de l'état civil OFEC
no 34.3 du 1er janvier 2013
Changement de nom intervenu à l’étranger sur la base d’une déclaration
Transaction Déclaration concernant le nom
Changement de nom intervenu à l'étranger
Changement de nom intervenu à l’étranger sur la base d’une déclaration
0 Aperçu systématique
1 Pièce justificative
2 Compétence
2.1 Quant au lieu
2.2 Quant à la matière
2.3 Quant à la personne
3 Examen
3.1 Généralités
3.2 Décision de l’autorité de surveillance
3.3 Extension de la déclaration concernant le
nom aux membres de la famille
3.4 Effets de la déclaration concernant le nom
sur le droit de cité
4 Préparation de l‘enregistrement
4.1 Données non disponibles
4.2 Données disponibles
5 Enregistrement
6 Communications officielles
7 Délivrance d’extraits du registre
7.1 Preuve du nom
7.2 Confirmation de l‘enregistrement
8 Archivage des pièces justificatives
8.1 Communication de la déclaration
concernant le nom
8.2 Correspondance
Changement de nom intervenu à l’étranger sur la base d’une déclaration
1 Pièce justificative
Un changement de nom intervenu à l’étranger est disponible. Celui-ci a été effectué sur le base d’une déclaration et non comme conséquences juridiques d’un événement ou par décision d’une autorité.
2 Compétence
2.1 Quant au lieu
La compétence pour l'enregistrement est régie, dans le cadre du droit fédéral, par le droit cantonal en matière d'organisation (art. 43 al. 1 OEC; art. 2 al. 2 let. b ou al. 3 OEC).
A défaut d'une réglementation cantonale, l'enregistrement du changement de nom entre dans la compétence de l'office de l'état civil au lieu d’origine ou, à défaut, au lieu de domicile ou au lieu où un autre événement de la personne concernée est à enregistrer.
L’enregistrement du changement de nom intervenu à l’étranger sur la base d’une déclaration ne peut être effectué que sur décision de l’autorité de surveillance. Une communication doit être envoyée à l’administration communale du domicile ou du lieu de séjour (art. 32 al. 1 LDIP; art. 23 OEC). L’enregistrement est effectué dans le canton d’origine de la personne concernée ou, si elle ne possède pas la nationalité suisse, dans le canton d’origine du membre de sa famille de nationalité suisse. Si la personne concernée possède des droits de cité communaux dans plusieurs cantons, l’office de l’état civil qui a reçu le document étranger à cet effet procède à l’enregistrement.
S’il s’agit d’une ressortissante ou d’un ressortissant étranger qui n’a aucun membre de famille de nationalité suisse, l’enregistrement est effectué dans le canton de domicile ou dans le canton dans lequel un nouvel événement est à enregistrer. On peut renoncer à l’enregistrement si les données ne sont pas disponibles dans le système. Par contre, l’obligation de communiquer doit être observée (transmission du document à l’administration communale du domicile ou du lieu de séjour de la personne concernée).
2.2 Quant à la matière
Conformément au droit étranger, une déclaration de volonté personnelle est disponible en tant que changement de nom valable au lieu d'une décision officielle. Celle-ci s’applique à la personne désignée dans la déclaration.
2.3 Quant à la personne
Les collaboratrices et les collaborateurs de l'office de l'état civil doivent tenir compte des règles qui régissent la récusation lors de l'enregistrement de la déclaration concernant le nom (voir art. 89 al. 3 OEC).
Changement de nom intervenu à l’étranger sur la base d’une déclaration
3 Examen
3.1 Généralités
La déclaration concernant le changement de nom doit être valable selon le droit étranger et reconnue en Suisse.
3.2 Décision de l’autorité de surveillance
L'autorité de surveillance du canton d’origine ou, si la personne concernée ne possède pas la nationalité suisse, l'autorité de surveillance du canton d’origine du membre de sa famille de nationalité suisse statue sur la reconnaissance du changement de nom intervenu à l’étranger par déclaration de volonté. Elle peut se baser sur le jugement (traduction compétente. Si, sur la base de cette règle, plusieurs cantons d’origine sont concernés, l’autorité de surveillance qui a reçu en premier le document statue sur la reconnaissance.
S’il s’agit d’une ressortissante ou d’un ressortissant étranger sans aucun membre de famille de nationalité suisse, l'autorité de surveillance du canton de domicile ou l'autorité de surveillance du canton dans lequel un nouvel événement est à enregistrer statue sur la reconnaissance de la déclaration de nom effectuée à l’étranger et ordonne en même temps son enregistrement. On peut renoncer à l'enregistrement s’il s’agit d’une si les données de la personne étrangère concernée ne sont pas disponibles dans le système. Par contre, l’obligation de communiquer doit être observée (transmission du document à l’administration communale du domicile ou du lieu de séjour de la personne concernée).
3.3 Extension de la déclaration concernant le nom aux membres de la famille
La déclaration concernant le nom est personnelle. Elle se réfère uniquement aux propres noms ou aux noms de l’enfant pour lequel la déclaration a été remise (sous réserve du consentement selon l’art. 270b CC). Elle est valable uniquement pour la ou les personnes expressément indiquées dans la déclaration. Une extension à d’autres membres de la famille ne peut avoir lieu sans apport de la preuve correspondante.
3.4 Effets de la déclaration concernant le nom sur le droit de cité
Le changement de nom effectué sur la base d’une déclaration n’a pas d’effet sur le droit de cité cantonal et communal ou sur la nationalité. Le changement de droit de cité cantonal ou communal de l’enfant mineur est réservé (art. 271 al. 2 CC).
Changement de nom intervenu à l’étranger sur la base d’une déclaration
4 Préparation de l‘enregistrement
4.1 Données non disponibles
Si les données de la personne concernée ne sont pas disponibles dans le système, il y a lieu de mandater la ressaisie (voir processus 30.1 «Ressaisie»).
L'enregistrement de la personne concernée et de ce fait l’enregistrement du changement de nom dans le registre de l’état civil n’est pas impératif si elle ne possède pas la nationalité suisse et n’a pas de membre de famille de nationalité suisse. Par contre, l’obligation de communiquer doit être observée (transmission du document à l’administration communale du domicile ou du lieu de séjour selon art. 49 OEC; le changement de nom sur la base d’une déclaration effectué à l’étranger ne doit être communiqué que si la décision de l’autorité de surveillance est disponible).
4.2 Données disponibles
Il y a lieu de vérifier si les données disponibles dans le système sont exactes, complètes et conformes à l'état actuel (art. 16 al. 1 let. C OEC).
S'il est constaté que les données d'état civil disponibles de la personne concernée ne sont pas exactes, complètes ou conformes à l'état actuel, la procédure doit être interrompue jusqu'à ce que tous les événements (en particulier la dissolution judiciaire du mariage) qui n'ont pas encore été enregistrés soient prouvés et saisis.
5 Enregistrement
La déclaration concernant le nom doit être enregistrée sans délai dès que les données actuelles (selon la règle x - 1, c.-à-d. état au jour précédant l'entrée en vigueur de la déclaration concernant le nom) sont disponibles dans le système.
6 Communications officielles
La livraison des données
– à l’administration communale du domicile ou du lieu de séjour de la personne concernée (art. 49 al. 1 OEC), – à l’Office fédéral de la statistique (art. 52 OEC) et – aux autorités de l'AVS (art. 53 al. 1 OEC)
a lieu automatiquement et sous forme électronique ou sur papier à défaut de raccordement de la commune concernée (Art. 49 Abs. 3 ou 99b OEC).
Changement de nom intervenu à l’étranger sur la base d’une déclaration
Le cas échéant, d'autres communications sont envoyées – à l'office de l'état civil de la commune d'origine de la personne concernée (art. 49a al. 2 OEC) – à l’Office fédéral des migrations si l’événement concerne un requérant d’asile, une personne admise à titre provisoire ou reconnue comme réfugiée. Lorsque la naissance de l’enfant mineur a été enregistrée en Suisse dans un registre tenu sur papier, la déclaration concernant le nom doit être communiquée également au lieu de naissance (art 98 OEC).
D'autres communications nécessitent une base légale cantonale (art. 56 OEC).
7 Délivrance d’extraits du registre
7.1 Preuve du nom
Un document en tant que preuve du nom peut être remis sur demande (formule 7.8).
7.2 Confirmation de l‘enregistrement
Une confirmation de la reconnaissance par le droit suisse du changement de nom effectué à l'étranger sur la base d’une déclaration est envoyée à la représentation de la Suisse à l'étranger sur demande. Elle sert à la mise à jour du registre des immatriculations et permet un établissement correct des documents d'identité.
Cette confirmation peut aussi être remise avec la décision d'enregistrement de la déclaration concernant le nom effectuée à l’étranger (art. 32 LDIP) rendue par l'autorité de surveillance.
8 Archivage et pièces justificatives
8.1 Communication de la déclaration concernant le nom
La déclaration étrangère concernant le changement de nom et la décision de l’autorité de surveillance de la reconnaissance par le droit suisse doivent être conservées en tant que pièce justificative.
8.2 Correspondance
Toute correspondance est à conserver en fonction de son importance en tant que force probante.