Fiche d’information: Références

BKB KBOB Beschaffungskonferenz des Bundes Koordinationskonferenz der Bau- und Liegenschaftsorgane Conférence des achats de la Confédération der öffentlichen Bauherren Conferenza degli acquisti della Confederazione Conférence de coordination des services de la construction et des immeubles des maîtres d'ouvrage publics Conferenza di coordinamento degli organi della costruzione e degli immobili dei committenti pubblici Coordination Conference for Public Sector Construction and Property Services

Notice Références: demande et évaluation de renseignements La demande de références permet à l'adju- dispositions contractuelles lors de dicateur de vérifier que le soumissionnaire l'exécution du contrat; a auparavant exécuté des prestations de - la désignation exacte des personnes manière conforme. Les références permet- habilitées à fournir des renseignetent d'évaluer des critères tels que l'expé- ments et leurs coordonnées. rience, les compétences professionnelles Les références constituent généralement et l'attention portée aux besoins de la clien- des critères d'aptitude. Il est en principe tèle de manière compréhensible et démon- possible de les définir également comme trable. Lors de la demande de références, critères d'adjudication (par ex., exiger 2 à 3 il convient de respecter les principes d'éga- références dans les critères d'aptitude lité de traitement et de transparence. [évaluation quantitative] et évaluer celles-ci dans les critères d'adjudication [évaluation Contenu minimal qualitative]).

Même si les renseignements concernant Prescriptions formelles les références sont empreints de subjectivité, une certaine objectivité peut être obte- Dans l'idéal, il convient de demander des nue en se procurant plusieurs renseigne- renseignements écrits afin qu'ils puissent ments. Ainsi, les références relatives aux être consignés dans le dossier et documenprestations précédemment fournies par les tés de manière compréhensible et démonsoumissionnaires visent à apporter de la trable. L'adjudicateur devrait consigner clarté sur la qualité des futures prestations dans le dossier les informations obtenues et permettent d'évaluer les soumission- oralement (notamment par téléphone ou naires quant au respect des délais et des dans le cadre d'une visite des lieux) à des coûts. fins de preuve. Lors de la demande de ré- Les renseignements suivants devraient en férences, il convient de noter au moins les particulier être demandés: informations suivantes:

le contenu et l'ampleur du projet de - quels renseignements (factuels) ont référence ainsi que ses conditions- été obtenus; cadres; - quand;
les tâches ou le rôle assumés par le - comment (par téléphone, dans le soumissionnaire dans le cadre du cadre d'une visite des lieux, etc.); projet de référence; - le nom de la personne ayant recueilli
la valeur de la prestation; les informations, et
la date et le lieu de la fourniture de la - le nom de la personne ayant fourni prestation; les informations.
une déclaration du mandant du projet Sans ces informations, il ne sera pas posde référence quant au respect ou au sible de vérifier l'exactitude d'une évaluanon-respect par le soumissionnaire tion. Il est recommandé d'utiliser des quesdes normes reconnues en matière de tionnaires standardisés pour les réfétechnique ainsi que des règles et des rences.

Conférence des achats de la Confédération CA Conférence de coordination des services de la construction et des Fellerstrasse 21, 3003 Berne immeubles des maîtres d'ouvrage publics KBOB www.bkb.admin.ch Fellerstrasse 21, 3003 Berne www.kbob.admin.ch

Notice Références: demande et évaluation de renseignements

Une fois le mandat exécuté, le question- riences positives ne doit toutefois pas comnaire standardisé peut être rempli au cours promettre l'égalité de traitement des soud'un débriefing avec le soumissionnaire. missionnaires. En ce qui concerne les ex- Ainsi, les renseignements relatifs aux expé- périences négatives, il convient de respecriences individuelles seront adéquatement ter avant tout le principe de la proportionnadocumentés (voir à ce sujet le point «Ren- lité (pondération, temps écoulé depuis l'exseignements internes» ci-dessous). périence). Les documents d'appel d'offres peuvent contenir une remarque indiquant Étendue des références que les expériences individuelles ou internes à l'organisation peuvent être prises Il faut indiquer quelles sont les prestations en compte. En vue d'assurer l'égalité de concernées par les références demandées traitement entre les soumissionnaires, il ainsi que les caractéristiques que ces réfé- faut veiller à ce que les renseignements inrences doivent présenter. Afin de respecter ternes soient utilisés à titre complémentaire le principe de la proportionnalité, l'adjudica- et non exclusif, surtout s'il existe des souteur ne doit demander que des références missionnaires au sujet desquels il n'existe qui attestent des aptitudes et concernent pas de renseignements internes. des prestations ayant un rapport direct avec l'objet de l'appel d'offres. Les réfé- Égalité de traitement rences doivent concerner des mandats comparables. L'adjudicateur peut choisir de se renseigner sur toutes les références fournies par le Demande de références auprès de tiers soumissionnaire ou seulement sur certaines d'entre elles, mais il doit imposer le Conformément aux modalités figurant dans même principe à tous les soumissionl'appel d'offres et les documents y affé- naires. Il est en outre libre de ne demander rents, l'adjudicateur dispose du droit de se que des renseignements sur les soumisprocurer lui-même des références auprès sionnaires qui ont une chance de remporter de tiers. Lorsqu'un soumissionnaire est dé- l'adjudication. Il est recommandé de définir savantagé par une référence qu'il n'a pas et d'évaluer les références nécessaires de donnée, il doit pouvoir s'exprimer à ce sujet la même manière. Cela implique notamavant que la décision d'adjudication ou ment de poser les mêmes questions à

d'exclusion soit prononcée (ATF 139 II 489, toutes les personnes habilitées à fournir consid. 3.2 s.). des renseignements et de demander tou- Renseignements internes jours les mêmes documents et preuves.

L'adjudicateur a en principe le droit de se Renforcement de la concurrence et profonder sur ses expériences et connais- motion de l'innovation sances individuelles (ATF 139 II 489, con- Afin d'élargir le cercle des soumissionsid. 3.2). Selon la Conférence des achats naires potentiels et de renforcer la concurde la Confédération (CA) et la Conférence rence, l'adjudicateur peut demander et de coordination des services de la cons- prendre en compte des références concertruction et des immeubles des maîtres d’ou- nant de petits projets dont l'ampleur n'atvrage publics (KBOB), les expériences in- teint pas celle du grand projet prévu ou des dividuelles ou internes à l'organisation peu- références concernant des projets encore vent être prises en considération, à condi- en cours, pour autant qu'elles permettent tion qu'elles soient décrites concrètement de conclure que le soumissionnaires est et permettent la réalisation d'une évaluation capable de réaliser, dans un délai raison- et d'une comparaison objectives. Elles doi- nable, des travaux équivalents du point de vent être documentées de manière à être vue de la quantité, de la qualité et de la vérifiables. Les conclusions tirées des faits complexité à la prestation faisant l'objet de documentés doivent être compréhensibles l'appel d'offres (par ex., capacité de gestion et objectives. La prise en compte des expé- suffisante). En outre, il convient de s'assurer que les références ne font pas obstacle

Notice Références: demande et évaluation de renseignements

à l'innovation: imposer des exigences élevées en matière de référence donne moins de chances aux jeunes entreprises innovantes – qui n'ont que peu ou pas de références, mais de bonnes solutions et des produits de qualité – de participer à l'appel d'offres.

Références d'une communauté de soumissionnaires

Une offre remise par une communauté de soumissionnaires doit en principe être traitée comme une offre individuelle. Dans certains cas, il est possible d'exiger que l'ensemble des soumissionnaires de la communauté disposent des capacités techniques; chaque membre doit être en mesure de fournir une preuve de son aptitude à la fonction qu'il occupe et aux éventuelles collaborations auxquelles il participe au sein de la communauté de soumissionnaires. Les documents d'appel d'offres doivent explicitement indiquer si les références des communautés de soumissionnaires sont prises en considération et, le cas échéant, de quelle manière. Ainsi, il est précisé si les connaissances techniques et l'expérience des membres de la communauté de soumissionnaires sont globalement prises en compte dans l'évaluation ou si chaque membre de la communauté doit fournir ses propres références.

Renseignements complémentaires

Bureau de la CA et secrétariat de la KBOB CA: tél. 058 462 38 50 bkb@bbl.admin.ch / kbob@bbl.admin.ch

État: 1er janvier 2021