Principes régissant les achats de la BNS

Principes régissant les achats de la Banque nationale suisse

Nos principes

I. Objectifs

Les présents principes visent à réduire les risques dans le domaine des achats susceptibles de nuire à la réputation de la BNS et/ou d’entraîner pour elle d’autres préjudices. Les partenaires commerciaux et fournisseurs sont également tenus de les observer.

II. Champ d’application

Les présents principes s’appliquent à tous les types d’achats (biens, services, œuvres, systèmes informatiques, licences, etc.) effectués au nom de la BNS ainsi qu’à tous les renouvellements, reconductions et adaptations de contrats existants.

III. Principes

01 Prévention des conflits d’intérêts

Tout collaborateur de la BNS participant à des opérations d’achats signale à la Compliance l’existence d’éventuels mandats ou relations privées avec un soumissionnaire, ou de participations détenues dans l’entreprise de celui-ci. La Compliance étudie le cas et décide individuellement, en accord avec la direction de département compétente, de la suite à donner. Elle est en outre l’interlocuteur pour toute question ou incertitude en la matière. Les organes externes qui effectuent des achats pour le compte et au nom de la BNS signalent tout risque de conflits d’intérêts à leur interlocuteur à la BNS. Celui-ci veille à ce que l’organe externe ait connaissance des présents principes et transmet à la Compliance toute information communiquée par l’organe externe.

02 Détermination de la préimplication d’un

partenaire commercial Si une personne ou une entreprise a participé à la préparation du marché ou des documents correspondants d’une manière à pouvoir influencer l’adjudication en sa faveur, la BNS l’exclut de la procédure d’adjudication.

03 Vérification régulière des contrats en cours

La durée d’un contrat ne doit pas entrer en contradiction avec l’objet du contrat. Dans les cas des contrats de longue durée ou automatiquement reconductibles, il y a lieu de vérifier, au moins tous les cinq ans, la situation sur le marché ainsi que les conditions contractuelles, de les documenter et si nécessaire, de lancer une nouvelle procédure d’adjudication.

04 Traitement confidentiel des informations

Les collaborateurs de la BNS qui sont impliqués dans les achats traitent les données, informations et documents des soumissionnaires concernant ces achats de manière confidentielle. En fonction du degré de protection qui doit être accordé aux connaissances acquises dans le cadre de la procédure d’appel d’offres, les soumissionnaires sont priés suffisamment tôt de signer une déclaration de confidentialité.

05 Documentation minutieuse des étapes du

processus d’achat Les principales étapes de la procédure ainsi que leurs résultats sont documentés de manière à être compréhensibles par un tiers disposant de connaissances spécialisées.

06 Contrôle régulier de l’observation des principes

La Compliance contrôle régulièrement l’observation des présents principes et en rend compte à la direction de la Banque.

UO Compliance Case postale, 8022 Zurich